Visi žinome, kad organizuotumas darbe yra svarbus, tačiau daugumai žmonių tai padaryti sunku. Tikėkite ar ne, susitvarkyti nėra taip sunku, kaip atrodo. Keletas pataisymų ir sprendimų padės jums tapti organizuotu žmogumi, nei manote.
Žingsnis
1 metodas iš 4: nustatykite vietą ir laiką
Žingsnis 1. Stebėkite savo veiklą
Praleiskite kelias dienas dienoraštyje arba stebėkite savo kasdienę veiklą. Laikydami dienoraštį, galite pamatyti, ką padarėte, ko anksčiau nesuvokėte. Be to, dienoraštis taip pat gali šiek tiek įsivaizduoti jūsų trūkumus organizuojant dalykus ir dirbant produktyviai. Šis pratimas turėtų būti atliekamas turint omenyje didelį tikslą. Per veiklos žurnalus galite pamatyti, kuri veikla yra laiko švaistymas ir kuri veikla gali padėti jums pasiekti savo tikslus.
Žingsnis 2. Nustatykite savo produktyvų laiką
Kai kurie iš mūsų yra anksti besikeliantys, o kai kurie - ne. Jūs tikriausiai jau žinote, kada yra jūsų produktyvus laikas. Nesvarbu, ar jums labiau patinka vakarai, rytai, pietūs, netgi prieš arba po darbo dienos piko, pasinaudokite šiuo laiku, kad padidintumėte savo produktyvumą.
Žingsnis 3. Pirmenybę teikite savo darbui
Visi žinome, kad kai kurios užduotys yra svarbesnės už kitas, tačiau ne visada teisingai jas nustatome. Taigi sukurkite reitingų sistemą, pažymėdami užduotis kaip svarbias, ir būkite sąžiningi bei lankstūs. Naudokite priminimus naudodamiesi skaitmeniniu kalendoriumi arba lipniais užrašais savo kompiuteryje ar ant stalo. Skirkite daugiau laiko ir energijos dalykams, kurie yra svarbiausi jūsų sąraše. Pavyzdžiai yra daug laiko reikalaujančios užduotys, pvz., Užduotys, kurias reikia atlikti šiandien arba rytoj. Taip pat turėtumėte teikti pirmenybę atsakymui klientams, viršininkams ar visiems kitiems, kurie moka jūsų atlyginimą. Jei nesate tikri dėl užduoties jautrumo ir svarbos, geriau ką nors paklausti.
Žingsnis 4. Nedelsdami atlikite mažas užduotis
Ne visos užduotys turi būti prioritetinės ir suplanuotos jas atlikti per tam tikrą laiką. Kai kurių užduočių nereikia planuoti ar planuoti, nes jas galima atlikti iškart. Tokiu atveju galite greitai atlikti užduotį iš karto. Taigi, darykite tai dabar! Iš karto atlikdami lengvas užduotis, neatidėliosite.
Žingsnis 5. Tvarkykite įrankius ir darbo įrankius
Mūsų stalai gali lengvai pereiti nuo netvarkingų iki sugedusių valčių, ir tai gali neleisti jums būti organizuotam žmogui. Kai kurie žmonės netgi turi „švaraus stalo“politiką. Net jei tai nėra būtina, geriau išvalyti darbo vietą.
- Sutvarkykite stalą. Išmeskite visas šiukšles ir sistemingai sutvarkykite reikiamus dalykus. Valykite stalą, kai tik įmanoma: kai biure nėra darbo, pertraukų metu ar tarp užduočių.
- Nedelsdami išvalykite šiukšles. Taip visada prisiminsite valyti savo stalą. Be to, galite išvengti susierzinimo dėl susikaupusių šiukšlių.
- Laikykite reikalingus daiktus lengvai prieinamoje vietoje. Žinoma, ne viskas aplinkui yra šiukšlė. Jei laikysite reikalingus įrankius šalia, taip pat sutaupysite brangaus laiko ir darbo vietos.
6. Suplanuokite veiklą ir susitikimus
Kai kurie žmonės tik suplanuoja susitikimus, bet ne pagal jų darbų sąrašą. Svarbių užduočių ir susitikimų planavimas gali būti labai naudingas. Pavyzdžiui, galite sugrupuoti savo dienas, rengdami susitikimus tik antradieniais ir ketvirtadieniais. Savo tvarkaraštyje palikite vietos „kūrybiškam laikui“arba nenuspėjamam.
- Naudokite tvarkaraštį ir kalendoriaus tvarkyklę. Galite sukurti savo tvarkaraščių tvarkyklę naudodami popierių ir rašiklį, arba tai gali būti programinė įranga ir programos, pvz., „ICalendar“arba „Google“dabar.
- Klasifikuokite savo veiklą. Veiklos klasifikavimas arba spalvų kodavimas gali būti jūsų vizualus priminimas apie tai, kas svarbu. Pavyzdžiui, jūsų sukurtos kategorijos gali būti: susirašinėjimas, projektai, renginiai, susitikimai, protų šturmas, pertraukos ir pratybų laikas.
- Naudokite technologijas savo tvarkaraščiui valdyti. Internetiniai tvarkaraščių tvarkytojai ir el. Pašto platformos, pvz., „Outlook“, gali derinti darbų sąrašus, kalendorius ir adresų sąrašus. Šis tvarkaraščių tvarkytojas ne tik pagerina jūsų efektyvumą, bet ir gali supaprastinti jūsų mąstymą.
- Įjunkite darbą, kai tik įmanoma. Įtemptą darbo dieną esate linkę pamiršti, kad neprivalote visko daryti vienas. Palikite savo darbą padėjėjui arba, jei esate tikrai apsėstas darbo, paprašykite kolegų padėti atlikti konkrečią užduotį. Galite grąžinti malonę už kolegos pagalbą, kai darbas baigsis.
2 metodas iš 4: sistemingas el. Laiškų tvarkymas
Žingsnis 1. Patikrinkite savo el. Paštą suplanuotu laiku
Ne visada turite tikrinti gautuosius, nes dauguma pranešimų nėra tokie svarbūs, kaip manote. Jei dirbate darbą, kurio nereikia greitai stebėti, reguliariai tikrinkite savo el. Paštą, maždaug 3–4 kartus per dieną.
Žingsnis 2. Tvarkykite el
Pasinaudokite aplankų ir vėliavų funkcija, užuot leidę savo pranešimams kauptis gautuosiuose. Pavyzdžiui, „Outlook“aplankų ir poaplankių funkcija arba „Gmail“kelių etikečių ir gautųjų funkcijos gali būti pelningos. Jei esate žurnalistas, jūsų failai gali būti pavadinti „Paskutinės naujienos“, „Ateities naujienos“, „Senosios naujienos“, „Interviu ir ištekliai“ir „Idėjos“.
Ištrinkite ir archyvuokite el. Archyvuokite svarbias ir senas laiškus, tada ištrinkite likusius. Kaip ir aukščiau pateiktas pavyzdys, „Senosios naujienos“yra žurnalisto archyvas. Kai pradėsite ištrinti senus el. Laiškus, pamatysite, kiek el. Laiškų verta išmesti, o ne pateikti. Kai kurie žmonės netgi nusprendžia turėti „nulinį gautuosius“, tai yra, jūsų gautuosiuose nėra neskaitytų el. Laiškų ar el. Laiškų. Be failų ir etikečių naudojimo, galite ištuštinti gautuosius naudodami archyvavimo įrankį, ištrindami senus el. Laiškus ir naudodami el. Pašto valymo programą
Žingsnis 3. Naudokite kitas, efektyvesnes komunikacijos formas
Kartais greitas telefono skambutis prilygsta 10 el. Laiškų siuntimui ir priėmimui. Jei taip, skambinkite! Jei žinote, kad keitimasis el. Laiškais gali trukdyti diskusijoms ir tai reikia daryti pirmyn ir atgal, geriausia bendrauti telefonu. Daugiau informacijos gausite paskambinę, o ne ilgai, išsamiai ir daug laiko atimdami el. Pašto diskusijas. Galite siųsti el. Laišką savo bendradarbiams ir pasakyti: „Turiu daug klausimų šiuo klausimu. Gal būtų lengviau kalbėti telefonu? Ar galiu tau paskambinti 5?"
Žingsnis 4. Apribokite pertraukas
Strateginės pertraukos išties gali padėti, tačiau pertraukos darbo metu yra priešingos. Pertraukos gali sulėtinti jūsų darbą, sulaužyti ritmą ir prarasti dėmesį. Taigi, pabandykite naudoti balso paštą, kai esate užimtas. Šios priemonės skirtos ne tik tada, kai nesate biure; šias priemones taip pat galima naudoti, kai esate labai užimtas. Daugelis žmonių turi „atvirų durų“politiką, tačiau jums nereikia nuolatos atidaryti savo durų. Ant durų galite palikti pranešimą „Skambutis“arba „Kambarys naudojamas. Grįžkite dar kartą arba atsiųskite el. Laišką “.
Žingsnis 5. Pasinaudokite debesies teikiamomis galimybėmis
Verta apsvarstyti debesų kompiuteriją, nes ji yra pigesnė, keičiama, efektyvesnė ir lengviau atnaujinama. Debesyje esantis turinys yra labai naudingas, nes jį galima pasiekti įvairiais įrenginiais: kompiuteriais, planšetiniais kompiuteriais, išmaniaisiais telefonais ir kitais. Debesies saugykla taip pat veikia kaip pagrindinė ir antrinė skaitmeninės atsarginės kopijos forma. Aptarkite su IKT valdytoju arba programinės įrangos tiekėju, nes galbūt jau turite laisvos vietos saugykloje debesyje arba ją galima gauti už mažą metinį mokestį.
Žingsnis 6. Naudokite internetines žymes
Daugelyje naršyklių yra žymių funkcija, skirta išsaugoti ir tvarkyti mėgstamus arba dažnai lankomus interneto adresus, kad juos būtų galima lengvai ir greitai pasiekti. Pasinaudokite šia funkcija, kad nepamirštumėte svarbių svetainių, kuriose galite peržiūrėti naujausias naujienas.
3 metodas iš 4: maksimaliai išnaudokite laiką
1 žingsnis. Venkite vienu metu daryti kelis dalykus (daugiafunkcinis darbas)
Visi ekspertai tuo tiki. Nors tai gali atrodyti greitai ir šauniai televizijoje, tuo pačiu metu daryti daug dalykų yra neefektyvu ir gali trukdyti jūsų pastangoms būti organizuotiems. Geriau pirmiausia skirkite visą dėmesį vienai užduočiai, spręskite ją ir pereikite prie kitų savo sąrašo dalykų.
2 žingsnis. Sudarykite sau tvarkaraštį
Laimei, daugeliui darbų nereikia sudaryti dienos grafiko pagal minutes. Tačiau pažymėdami savo dienos tvarkaraštį ir svarbias dienos užduotis ar įvykius galite sutelkti dėmesį į savo užduotis.
- Nustatykite tam tikros veiklos terminus. Kai kurioms užduotims nereikia nustatyti laiko apribojimo, tačiau kitos turėtų būti parametrizuotos, kad padidėtų jūsų produktyvumas. Pagalvokite apie kai kurias užduotis, kurios užima daugiau laiko nei būtina, ir nustatykite joms terminą vėliau.
- Skirkite daugiau laiko kitai veiklai. Kai kurios užduotys, kaip jūs išmoksite iš patirties, paprastai užtrunka ilgiau nei turėtų, tačiau tai nėra blogai. Tokiai veiklai, ypač svarbiems renginiams ir susitikimams, prieš ir po to skirkite papildomo laiko.
Žingsnis 3. Naudokite laikmatį, chronometrą ar žadintuvo programą
Šie objektai gali būti veiksmingi, jei tinkamai naudojami. Kai kurie žmonės pasirenka savo žadintuvą 10, 15 ar 30 minučių iki reikiamo laiko, kad prieš pradėdami veiklą pakankamai įspėtų. Taip pat galite nustatyti priminimo įrankį (priminimą).
Žingsnis 4. Neatidėliokite
Paklauskite savęs, ar tikrai turėtumėte atidėti veiklą, ar tiesiog norite tingėti. Jei jaučiatės atleistas, nedelskite - darykite tai! Tačiau jei veiklos atidėjimas yra neišvengiamas, būtinai užsirašykite pastabas ir suplanuokite veiklą pagal konkretų planą. Arba galite sugalvoti improvizuotą planą. Pavyzdžiui, jei turite atšaukti asmeninį susitikimą, galbūt norėsite atlikti konferencinį skambutį arba žiniatinklio konferenciją.
4 iš 4 metodas: fizinės ir psichinės sveikatos palaikymas
Žingsnis 1. Padarykite pertrauką
Norint išlaikyti produktyvumą ir psichinę sveikatą, būtina pailsinti protą. Paprastai esame per daug užsiėmę darbu, kad neturėtume laiko pailsėti. Padarę pertrauką, turime labai reikalingą pertrauką, kad padidintume produktyvumą. Tačiau pertraukos taip pat suteikia galimybę sustoti ir suabejoti, ar gerai išnaudojame savo laiką.
Žingsnis 2. Miegokite geriau
Be gero nakties miego kitą dieną jausitės apsvaigę, pavargę ar mieguisti. Tai gali sutrikdyti jūsų tvarkaraštį ir efektyvumą darbe. Iškelkite tikslą kiekvieną naktį nepertraukiamai miegoti nuo 7 iki 8 valandų.
Žingsnis 3. Nelyginkite savęs su kolegomis
Dauguma jūsų bendradarbių darbų skiriasi nuo darbų, kuriuos turite atlikti, ir kiekvienas turi savo darbo organizavimo metodą. Metodas, kuris yra prasmingas ir veiksmingas jūsų bendradarbiams, gali netikti jums ir atvirkščiai.
Žingsnis 4. Sutikite, kad organizavimas yra nuolatinis procesas
Nesitikėk būti tobula. Užsakymas yra ilgas procesas, reikalaujantis nuolatinio dėmesio. Jūs nebūsite optimaliai organizuotas kiekvieną dieną, tačiau bandymas būti įprastu žmogumi gali padidinti jūsų efektyvumą.
