Ar jums reikia parašyti gerą, nepriekaištingą profesionalų laišką? Dauguma verslo laiškų yra fiksuoto, lengvai išmokto formato, kurį galite pritaikyti bet kokio tipo turiniui. Verslo laiškuose visada turėtų būti nurodyta data, siuntėjo ir gavėjo informacija ir keletas turinio pastraipų. Atlikite toliau nurodytus veiksmus ir atlikite pakeitimus pagal savo įmonės standartus.
Žingsnis
1 dalis iš 4: Laiško pradžia
Žingsnis 1. Žinokite formatą
Nepriklausomai nuo jūsų laiško turinio, reikia laikytis kai kurių standartinių verslo laiškų pristatymų. Verslo laiškai turėtų būti spausdinami ir rašomi įprastu šriftu, pvz., „Arial“ar „Times New Roman“. Naudokite blokines pastraipas. Tai yra, jūs pradedate naują pastraipą du kartus paspausdami „Enter“. Blokinėse pastraipose nedarykite pirmosios eilutės įtraukos.
- Naudokite 2,54 cm paraštę iš visų pusių.
- El. Paštu siunčiami verslo laiškai taip pat turėtų būti spausdinami įprastu šriftu. Verslo el. Laiškuose nenaudokite jokių scenarijų ar spalvų, išskyrus juodą ir baltą.
2 žingsnis. Pasirinkite tinkamą popieriaus tipą
Laiškai turi būti atspausdinti ant A4 formato popieriaus, kurio matmenys 21 x 29,7 cm, arba A4, kurio matmenys 21,5 x 29,7 cm. Ant F4 popieriaus arba 21 x 33 cm „Folio“popieriaus galima atspausdinti kelias ilgas raides ar sutartis.
Jei laiškas bus išsiųstas paštu, apsvarstykite galimybę jį atspausdinti ant firminio blanko. Naudojant firminius blankus sustiprės profesinis įspūdis ir bus pateiktas įmonės logotipas bei kontaktinė informacija
Žingsnis 3. Įtraukite informaciją apie savo įmonę
Įveskite įmonės pavadinimą ir adresą ir naudokite naują eilutę, kad pažymėtumėte kiekvieną adreso dalį. Jei esate savarankiškai dirbantis asmuo arba nepriklausomas rangovas, vietoj įmonės pavadinimo arba virš įmonės pavadinimo nurodykite savo vardą
- Jei jūsų įmonė jau turi firminius blankus, galite juos naudoti, o ne įvesti įmonės pavadinimą ir adresą.
- Jei adresą reikia įvesti, jis turi būti sulygiuotas dešinėje arba kairėje puslapio viršuje, atsižvelgiant į jūsų ir įmonės pageidavimus.
- Jei raidė siunčiama į užsienį, įveskite savo šalies pavadinimą didžiosiomis raidėmis.
Žingsnis 4. Įveskite datą
Visos datos užrašymas yra profesionaliausias pasirinkimas. Pavyzdžiui, parašykite „2012 m. Balandžio 1 d.“. Data turėtų būti lygiuojama, kelias eilutes virš gavėjo informacijos.
Jei laišką rašote per kelias dienas, nurodykite datą, kada jį užpildėte
Žingsnis 5. Pridėkite gavėjo informaciją
Įrašykite gavėjo informaciją tokia tvarka: visas vardas, pavardė (jei yra), įmonės pavadinimas ir adresas. Kiekvienai informacijai naudokite naują eilutę. Jei reikia, nurodykite nuorodos numerį. Informacija apie gavėją turėtų būti lygiuojama, keliomis eilutėmis žemiau datos.
Rekomenduojame laišką adresuoti konkrečiam asmeniui. Tokiu būdu suinteresuotas asmuo galės atsakyti į jūsų laišką. Jei nežinote asmens, į kurį kreipiatės, vardo, atlikite nedidelį tyrimą. Skambinkite gavėjo įmonės telefono numeriu, kad sužinotumėte vardą ir pavardę
Žingsnis 6. Pasirinkite sveikinimą
Sveikinimas yra svarbus pagarbos rodiklis, o sveikinimas, kurį naudosite, priklausys nuo to, kas jį gauna, ar gerai pažįstate gavėją, taip pat nuo to, kiek formalūs jūsų santykiai su jais. Apsvarstykite šias parinktis:
- Naudokite „Kam tai gali būti aktualu“tik tuo atveju, jei tiksliai nežinote, į ką kreipiatės.
- Jei nepažįstate gavėjo, „Gerbiamasis Pone/Ponia“yra saugus pasirinkimas.
- Taip pat galite naudoti visą gavėjo vardą ir pavardę, pavyzdžiui, „Gerbiamas daktare Dewi Sari“.
- Jei gerai pažįstate gavėją ir turite neoficialius santykius su gavėju, galite apsvarstyti galimybę naudoti vardą, pvz., „Gerb. Susan“.
- Jei nesate tikri, kokia yra gavėjo lytis, tiesiog užsirašykite visą vardą, pavyzdžiui, „Mielas Kris Damanik“
- Nepamirškite po sveikinimo rašyti kablelio arba kabliataškio, jei naudojate „Kam tai gali būti aktualu“.
2 dalis iš 4: Laiško turinio komponavimas
Žingsnis 1. Naudokite tinkamą rašymo stilių
Pasak patarlės, laikas yra pinigai, o dauguma verslo žmonių nemėgsta gaišti laiko. Todėl jūsų laiško rašymo stilius turėtų būti glaustas ir profesionalus. Sureguliuokite savo laišką taip, kad jį būtų galima greitai perskaityti, tiksliai ir tik pirmoje pastraipoje būtų tik trumpi asmeniniai komentarai. Pavyzdžiui, galite pradėti nuo „Kalbant apie …“ir tęsti nuo to.
- Per daug negalvokite apie gražius perėjimus, sunkius žodžius ar ilgus, vingiuotus sakinius. Jūsų laiško tikslas yra kuo greičiau ir aiškiau perduoti tai, ką reikia pasakyti.
- Naudokite įtikinamą toną. Greičiausiai jūsų laiško tikslas yra įtikinti skaitytoją ką nors padaryti, pavyzdžiui, pakeisti savo nuomonę, išspręsti problemą, siųsti pinigus ar imtis veiksmų. Taigi, pateikite savo prašymą ir priežastis tinkamu tonu.
2 veiksmas. Naudokite asmeninius įvardžius
Naudoti įvardžius „aš“, „mes“ir „tu“verslo raidėse yra visiškai priimtina. Išreikškite save kaip „aš“, o skaitytoją - kaip „jūs“.
Būkite atsargūs, jei rašote laišką organizacijos vardu. Jei bandote perteikti įmonės nuomonę, turėtumėte naudoti žodį „mes“, kad skaitytojai žinotų, jog bendrovė yra už jūsų pareiškimo. Jei išreiškiate asmeninę nuomonę, naudokite „aš“
Žingsnis 3. Rašykite aiškiai ir glaustai
Įsitikinkite, kad skaitytojas tikrai supranta, ką rašote. Skaitytojai greitai atsakys tik tuo atveju, jei jūsų laiško tikslas yra aiškus. Visų pirma, jei yra rezultatas ar veiksmas, kurio norėtumėte, kad skaitytojas imtųsi gavęs laišką, aiškiai pasakykite. Apibūdinkite savo poziciją kuo mažiau žodžių.
Žingsnis 4. Naudokite aktyvius sakinius
Aprašydami situaciją ar pateikdami užklausą įsitikinkite, kad pasirinkote aktyvų, o ne pasyvų balsą. Pasyvus balsas padarys jūsų rašymą dviprasmišką ar bendrą. Be to, aktyvūs sakiniai yra efektyvesni ir tiesiai į problemos esmę. Pavyzdžiui:
- Pasyvus: akiniai nuo saulės nėra suprojektuoti ar pagaminti atsižvelgiant į ilgaamžiškumą.
- Aktyvus: Jūsų įmonė projektuoja ir gamina akinius nuo saulės, neatsižvelgiant į jų patvarumą,
Žingsnis 5. Jei reikia, naudokite pokalbio kalbą
Laiškus rašo žmonės ir jie yra skirti žmonėms. Jei įmanoma, venkite kopijuoti laiškus. Negalite užmegzti santykių kopijuodami standartines raides. Tačiau nenaudokite nestandartinės kalbos ar žargono, pvz., „Žinote“, „turiu omenyje“ar „noriu“. Taikykite verslo laiško rašymo stilių, tačiau rašykite draugiškus ir mandagius žodžius.
- Jei gerai pažįstate gavėją, galite pridėti vieno eilutės sveikinimą.
- Pasinaudokite savo intuicija, kad nuspręstumėte, kiek asmenybės laiškas išryškins. Kartais nedidelis humoras gali padėti verslo lygmeniu, tačiau prieš jį gerai pagalvokite.
Žingsnis 6. Būkite mandagus
Net jei siunčiate skundo ar skundo laišką, vis tiek galite būti mandagus. Apsvarstykite gavėjo poziciją ir pasiūlykite kuo daugiau pagalbos, kad galėtumėte prisitaikyti prie situacijos.
Nemandagaus skundo pavyzdys: „Manau, kad tavo akiniai nuo saulės yra šlykštūs ir aš daugiau niekada nepirksiu tavo produkto“. Mandagaus skundo pavyzdys būtų toks: „Esu nusivylęs jūsų akinių nuo saulės konstrukcija, ateityje planuoju įsigyti kitos prekės ženklo saulės akinius“
Žingsnis 7. Papildomus puslapius naudokite „antruoju“firminiu blanku
Dauguma verslo laiškų yra pakankamai glaustai, kad tilptų viename puslapyje. Tačiau jei turite parašyti ilgesnį laišką, pavyzdžiui, sutartį ar teisinį sprendimą, gali prireikti papildomų puslapių. Naudokite „antrąjį“firminį blanką, kuriame paprastai yra trumpas adresas ir kuris pagamintas iš tos pačios rūšies popieriaus kaip ir pagrindinis blankas.
Įtraukite puslapio numerį į antrąjį ir tolesnius puslapius, puslapio viršuje. Taip pat turėsite nurodyti gavėjo vardą ir datą
8. Baikite savo laišką
Paskutinėje pastraipoje apibendrinkite savo mintis ir pabrėžkite, kokių veiksmų imsitės arba ko tikitės iš gavėjo. Atminkite, kad gavėjas gali su jumis susisiekti, jei turite klausimų ar rūpesčių dėl laiško, tada padėkokite jiems už dėmesį jūsų išsiųstam laiškui.
3 dalis iš 4: Laiško uždarymas
1 žingsnis. Pasirinkite baigiamąjį sveikinimą
Baigiamasis sveikinimas, kaip ir įžanginis sveikinimas, yra pagarbos ir formalumo rodiklis. „Nuoširdžiai“arba „Nuoširdžiai“yra saugiausi baigiamieji sveikinimai. Taip pat galite apsvarstyti „Linkėjimai“arba „Sveikinimai“. Sveikinimai, kurie nėra pernelyg formalūs, tačiau vis dar turi profesionalų toną, yra „Sveikinimai sėkmei“, „Sveikinimai“ir „Ačiū“. Po baigiamojo sveikinimo naudokite kablelį.
Žingsnis 2. Įdėkite savo parašą
Palikite keturias parašo eilutes tuščias. Pasirašykite po to, kai laiškas bus atspausdintas, arba jei išsiuntėte el. Paštu, nuskaitykite savo parašo vaizdą ir įklijuokite jį į parašo skyrių. Rašalo pasirinkimas parašui yra mėlynas arba juodas.
Jei pasirašote laišką kažkieno vardu, prieš parašą parašykite „pp:“. „pp“reiškia per procurationem, o tai reiškia „atstovas“arba „vardu“
Žingsnis 3. Įveskite savo vardą ir kontaktinę informaciją įvesdami
Po savo parašu nurodykite savo informaciją, įskaitant vardą, pavardę, telefono numerį, el. Pašto adresą ir kitas tinkamas susisiekimo priemones. Kiekvienai informacijos rūšiai naudokite naują eilutę.
Žingsnis 4. Pridėkite mašinisto inicialus
Jei raidę rašantis asmuo ir autorius yra kitas asmuo, po parašo bloku turite pridėti mašinisto inicialus. Kartais įtraukiami ir laiško autoriaus inicialai. Taigi, kas dirbo prie laiško, bus aišku.
- Jei įtraukiate tik mašinraščio inicialus, rašykite juos mažosiomis raidėmis, pavyzdžiui, mj.
- Jei įtraukiate ir autoriaus inicialus, rašykite juos didžiosiomis raidėmis, o mašinisto inicialai - mažosiomis, pvz., RW: mj. Kiti stiliai prideda brūkšnį tarp inicialų, pvz., RW/mj.
Žingsnis 5. Įtraukite priedo informaciją
Jei pridedate papildomų dokumentų gavėjams peržiūrėti, po keliomis eilutėmis po kontaktine informacija užsirašykite, nurodydami pridėtų dokumentų skaičių ir tipą. Pavyzdžiui, parašykite: „Priedas (2): gyvenimo aprašymas, brošiūra“. Arba tradiciniu stiliumi parašykite priedo aprašymą laiško viršuje, po data.
„Priedą“taip pat galite sutrumpinti žodžiu „lempa“
Žingsnis 6. Įtraukite informacijos kopiją
Jei siunčiate laiško kopiją kam nors kitam, turite tai įtraukti į laišką. Tai nurodoma įvedus „cc:“arba „Copy“po eilute „Attachment“kartu su kopijos gavėjo vardu ir pavarde („cc“reiškia mandagumo kopiją, tačiau anksčiau tai reiškė kopiją raidės vis dar buvo spausdinamos rašomąja mašinėle ir kopijuojamos anglies popieriumi).
- Pavyzdžiui, parašykite: „cc: Mari Santi, rinkodaros direktoriaus pavaduotoja“
- Jei pridedate daugiau nei vieną pavadinimą, sulygiuokite antrąjį pavadinimą po pirmuoju, bet be „cc:“
4 dalis iš 4: Laiškų pildymas
1 veiksmas. Atlikite pakeitimus
Pristatymas yra pagrindinis profesionalumo elementas. Redaguodami laišką ir tikrindami, ar gavėjas gali lengvai matyti jus kaip pajėgų ir atsakingą asmenį. Naudokite rašybos tikrintuvą savo teksto rengyklėje, tačiau nepamirškite atidžiai perskaityti prieš pateikdami.
- Paklauskite savęs, ar laiškas aiškus ir glaustas? Ar yra ilgesnių nei 3-4 sakinių pastraipų? Jei taip, nustatykite, ar galite pašalinti nereikalingus teiginius.
- Jei laiškas yra labai svarbus, gali tekti paprašyti, kad jį perskaitytų draugas ar bendradarbis. Kartais kiti žmonės gali padėti pastebėti kalbos klaidas ar nepatogumus, kurių galbūt nežinote.
2 žingsnis. Nelaikykite puslapių kartu su segtuku
Jei jūsų laiškas sudarytas iš kelių puslapių, segiklio naudoti negalima. Jei norite įsitikinti, kad puslapiai yra tvarkingi, nukirpkite juos kartu su sąvaržėle viršutiniame kairiajame kampe.
Žingsnis 3. Pateikti
Jei siunčiate laišką paštu, naudokite verslo voką. Jei įmanoma, naudokite voką su įmonės logotipu. Tiksliai parašykite grąžinimo adresą ir gavėjo adresą. Sulenkite raidę trečdaliais, kad gavėjas prieš atidarydamas apačią pirmiausia išskleistų viršutinę dalį. Įsitikinkite, kad priklijuojate pakankamai antspaudų, tada atsiųskite.
- Jei manote, kad jūsų rašysena nėra puiki ir neatitinka jūsų profesinės asmenybės, įveskite adresą teksto rengyklėje ir atsispausdinkite ant voko.
- Jei laiškas yra skubus ir (arba) skubotas, apsvarstykite galimybę jį išsiųsti per kurjerį.
- Jei norite siųsti el. Paštu, pirmiausia konvertuokite jį į HTML arba išsaugokite kaip PDF, kad formatas nesikeistų. Tačiau būtų malonu, jei laiškas būtų išsiųstas fiziškai.
Patarimai
- Rašykite raides kokybišku rašikliu.
- Greitai atsakykite į laiškus. Jei negalite atsakyti per savaitę, perduokite jį gavėjui ir pasakykite jam, kada jis gali laukti jūsų atsakymo.
- Pabrėžkite teigiamą pusę. Kalbėkite apie tai, ką galite padaryti, o ne apie tai, ko negalite. Pavyzdžiui, jei produkto nėra sandėlyje, nesakykite klientui, kad negalite įvykdyti jo užsakymo. Verčiau pasakykite, kad produktas yra labai populiarus ir išparduotas. Tada pasakykite jiems, kada galite įvykdyti jų užsakymą.
-
Jei rašote sudėtingą laišką, pirmiausia parašykite kontūrą.
- Užsirašykite bet kokią temą, kurią norite apimti, nereikia galvoti apie užsakymą.
- Kiekvienai temai sudarykite raktinių žodžių, pavyzdžių, argumentų ir faktų sąrašą.
- Atkreipkite dėmesį į kiekvienos sąrašo temos atitikimą laiško tikslui ir gavėjui.
- Išmeskite nereikalingas dalis.
- Rūšiuokite informaciją tokia tvarka, kokia yra geriausia skaitytojui.
Įspėjimas
- Nenaudokite glostančios kalbos. Nuoširdus pagyrimas yra priimtinas, tačiau per didelis pagyrimas reiškia, kad darbe jūs priklausote nuo pagyrų, o ne kompetencijos.
- Nenaudokite nuobodžios ar veržlios kalbos. Atminkite, kad šiuo laišku bandote pataisyti ar užmegzti verslo santykius.
