Rašytinė politika ir procedūros apibūdina organizacijos gaires, taisykles, dėmesį ir principus. Paprastai politika ir procedūros yra įtrauktos į darbuotojams sukurtus vadovus. Verslo politikos ir procedūrų rašymas priklauso nuo pačios įmonės tikslų.
Žingsnis
1 dalis iš 5: Apibrėžkite verslo tikslus
1 žingsnis. Sudarykite tikslų sąrašą
Kaip vadovas ar įmonės savininkas žinote įmonės tikslus. Apsvarstykite tokius dalykus kaip pardavimo tikslai, darbuotojų ir valdymo tikslai bei verslo pozicija, kurios tikitės būti per ateinančius kelerius metus.
- Stenkitės išsikelti tikslus, kurie yra ne tik konkretūs, bet ir pasiekiami ir kurių verta siekti. Pavyzdžiui, nustatykite finansinius tikslus, kurie yra pasiekiami, ir nustatykite darbuotojų veiklos tikslus, kuriuos galima pasiekti laikantis nustatytos politikos ir procedūrų.
- Nustatę savo tikslus, įsitikinkite, kad esate pasirengę įsipareigoti kaip įmonės savininkas ar vadovas. Tikslų nustatymas yra svarbus pirmas žingsnis kuriant politiką ir procedūras. Tada ne mažiau svarbu laikytis.
Žingsnis 2. Užsirašykite darbų ir procedūrų sąrašą
Pagalvokite apie kasdienius savo verslo įvykius ir užduotis. Užsirašykite kiekvieną darbą, kurį turite atlikti kiekvieną dieną, kad verslas vyktų sklandžiai.
Apsvarstykite šiuos dalykus: Kokias užduotis reikia oficialiai aprašyti ar nurodyti? Kokios procedūros turi būti atliekamos nuosekliai tuo pačiu būdu? Užuot sutelkę dėmesį į rankinį darbą, kuriam nereikia daug nurodymų, sutelkite dėmesį į didesnes užduotis
Žingsnis 3. Išvardinkite galimas problemas ir sprendimus
Politika yra sukurta siekiant užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai ir kad darbuotojai bei vadovai atitiktų veiklos standartus. Pagalvokite apie problemas, kurios gali kilti nesant politikos. Tokiu būdu galite galvoti apie jums reikalingą politiką.
Galvodami apie galimą problemą, ieškokite greitos problemos sprendimo ar jos sprendimo apžvalgos. Pagalvokite apie kasdienės verslo veiklos problemas, tokias kaip finansai, darbuotojų ir klientų sąveika bei darbuotojų elgesys ir požiūris
2 dalis iš 5: Verslo politikos rašymas
1 žingsnis. Išvardykite politikos kategorijas
Apsvarstę įvairias galimas problemas, kurias reikia išspręsti taikant politiką, pagalvokite apie kiekvieno iš jų kategorijas. Pavyzdžiui, naudokite tokias kategorijas kaip sauga, planavimas, elgesys, atlyginimas, pašalpos, atostogos ar atostogos ir diskriminacija.
Vėliau, sudarydami vadovą, politika, jau suskirstyta į kategorijas, padės jums sutvarkyti vadovą ir jo skyrius. Kategorijos taip pat padeda nuspręsti, kas yra svarbiausia, ir gali jas išsamiau išskaidyti
Žingsnis 2. Naudokite kontūrų formatą, kad suskirstytumėte įvairias kiekvienos kategorijos strategijas
Šablonas leidžia įsigilinti į kiekvienos politikos ar kategorijos aspektus ir pridėti terminus bei specifikacijas. Norėdami rūšiuoti kiekvieną skyrių ar kategoriją, naudokite skaičius.
Pradėkite nuo trumpo kontūro. Tada, užrašę visas pradines idėjas, galite grįžti prie kontūro ir keisdami pridėti arba pratęsti
3 žingsnis. Pagalvokite apie tinkamas pasekmes politikos pažeidimams
Politika leidžia įmonėms tinkamai veikti, taip pat yra standartai, kurių darbuotojai ir vadovybė turi laikytis. Politika taip pat yra rašytinis dokumentas, kuriame nurodoma, kaip spręsti politikos problemas ar pažeidimus. Tai ypač svarbu, kai ir jei reikia imtis veiksmų problemai išspręsti.
Kai politika yra parašyta oficialiuose dokumentuose, ji gali apimti teisines darbuotojų ir įmonės teises ir pareigas. Į šią politiką įtraukta informacija apie neįgaliųjų įdarbinimo teises, mokesčius ir draudimus diskriminuoti bei priekabiauti darbo vietoje. Įsitikinkite, kad įvedėte informaciją pagal galiojančius įstatymus
4 žingsnis. Nustatykite aiškią atleidimo politiką
Jei turite atleisti darbuotoją už politikos pažeidimą, būtent ši rašytinė politika bus įrodymas, jei darbuotojas mano, kad jis buvo nesąžiningai atleistas. Būtinai skirkite skyrių atleidimo taisyklių aptarimui.
Taip pat turėtumėte sukurti įdarbinimo politiką. Pavyzdžiui, asmens patikrinimas prieš įdarbinant kandidatą arba bandomasis laikotarpis po to, kai darbuotojas įdarbinamas ir kol jis tampa nuolatiniu darbuotoju. Būtinai sukurkite ir apibūdinkite aiškias sąlygas
5 veiksmas. Naudokite aiškią aktyvią kalbą
Aiškiai parašykite visas politikos nuostatas taip, kad jos nebūtų neteisingai aiškinamos ar nesuprastos. Jei yra kitas aiškinimas, apsvarstykite galimybę jį perrašyti kita kalba.
Pavyzdžiui, nerašykite: „Tam tikromis aplinkybėmis gali būti suteiktos papildomos nedarbingumo atostogos“. Vietoj to parašykite „Papildomos nedarbingumo atostogos patvirtinamos tik gavus aiškų budinčio vadovo leidimą“
3 dalis iš 5: Rašymo procedūros
Žingsnis 1. Nustatykite, kokiems darbams reikia išsamių procedūrų
Ne visiems darbams ar incidentams reikia išsamių instrukcijų. Pirmenybę teikite užduotims ar procedūroms, kurias reikia atlikti nuosekliai, pvz., Darbo užmokesčio skaičiavimui ar planavimui.
Nuspręsdami, kokias procedūras reikia išsamiai apsvarstyti, apsvarstykite šiuos klausimus: Ar procedūra buvo ilga ar sudėtinga? Kokios gali būti pasekmės, jei įgyvendinimo klaida? Ar pastaruoju metu buvo įgyvendinti svarbūs pakeitimai? Ar šiai procedūrai reikalingi svarbūs ar išsamūs dokumentai? Ar darbuotojai dažnai yra supainioti dėl procedūros?
Žingsnis 2. Surinkite kiekvienai procedūrai reikalingą informaciją
Prieš aprašydami procedūrą, turite žinoti visus veiksmus ir jų aspektus. Apsvarstykite iškilusius darbuotojų klausimus ir visas galimas problemas.
Net jei turite visą informaciją, vis tiek turėsite laikytis pačios procedūros pagrindų. Pagalvokite, ką skaitytojai ar darbuotojai turi suprasti ir atlikti procedūrą
Žingsnis 3. Naudokite visą informaciją, kad parašytumėte aiškią procedūrą
Naudokite aktyvią kalbą. Stenkitės vengti ilgų ir nereikalingų žodžių. Įsitikinkite, kad nenaudojate kalbos, kurią sunku suprasti, įskaitant žargoną, kurio darbuotojai gali nežinoti.
Pvz., Vietoj to, kad rašytumėte: „Darbuotojų suplyšę darbo užmokesčio kvitai turi būti saugomi finansinėje byloje“, naudokite šią kalbą: „Suplėšytų darbo užmokesčio kvitų saugojimas finansinėje byloje“
4 dalis iš 5: Teisėtumo supratimas
Žingsnis 1. Įveskite skyrių apie kovos su diskriminacija politiką
Visi verslo savininkai turi laikytis vyriausybės nustatytos kovos su diskriminacija politikos. Įsitikinkite, kad įtraukėte informaciją apie politiką ir lūkesčius, kad visi darbuotojai jos laikysis.
Informacija apie lygias įsidarbinimo galimybes taip pat turėtų būti įtraukta į politiką, taip pat įstatymas dėl neįgaliųjų teisės dirbti ir priekabiavimo politika
2 žingsnis. Įsitikinkite, kad jūsų politika yra teisėta
Jūs privalote užtikrinti, kad visa parengta politika būtų sąžininga ir atitiktų įstatymus. Yra daug išteklių, kuriuos galite naudoti norėdami sužinoti, ar jūsų politika atitinka galiojančius įstatymus.
Taip pat galite paprašyti teisininko patarimo išstudijuoti jūsų parengtą politiką prieš pritaikydami ją darbuotojams. Kaip verslo savininkas, labai naudinga turėti teisinį patarėją, su kuriuo galite reguliariai konsultuotis
3 žingsnis. Paprašykite darbuotojų pasirašyti politikos ir procedūrų projektus
Reikėtų paprašyti naujų darbuotojų sutikti ir pasirašyti politikos ir procedūros dokumentus ir pateikti jiems kopiją. Be to, visus pakeitimus turi pasirašyti visi darbuotojai. Taip siekiama užtikrinti, kad jos visos būtų saistomos politikos, jei abi šalys ateityje imtųsi kokių nors teisinių veiksmų.
Nepilnamečiai negali teisėtai sudaryti sutarčių. Jei samdote jaunesnius nei 18 metų darbuotojus, įsitikinkite, kad jie turi rašytinį globėjo sutikimą sudaryti sutartį, nes vienas iš tėvų ar globėjas gali teisėtai nutraukti sutartį
5 dalis iš 5: Vadovo sudarymas
Žingsnis 1. Sutvarkykite informaciją logine tvarka
Pradėkite nuo didesnių taškų, tada sekite mažesniais. Pvz., Užuot pradėję nuo kompensavimo kategorijos, vadovą pradėkite nuo įdarbinimo proceso arba tinkamumo kategorijos.
- Apsvarstykite galimybę atidaryti vadovą su įmonės tikslų aprašymu, kaip aprašėte anksčiau. Parašykite aiškią ar vieną pastraipą, kurioje apibendrinamas vadovas, ko darbuotojai gali tikėtis iš įmonės ir ko įmonė tikisi iš darbuotojų.
- Naudodami kontūrą sukurkite vadovo subkategorijas. Baigę sudarykite turinį, kad kiekvieną informaciją būtų lengva rasti.
Žingsnis 2. Naudokite paveikslėlį, diagramą ar diagramą
Yra žmonių, kurie yra labiau vizualūs, todėl instrukcijose pateiktos diagramos, diagramos ar paveikslėliai gali padėti įvairių tipų darbuotojams suprasti sąvokas. Vaizdai gali supaprastinti procedūras ir politiką.
Pavyzdžiui, galite sukurti diagramą ar lentelę, kurioje būtų išvardyti įvairūs pavadinimai ir jų pareigos. Taip pat galite naudoti klausimų ir atsakymų lentelę, kurią darbuotojai prireikus gali naudoti kaip nuorodą
Žingsnis 3. Pateikite vadovus, kad visi darbuotojai galėtų lengvai pasiekti
Idealiu atveju nauji darbuotojai gauna vadovo kopiją, kai įdarbinami, o seni darbuotojai gauna naują kopiją, kai yra peržiūra. Apsvarstykite galimybę visiems darbuotojams pasirašyti sutartį, nurodančią, kad jie supranta visus vadovo punktus ir su ja sutinka.
