Jei turite verslą, gali tekti rašyti laiškus klientams. Galite parašyti ką nors, kad klientai žinotų apie naujus įvykius ar specialius pasiūlymus, arba galite atsakyti į klientų skundus įmonės vardu. Nepriklausomai nuo laiško priežasties, visada turėtumėte išlaikyti profesionalų stilių.
Žingsnis
1 dalis iš 2: Verslo laiško formatavimas
Žingsnis 1. Naudokite profesionalius blankus
Verslo laiškas bus jūsų įmonės atvaizdas. Taigi jis turi atrodyti kitaip ir kokybiškai. Verslo laiške taip pat turėtų būti jūsų įmonės logotipas arba prekės ženklas.
Galite sukurti firminius blankus naudodami iš anksto sukurtus blankų spalvų pavyzdžius programoje „Microsoft Word“. Būtinai naudokite firminiame blanke esantį logotipą ar prekės ženklą
Žingsnis 2. Atidarykite teksto apdorojimo programą
Kompiuteryje visada turėtumėte įvesti verslo raides.
- Sukurkite naują dokumentą ir nustatykite 2,5 cm kraštą.
- Naudokite serifo šriftą, pvz., Times New Roman, Georgia ar Ariel. Būtinai visada naudokite ne didesnį nei 12 taškų ir ne mažesnį nei 10 taškų šrifto dydį. Verslo laiškas turėtų būti lengvai skaitomas dėl pasirinkto šrifto ar šrifto dydžio.
- Įsitikinkite, kad dokumentas nustatytas vienoje vietoje.
Žingsnis 3. Sureguliuokite blokų formą
Blokavimo forma yra dažniausiai naudojamas verslo laiškų formatas. Šią formą taip pat lengviausia nustatyti ir laikytis. Kiekvienas pavadinimas turi būti suderintas, o tarp kiekvieno pavadinimo turi būti vienas tarpas. Pradedant nuo dokumento apačios, jūsų verslo laiškas turi turėti šias antraštes:
- Šiandienos data arba laiško išsiuntimo data. Data yra svarbi, nes ji gali būti naudojama ir kaip jūsų, ir kaip gavėjo pastaba. Be to, datos gali būti naudojamos ir teisėtai. Taigi įsitikinkite, kad data yra tiksli.
- Grąžinimo adresas. Šiame skyriuje yra jūsų adresas, suformatuotas standartiniu adreso stiliumi. Jei jūsų adresas jau yra ant firminio blanko, galite praleisti šį skyrių.
- Adresas viduje. Šiame skyriuje pateikiamas laišką gavusio asmens vardas ir pavardė bei adresas. Žodžio „Mr / Ms“naudojimas neprivalomas. Taigi, pavyzdžiui, jei parašėte laišką Ninai Marlinai, galite parašyti p. ant jo vardo, jei nesate tikri, kokia jo šeiminė padėtis.
- Pagarbiai. Sveikinimuose galima naudoti žodžius „Miela ponia Marlina“arba „Miela Nina Marlina“. Jei nesate tikri, kas skaitys laišką, naudokite žodį „Nuoširdžiai“. Taip pat galite naudoti žodį „Suinteresuotoms šalims“, bet tik kaip paskutinę priemonę, jei nežinote, kas yra jūsų auditorija.
- Laiško kūnas. Apie tai plačiau aptarsime kitame straipsnio skyriuje.
- Motyvacinis laiškas, su parašu. Galite naudoti žodžius „Nuoširdžiai“arba „Sveikinimai“.
2 dalis iš 2: Verslo laiško rašymas
1 žingsnis. Nustatykite savo auditoriją
Laiško stilius visada turėtų išlikti profesionalus, nepriklausomai nuo to, kas yra auditorija. Tačiau galite koreguoti savo kalbą ar žodžio pasirinkimą, atsižvelgdami į asmenį, kuris gaus jūsų laišką. Jei rašote kitos įmonės žmogiškųjų išteklių skyriui, gali tekti vartoti daugiau oficialios kalbos. Bet jei rašote konkrečiam klientui, galite naudoti neoficialią ar atsitiktinę kalbą.
- Savo auditorijos nustatymas taip pat reiškia, kad išvengsite painiavos savo auditorijoje. Venkite terminų, kurių jūsų skaitytojai nesupras. Klientai greičiausiai nežinos, pavyzdžiui, jūsų įmonės kosmoso programai naudojamų akronimų, todėl venkite jų naudoti raidėmis.
- Svarbi taisyklė rašant gerą verslo laišką yra ta, kad jis turėtų būti aiškus, glaustas ir mandagus.
2 žingsnis. Paaiškinkite pirmosios eilutės raidės tikslą
Apsvarstykite laiško tikslą. Ar tai klientams pranešti apie jūsų naują vietą naujoje miesto dalyje? Ar tai priminti klientams apie neapmokėtas sąskaitas ar likučius? Arba atsakyti į klientų skundus? Turėdami omenyje šį tikslą, parašykite pirmą eilutę, kuri leidžia skaitytojui iš karto žinoti, apie ką yra laiškas. Nerašykite neaiškaus laiško tikslo. Eik tiesiai prie reikalo.
- Pradėkite nuo „aš“, jei išsakote savo, kaip įmonės savininko, nuomonę. Jei rašote įmonės ar organizacijos vardu, naudokite „mes“.
- Sutelkite dėmesį į tiesioginius teiginius, tokius kaip: „Šiuo laišku mes jus informuojame“arba „Šiuo laišku mes prašome“. Taip pat galite naudoti teiginį „aš“, jei rašote laišką kaip įmonės savininkas. Pavyzdžiui: „Aš su jumis susisiekiau, nes“arba „Neseniai išgirdau apie… ir noriu daugiau sužinoti apie …“
- Pavyzdžiui, jei jūs (įmonės savininkas) parašėte Ninai Marlinai apie nesumokėtą sąskaitą nuo praėjusio mėnesio, pradėkite laišką nuo: „Susisiekiau su jumis, nes nuo 2015 m. Kovo mėn. Jūsų sąskaitoje yra nesumokėtas likutis“.
- Arba, jei esate įmonės darbuotojas ir rašote norėdami atsakyti į kliento skundą dėl bendrovės kosmoso programos, pradėkite laišką: „Gavome jūsų skundą dėl mūsų Marso kosmoso programos“.
- Jei rašote laišką, kad skaitytojai žinotų, jog laimėjo konkursą arba kad jie turi vietą studijų programoje, pradėkite nuo tokios frazės: „Džiaugiuosi galėdamas jums pasakyti …“arba „Mes norėčiau tau tai pasakyti … ".
- Jei sakote blogas naujienas, pradėkite nuo tokios frazės: „Su sunkia širdimi mes jums tai sakome …“. Arba: „Gerai apsvarstęs, nusprendžiau to nedaryti …“.
Žingsnis 3. Naudokite aktyvius sakinius, o ne pasyvius
Įprastoje kalboje mes nuolat naudojame pasyvų balsą. Tačiau dėl pasyvaus balso jūsų rašymas gali atrodyti niūrus ar painus. Aktyvūs sakiniai yra daug efektyvesni dalykiniuose laiškuose, nes jie parodo tvirtesnį kalbos stilių.
- Pasyvaus sakinio pavyzdys: „Kokį skundą galiu jums išspręsti?“Sakinio tema, būtent klientas („jūs“), pasirodo sakinio pabaigoje, o ne sakinio pradžioje.
- Aktyvaus sakinio pavyzdys būtų toks: „Ką galiu padaryti, kad išspręstume jūsų skundą?“. Ši sakinio versija aktyviu balsu yra daug aiškesnė ir lengviau suprantama skaitytojui.
- Pasyvaus balso naudojimas gali būti geras būdas perduoti savo pranešimą, nekreipiant dėmesio į neteisingus ar nemalonius dalykus. Tačiau pasyvų balsą naudokite tik šiuo atveju. Apskritai verslo laiške aktyvus balsas yra daug efektyvesnis.
Žingsnis 4. Žiūrėkite ankstesnius įvykius ar ankstesnį bendravimą su skaitytojais, jei tokių buvo
Galbūt praėjusį mėnesį susisiekėte su Nina Marlina ir įspėjote apie jos neapmokėtą sąskaitą. O gal klientai praėjusį mėnesį konferencijoje išreiškė nusivylimą kosmoso programa. Jei anksčiau turėjote kontaktą su skaitytojais, nurodykite tai. Tai primins skaitytojui jūsų ankstesnius kontaktus ir padarys verslo laišką skubesnį ir svarbesnį.
Naudokite tokias frazes kaip: „Pagal mano ankstesnį laišką apie jūsų neapmokėtą sąskaitą …“arba „Dėkojame už jūsų mokėjimą kovo mėnesį“. Arba „Gegužę vykusioje konferencijoje buvo labai naudinga išgirsti apie jūsų problemas, susijusias su kosmoso programa“
Žingsnis 5. Pateikite pagalbos prašymą arba pasiūlymą
Parodykite skaitytojui teigiamą kalbos stilių, mandagiai prašydami ar pasiūlydami pagalbą darbo santykių forma.
- Tarkime, kad esate įmonės savininkas, bandantis priversti klientus apmokėti sąskaitas. Naudokite tokias frazes kaip: „Dėkoju už greitą dėmesį į neapmokėtą sąskaitą“.
- Tarkime, kad rašote savo įmonės vardu. Naudokite tokias frazes: „Mes norėtume surengti susitikimą akis į akį su jumis ir mūsų žmogiškųjų išteklių vadovu“.
- Taip pat turėtumėte pasiūlyti atsakyti į visus skaitytojų klausimus ar rūpesčius. Naudokite tokias frazes kaip: „Aš mielai atsakyčiau į visus klausimus ar rūpesčius, susijusius su jūsų atsiskaitymu“arba: „Ar norėtumėte, kad mes suteiktume jums daugiau informacijos apie šią programą?“
Žingsnis 6. Apibendrinkite laišką
Pridėkite raginimą veikti savo ar skaitytojo. Šis prašymas gali būti mokėjimo prašymas iki tam tikros datos arba pastaba apie oficialaus susitikimo su skaitytoju pradžią.
- Pridėkite sakinį, kad ateityje susisiektumėte su laiško gavėju. - Lauksiu jūsų kitos savaitės biudžeto susitikime. Arba „Nekantrauju toliau su jumis apie tai diskutuoti, kai lankotės mūsų būstinėje“.
- Įrašykite visus dokumentus, kuriuos pridėjote prie savo laiško. Pridėkite tokias frazes kaip „Pridėtos neapmokėtos sąskaitos“arba „Pridėta mūsų erdvės plėtimo programos kopija“.
- Užbaikite raidę baigiamąja fraze. Klientui ar klientui naudokite „Pagarbiai“arba „Nuoširdžiai“.
- Naudokite „Sveikinimai“oficialiems laiškams žmonėms, kurių visai nepažįstate.
- Tiesiog rašykite „Sveikinimai“arba „Nuoširdžiai“, jei rašote gerai pažįstamam asmeniui arba turite darbo santykių.
Žingsnis 7. Pataisykite raidę
Visas kruopštus formatavimas ir rašymas eina veltui, jei laiškas užpildytas rašybos klaidomis!
- Ieškokite kiekvieno sakinio, kuriame naudojamas pasyvus balsas, ir pabandykite pakeisti sakinį į aktyvų sakinį.
- Atkreipkite dėmesį į bet kokius sakinius, kurie yra per ilgi arba neaiškūs ir tiesioginiai. Verslo laiškuose paprastai geriau yra mažiau, todėl, jei įmanoma, sumažinkite sakinio ilgį.
