Verslo ataskaitos yra viena iš efektyviausių komunikacijos priemonių šiandieniniame verslo pasaulyje. Verslo ataskaitų nauda yra daug. Įmonės ar asmenys gali naudoti verslo ataskaitas svarbiems sprendimams priimti. Jei norite parašyti gerą verslo ataskaitą, išmokite ir supraskite ataskaitos rašymo tikslą.
Žingsnis
1 dalis iš 2: nuspręskite, kokio tipo verslo ataskaitą norite parašyti
Žingsnis 1. Naudokite verslo ataskaitas idėjoms perteikti
Ši ataskaita vadinama „pagrindimo/rekomendacijų ataskaita“. Šią ataskaitą galite naudoti norėdami pasidalyti idėjomis su savo vadovu ar direktoriumi. Paprastai turėsite parengti ataskaitos santrauką ir turinį. Santrauka yra idėjų perteikimo priemonė. Kūne yra informacijos apie naudą, išlaidas, riziką ir kitą informaciją, susijusią su jūsų idėja.
Pavyzdžiui, norite nusipirkti spausdintuvą savo skyriui. Norėdami įtikinti vadovą, kad spausdintuvas tikrai reikalingas, paruoškite pagrindimo/rekomendacijos ataskaitą, kad oficialiai pateiktumėte spausdintuvo pirkimo užklausą vadovybei
Žingsnis 2. Pateikite su verslo galimybe susijusią riziką
„Tyrimo ataskaitos“padeda sprendimų priėmėjams apsvarstyti riziką, su kuria reikia susidurti, kai jie nori imtis tam tikrų veiksmų, kad vadovybė galėtų numatyti nenumatytą poveikį. Šią ataskaitą sudaro įvadas, tekstas ir išvada. Įžangoje yra svarbi informacija apie tiriamą problemą. Įstaigoje yra faktų ir tyrimo rezultatų paaiškinimas. Išvadoje pateikiama ataskaitos santrauka.
Pavyzdžiui, farmacijos kompanija X nori bendradarbiauti su farmacijos kompanija Y, kuri susiduria su problema. Bendrovė X nenori bendradarbiauti su įmonėmis, kurios šiuo metu turi finansinių problemų. Todėl bendrovė X ieško išsamios informacijos apie įmonę Y, o po to parengia tyrimo ataskaitą, kad aptartų bendrovės Y finansinius duomenis su finansų direktoriumi
3 žingsnis. Pateikite informaciją apie atitiktį vyriausybės agentūroms
Ši ataskaita, paprastai vadinama „atitikties ataskaita“, yra naudinga parodant įmonių atskaitomybę, įrodant vyriausybinėms agentūroms (miestui, provincijai, centriniam ir kt.), Kad vadovybė dirba pagal galiojančius įstatymus ir kitus teisės aktus ir tvarko finansus pagal procedūras.. Šią ataskaitą sudaro įvadas, tekstas ir išvada. Pratarmėje pateikiamas pagrindinių pranešime aptariamų temų paaiškinimas. Bagažinėje yra duomenų, faktų ir kitos informacijos, kurią turi žinoti vyriausybinės agentūros. Išvadoje pateikiama ataskaitos santrauka.
Pavyzdžiui, vyriausybinės draudimo bendrovės direktorių valdyba turi pateikti finansų ministrui, kad bendrovės valdymas vykdomas pagal 2019 m. Galiojančius įstatymus ir kitus teisės aktus. Tam direktorių valdyba rengia metinį atitikties ataskaita, kurioje pristatoma įmonės veikla per 2019 m
4 žingsnis. Pateikite siūlomos idėjos ar projekto įgyvendinamumą
Ataskaita, kurioje pateikiamas paaiškinimas, siekiant nustatyti, ar idėja priimta, ar atmesta, vadinama „galimybių ataskaita“. Šią ataskaitą sudaro santrauka ir turinys. Santraukoje pateikiamos idėjos, o kūnas apibūdina naudą, galimas problemas, išlaidas ir kitus su siūloma idėja susijusius klausimus. Vadovybė gali pasinaudoti galimybių ataskaita ir atsakyti į šiuos klausimus:
- Ar šis projektas gali būti įvykdytas iš finansinio biudžeto?
- Ar šis projektas pelningas?
- Ar šį projektą galima užbaigti pagal iš anksto nustatytą grafiką?
5 žingsnis. Pateikite tyrimo metu gautus tyrimo rezultatus
„Tyrimo ataskaitoje“pateikiami labai konkretaus klausimo ar problemos išsamaus tyrimo rezultatai. Šią ataskaitą sudaro santrauka (santrauka), pratarmė, naudojami metodai, tyrimo rezultatai, išvados ir pasiūlymai. Rengdami ataskaitą turite pranešti apie tyrimų, kurie naudojami kaip nuorodos, rezultatus.
Pavyzdžiui, vadovybė nori atlikti tyrimą, kuriame dalyvautų visas personalas, kad nuspręstų, ar būtina uždrausti darbuotojams rūkyti įmonės valgykloje. Tyrimą atlikęs asmuo parašys ataskaitą apie tyrimo rezultatus
Žingsnis 6. Padėkite bendrovei tobulinti savo politiką, produktus ar procedūras nuolat prižiūrint
Tada paruoškite „periodinę ataskaitą“, kuri rašoma kas tam tikrą laikotarpį, pavyzdžiui, kas savaitę, kas mėnesį, kas ketvirtį ir pan. Šioje ataskaitoje pateikiamas įmonės efektyvumo lygis, pelnas/nuostolis ir kiti tam tikro laikotarpio duomenys.
Pavyzdžiui, vaistinės savininkas paprašys savo pardavėjo pateikti mėnesio pardavimo ataskaitą kas trečią kito mėnesio mėnesį
7 žingsnis. Pateikite ataskaitą tam tikrų situacijų atveju
Priešingai nei periodinės ataskaitos, „situacinės ataskaitos“yra rašomos tam tikriems poreikiams, pavyzdžiui, paprasčiausiai teikiant informaciją susitikimuose ar pranešant apie pastangas susidoroti su stichinėmis nelaimėmis. Šią ataskaitą sudaro įvadas, tekstas ir išvada. Įvade paaiškinami įvykiai, apie kuriuos pranešta, ir pateikiama trumpa ataskaitos tekste aptartų problemų apžvalga. Pabaigoje paaiškinkite, kokie sprendimai buvo ir bus atlikti.
Pavyzdžiui, gubernatorius prašo mero pateikti situacijos ataskaitą, kai uraganas įvyksta jo atsakomybės zonoje
Žingsnis 8. Pateikite keletą problemos sprendimo būdų
„Etaloninėje ataskaitoje“pateikiami keli sprendimų sprendimo būdai. Pagal paskirtį autorius rekomenduoja keletą veiksmų, kurių reikia imtis. Šią ataskaitą sudaro įvadas, tekstas ir išvada. Įžangoje paaiškinamas ataskaitos rašymo tikslas. Liemuo išreiškia susidariusią situaciją ar problemą kartu su keliais sprendimo variantais. Išvada parodo geriausią sprendimą.
Pavyzdžiui, automobilių kompanija nori Azijoje pastatyti gamyklą. Rašydami etaloninę ataskaitą, nurodykite daugiausia 3 šalis pagal įmonės poreikius ir išvadoje pasiūlykite geriausią vietą
2 dalis iš 2: Verslo ataskaitos rašymas
1 žingsnis. Nustatykite ataskaitos rašymo tikslą ir suformatuokite ataskaitą
Paklauskite savęs, kodėl norite rašyti verslo ataskaitą. Pasirinkite ataskaitos tipą aukščiau pateiktame sąraše pagal siekiamus tikslus.
- Nepriklausomai nuo priežasties, būtinai nusistatykite trumpus ir aiškius tikslus. Ataskaitų skaitytojai susipainioja, jei tikslai yra suformuluoti taip ilgai, kad abejojama ataskaitos patikimumu.
- Pavyzdžiui, jūsų skyriui reikia papildomų reklamos lėšų. Rašydami ataskaitą sutelkite dėmesį į šiuo metu turimą reklaminio biudžeto biudžetą ir pateikite veiksmingą darbo planą, kad kuo geriau išnaudotumėte papildomas lėšas.
Žingsnis 2. Apsvarstykite auditoriją, kuri skaitys pranešimą
Ataskaitų skaitytojai gali būti iš įmonės (ne darbuotojų) arba iš įmonės. Rašydami pranešimą, pagalvokite, kaip gerai skaitytojas supranta aptariamą problemą ar turi informacijos. Taip pat pagalvokite, kokia naudinga ataskaitoje pateikta informacija bus skaitytojui.
- Kas skaitys ataskaitą, finansinis aspektas visada yra pagrindinis vadovybės ar klientų prioritetas.
- Pavyzdžiui, savo skyriuje norite įgyvendinti darbo pasidalijimo programą. Norėdami tai padaryti, turėsite parašyti verslo ataskaitą, kurią perskaitys personalo direktorius, operacijų direktorius ir generalinis direktorius. Apsvarstykite galimybę, kad jie jau žino apie programą, kad galėtumėte ataskaitoje pateikti atitinkamos informacijos. Jei vadovybė niekada neaptarė darbo pasidalijimo programos, jūsų ataskaita yra informatyvi ir naudinga. Jei įmonė jau suplanavo šią programą, jūsų ataskaita bus neveiksminga ir mažiau įtikinama.
Žingsnis 3. Nustatykite, ko reikia išmokti
Sunkiausias žingsnis rengiant verslo ataskaitą yra ne rašymas. Padaryti išvadas ir surinkti patvirtinamuosius duomenis yra sunkiausia. Turėsite turėti įvairių įgūdžių, pavyzdžiui, rinkti duomenis ir analizuoti rinką. Ką jums ir vadovybei reikia žinoti, kad galėtumėte priimti pagrįstus sprendimus jūsų ataskaitoje aptariamomis temomis?
Žingsnis 4. Surinkite svarbius duomenis, kad parašytumėte ataskaitą
Įsitikinkite, kad jūsų pateikti patvirtinamieji duomenys yra tyrimo rezultatas. Priešingu atveju galite prarasti patikimumą. Duomenų rinkimą taip pat lemia ataskaitos, kurią reikia rašyti, tipas. Įsitikinkite, kad naudojate duomenis, kurie yra tikslūs ir susiję su ataskaitos rašymo tikslu.
- Duomenys iš vidinių šaltinių paprastai renkami greičiau. Pavyzdžiui, produktų pardavimo duomenų galima paprašyti pardavimo skyriuje telefonu. Taigi duomenys nedelsiant gaunami ir įtraukiami į ataskaitą.
- Iš įmonės galima gauti išorinių duomenų. Jei kiti departamentai surinko ir išanalizavo vartotojų duomenis, paprašykite jų, kad jums nereikėtų atlikti savo tyrimų. Reikalingi duomenys turi būti pritaikyti verslo sričiai, tačiau verslo ataskaitų rengėjams paprastai nereikia pirmiausia atlikti tyrimų.
- Pavyzdžiui, jei norite parašyti pagrindimo/rekomendacijos ataskaitą, atlikite tam tikrus tyrimus, kad sužinotumėte pateiktų idėjų naudą, ir tada įtraukite tyrimo rezultatus į ataskaitą.
5 žingsnis. Prieš rašydami nuspręskite, kaip sudaryti ataskaitą
Šiam sprendimui įtakos turi ataskaitos rašymo tikslas. Pavyzdžiui, kaip parengti atitikties ataskaitą ir galimybių ataskaitą. Pradėkite rašyti, kai suprasite, kaip sudaryti ataskaitą.
- Rūšiuokite pagalbinius duomenis į kelias grupes. Verslo ataskaitose paprastai yra daug duomenų ir informacijos. Duomenų suskirstymas į grupes yra raktas į sėkmingą verslo ataskaitos rašymą. Pavyzdžiui, pateikite pardavimo duomenis atskirai nuo klientų duomenų ir įtraukite kiekvieno duomenų santraukos pavadinimą.
- Sudarykite ataskaitas rūšiuodami pakartotinius duomenis pagal pavadinimą, kad juos būtų lengva skaityti ir suprasti. Taigi pateikti duomenys gali patvirtinti pagrindinį ataskaitos rašymo tikslą.
- Kartais reikia palaukti, kol kas nors kitas analizuos arba įves duomenis. Laukdami galite apdoroti visą duomenų rinkinį.
Žingsnis 6. Padarykite išvadas ir pateikite konkrečių pasiūlymų
Būtinai padarykite logiškas išvadas naudodami ataskaitoje esančius duomenis. Remdamiesi šiomis išvadomis paaiškinkite veiksmus, kurių reikia imtis.
Po kiekvieno jūsų pasiūlyto sprendimo turi būti atliekami konkretūs, išmatuojami veiksmai. Aprašykite visus pakeitimus, susijusius su pareigybių aprašymu, tvarkaraščiu ar lėšų paskirstymu, reikalingu naujam darbo planui įgyvendinti. Įsitikinkite, kad jūsų pasiūlymus patvirtina duomenys, įrodantys, kad vadovybė gali pasiekti tikslus, įgyvendindama ataskaitoje pateiktus sprendimus
7 žingsnis. Paruoškite santrauką
Ši santrauka bus pirmasis verslo ataskaitos puslapis, tačiau parašyta pačioje pabaigoje. Santrauka yra tyrimo rezultatų ir išvadų pristatymo priemonė, leidžianti pažvelgti į ataskaitos turinį, jei kas nors neturi laiko ją perskaityti iki galo. Santrauka kaip iliustracija yra tarsi filmo anonsas arba baigiamojo darbo santrauka.
Ši ataskaita vadinama santrauka, nes užimti vadovai gali tik perskaityti šią santrauką. Pateikite svarbią informaciją viršininkams 200–300 žodžių santraukos forma. Jis galėtų skaityti toliau, jei norėtų sužinoti detales
Žingsnis 8. Naudokite infografiką, kad perduotumėte konkrečius duomenis
Kartais reikia pateikti kiekybinius duomenis naudojant diagramas ar diagramas. Pateikite duomenis įvairiomis spalvomis, kad jie taptų patrauklesni ir lengvai suprantami. Kad duomenys būtų lengviau skaitomi, naudokite taškus, nuoseklius skaičius ar lenteles. Atlikus šį veiksmą duomenų pateikimas atrodo kitaip, kad būtų parodyta jų reikšmė.
- Paprastai vaizdai daro verslo ataskaitas patrauklesnes. Ataskaitos atrodo monotoniškos, jei jose yra tik tekstas ir skaičiai. Pateikite aktualias ir naudingas infografikas, tačiau nepersistenkite.
- Rašykite informaciją puslapiuose, kuriuose beveik visas tekstas, be lentelių ar skaičių. Pilno teksto puslapiai paprastai būna nuobodūs. Svarbios informacijos santrauka gali būti pateikta langelyje.
Žingsnis 9. Išvardykite informacijos šaltinius
Atsižvelgiant į tai, kokio tipo tyrimus atliekate, gali tekti nurodyti informacijos teikėją. Verslo ataskaitoje bibliografija ar šaltinio puslapis siekia suteikti skaitytojui informacijos, jei jis nori patikrinti ar ieškoti kitų duomenų.
Naudokite teisingą formatą, kai į ataskaitas įtraukiate citatas pagal verslo tipą
Žingsnis 10. Patikrinkite ataskaitą 2 kartus
Jūs neatrodote rimtas, kai pranešate apie bet kokias rašybos ar gramatines klaidas. Šios klaidos kelia abejonių dėl jūsų tyrimo patikimumo. Be to, pateikite aiškią ir nedviprasmišką informaciją.
- Pavyzdžiui, nenaudokite sunkiai suprantamų žodžių ar per ilgų sakinių.
- Venkite įvairių pokalbių.
- Jei ataskaitų skaitytuvas užsiima tuo pačiu verslu, galite naudoti žargoną ar techninius terminus, tačiau nepersistenkite.
- Paprastai verslo ataskaitos rašomos pasyviu balsu. Ši ataskaita yra vienas pavyzdys, parodantis, kad rašymas naudojant pasyvius sakinius yra geresnis nei aktyvūs sakiniai.
- Tikrinant ataskaitas, klaidų galima nepastebėti, nes įvedėte patys. Palaikantis bendradarbis perskaitykite jūsų ataskaitą ir paprašykite atsiliepimo. Daug geriau žinoti kolegų klaidas nei viršininkų. Pasinaudokite bendraminčių įnašais, kad patobulintumėte ataskaitas, atsižvelgdami į pasiūlymus.
Žingsnis 11. Sukurkite turinį
Rašykite verslo ataskaitą pagal oficialų formatą, sukurdami turinį, kuris būtų naudingas kaip nuoroda ieškant konkretaus puslapio. Į turinį įtraukite kiekvienos ataskaitos dalies puslapių numerius, ypač santrauką ir išvadą.
Žingsnis 12. Laikas susieti ataskaitą
Geriausias būdas patobulinti ataskaitą, kurioje pateikiama visa naudinga apžvalga, yra kuo geriau ją surišti, pavyzdžiui, naudojant spiralinę vielą, rišiklius ar kartoninius viršelius. Taigi ataskaita atrodo tvarkingai ir patraukliai, kad kiti norėtų ją perskaityti iki galo.
