Turite turėti reikalų su bankais, draudimo bendrovėmis, vyriausybinėmis agentūromis, įmonių darbdaviais ar net mokyklomis. Jei taip, turite įtikinti ką nors padaryti ar padėti jums ką nors padaryti. Kaip parašyti įtikinamą ar įtikinamą laišką, duodantį rezultatų? Štai keletas pagrindinių idėjų, kurias galite panaudoti savo įtikinėjimo laiške.
Žingsnis
1 dalis iš 4: Pasiruošimas rašyti laišką
Žingsnis 1. Skatinkite geras idėjas
Prieš rašydami laišką, nurodykite, ko norite, kodėl norite, priežastis, kodėl jis turėtų būti priimtas, taip pat argumentus prieš. Pabrėždami visas turimas idėjas, galite padėti parengti laišką ir visiškai suprasti savo poziciją šia tema.
- Pradėkite nuo to: noriu įtikinti „savo skaitytojus“būti mano „tikslu“. Iškeiskite „mano skaitytojus“į tai, ką norite įtikinti, ir „mano tikslą“į tai, ką įtikinate juos daryti.
- Kai viskas bus aišku ir nedviprasmiška, paklauskite savęs: kodėl taip yra? Išvardinkite priežastis, kodėl norite, kad jūsų skaitytojai darytų tai, ko norite.
- Išsiaiškinę priežastis, surūšiuokite jas pagal tai, kuris lygis yra svarbesnis. Visas svarbias detales sudėkite į vieną stulpelį, o po to į kitą - mažiau svarbias. Tai padės susiaurinti mintis iki svarbiausių ir svarbiausių akcentų.
Žingsnis 2. Žinokite savo tikslus
Įsitikinkite, kad tiksliai žinote, ko norite ar ko jums reikia. Ką norite pasiekti? Kaip turėtų veikti ši įstaiga?
Apibrėždami tikslus, pagalvokite apie visus galimus sprendimus, kuriuos galite pasiūlyti
Žingsnis 3. Susipažinkite su savo skaitytojais
Skaitytojų analizė ir supratimas padės jums nuspręsti, kaip parašyti savo laišką. Jei įmanoma, nuspręskite, ar skaitytojas sutiks su jumis, nesutiks ar bus neutralus. Tai padės jums nuspręsti, kiek svorio priskirti kiekvienai jūsų argumento pusei.
- Pabandykite laiške rasti žmogų, į kurį galite kreiptis. Kas jie yra, kokią galią jie turi jums padėti? Ar jie tiesiog ignoruos jūsų skundą? Kaip turėtum juos pasveikinti? Ar jie užima aukštas ar funkcines pareigas? Kalbėkite pagal jų poziciją.
- Pabandykite atskleisti skaitytojų įsitikinimus ir šališkumą jūsų tema. Kokie ginčai gali kilti tarp jūsų ir jūsų skaitytojų? Kaip pagarbiai pateikti priešargumentą?
- Sužinokite, kas skaitytojams rūpi jūsų tema. Ar jie turi ribotas lėšas? Ar juos tiesiogiai veikia jūsų tema? Kiek laiko jie turi apsvarstyti jūsų dokumentą?
- Pagalvokite, kokio tipo įrodymų jūsų skaitytojams reikės argumentuodami, kad jie būtų įtikinti.
Žingsnis 4. Tyrinėkite temą
Veiksmingame įtikinėjimo laiške yra įrodymų ir faktinės informacijos, patvirtinančios šią poziciją. Būtinai apsvarstykite kelis požiūrius. Ne tik tyrinėkite savo požiūrį; Taip pat paminėkite priešingas nuomones ir jas supančius faktus.
- Savo teiginiams pagrįsti naudokite faktus, logiką, statistiką ir anekdotinius įrodymus.
- Nesakykite iš karto, kad opozicija klysta. Vietoj to, būkite pagarbūs aiškindami, kodėl jūsų pozicija yra stipresnė ir nusipelno dėmesio.
2 dalis iš 4: Laiškų formatavimas
Žingsnis 1. Naudokite bloko formatą
Verslo laiškai turi specialų formatą. Jei formatas tvarkingas ir teisingas, tai nė trupučio nepakeis skaitytojų nuomonės. Tačiau jei formatas yra neteisingas ir netvarkingas, jie jums padarys blogą įspūdį ir gali būti išmesti.
- Pradėkite naudodami dvigubo atstumo blokines pastraipas.
- Lygiuoti kiekvieną pastraipą kairėn; Kitaip tariant, neįtraukite pastraipų, kaip prozoje ar esė.
- Po kiekvienos pastraipos palikite vieną eilutės tarpą.
- Naudokite standartinį šriftą, paprastai „Times New Roman“ar „Arial“, 12 dydžio.
Žingsnis 2. Teisingai kreipkitės į firminius blankus
Pradėkite įvesdami savo adresą viršutiniame kairiajame kampe. Nerašykite savo vardo - užsirašykite tik gatvės pavadinimą, miestą, vietovę ir pašto kodą. Taip pat galite įvesti atskiroje eilutėje telefono numerį ir el. Pašto adresą. Jei gyvenate JK, adresas turi būti parašytas dešinėje. Užpildykite vieną eilutę.
- Įveskite datą. Parašykite visą datą, mėnesio pavadinimą ir metus. Užpildykite vieną eilutę.
- „2013 m. Birželio 4 d.“
- Parašykite gavėjo vardą ir adresą. Pabandykite rasti konkrečią šalį, kuriai išsiųsti laišką. Užpildykite vieną eilutę.
Žingsnis 3. Raštą pradėkite sveikindami ar sveikindami
Paprastai žodžio „brangus“pavidalu, po kurio nurodomas kreipiamasis. Įsitikinkite, kad įvedėte pavadinimą teisingai. Pavadinimas čia turi sutapti su pavadinimu, parašytu ant adreso blanko.
- Sveikindami ką nors, naudokite teisingą pavadinimą ar rangą (Pak/Madam/Dr./etc), po kurio eina pavardė. Jei nesate tikri, kaip moteris nori būti vadinama, tiesiog užsirašykite „Mis“.
- Po to visada sekite dvitaškiu.
- Užpildykite eilutę tarp pasveikinimo ir pirmos pastraipos.
- „Gerbiamas Dr. Ruda:"
Žingsnis 4. Uždarykite laišką baigiamuoju teiginiu
Rinkdamiesi baigiamąjį teiginį pagalvokite ir pagalvokite apie savo esė toną. Tokie posakiai kaip „ačiū“yra gana standartiniai, o kitos formos, pavyzdžiui, „Sveikinimai“, yra intymesnės. Nuspręskite, ar norite, kad jūsų motyvacinis laiškas būtų oficialus ar intymus. Kad ir kurį pasirinktumėte, pirmasis žodis turi būti rašomas didžiosiomis raidėmis, o kitas žodis yra paprastas. Uždarymą sekite kableliu.
- Pasirinkite žodį „Su pagarba“, jei norite, kad jis būtų formalus. „Sveikinimai“, „Sveikinimai“, „Ačiū“arba „Nuoširdžiai“yra įprastos verslo el. Laiškų baigiamosios pastabos. Nors žodžiai „Sveikinimai“, „Sveikinimai“arba „Iki pasimatymo“atrodo labiau atsipalaidavę ir intymūs.
- Prieš įvesdami savo vardą, praleiskite kitas 4 eilutes, kad paliktumėte vietos parašui.
- "Ačiū,"
3 dalis iš 4: Laiškų rašymas
1 žingsnis. Glaustas ir glaustas
Įtikinamas laiškas ar įtikinimas turėtų būti glaustas ir mandagus. Užimti žmonės retai skaito laiškus, ilgesnius nei puslapis, arba kai tonas yra griežtas. Nebūk per daug gėlėti žodžiai. Stenkitės naudoti aiškius ir tvarkingus sakinius. Nepateikite iškraipytos ir nereikalingos informacijos, įskaitant anekdotus.
- Venkite per ilgų sakinių. Būtinai naudokite tvirtus deklaratyvius sakinius. Jūsų rašymas turėtų būti glaustas, glaustas, tikslus ir lengvai skaitomas.
- Netempkite pastraipų per ilgai. Neužkimškite tiek informacijos, kad skaitytojas prarastų susidomėjimą, nukryptų nuo esminio dalyko arba jūsų mintis būtų sunku suprasti. Laikykitės svarbios informacijos ir keiskite pastraipas, kai norite perteikti naują idėją ar dalyką.
Žingsnis 2. Pirmuose sakiniuose nurodykite pagrindinį dalyką
Pradėkite nuo draugiško įžanginio sakinio, tada pereikite prie esmės. Pirmuose dviejuose sakiniuose nurodykite savo poreikį (pagrindinis laiško rašymo tikslas).
Šią pastraipą gali sudaryti tik 2–4 sakiniai
Žingsnis 3. Antroje pastraipoje pabrėžkite savo prašymo svarbą
Šioje pastraipoje apibendrinkite savo susirūpinimą, prašymą ar ieškinį. Šiame etape nepateikėte jokių konkrečių priežasčių, paramos ar pagrindinių punktų; šiame etape jūs visiškai paaiškinate savo poziciją, koncerno ar prašymo parametrus ir priežastis, kodėl tai yra pakankamai svarbu.
Nepamirškite, kad raidės tekstas būtų logiškas, mandagus ir faktinis. Venkite pernelyg emocionalios kalbos, nereikalaukite veiksmų ir nekalbėkite griežtai prieš asmenį ar įmonę, kuriai skirtas laiškas, arba opoziciją
Žingsnis 4. Paremkite savo paraišką kitoje pastraipoje
Kitos kelios pastraipos turėtų pagrįsti jūsų poziciją, pateikdamos pagrindą ir išsamią informaciją. Įsitikinkite, kad ši informacija yra logiška, faktinė, pagrįsta, praktiška ir teisėta. Neparemkite savo prašymo vien asmeninėmis emocijomis, įsitikinimais ar norais. Nevarginkite skaitytojo ilgomis istorijomis; greitai ir tiksliai prieiti prie reikalo. Norėdami pasiekti šį tikslą, galite naudoti keletą skirtingų strategijų:
- Pateikite statistikos ir faktų fragmentus, kad pritrauktumėte skaitytojų užuojautą ir logiką. Įsitikinkite, kad statistika ir faktai yra iš patikimų ir gerbiamų šaltinių, o jūs taip pat naudojate duomenis nuoširdžiai, neišskirdami jų iš konteksto.
- Pasiūlykite citatų iš ekspertų, kurie palaiko jūsų poziciją arba paneigia opoziciją. Šie ekspertai turi būti gerbiami savo srities veikėjai ir iš tikrųjų turėti atitinkamą kvalifikaciją, kad galėtų pareikšti nuomonę aptariama tema.
- Pateikite priežastis, kodėl jūsų prašymas turėtų būti patenkintas. Priversti žmones daryti tai, ko norite, nėra veiksminga įtikinimo technika, tačiau jei paaiškinsite, kodėl manote, kad kažką reikia padaryti, tai gali padėti pakeisti jų nuomonę. Paaiškinkite esamą situaciją ir kodėl ji turėtų keistis.
- Pateikite išsamią informaciją, specifikacijas ir savo pozicijos bei paraiškos apribojimus. Aptarkite anksčiau dėtas pastangas, susijusias su paraiška, ir net jei jos nėra arba jos nėra imtasi.
- Pateikite liudijimų, susijusių su jūsų padėtimi, pavyzdžių. Pagalvokite apie kitus įrodymus, kodėl jūsų pozicija yra svarbi.
- Nepamirškite apriboti to, ką galite ir norite įtraukti į pastraipą. Išsiaiškinkite savo mintis ir situaciją. Nepersistenkite per daug detalių, bet įtraukite visus svarbius dalykus. Pasirinkite tik aktualiausią statistiką, ekspertus ir liudijimus.
5 žingsnis. Kvieskite opoziciją
Vienas iš efektyviausių įtikinimo ar įtikinimo būdų yra kreipimasis į opoziciją. Jūs turite sugebėti nuspėti bet kokius skaitytojų prieštaravimus, prieštaravimus ar klausimus, kad galėtumėte į juos atsakyti laiške. Raskite bendrą kalbą su opozicija arba tvirtai palaikykite savo poziciją.
- Įsitikinkite, kad viešai pripažįstate savo pozicijos ir opozicijos skirtumus. Neslėpkite to, nes tai susilpnins jūsų argumentus. Pabrėžkite bendras opozicijos vertybes, patirtį ir problemas.
- Venkite kaltinančių teiginių. Tai padarys laišką pernelyg emocionaliu ir susilpnins jūsų loginį patrauklumą. Pernelyg neigiamas ir kaltinamas požiūris taip pat neleis opozicijai sutikti su jūsų nuomone.
Žingsnis 6. Uždarykite laišką dar kartą patvirtindami savo paraišką
Laiško pabaigoje pakartokite savo prašymą ar nuomonę. Šioje pastraipoje pateikiamas sprendimas arba prašoma imtis veiksmų. Pasakykite skaitytojui, kad tęsite šią korespondenciją telefonu, el. Paštu arba asmeniškai.
- Laišką užbaigkite tvirtu sakiniu, kuris padės įtikinti skaitytoją pasisakyti jūsų pusėje arba bent jau aiškiau pamatyti savo požiūriu.
- Siūlykite savo sprendimus ar pagalbą. Sutikite kompromisą arba susitikite viduryje. Parodykite, kad padarėte situaciją arba esate pasirengęs ją išspręsti.
4 dalis iš 4: Paskutiniai prisilietimai
Žingsnis 1. Patikrinkite, ar nėra klaidų
Gramatikos, tarimo ir žodžių rašybos klaidos paliks blogą įspūdį. Norite, kad skaitytojas sutelktų dėmesį į jūsų idėją ir prašymą, o ne į klaidą. Prieš išsiunčiant laišką, keletą kartų perskaitykite jį. Perskaitykite jį garsiai, kad išgirstumėte, kaip tai skamba.
Jei reikia, paprašykite, kad kas nors patikrintų, ar nėra rašybos klaidų (arba naudokite programinės įrangos rašybos tikrinimo funkciją)
Žingsnis 2. Įdėkite savo parašą
Jei norite siųsti laiškus paštu į el. Paštą, turėsite pasirašyti. Jis suasmenina ir patvirtina jūsų laišką.
3 žingsnis. Jei reikia, pateikite savo oficialaus laiško kopijas kitoms pagrindinėms šalims
Jei kas nors iš tikslinės įmonės ar organizacijos taip pat turėtų perskaityti jūsų laišką, pateikite jam kopiją. Tai reiškia, kad reikia atspausdinti ir išsiųsti daugiau nei vieną laišką su originaliais parašais.
Žingsnis 4. Pasilikite kopiją sau
Visada saugokite savo laiškų kopijas ir užsirašykite asmenines pastabas, kartu su užrašais, kada ir kam laiškas buvo išsiųstas. Užsirašykite tolesnius veiksmus, kuriuos atlikote tol, kol problema buvo išspręsta.
Patarimai
- Laikykitės temos. Būkite atsargūs ir nepridėkite atsitiktinės informacijos, nesusijusios su jūsų aptariama problema. Laikykitės svarbių faktų ir laikykitės paprastumo. Naudokite šiuos faktus, kad būtų aiškiau.
- Naudokite pastraipos viduryje esančius taškus tik tuo atveju, jei esate visiškai tikri ir aiškūs apie veiksmus, veiksmus ar rekomendacijas.
- Pritaikykite savo taškus pagal įmonės ar tikslinės organizacijos tipą. Ne pelno institucijos mąsto kitaip nei didelės įmonės.
- Rašykite standartine rašytine Indonezijos forma. Tai nėra teksto žinutės ar socialinė žiniasklaida; bet oficialus laiškas. Naudodami santrumpas, žargoną ir šypsenėles galite nekreipti dėmesio.
- Negalima elgtis su savo skaitytojais taip, tarsi jie jums ką nors skolingi, o tada jaučiatės turintys teisę kreiptis į teismą. Nuraminkite juos, išlaikydami draugišką ir profesionalų laiško toną.
