Jei kuriam laikui turite išeiti iš biuro arba planuojate atostogauti, galbūt norėsite leisti žmonėms atsiųsti el. Laišką, kad esate toli. Jei turite „Exchange“paskyrą, „Outlook“turi integruotas funkcijas. Jei neturite „Exchange“paskyros, vis tiek galite automatiškai atsakyti į el. Laiškus sukurdami kelias taisykles. Vadovaukitės šiuo vadovu, kad nustatytumėte automatinius atsakymus, nesvarbu, ar turite „Exchange“paskyrą, ar ne.
Žingsnis
1 metodas iš 4: „Outlook 2010/2013“
1 veiksmas. Įgalinkite automatinius atsakymus
Pasirinkite „Exchange“aplanką. Pranešimų parduotuvėje pasirinkite aplanką. Norėdami pamatyti automatinių atsakymų parinktį, turite pasirinkti „Exchange“aplanką. Atidarykite meniu Automatiniai atsakymai (ne biure). Šį meniu rasite spustelėję skirtuką Failas, tada pasirinkę skirtuką Informacija.
2 veiksmas. Konfigūruokite savo atsakymą
Meniu Automatiniai atsakymai pažymėkite langelį Siųsti automatinius atsakymus. Galite nustatyti aktyvų asistento laiką pažymėdami laukelį ir nustatydami laiko ir dienų seką.
Žingsnis 3. Parašykite savo atsakymą
Laiškus, išsiųstus iš jūsų mainų serverio, naudokite skirtuke „Mano organizacija“. Norėdami atsakyti į el. Laiškus, gautus iš kitų žmonių, naudokite skirtuką Ne mano organizacija. Kai būsite patenkinti savo atsakymu, spustelėkite Gerai.
Žingsnis 4. Išjunkite automatinius atsakymus
Jei nustatysite automatinio atsakymo dienų seką, asistentas automatiškai pasibaigs, kai pasibaigs dienų seka. Jei nenustatysite dienų sekos, ji tęsis tol, kol atidarysite meniu Automatiniai atsakymai ir pasirinksite „Nesiųsti automatinių atsakymų“.
2 metodas iš 4: „Outlook 2007“
1 veiksmas. Suaktyvinkite „Office Assistant“
Spustelėkite skirtuką Įrankiai. Meniu Įrankiai pasirinkite Asistentas ne biure. Pažymėkite langelį „Siųsti ne biuro automatinius atsakymus“. Galite nustatyti aktyvų asistento laiką pažymėdami laukelį ir nustatydami laiko ir dienų seką.
Žingsnis 2. Parašykite savo atsakymą
Laiškus, išsiųstus iš jūsų mainų serverio, naudokite skirtuke „Mano organizacija“. Norėdami atsakyti į el. Laiškus, gautus iš kitų žmonių, naudokite skirtuką Ne mano organizacija. Kai būsite patenkinti savo atsakymu, spustelėkite Gerai.
Žingsnis 3. Išjunkite asistentą iš darbo
Jei nustatysite automatinio atsakymo dienų seką, asistentas automatiškai baigsis, kai pasibaigs dienų seka. Jei nenustatysite dienų sekos, ji tęsis tol, kol atidarysite automatinių atsakymų meniu ir pasirinksite „Nesiųsti automatinių atsakymų“.
3 metodas iš 4: „Outlook 2003“
1 veiksmas. Suaktyvinkite „Office Assistant“
Meniu Įrankiai pasirinkite Asistentas ne biure. Pažymėkite langelį „Aš šiuo metu ne biure“.
Žingsnis 2. Parašykite savo atsakymą
Laukelyje „Automatinis atsakymas tik vieną kartą kiekvienam siuntėjui su šiuo tekstu:“įveskite atsakymą, kurį norite naudoti kaip atsakymą el. Paštu.
Žingsnis 3. Pridėkite taisykles
Prie Padėjėjo galite pridėti taisyklių, pvz., Persiųsti pranešimus iš tam tikrų siuntėjų kitiems gavėjams. Spustelėkite mygtuką Pridėti taisyklę…, kad sukonfigūruotumėte apibrėžtą taisyklę. Pavyzdžiui, galite sukurti taisyklę, kuri persiųs konkretaus kliento el. Laiškus jūsų kolegoms, kad svarbūs el. Laiškai nebūtų praleisti, kai esate išvykę.
Žingsnis 4. Išjunkite asistentą iš darbo
Asistentas iš biuro tęsis tol, kol neatidarysite automatinių atsakymų meniu ir nepasirinksite „Nesiųsti automatinių atsakymų ne biure“.
4 metodas iš 4: automatinių atsakymų siuntimas be „Exchange“paskyros
Žingsnis 1. Sukurkite šabloną
Be „Exchange“paskyros parinktis Automatinis atsakymas nepasiekiama. Tačiau vis tiek galima nustatyti automatinius atsakymus naudojant šabloną ir kai kurias taisykles. Pradėkite nuo naujo el. Tai bus jūsų automatinio atsakymo šablonas.
- Pasirinkite temą, kuri trumpai apibūdina situaciją. Pavyzdžiui, „Ne biure iki“. Taip pat į temą galite įrašyti žodžius „automatinis atsakymas“, kad gavėjai iškart žinotų, kad tai, ką jie gauna, yra automatinis atsakymas.
- Parašykite trumpą žinutę. Laiško tekste parašykite bendrą pranešimą, kuris gali būti pritaikytas visiems, kurie jį gauna. Pasakykite gavėjui, kaip su jumis susisiekti, arba kam nors kitam, su kuriuo jie gali susisiekti.
Žingsnis 2. Išsaugokite savo šabloną
Kai būsite patenkinti pranešimu, spustelėkite Išsaugoti kaip … Išskleidžiamajame meniu „Išsaugoti kaip tipą“pasirinkite „Outlook“šablonas. Tai išsaugos failą kaip šabloną, įkeliamą į „Outlook“.
Žingsnis 3. Sukurkite taisyklę
Kad automatinis atsakymas veiktų tinkamai, turėsite apibrėžti kai kurias proceso automatizavimo taisykles. „Office 2003/2007“spustelėkite meniu Įrankiai ir pasirinkite Taisyklės ir įspėjimai. „Office 2010/2013“spustelėkite skirtuką Failas, pasirinkite Informacija, tada spustelėkite Taisyklės ir įspėjimai. Bus atidarytas el. Pašto taisyklių meniu.
- Spustelėkite mygtuką Nauja taisyklė. Jūsų bus paprašyta pasirinkti šabloną. Skiltyje „Pradėti nuo tuščios taisyklės“pasirinkite „Tikrinti pranešimus, kai jie atkeliauja“. Spustelėkite Pirmyn.
- Nuspręskite, į kurią žinutę atsakyti. Jei norite atsakyti į kiekvieną gautuosiuose gautą pranešimą, pažymėkite langelį „kur mano vardas laukelyje Kam“. Galite jį susiaurinti nurodydami konkretų pristatymą ar el. Laišką su tam tikrais žodžiais el. Laiško temoje ar tekste. Pasirinkę spustelėkite Pirmyn.
- Įkelkite savo šabloną. Norėdami įkelti anksčiau sukurtą pranešimą, kitame lange pasirinkite langelį „atsakyti naudojant konkretų šabloną“. Spustelėkite nuorodą „konkretaus šablono“aprašymo laukelyje. Bus atidarytas dialogo langas, kuriame bus klausiama, kur išsaugoti šabloną. Pasirinkite „Vartotojo šablonai failų sistemoje“. Atidarykite anksčiau sukurtą pranešimą.
- Nustatykite savo išimtis. Įkėlę šabloną, galite nurodyti atvejus, jei nenorite, kad būtų siunčiamas atsakymas, pvz., Konkrečių gavėjų ar tam tikrų tipų pranešimų. Pasirinkę spustelėkite Pirmyn.
- Suteikite savo taisyklei pavadinimą. Prieš baigdami turite savo taisyklei priskirti pavadinimą. Naudokite ką nors lengvai įsimenamo, kad ateityje galėtumėte greitai išjungti taisyklę. Pažymėkite laukelį „Įjungti šią taisyklę“, kad įjungtumėte taisyklę, tada spustelėkite Baigti.
Žingsnis 4. Išjunkite taisyklę
Grįžę į darbą, galite išjungti taisyklę iš naujo atidarę meniu Taisyklės ir įspėjimai. Iš savo aktyvių taisyklių sąrašo pasirinkite taisyklę, esančią ne biure, tada spustelėkite mygtuką Ištrinti.
Patarimai
- Organizacija paprastai apibrėžiama kaip jūsų įmonė ir joje yra žmonių, kurie jūsų el. Pašto sistemoje turi „Exchange Server“paskyras.
- Pagrindiniame „Outlook“lange rodomas meniu Įrankiai. Pagrindinis langas yra tas pats langas, kuris pasirodo paleidus „Outlook“ir kuriame yra meniu Failas, Redaguoti, Rodinys, Eiti, Įrankiai, Veiksmai ir Pagalba. Lange, kurį naudojate kurdami ar peržiūrėdami elementus, pvz., El. Pašto pranešimus, kontaktus ar užduotis, nėra įrankių meniu.
- Jei pažymėsite langelį Automatinis pakartojimas žmonėms, nepriklausantiems mano organizacijai, šalia skirtuko pavadinimo bus rodomas skirtukas Išorinė mano organizacija (Įjungta).
- Kontaktas turi būti jūsų „Exchange Server“kontaktų aplanke. Jei kontaktas yra tik aplanke, kuris yra asmeninių aplankų (.pst) failo dalis, automatinio atsakymo pranešimas nebus išsiųstas.
