Failų saugojimo sistema yra vienas iš svarbių tvarkingo biuro administravimo aspektų. Nustatykite geriausią failų saugojimo sistemos sąranką, kad kiekvienas, turintis leidimą pasiekti dokumentą, nesvarbu, ar tai būtų kažkas kitas, ar jūs pats, galėtų lengvai rasti jums reikalingą dokumentą. Netinkama sistema apsunkina dokumentų tvarkymą, nes jie dažnai būna paslėpti ar pamesti, todėl darbastalio yra pilna krūvų failų.
Žingsnis
Žingsnis 1. Nustatykite failų saugojimo sistemą, kurią norite taikyti
Nesvarbu, kurią sistemą pasirinksite, įsitikinkite, kad žinote, kur išsaugoti kiekvieną dokumentą, pavyzdžiui, atitinkamai išdėstytą:
- Abėcėlė. Šią sistemą geriausia taikyti, kai failus saugo klientas, pacientas ar kliento vardas.
- Tema ar kategorija. Apskritai failų saugojimo sistema, suskirstyta pagal temą ar kategoriją, yra labai naudinga, jei tinkamai tvarkoma, tačiau gali būti labai paini, jei dokumentai nėra tvarkingai sutvarkyti.
- Skaičius arba chronologija. Ši parinktis geriausia, jei dokumentas yra serijinis arba su data, pvz., Pirkimo sąskaita faktūra ar mokėjimo kvitas.
Žingsnis 2. Failų stalčiuje nustatykite pakabinamą aplanką
Pakabinamo aplanko nereikia išimti iš stalčiaus, nes jis yra vieta, kur įdėti Manilos kartono aplanką. Šis aplankas bus įtrauktas į pakabinamą aplanką ir prireikus atsiimamas.
Žingsnis 3. Rūšiuokite dokumentus į krūvas pagal kategorijas
Kai dokumentų krūva pasiekia 3-4 cm, padalinkite juos į subkategorijas. Galima sujungti kelis krūvas plonų dokumentų ir tada apibrėžti naują kategorijos pavadinimą. Pasirinkite pavadinimą, kuris palengvins dokumentų rūšiavimą.
Žingsnis 4. Įdėkite kiekvieną krūvą į manilos kartono aplanką ir aiškiai pažymėkite
Norėdami atrodyti tvarkingiau, naudokite aplanką, kuriame yra vieta etiketėms rašyti viduryje, o ne eilėse.
Žingsnis 5. Laikykite manilos kartono aplanką kabančiame aplanke
Ploniems dokumentų krūvams saugoti galite naudoti įprastą pakabinamą aplanką. Tačiau norėdami saugoti storas dokumentų krūvas arba tas, kurios suskirstytos į subkategorijas, naudokite pakabinamą aplanką su kvadratiniu dugnu. Tokiu atveju failus galima surūšiuoti pagal pageidavimą, tačiau dažniausiai naudojama tvarka yra abėcėlės tvarka.
Žingsnis 6. Pakabinamą aplanką pažymėkite pagal etiketę, nurodytą manilos kartono aplanke
Padėkite plastikinę etiketę aplanko kairėje pusėje, nebent jums reikia įterpti aplanką į dokumentų spintelę vertikalioje padėtyje, kad aplankai būtų išdėstyti eilės tvarka iš kairės į dešinę, o ne iš priekio į galą. Tokiu atveju padėkite plastikinę etiketę dešinėje.
Žingsnis 7. Paruoškite kabančius aplankus ir atsarginius Manilos kartoninius aplankus, kad galėtumėte pridėti aplankų, jei yra dokumentų, kurių negalima sugrupuoti į etiketes
Neįkelkite į aplanką per daug ar per mažai dokumentų. Apsvarstykite, ar reikia keisti aplankų etiketes ir iš naujo rūšiuoti, nes dokumentai turi būti sugrupuoti į naujas kategorijas.
Žingsnis 8. Metų pabaigoje iš failų spintelės išimkite visus aplankus, pažymėkite naujus Manilos kartoninius aplankus pagal kategoriją ir vėl įdėkite į kabančius aplankus
Patikrinkite visus failus, kad pamatytumėte, ar jau esančiuose aplankuose yra dokumentų, kuriuos reikia sujungti, ir išsaugokite kitus dokumentus kaip archyvus.
Patarimai
Jei norite padaryti spalvotų etikečių, atsispausdinkite jas naudodami kompiuterį arba naudokite kitą metodą, kad aplankas atrodytų patrauklesnis. Tačiau kai turite atlikti pakeitimus, pvz., Pridėti naują aplanką, galite jaustis sutrikę, nes sunku pasirinkti spalvas arba jas reikia pažymėti ranka. Taigi, naudokite paprastą metodą
Įspėjimas
- Nesukurkite įvairių kategorijų dokumentams, kurių negalima sugrupuoti į tam tikras kategorijas, nes naudojant šį metodą dokumentai ir toliau kaupiasi.
- Nustačius failų saugojimo sistemą, įpratinkite reguliariai tvarkyti dokumentus. Skirkite laiko failų išsaugojimui ant savo stalo kiekvieną dieną. Nesigundykite įdėti dokumentus į didelį krepšelį, nes krepšelis greitai prisipildys ir taps nauja bylų krūva.
