Vienas iš būdų verslui išlikti konkurencingam yra pagerinti savo verslo procesus tiek veiklos, tiek finansiniu požiūriu. Tam reikia konkretaus proceso pažangos įvertinimo būdo. "To, ko negalima išmatuoti, negalima valdyti." Įmonė negali valdyti proceso, jei neturi tinkamo matavimo metodo. Todėl metrika (išmatuojama proceso informacija) naudojama duomenims rinkti prieš ir po pakeitimų įgyvendinimo. Analizuodami šias metrikas pateikiami duomenys, kurie parodo patobulinimų, kuriuos lemia proceso pakeitimai, kiekį. Norėdami pradėti, pirmiausia turėsite pasirinkti metriką, atitinkančią jūsų matuojamą procesą.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Proceso tobulinimo sistemos nustatymas
Žingsnis 1. Nustatykite, ką reikia išmatuoti
Tai yra, ką reiškia „tobulėjimas“. Ar norite proceso, kuris būtų patikimesnis, greitesnis, efektyvesnis ar geresnis už kažką kitą? Tai paaiškins jūsų projektą. Įsitikinkite, kad jūsų procesas duoda išmatuojamą rezultatą.
Pavyzdžiui, įmonė, norinti padidinti prekių pristatymo greitį, įvertins pristatymo laiką. Duomenų skaitmeninimo įmonės gali norėti išmatuoti simbolių klaidų procentą partijoje arba apdoroti produkciją
2 žingsnis. Įsitikinkite, kad jūsų projekto žodynas yra nuoseklus
Norėdami užtikrinti matavimų tikslumą ir nuoseklumą, naudokite paprastai suprantamas sąvokas. Tai užtikrina informacijos, kuria dalijamasi su kitomis šalimis iš skirtingų vietų ir įrenginių, patikimumą. Tai padės išvengti nesusipratimų ir paaiškins visų matuojamų kintamųjų apibrėžtis.
Pavyzdžiui, įmonė laiką matuoja dienomis. Kiti tos pačios įmonės filialai gali skirtingai interpretuoti žodį „vieną dieną“. Galbūt jie mano, kad tai yra 8 valandų darbo diena, o ne 24 valandos. Tokie dalykai gali sukelti nesusipratimų tarp įmonės padalinių
Žingsnis 3. Nuspręskite, kaip bus renkami duomenys
Duomenys turėtų būti renkami vienodai visoje įmonėje. Pavyzdžiui, jei vienas departamentas naudoja atsitiktinę imtį duomenims rinkti, visi departamentai turėtų sekti pavyzdžiu. Priešingu atveju duomenys nebus palyginami. Be to, matavimo vienetai taip pat turi būti vienodi. Matuojant išvestį įsitikinkite, kad naudojami matavimo vienetai yra vienodi.
Pavyzdžiui, pristatymo greitis gali būti matuojamas minutėmis ar valandomis. Konvertavimas iš vieno įrenginio į kitą yra tik laiko švaistymas
Žingsnis 4. Nustatykite skaičiavimo tikslumo standartą
Tai reiškia, kad vienas skyrius neturėtų apvalinti skaičių, kol nėra kablelių, o kitas skyrius turėtų suapvalinti iki dviejų skaitmenų po kablelio. Skaičių detalumo lygio skirtumas sugadins rezultatus. Nepamirškite, kad mažesni vienetai paprastai duoda tikslesnius rezultatus.
Pavyzdžiui, visi skyriai turi susitarti, kaip apvalinti skaičius
2 dalis iš 3: Tinkamų projekto metrikų nustatymas
1 žingsnis. Pasirinkite pirminę metriką
Pagrindinė metrika apibrėžia proceso tobulinimo rezultatus ar tikslus. Pavyzdžiui, automobilių gamintojas gali išmatuoti per valandą pagamintų automobilių skaičių. Prieš tobulinant procesą, pirmiausia imamas matavimo pagrindas. Pasibaigus projektui, procesas iš naujo matuojamas. Tada apskaičiuojamas proceso patobulinimų skaičius.
2 veiksmas. Sujunkite pagrindinę metriką su verslo metrika
Verslo metrika matuoja, kaip veiklos procesų tobulinimas pasiekia vieną iš įmonės tikslų. Pavyzdžiui, jei pagrindinė metrika yra paspartinti produktų gamybą, verslo metrika gali padidinti pelną arba sumažinti pastovias išlaidas. Tarp priežasties ir verslo metrikos yra priežasties ir pasekmės ryšys. Šis neatitikimas paaiškina priežastį, kodėl pagrindinės metrikos patobulinimai taip pat pagerina įmonės veiklą.
3 žingsnis. Apsvarstykite galimus netikėtus rezultatus
Dėl proceso tobulinimo projektų gali kilti netikėtų apkrovų. Jei pirminė metrika matuoja, ką reikėtų patobulinti, bus ir kitų metrikų, skirtų įvertinti, kas neturėtų keistis. Tolesni metrikos duomenys turėtų būti gauti prieš projektą, jo metu ir po jo. Iš daugelio galimų projekto metrikos rodiklių tik keletas daro didelę įtaką produkcijos kokybei ir į juos reikia atsižvelgti.
Pavyzdžiui, įmonė, norinti padidinti pristatymo greitį, neturėtų patirti didesnių išlaidų dėl netinkamo tvarkymo ir gaminio sugadinimo. Šiuo atveju produkto defektų dalis yra tolesnė metrika
Žingsnis 4. Apibrėžkite finansinę metriką
Taupyti pinigus nebūtinai yra pagrindinė įmonės metrika. Tačiau įmonės turi stebėti proceso patobulinimų finansinius rezultatus. Tai neturėtų būti painiojama su projekto apskaitos išlaidomis. Finansinė metrika turėtų būti priemonė, skirta analizuoti vykdomų projektų finansinę naudą. Daugelis įmonių ir toliau stebi finansinę metriką iki metų po projekto pabaigos.
Pavyzdžiui, tikimasi, kad padidėjęs gamybos laikas padidins įmonės pajamas. Bendrovė stebės pajamas kartu su kitais veiksniais, tokiais kaip pelnas, nuo pakeitimo įgyvendinimo momento ir įvertins, koks bus proceso pakeitimo poveikis
3 dalis iš 3: Duomenų rinkimas
Žingsnis 1. Išmatuokite laiką
Proceso laikas matuoja žingsnių trukmę, kol produktas ar paslauga išlieka paskutiniai. Kita laiko metrika matuoja, kiek laiko projektas sukuria pridėtinę vertę arba kiek laiko reikia atsakyti į kliento užklausą. Metrikos apskaičiavimas gali būti pristatymo laiko procentas.
Įrodyta, kad strategijos, leidžiančios sutrumpinti proceso laiką, padidina verslą. Tai gali padidinti gamybą ir greičiau pristatyti produktus ar paslaugas. Jei prekių ar paslaugų kaina ir kokybė yra tokia pati kaip konkurentų, klientai pasirinks pirkti greičiau priimamas prekes ar paslaugas. Jei apdorojimo laiką galima sutrumpinti, tikimybė gauti naujų užsakymų ir verslo bus didesnė
Žingsnis 2. Išmatuokite išlaidas
Sąnaudų metrika įvertina visas gamybos proceso išlaidas. Ši metrika taip pat matuoja veiklos sąnaudas, palyginti su gamybos lygiu. Kaina už sandorį matuoja vieno vieneto gamybos išlaidas. Sutaupytos išlaidos matuoja operacijos išlaidų sumažinimą. Darbo taupymas reiškia darbo valandų, reikalingų prekėms ar paslaugoms gaminti, sutrumpinimą.
Sąnaudų mažinimo strategija tampa svarbi, kai verslo pajamos pradeda mažėti. Pavyzdžiui, 2011 m. „Bank of America“pajamos iš skolinimo ir prekybos sumažėjo. Todėl jie sumažino darbo jėgą, kad ir toliau mokėtų akcininkams. Banko vadovai ir konsultantai nusprendė naudoti išlaidų metriką, kad nustatytų darbus, kuriuos būtų galima nurašyti, kad sutaupytumėte pinigų nepakenkdami įmonei
Žingsnis 3. Išmatuokite kokybę
Kokybės metrika matuoja klientų pasitenkinimą. Klientų pasitenkinimo duomenis galima gauti atlikus apklausas, klientų skundus ir kitus atsiliepimus. Kokybės metrika taip pat įvertina, ar procesas prideda vertės klientui. Ši metrika taip pat atsižvelgia į klaidų ir pakartotinio apdorojimo dažnumą. Klaidų procentas bus matomas gaminio defektų lygyje. Užbaigimo procentas ir tikslumo lygis matuoja procesų be defektų dažnumą.
- Sveikatos priežiūros pramonė labai priklauso nuo kokybės rodiklių. Kokybės gerinimas turi būti pagrįstas duomenimis. Analitikai žiūri į finansinius ir klinikinius duomenis, kad nustatytų sveikatos priežiūros paslaugų teikimo skirtumus. Paslaugų teikimo procesas yra suskaidytas, o tada ieškoma švaistomų ar nereikalingų sričių, kad būtų sukurtas procesas, užtikrinantis aukštos kokybės rezultatus. Sąnaudų mažinimas nesukuria pridėtinės vertės, jei negali pagerinti ar išlaikyti tam tikro kokybės lygio.
- Svarbiausia pagerinti kokybę yra efektyvumo didinimas nesumažinant efektyvumo. Efektyvumas reiškia išteklių, reikalingų produktui ar paslaugai pristatyti, kiekį. Efektyvumas reiškia, kaip gerai pasiekiami produkto ar paslaugos tikslai.
Žingsnis 4. Išmatuokite produkciją
Išvesties metrika matuoja per tam tikrą laikotarpį suteikto produkto ar paslaugos kiekį. Gamybos tikslai turi būti suderinti su klientų poreikiais. Išvesties metrika taip pat atsižvelgia į atsilikimą ir atsargų perteklių (abiejų suma turėtų būti minimali). Galiausiai vertinamas nebaigtas darbas, siekiant nustatyti vykstančių produktų ar paslaugų skaičių.
Viena strategija gamybos apimčiai padidinti yra standartizuotas darbas. Pavyzdžiui, automobilių pramonėje automobilių gamintojai turi standartinius automobilių montavimo metodus. Gamintojai gali nustatyti gamybos proceso standartus, kad padidintų produkciją. Metrika gali padėti analizuoti, kaip procesas pagerina rezultatus. Procesas laikomas sėkmingu, jei produktas pagamintas per tam tikrą laiką, o vis daugiau standartizuoto proceso
Žingsnis 5. Išmatuokite proceso sudėtingumą
Ši metrika matuoja, kiek gamybos proceso etapų reikia įveikti. Ši metrika taip pat rodo proceso sulėtėjimo dažnį dėl pasikeitusios rankos ar užklausų dėl vadovo patvirtinimo. Proceso žingsnių skaičius skaičiuojamas kartu su pridėtinės vertės kūrimo etapais. Šie veiksmai daro produktą ar paslaugą vertingesnę. Metrika taip pat matuoja produkto grąžinimo dažnumą taisant defektus.
