Verslo procesas yra sistema, kurią įmonė naudoja siekdama savo tikslų. Šis procesas taip pat gali būti aiškinamas kaip veiksmai, kurių imtasi siekiant sukurti vertę klientams. Vadovai analizuoja verslo procesus, kad įvertintų, kaip jie gerai veikia. Vadovas pirmiausia analizuoja šiuo metu vykstančius procesus. Po to vadovybė gali nustatyti pakeitimus, kad pagerintų esamus procesus. Procesų patobulinimai gali padėti įmonėms sutaupyti laiko, sumažinti išlaidas arba sukurti klientams tinkamesnius produktus.
Žingsnis
1 dalis iš 2: Verslo procesų kūrimo nustatymas
1 žingsnis. Apibrėžkite verslo procesus
Verslo procesai reiškia veiklą, kurią darbuotojai atlieka kasdien, siekdami organizacinių tikslų. Šis procesas atspindi įmonės veiksmus siekiant tam tikrų tikslų. Verslo procesas turi apimti visus proceso variantus ar išimtis. Norėdami suprasti, kaip analizuoti verslo procesą, turite apsvarstyti, kaip kuriamas verslo procesas.
- Apsvarstykite užduoties apimtį. Pavyzdžiui, atnaujinate procesą, naudojamą siųsti sąskaitas faktūras klientams. Užduoties apimtis nurodo, kokia plati turi būti vykdoma užduotis. Šiuo atveju tarkime, kad taikymo sritis apima visas klientui išsiųstas sąskaitas faktūras. Jūs nustatote, kad per mėnesį klientams vidutiniškai išsiunčiama 200 sąskaitų faktūrų.
- Nurodykite norimą rezultatą. Pagalvokite, ką šis procesas bando pasiekti. Tokiu atveju norite, kad sąskaitos faktūros būtų tiksliai išsiųstos kiekvienam klientui, kai tik produktas bus išsiųstas. Pateikdami užsakymą atsiųsite fizinę sąskaitos faktūros kopiją. Taip pat elektroniniu paštu išsiųsite kiekvienam klientui elektroninę sąskaitą faktūrą.
- Išvardykite procese vykstančius papildomus procesus. Kuo konkretesnis procesas, tuo lengviau jį analizuoti ir tobulinti.
- Dokumentuokite verslo procesus. Galite dokumentuoti procesą kaip veiksmų sąrašą ir apsvarstyti galimybę juos pavaizduoti schemoje. Procesai dažnai kerta kelis padalinius didelėse organizacijose. Pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų kūrimo procesas apimtų sąskaitų išrašymo ir apskaitos skyrius.
- Apibrėžkite įvairius padalinius ar subjekto funkcijas kartu su visais įėjimais ir išėjimais. Pavyzdžiui, norint sudaryti darbo užmokesčio lapą, reikia gamybos skyriaus indėlio, kad būtų galima sužinoti dirbančių darbuotojų skaičių ir valandas, personalo skyriui - sužinoti tarifus ir atlyginimų mažinimą ir kt.
- Išvardykite visas proceso išimtis. Beveik visos verslo procedūros turės išimčių ir variantų. Pavyzdžiui, gali būti, kad tam tikri klientai gaus dideles nuolaidas. Šis klientas užsako produktus dideliais kiekiais. Suteikę didelę nuolaidą, atsiskaitymo darbuotojai atskaito sąskaitos faktūrų išrašymo programinėje įrangoje apskaičiuotą nuolaidos sumą. Didelės nuolaidos turi būti įvestos rankiniu būdu, kad būtų sukurta tiksli sąskaita faktūra.
2 žingsnis. Dokumentuokite verslo procesą ir pagalvokite, kokio tipo verslo procesą sukurti
Kelių verslo procesų atskyrimas pagal tipą padės verslo procesų analizei ir procesų tobulinimui. Jei du to paties tipo procesai, procesų atnaujinimai gali būti panašūs. Tam tikras procesas gali būti veiklos, paramos ar valdymo procesas.
- Operaciniai procesai reiškia kasdienes užduotis pristatyti produktus klientams. Sąskaitų faktūrų klientams kūrimo procesas gali būti įtrauktas į veiklos procesą. Labai svarbu išsiųsti klientams tikslias sąskaitas faktūras, kad mokėjimus būtų galima surinkti kuo greičiau.
- Palaikymo procesai reiškia jūsų įmonės veiklos palaikymo veiklą. Žmogiškųjų išteklių departamentas yra įmonės paramos srities pavyzdys. Šis skyrius padeda skyriaus vadovams apklausti ir įdarbinti naujus darbuotojus. Nors žmogiškieji ištekliai nėra tiesiogiai susiję su klientais, jie palaiko operacijų skyrių.
- Kiekvienai organizacijai reikia vadovybės, kad galėtų vykdyti bendrą įmonės verslo kryptį. Biudžeto planavimo ir vykdymo procesas yra valdymo procesas. Visos įmonės turėtų turėti oficialų biudžeto sudarymo procesą. Šis procesas turėtų apimti vadovybę aptariant įmonės biudžetą su finansų valdytoju.
Žingsnis 3. Analizuokite verslo procesus, kad surastumėte proceso neefektyvumo simptomus
Verslo procesus sudaro įėjimai (įėjimai) ir išėjimai (išėjimai). Darbo jėga, energija, medžiagos ir kapitalo įranga laikomi sąnaudomis. Įvestys yra turtas, naudojamas pajamoms ir pelnui generuoti. Kita vertus, produkcija yra fizinis produktas ar paslauga. Įėjimai patenka į procesą ir sukuria rezultatus. Norėdami išsiaiškinti šio proceso neefektyvumą, turėsite atlikti analizę.
- Jūsų procesas turi efektyviai naudoti įvestis, kad gautų rezultatus. Pavyzdžiui, jūs vadovaujate remonto dirbtuvių filialui. Jūsų indėlis yra darbas, įranga ir dalys. Jūsų produkcija yra klientų transporto priemonių remonto paslaugos.
- Ilgas remonto laikas arba darbo atsilikimas rodo proceso neefektyvumą. Problema gali kilti dėl to, kad kai kurių klientų remonto grafikas yra per arti.
- Taip pat galima pastebėti proceso neefektyvumo požymius, jei dalių pakeitimo kaina gerokai viršija biudžetą. Tokiu atveju problema gali būti būdinga pirkimo skyriui arba tiekėjo dalims.
- Remdamiesi nustatytomis problemomis, nustatykite, kuriuos procesus reikia tobulinti. Turite teikti pirmenybę keliems verslo procesams. Pasirinkite procesą, kuris daro didžiausią įtaką jūsų verslui. Pavyzdžiui, galbūt pirmiausia norėsite pataisyti vykdymo laiką. Dėl ilgo apdorojimo įmonė praras klientus. Pirmenybę teikite proceso gerinimui.
2 dalis iš 2: Verslo proceso analizė
1 žingsnis. Pasikalbėkite su pagrindiniais žmonėmis apie procesus įmonėje
Nusprendę, kad procesas turi būti patobulintas, aptarkite procesą su žmonėmis, atsakingais už jo įgyvendinimą. Skirkite laiko apklausti pagrindinius dalyvius ir paprašykite patobulinimų.
- Paklauskite apie darbuotojų veiksmus ir kodėl.
- Nustatykite įvestį, reikalingą kiekvienai užduočiai atlikti, ir kur gausite kiekvieną įvestį. Jei įmonė gamina džinsinius džinsus, turite žinoti, kas yra džinsinio audinio tiekėjas, ir kaip dažnai žaliavos siunčiamos įmonei.
- Nustatykite kiekvienos užduoties rezultatus ir kas juos gaus. Jei vadovaujate dirbtuvėms, dirbtuvių darbuotojai turėtų dokumentuoti savo darbą. Remonto personalas turi perduoti informaciją atsiskaitymo skyriui, kuris tada surašo klientui sąskaitą faktūrą.
- Paprašykite pasiūlymų, kaip pašalinti proceso neefektyvumą, kurį nustato jūsų darbuotojai.
2 žingsnis. Sukurkite kiekvieno proceso verslo schemą
Procesų schemos gali padėti apibūdinti verslo procesus. Galite naudoti proceso diskusijos dokumentus, kad sukurtumėte schemą. Šioje schemoje turėtų būti visi veiksmai, reikalingi tam tikram verslo procesui užbaigti.
- Svarbu pažymėti, kad verslo procesų schema turėtų apimti tik apibrėžtas procedūras, kurių darbuotojai turi laikytis.
- Blokines schemas galima piešti rankiniu būdu arba naudojant programinę įrangą. „Word“ir skaičiuoklių programos su žemėlapių sudarymo priemonėmis gali būti naudojamos schemoms kurti. Taip pat galite rasti specializuotos programinės įrangos, skirtos schemų kūrimui.
- Blokinės schemos yra labai naudingos priemonės, leidžiančios aiškiai matyti verslo procesus. Šis įrankis padės daug lengviau nustatyti ir ištaisyti neefektyvumą.
- Kai procesas bus pakeistas, dar kartą peržiūrėkite rezultatus ir pažiūrėkite, ar procesas patobulino jūsų lūkesčius. Jei ne, pakartokite analizės procesą ir pabandykite nustatyti sritis, kurias reikia tobulinti. Verslo procesų analizė yra nuolatinė jūsų verslo veikla.
Žingsnis 3. Surenkite smegenų šturmą, kad surastumėte proceso patobulinimus
Daugelis procesų apima daugiau nei vieną įmonės padalinį. Grupės sesijose bus nustatyti proceso neefektyvumai, kurie turi įtakos daugiau nei vienam skyriui. Šios sesijos taip pat gali patvirtinti informaciją, pateiktą asmeninių pokalbių su dalyviais metu.
- Apibendrinkite gautą informaciją ir pasidalykite ja su proceso dalyviais. Tai apima dalyvius, kurie anksčiau nebuvo ir nebuvo apklausti. Paprašykite visų atsiliepimų. Šis atsiliepimas suteiks papildomų gairių jūsų analizei.
- Informacija, gauta iš proceso dalyvių, turėtų aiškiai parodyti, kaip procesas vyksta ir kokia yra problema.
- Tarpasmeninė diskusija tampa pagrindu keisti procesą. Pakeitimai gali būti išlaidų sumažinimas, proceso ciklo laiko sutrumpinimas, proceso supaprastinimas ar klientų aptarnavimo patobulinimas.
