Jūs ką tik buvote išrinktas arba paskirtas komiteto, kurio narys esate, sekretoriumi. Saugu! Ar žinote, kaip kurti, rengti ir pateikti protokolus? Nesvarbu, ar laikysitės įstatymų leidėjo „Roberto tvarkos taisyklių“, ar protokoluosite mažiau formalioje aplinkoje, čia yra svarbių metodų.
Žingsnis
1 dalis iš 4: Pirminis pasiruošimas
1 žingsnis. Supraskite savo organizacijos susitikimų politiką
Jei tikimasi, kad sekretorius sudarys oficialų protokolą, paklauskite, ar grupė laikosi Roberto įsakymų taisyklių ar kitų gairių. Neoficialioje aplinkoje paklauskite, ką reikia įtraukti į protokolą arba kaip jie bus naudojami.
- Kaip užrašų rašytojas, jums nereikia būti susipažinusiam su visu užsakymo taisyklių puslapiu. Tačiau gauti knygos kopiją (arba pasiskolinti iš pirmininko) gali būti naudinga atsakant į konkrečius klausimus.
- Gerai supraskite savo vaidmenį. Kai kurie protokolą rengę sekretoriai posėdyje nedalyvavo, kiti protokolavo ir taip pat prisidėjo prie diskusijos. Abiem atvejais sekretorius neturėtų būti asmuo, turintis kitą pagrindinį vaidmenį, pavyzdžiui, susitikimo vadovas ar tarpininkas.
Žingsnis 2. Iš anksto paruoškite šabloną
Kiekviename posėdžio protokole bus daug tos pačios informacijos. Šablonai sukuria nuoseklų formatą, kad būtų lengviau juos peržiūrėti. Įtraukite tarpus tarp šios informacijos.
- Organizacijos pavadinimas.
- Susitikimo tipas. Ar tai yra savaitinis ar metinis susirinkimas, mažesnis komiteto posėdis ar specialiu tikslu surengtas posėdis?
- Data, laikas ir vieta. Suteikite vietos susitikimo pradžiai ir pabaigai (atidarymas ir išformavimas).
- Posėdžio pirmininko ar pirmininko pavardė ir sekretoriaus (ar jo įpėdinio) pavardė.
- „Dalyvių“ir „atsiprašymo už neatvykimą“sąrašas. Tai išgalvotas lankomumo sąrašų terminas. Atkreipkite dėmesį, ar pasiektas kvorumas (pakankamas žmonių skaičius balsavimui).
- Palikite vietos savo parašui. Kaip užrašų rašytojas, visada turėtumėte pasirašyti savo užrašus. Pagal jūsų organizacijos politiką patvirtinus protokolą gali prireikti papildomų parašų.
- Darbotvarkės knyga, jei yra. Jei pirmininkas ar susitikimo vedėjas neprašo jūsų parengti darbotvarkės, ji turėtų būti prieinama paprašius. Turėdami nuorodų darbotvarkę, galėsite organizuoti posėdžio protokolą.
Žingsnis 3. Pasiimkite su savimi nešiojamąjį ar nešiojamąjį kompiuterį
Įsitikinkite, kad viskas, ką atsinešate, jums patogu. Jei dažnai užsirašysite pastabas, pasilikite tam užrašų knygelę arba sukurkite aplanką savo kompiuteryje.
- Jei skiriate protokolą ankstesniam susitikimui, kuris nebuvo patvirtintas, pasiimkite jį su savimi.
- Nors garso įrašymo įrenginys gali padėti perrašyti minutes vėliau, jie nepakeičia minučių. Jei įrašote susitikimą, įsitikinkite, kad visi susirinkusieji sutinka ir nepasiduokite pagundai padaryti stenogramą žodžiu.
- Išmokus santrumpų, paspartinsite užrašų rašymą, tačiau norint užsirašyti nereikia rašyti kiekvieno žodžio. Tiesą sakant, turėtumėte to vengti.
- Jei jūsų prašoma viešai protokoluoti susirinkimą, naudokite OHP arba pristatymo lentą. Įsitikinkite, kad vėliau namuose galite užsirašinėti, neišblukindami rašalo, kad galėtumėte rašyti pastabas rašydami pastabas.
2 dalis iš 4: Posėdžio protokolo sudarymas
1 žingsnis. Pasidalykite dalyvių sąrašu
Kai tik visi dalyvaus, išdalinkite popieriaus lapą (daugiau didesniems susitikimams), kuriame būtų pakankamai vietos žmonėms užrašyti savo vardus ir kontaktinę informaciją. Šį dokumentą galite naudoti po susitikimo, kad užpildytumėte savo šablono dalyvių sąrašo skiltį, arba įklijuokite šį sąrašą į baigtas minutes.
Jei nesate susipažinę su daugybe žmonių, eskizuokite sėdimų vietų lentelę ir užpildykite ją, kai paprašysite visų prisistatyti. Rašydami savo protokolą, paruoškite šį diagramos lapą, kad galėtumėte, kai tik įmanoma, pavadinti žmones vardais (kaip aptarta toliau)
Žingsnis 2. Kiek įmanoma užpildykite turimus šablonus
Laukdami susirinkimo pradžios, pažymėkite organizacijos pavadinimą, susirinkimo datą ir vietą bei posėdžio tipą (savaitinis valdybos posėdis, specialus komiteto posėdis ir kt.). Prasidėjus susitikimui, atkreipkite dėmesį į pradžios laiką.
- Jei neturite šablono, pažymėkite šią informaciją savo užrašo viršuje.
- Jei susirinkimas rengiamas specialiu tikslu ar įvykiui, išsaugokite pranešimus, išsiųstus pranešti nariams. Nukopijavę turėsite įklijuoti jį į užrašą.
Žingsnis 3. Įrašykite pirmo judesio rezultatus
Dauguma oficialių susitikimų prasidės pasiūlymu patvirtinti darbotvarkę, todėl šis žingsnis bus naudojamas kaip pavyzdys. Jei susitikimas prasideda kitu judesiu, būtinai įrašykite visą svarbią informaciją:
- Tinkama pasiūlymo pradžios formuluotė yra „Aš siūlau pasiūlymą“. Paprastai tai taikoma tokiems sakiniams kaip „Siūlau patvirtinti šią darbotvarkę“.
- Pasiūlymo teikėjo (asmens, pateikiančio pasiūlymą) vardas, pavardė.
- Balsavimo rezultatai. Jei balsavimas bus sėkmingas, parašykite „pasiūlymas priimtas“. Jei nepavyksta, parašykite „pasiūlymas atmestas“.
- Jei negalite tiksliai įrašyti, ilgą rašytinį pasiūlymą galite pateikti raštu. Jei tai kartojasi, susitikimo metu paklauskite, ar pasiūlymų pateikimas šiame dokumente gali būti oficiali pasiūlymų su tam tikru žodžių skaičiumi politika.
- Jei rengiate darbotvarkę, galite būti šio pasiūlymo šalininkas ir protokolo sekretorius. Tai galima padaryti; kol būsite objektyvus, neturėtų kilti problemų įrašant savo triukus.
Žingsnis 4. Viso susitikimo metu įrašykite kitus judesius
Atidžiai klausykitės visos diskusijos, bet (jei nenurodyta kitaip!) Neįrašykite. Kai daromas naujas pasiūlymas, įrašykite atitinkamą informaciją.
- Atminkite, kad kiekviename pasiūlyme turi būti nurodyta tiksli pasiūlymo formuluotė, pasiūlymo teikėjo vardas ir balsavimo rezultatas.
- Kai kurie pasiūlymai reikalauja pasiūlymų šalininkų prieš einant balsuoti. Jei kas nors sako „aš palaikau šį pasiūlymą“ar panašius žodžius, atkreipkite dėmesį į to asmens, kaip rėmėjo, vardą.
- Jei nežinote pasiūlymo teikėjo vardo arba norite pakartoti pasiūlymą, mandagiai nutraukite posėdį. Norint pateisinti nedidelius pertraukimus, svarbu tiksliai įrašyti informaciją.
- Jei judesys ištaisytas, tiesiog pakeiskite judesio formuluotę savo pastabose. Jei pakeitimas nėra prieštaringas ir sukelia ilgas diskusijas, nereikia pažymėti, kad pakeitimas įvyko susitikimo metu.
5 žingsnis. Klausykite ataskaitos ir gaukite ataskaitos kopiją
Kai garsiai skaitomas pranešimas, naujienų biuletenis ar panašus elementas, atkreipkite dėmesį į ataskaitos pavadinimą ir jį perskaitiusį asmenį (arba jį parengusio pakomitečio pavadinimą). Jei pridedamas judesys, įrašykite jį kaip ir bet kurį kitą judesį.
- Praktiškiausia ataskaitos kopiją gauti susitikimo pabaigoje. Užsirašykite, kad po susitikimo paprašytumėte skaitytojo ar susirinkimo vadovo (pirmininko ar prezidento) kopijos. Prie kiekvieno nukopijuoto protokolo pridėsite kiekvienos ataskaitos kopiją.
- Jei kopijos nėra, užsirašykite, kur saugomas originalas. Po susitikimo gali tekti paprašyti šios informacijos.
- Jei nariai rengia žodinį pranešimą (o ne skaito iš dokumento), parašykite trumpą ir objektyvią ataskaitos santrauką. Neįtraukite pažodžiui specialių detalių ar pranešėjų citatų.
Žingsnis 6. Užrašykite atliktus ar atliktus veiksmus
Tai apima ankstesnių susitikimų užduočių „tikrinimą“ir naujus veiksmus. Ar kam nors buvo pavesta parašyti laišką? Užsirašykite jų vardus ir instrukcijas.
- Atsižvelgiant į tai, kiek oficialus jūsų susitikimas, daugelis šių veiksmų priskiriami kategorijai „pasiūlymai“. Mažiau oficialiems susitikimams gali tekti stebėti sprendimus, kurie nėra labai aiškūs.
- Įtraukite trumpą sprendimo priežastis, jei tokių yra.
Žingsnis 7. Užrašykite visus nurodymus ir sprendimus
Įvedus prieštaravimą į procedūrą, užrašykite prieštaravimą ir jo pagrindą, taip pat visą pirmininko priimtą sprendimą.
Būtinai įtraukite nuorodas į Roberto darbo tvarkos taisykles, vidines organizacines taisykles ar įmonės protokolus
Žingsnis 8. Tik paraginti įrašykite diskusijos santrauką
Oficialiai protokolai yra įrašas to, kas buvo „padaryta“, o ne tai, kas buvo pasakyta. “Tačiau įvykdykite visus jums pateiktus konkrečios organizacijos prašymus.
- Įrašinėdami diskusijas būkite kiek įmanoma objektyvesni. Įtraukite konkrečius dalykus, o ne nuomones, ir kuo mažiau naudokite būdvardžius ir prieveiksmius. Sausas, faktinis ir nuobodus rašymas yra jūsų tikslas!
- Neminėkite žmonių vardais diskusijų santraukoje. Tai ypač svarbu karštuose ginčuose, kurie gali sukelti problemų.
Žingsnis 9. Uždarykite susitikimo pabaigoje
Įrašykite susitikimo nutraukimo laiką. Nepamirškite paprašyti ataskaitos kopijos arba priminti kam nors ją atsiųsti.
Nuskaitykite savo užrašus, kad pamatytumėte, ar ką nors praleidote, ar jums reikia paaiškinimo. Jei reikia kam nors užduoti klausimą, padarykite tai dabar prieš jam išvykstant
3 dalis iš 4: Protokolų kopijavimas
Žingsnis 1. Kuo greičiau pradėkite šį procesą
Geriausia iš karto po susitikimo nukopijuoti oficialius protokolus, kol įvykiai dar švieži jūsų atmintyje.
Žingsnis 2. Susitikimo minutes įveskite kompiuteriu
Tikriausiai tai padarėte, jei susitikime naudojate nešiojamąjį kompiuterį. Išsaugokite savo užrašus ir sukurkite naują protokolą, kad galėtumėte palyginti savo užrašus ir užrašus.
Žingsnis 3. Formuokite savo pastabas į tvarkingas pastraipas
Kiekvienas naujas pasiūlymas, sprendimas ar nurodymas turi būti įtrauktas į atskirą pastraipą. Kurdami formatą patikrinkite, ar:
- Naudokite teisingą rašybą ir gramatiką. Jei reikia, naudokite rašybos tikrintuvą.
- Visoje ataskaitoje naudokite tą pačią kalbos formą. Naudokite praeities arba dabarties laiką, bet niekada nekeiskite jų tame pačiame dokumente.
- Rašykite kuo objektyviau. Jūsų nuomonė neturėtų būti daroma iš protokolo. Jūs bandote sukurti objektyvų įrašą, kurį visi galėtų naudoti.
- Naudokite paprastą ir aiškią kalbą. Neaiški kalba turėtų būti pakeista konkrečiais žodžiais. Gėlių aprašymas turėtų būti visiškai praleistas.
- Tiesiog išvardykite atliktus veiksmus, o ne diskusiją. Nebent jūsų prašoma įrašyti diskusiją, turėtumėte sutelkti dėmesį į tai, ką padaryta, ne ką sakė.
- Pateikite puslapių numerius, kad būtų lengviau rasti nuorodą.
4. Pasidalykite savo protokolo projektu su nariais
Nusiųskite kopiją kiekvienam nariui, naudodami dalyvių sąraše esančią kontaktinę informaciją. Jei neturite jų kontaktinės informacijos, susitikimo vadovas turėtų turėti galimybę su jais susisiekti.
Žingsnis 5. Pateikite savo protokolą patvirtinimui
Kitame posėdyje jūsų gali būti paprašyta garsiai perskaityti protokolą ir pateikti jį patvirtinti. Jei pasiūlymas buvo sėkmingas, pažymėkite, kad protokolas priimtas.
- Jei protokolas yra pagrįstas prieš jį priimant, įrašykite dokumento pakeitimus ir pabaigoje nurodykite, kad protokolas buvo ištaisytas. Nerašykite pataisos konkrečiai.
- Jei pateikiamas pasiūlymas ištaisyti minutes po jų gavimo, į atitinkamas minutes įtraukite tikslią pasiūlymo formuluotę ir tai, ar pasiūlymas buvo patvirtintas, ar ne.
4 dalis iš 4: Susitikimo protokolo šablonų naudojimas
1 žingsnis. Apsilankykite susitikimo šablono kaupimo svetainėje
Šis paruoštas šablonas padės sutaupyti laiko rengiant susitikimo protokolą, tuo pačiu išvengiant užrašų klaidų.
Žingsnis 2. Skirkite šiek tiek laiko šioms svetainėms ištirti
Naudokite paieškos funkciją ir tyrinėkite galimas parinktis, kad surastumėte sau tinkamiausią.
Pavyzdžiui, jei jums reikia specialaus šablono, bendro ar standartinio, naršykite svetainėje, kad rastumėte jį, atitinkantį jūsų konkrečius poreikius, tada atsisiųskite jį spustelėdami mygtuką „atsisiųsti“arba „naudoti šabloną“. Įsitikinkite, kad laikote lengvai pasiekiamoje vietoje, kad neprarastumėte
Žingsnis 3. Atidarykite šablono failą
Atsisiuntę atidarykite ZIP failą ir atidarykite jį naudodami „Microsoft Word“arba „Excel“. Norėdami gauti aukščiausios kokybės šabloną ir palengvinti naudojimą, naudokite naujausią „Microsoft Word“versiją. Naudojant naujausią versiją jūsų darbas bus paprastesnis, o jūs galėsite naudoti naujas funkcijas.
Žingsnis 4. Šablono galvutėje pridėkite įmonės logotipą ir autorių teisių ženklą
Pašalinkite pavyzdinį logotipą, tačiau būtinai perskaitykite šablono šaltinio svetainės naudojimo sąlygas. Ar nenorite susidurti su bereikalingomis teisinėmis problemomis?
Žingsnis 5. Pakeiskite pavadinimą
Pavadinimo skiltyje paryškinkite žodį „Susitikimas/grupė“, tada įveskite susitikimo protokolo pavadinimą.
Žingsnis 6. Pakeiskite temą (neprivaloma)
Kad susitikimo minutės būtų gražesnės ir profesionalesnės, apsvarstykite galimybę pakeisti spalvas arba pasirinkti iš anksto paruoštą temą. Triukas yra paprastas, ieškokite „Puslapio išdėstymas“, tada atidarykite skyrių „Spalvos ir temos“. Šiame skyriuje galite nustatyti šablono išvaizdą. Jūs netgi galite pritaikyti spalvą, kad ji atitiktų įmonės logotipo spalvą.
Žingsnis 7. Pavadinkite šablono dalis
Šabloną turėtų sudaryti keli skyriai. Jums gali prireikti daugiau ar mažiau, arba jums tiesiog nepatinka pavadinimas. Galite jį pakeisti, kad atitiktų jūsų konkrečius susitikimo poreikius.
Žingsnis 8. Išsaugokite šį šabloną savo nešiojamajame kompiuteryje, kad galėtumėte pasiimti su savimi susitikimo protokolą
Jei vis dar naudojate „Microsoft Office“, šį darbą bus lengva ir greita atlikti. Taip pat turėtumėte turėti galimybę reguliariau ir tiksliau dalyvauti susitikimuose nei anksčiau. Arba galite išspausdinti šabloną ir ranka rašyti protokolą. Tačiau įsitikinkite, kad skyriai yra pakankamai platūs, kad galėtumėte įtraukti tiek informacijos, kiek reikia.
Žingsnis 9. Patikrinkite savo šabloną
Saugu! Baigėte kurti susitikimo protokolo šabloną. Jūsų produktyvumas ir darbo tikslumas susitikimų metu turėtų gerokai pagerėti, kai turite vadovo šabloną, skirtą susitikimų pastaboms organizuoti. Kaip ir bet kuris kitas darbas, perskaitykite išsamią šablono informaciją, kad pamatytumėte, ar ko nors trūksta, ar neaišku. Įsitikinę, kad viskas teisingai, šį šabloną galima naudoti ir būsite geriau pasiruošę kitam susitikimui.
Patarimai
- Įveskite savo protokolą, kai tik pasibaigs susitikimas. Geriausia tai padaryti, kol įvykiai dar švieži jūsų atmintyje. Svarbu, kad dalyviai kuo greičiau po susitikimo gautų veiksmo elemento kopiją.
- Sėdėkite kuo arčiau susitikimo vadovo. Tai leis jums išgirsti viską ir paprašyti paaiškinimo nepakeliant balso.
- Paprašykite žmonių įrašyti savo judesius, kad jums nereikėtų įrašinėti vietoje.
- Laikykite protokolą saugioje byloje.
Nebijokite bet kada nutraukti ir paprašyti paaiškinimo.
- Užrašai yra labai svarbūs. Šie įrašai yra saugomi ir gali būti naudojami ateityje. Pavyzdžiui, kalbant apie teisinius reikalus, kieno nors reputacija gali priklausyti nuo jūsų protokolo.
- Perskaitykite Roberto tvarkos taisyklių skyrius, ypač skyrių apie sekretoriaus profesiją.
- Kai jie kalba, užsirašykite svarbius dalykus. Jei ta pati tema iškeliama du kartus, nesugrupuokite jų.
Įspėjimas
- Į protokolą neįtraukite per daug detalių. Net jei jūsų prašoma įrašyti diskusiją, būkite kuo trumpesnė ir tiesioginė. Apsiribokite tik svarbių punktų įrašymu, kitaip būsite priblokšti, užpildydami minutes nereikalinga informacija.
- Užrašų rašytojo asmeninės interpretacijos ir jausmai neturėtų būti įtraukti į pastabas.
- Jei viena susitikimo dalis patenka į advokato ir kliento konfidencialumo kategoriją, nereikia įrašykite tą dalį. Atminkite, kad „patarėjas informuoja, kad į šią diskusiją įtrauktas advokato ir kliento konfidencialumas. Ši diskusija nėra įrašyta“.
- Jei jūsų prašoma įrašyti konfidencialias diskusijas, pavyzdžiui, tarp teisininkų ir klientų, sudarykite „skirtingas“minutes ir laikykite jas atskirai nuo įprastų protokolų. Pažymėkite kaip konfidencialų ir aiškiai nurodykite, kas turi prieigą prie dokumento.
