Darbo planas yra tikslų ir procesų rinkinys, galintis padėti komandai ir (arba) asmeniui pasiekti šį tikslą. Skaitydami darbo planą, galite geriau suprasti projekto mastą. Nesvarbu, ar jie naudojami darbo vietoje, ar akademinėje aplinkoje, darbo planai padeda organizuoti projektus. Sudarydami darbo planą, jūs suskaidote procesą į mažas, lengvas užduotis ir žinote, ko norite pasiekti. Sužinokite, kaip sukurti darbo planą, kad būtumėte geriau pasiruošę kitam projektui.
Žingsnis
1 žingsnis. Nuspręskite, kam skirtas jūsų darbo planas
Yra daug priežasčių, kodėl mes rengiame darbo planą. Iš anksto nusistatykite šį tikslą, kad galėtumėte gerai pasiruošti projektui. Atminkite, kad dauguma darbo planų galioja tam tikrą laikotarpį, pavyzdžiui, 6 mėnesius ar 1 metus.
- Biure darbo planas padeda jūsų viršininkui žinoti, prie kokių projektų dirbsite per ateinančius kelis mėnesius. Jūsų vadovui šios informacijos paprastai reikia po kasmetinės veiklos peržiūros arba kai jūsų komanda dirba prie didelio projekto. Darbo planas taip pat gali būti strateginio planavimo sesijos, kurią bendrovė sudaro naujų kalendorinių ar finansinių metų pradžioje, rezultatas.
- Akademiniame pasaulyje darbo planus tinka naudoti studentai, dirbantys su dideliais projektais, arba dėstytojai, kad jie sudarytų semestro programą.
- Asmeniniams projektams darbo planas leidžia suprasti, ką ketinate daryti, kaip tai darysite ir kada planuojate jį įgyvendinti.
2 žingsnis. Parašykite įvadą ir pagrindą
Norėdami parengti profesionalų darbo planą, turėtumėte parašyti įvadą ir pagrindus. Jūsų viršininkas ar vadovas gaus reikiamą informaciją, kad suprastų darbo planą. Kita vertus, akademiniams darbo planams paprastai nereikia įžangos ir žinių.
- Įžanga turėtų būti trumpa ir įdomi. Priminkite savo viršininkui, kodėl sudarėte tokį darbo planą. Supažindinkite jį su projektu, prie kurio dirbsite tam tikrą laiką.
- Fone turėtų būti parodyta, kodėl sukūrėte darbo planą. Tai galite padaryti, pavyzdžiui, pateikdami naujausios ataskaitos išsamią informaciją ar statistiką, nurodydami problemas, kurias reikia išspręsti, arba kitas priežastis, pagrįstas įėjimais ir atsiliepimais, kuriuos gavote dirbdami su ankstesniais projektais.
Žingsnis 3. Apibrėžkite tikslus ir uždavinius
Tikslai ir tikslai yra du tarpusavyje susiję dalykai. Darbo plane abu jie lemia rezultatų pasiekimą. Skirtumas tas, kad tikslai yra bendri, o tikslai yra konkretesni.
- Tikslai yra bendras jūsų projekto vaizdas. Užsirašykite, kokių galutinių rezultatų norite iš darbo plano. Įsitikinkite, kad aprėptis yra plati. Pavyzdžiui, pasakykite, kad norite užpildyti tiriamąjį darbą arba išmokti rašyti.
- Tikslai turėtų būti konkretūs ir apčiuopiami. Kitaip tariant, atlikę tikslų sąrašą, turėtumėte sugebėti juos perbraukti. Tyrimo darbui tinkamų šaltinių paieška yra geras tikslo pavyzdys.
- Jei esami tikslai yra per daug įvairūs, galite juos suskirstyti į ilgalaikius trumpas, laikotarpis vidutinis, ir terminas ilgas. Pavyzdžiui, trumpalaikis įmonės tikslas per tris mėnesius padidinti auditoriją 30% skiriasi nuo ilgalaikio tikslo metams stiprinti prekės ženklo matomumą socialinėje žiniasklaidoje.
- Taikiniai paprastai rašomi aktyviais sakiniais, naudojant veiksmažodžius su konkrečiomis reikšmėmis. Pavyzdžiui, „planuoti“, „rašyti“, „tobulinti“ir „matuoti“. Venkite neaiškių reikšmių veiksmažodžių, tokių kaip „mokytis“, „suprasti“ir „žinoti“.
4. Sukurkite darbo planą su „SMART“tikslais
SMART yra akronimas, dažniausiai naudojamas siekiant apčiuopiamų ir praktiškesnių rezultatų darbo planuose.
- Konkretus reiškia išsamiai. Ką tiksliai padarysime kam? Apibūdinkite gyventojus, kuriems tarnausite, ir visus konkrečius veiksmus, kuriuos atliksite jiems padėti.
- Išmatuojamas reiškia išmatuojamą. Ar tikslas yra kiekybinis ir išmatuojamas? Ar galite apskaičiuoti rezultatą? Ar planavote darbą taip, kad „sveikatos lygis Pietų Afrikoje pagerėtų 2012 m.“? Arba jūs tai struktūrizuojate taip, kad „ŽIV/AIDS infekcijos atvejų skaičius tarp naujagimių Pietų Afrikoje iki 2020 m. Sumažėtų 20 proc.“?
- Pasiekiamas reiškia pasiekiamas. Ar galite tai atlikti per nustatytą laiką turėdami turimų išteklių? Atsižvelgiant į visus esamus apribojimus, jūsų tikslas turi būti realus. Padidinti pardavimus 500% yra prasminga, jei jūsų įmonė yra maža. Pardavimų padidinimas 500% yra beveik neįmanomas tikslas rinkoje dominuojančiai įmonei.
- Aktualus yra susijęs su interesais. Ar taikinys turės įtakos jūsų norimam tikslui ar strategijai? Nors tai svarbu bendrai sveikatai, ar tiesa, kad matuojant gimnazijos mokinių ūgį ir svorį gali tiesiogiai pasikeisti psichinės sveikatos procedūros? Įsitikinkite, kad jūsų tikslai ir darbo metodai yra aiškiai ir intuityviai susiję.
- Laiko apribotas yra susietas su laiku. Kada buvo pasiektas tikslas ir (arba) kada žinojote, kad jį pasiekėte? Nustatykite projekto pabaigos datą. Taip pat paminėkite, jei toks buvo, koks galutinis rezultatas galėjo lemti jūsų projekto ankstyvą pabaigą, pasiekus visus rezultatus.
Atminkite, kad norint apskaičiuoti pokytį, reikia nurodyti bazinį numerį. Jei nežinote, kiek naujagimių Pietų Afrikoje yra užsikrėtę ŽIV/AIDS, kaip galite užtikrinti, kad atvejų sumažėtų 20%?
Tam tikrose situacijose gali tekti pasikonsultuoti su ekspertu, kad įsitikintumėte, jog jūsų darbo plano tikslai yra pasiekiami
Žingsnis 5. Išvardykite turimus išteklius
Šiame sąraše užrašykite viską, ko reikia, kad pasiektumėte savo tikslus ir uždavinius. Ištekliai būna įvairių formų, priklausomai nuo to, kam skirtas jūsų darbo planas.
- Biuro ištekliai apima finansinius biudžetus, darbuotojus, konsultantus, pastatus ar kambarius ir knygas. Jei darbo planas yra oficialesnis, galite pridėti išsamų biudžetą.
- Ištekliai akademinėje bendruomenėje apima prieigą prie bibliotekų; tyrimų medžiaga, tokia kaip knygos, laikraščiai ir žurnalai; prieiga prie kompiuterio ir interneto; taip pat profesoriai ar kiti žmonės, kurie gali jums padėti, kai turite klausimų.
6. Žinokite esamus apribojimus
Ribos yra kliūtys, kurios gali trukdyti jūsų pastangoms pasiekti savo tikslus. Pavyzdžiui, atliekant mokslinių tyrimų užduotis mokykloje ar kolegijoje, jūsų tvarkaraštis pasirodo per griežtas, todėl negalite gerai tyrinėti ir rašyti. Todėl jūsų riba yra įtemptas tvarkaraštis. Pabandykite per semestrą atsisakyti kitų įsipareigojimų, kad galėtumėte efektyviai įvykdyti savo darbo planą.
Žingsnis 7. Kas yra atsakingas?
Atskaitomybė yra esminis gero plano elementas. Kas yra atsakingas už kiekvienos užduoties atlikimą? Net jei užduotį atlieka komanda, vienas asmuo turi būti atsakingas už tai, kad užduotis būtų atlikta laiku.
Žingsnis 8. Parašykite strategiją
Stebėkite savo darbo planą, tada nuspręskite, kaip panaudosite savo išteklius ir įveiksite suvaržymus savo tikslams pasiekti.
- Parašykite išsamų veiksmų sąrašą. Nustatykite, kas turi įvykti kiekvieną dieną ar kiekvieną savaitę, kad pasiektumėte savo tikslus. Taip pat išvardykite, kokių veiksmų turėtų imtis kiti komandos nariai. Šiai informacijai tvarkyti galite naudoti projektų valdymo programinę įrangą arba asmeninį kalendorių.
- Sudarykite tvarkaraštį. Nors galite sudaryti preliminarų darbo grafiką, kartais gali kilti nenumatytų įvykių ar situacijų. Todėl skirkite laiko savo tvarkaraščiui, kad išvengtumėte vėlavimo.
Patarimai
- Apibrėžkite gaires, jei jūsų projektas yra didelis. Gairės yra projekto taškai, kurie pabrėžia tam tikrų tikslų pasiekimą. Tai taip pat galite laikyti apmąstymu, kai stebite, kaip toli pažengė procesas, ir tuo pačiu įsitikinkite, kad jis nenukrypsta nuo darbo plano.
- Sukurkite jums tinkamą darbo planą. Jis gali būti išsamus, jis gali būti platus, priklausomai nuo jūsų norų ar poreikių. Galite rašyti ant popieriaus lapo arba naudodami profesionalią programinę įrangą, naudodami paveikslėlius ir spalvas. Naudokite tai, kas jums yra natūraliausia ir efektyviausia.
