Darbas ir verslas, ypač biuro aplinkoje, reikalauja tam tikro lygio bendradarbiavimo. Pavyzdžiui, svarbiems sprendimams dažnai reikia daugiau iš vieno asmens perspektyvos, o sėkmingam svarbiam darbui paprastai reikia daugybės žmonių patirties. Susitikimai yra būdas sukurti struktūrizuotą ir organizuotą bendradarbiavimą, tačiau be tikslo ar kontrolės susitikimai gali lengvai tapti per ilgi ir neefektyvūs. Žinant, kaip planuoti, ruoštis ir vadovauti susitikimams, veiksmingas susitikimas gali skirtis nuo laiko gaišimo.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Pasiruošimas susitikimui
Žingsnis 1. Aptarkite būsimą susitikimą su dalyviais
Kai sužinosite, kad vadovausite būsimam susitikimui, vienas iš pirmųjų dalykų, kurį turėtumėte padaryti, yra skirti šiek tiek laiko pokalbiui su žmonėmis, kurie dalyvaus (ypač svarbiems ir aukšto lygio žmonėms). Paklauskite, ar yra kažkas, ką jie norėtų aptarti susitikime. Įrašykite jų atsakymus ir naudokite juos kaip vadovą rašydami savo dienotvarkę.
Klausti dalyvių, ką jie norėtų aptarti, yra protingas žingsnis, ne tik palengvinantis darbotvarkės rašymą, bet ir įtraukiant juos į susitikimo procesą dar prieš prasidedant susitikimui. Žmonės dažniau dalyvauja susitikimuose ir atkreipia į juos dėmesį, kai žino, kad bus aptarti jiems svarbūs klausimai
2 žingsnis. Parašykite ir pasidalykite darbotvarke
Susitikimo darbotvarkė naudinga ne tik susirinkimo vadovui, bet ir susirinkusiems svečiams. Į darbotvarkę įtraukta naudinga informacija apie susitikimą, pvz., Kada, kur ir kas dalyvaus. Svarbiausia, kad darbotvarkėje taip pat nurodomos aptariamos diskusijų temos, kad kiekvienas galėtų pasiruošti. Siųskite darbotvarkę prieš patį susirinkimą - kuo svarbesnis susitikimas, tuo anksčiau turėtumėte išsiųsti darbotvarkę.
Vienas dalykas, kurį reikėtų įtraukti į darbotvarkę, yra numatomas kiekvienos diskusijos laikas. Turėdami anksčiau apytikslį tvarkaraštį, galėsite lengviau nustatyti susitikimą. Nors kai kurie jūsų dienotvarkės įvykiai užtruks ilgiau (o kiti greičiau), tvarkaraštis padės lengviau organizuoti ir koreguoti bendrą laiką
3 žingsnis. Atlikite tyrimus ankstesnių diskusijų ir susitikimų tema
Žmonės, dalyvaujantys susitikime, gali nežinoti visos informacijos apie temą, kurią planuojate aptarti - vieni galbūt nedalyvavo paskutiniame susitikime, o kiti galėjo pamiršti. Jums, kaip susitikimo pirmininkui, gera mintis žinoti iki šiol vykusią diskusijos istoriją. Pabandykite pasikalbėti su žmonėmis, kurie anksčiau lankėsi svarbiuose susitikimuose, kad išsiaiškintumėte neišspręstas problemas, kad galėtumėte jas aptarti susitikime. Taip pat turėsite gauti paskutinio susitikimo protokolą iš pareigūno, kuris saugo pastabas, kad padėtų jums organizuoti savo planus.
Ankstesnių susitikimų protokolai gali būti svarbus jūsų, kaip vadovo, šaltinis. Protokolas apibendrina diskusijas ir sprendimus, įvykusius per paskutinį susitikimą, todėl visą svarbią informaciją galite rasti palyginti greitai ir lengvai. Jums gali tekti pasidalyti svarbiais susitikimo protokolais su dalyviais kartu su darbotvarke
Žingsnis 4. Iš anksto paruoškite susitikimo vietą
Susitikimo dieną turite įsitikinti, kad patalpa ar vieta, kuri bus naudojama, yra švari, tvarkinga ir paruošta susitikimo dalyviams. Turite užtikrinti, kad visi susitikimo technologijos komponentai (pvz., Pristatymai, projektoriai, vaizdiniai įrenginiai ir kt.) Tinkamai veiktų ir būtų paruošti naudoti - techninė netvarka gali gaišti brangų laiką ir sutrikdyti sklandų susitikimo eigą.
Jei naudojate elektroninį pristatymą (pvz., „PowerPoint“ir pan.), Skirkite laiko susipažinti su pristatyme naudojamu nuotolinio valdymo pultu arba spragtelėjimu. Jūs tikrai nenorite gaišti laiko, kol aptarkite svarbius klausimus su tais valdikliais
2 dalis iš 3: Vadovavimas susitikimų metu
1 žingsnis. Atidarykite susitikimą oficialiai
Pasibaigus numatytam laikui ir dalyvaujant visiems dalyviams (ar bent visiems svarbiems dalyviams), atkreipkite dėmesį į visus salėje esančius žmones. Prisistatykite kaip vadovas ir koks yra susitikimo tikslas. Nustatykite laiko intervalą, nurodydami, kada baigiasi jūsų planuotas susitikimas - galite turėti ilgą ar trumpą susitikimą, tačiau anksčiau nurodytas laiko limitas padės susitikti laiku. Jei kai kurie dalyviai vienas kito nepažįsta, skirkite laiko trumpai perskaityti dalyvių vardus ir pristatyti svarbius dalyvius.
Reikėtų pažymėti, kad kai kurios įmonės ir organizacijos turi griežtas ir reguliarias susirinkimų atidarymo ir vedimo procedūras. Pavyzdžiui, yra keletas organizacijų, kurios pradeda susitikimus plaktuko trankymu
2 žingsnis. Pateikite atitinkamas ankstesnių susitikimų santraukas
Prasidėjus susitikimui, kuris yra ilgai trunkančio projekto dalis, turite pateikti trumpą informaciją apie projektą, greitai pateikdami ankstesnio susitikimo įvykių ar sprendimų santrauką. Ne visi dalyviai žino tiek daug diskusijų temos kaip jūs, todėl šis žingsnis gali būti naudingas, kad susitikimas būtų veiksmingas ir efektyvus.
- Užuot patys apibendrinę ankstesnių susitikimų rezultatus, galite paprašyti susitikimo sekretoriaus ar pareigūno, kuris saugo pastabas, perskaityti ankstesnių susitikimų protokolus, kad santrauka būtų oficialiai pajusta.
- Taip pat turėtumėte apsvarstyti svarbios korespondencijos ar pranešimų, įvykusių po ankstesnio susitikimo, skaitymą.
- Reikėtų pažymėti, kad jei dalyviams pateiksite protokolų/korespondencijos kopijas, jų perskaityti gali būti nereikalinga.
3 žingsnis. Leiskite svarbiems dalyviams pranešti apie bendrą situaciją
Tada pakvieskite žmones, turinčius atitinkamų žinių, pranešti jums apie naujus įvykius, įvykusius po paskutinio susitikimo. Tai gali būti bet kas - pavyzdžiui, naujos problemos, su kuriomis susiduria verslas ar organizacija, personalo pokyčiai, projektų plėtra ir strategijos pakeitimai. Susitikimo dalyviai taip pat nori išgirsti apie konkrečių veiksmų, atliktų po ankstesnių susitikimų, rezultatus.
Žingsnis 4. Užbaikite visus nebaigtus darbus
Jei yra neišspręstų klausimų ir sprendimų, kurie nebuvo priimti per paskutinį susitikimą, pabandykite juos išspręsti prieš aptardami naujus klausimus. Kuo ilgiau bus atidėtas ankstesnis numeris, tuo mažiau dalyvių norės už tai prisiimti atsakomybę, todėl pasistenkite susitikimo metu apibrėžti ir išspręsti visus nebaigtus darbus. Paprastai nebaigtas reikalas ankstesnio posėdžio protokole yra specialiai pažymėtas kaip „neapsisprendęs“arba „pateiktas tolesnei diskusijai“.
- Priklausomai nuo kultūros ir taisyklių, kuriose dirbate, jūsų verslas ar organizacija gali turėti konkrečias sprendimų priėmimo procedūras-pavyzdžiui, susitikimo dalyviams gali tekti pasiekti daugumos sutarimą, o galbūt aukščiausio lygio žmonių grupei pavesta visi sprendimai. sprendimas.
- Atminkite, kad kai kurie dalykai yra per dideli, kad juos būtų galima užbaigti susitikimo metu. Jums nereikia galvoti apie ilgalaikę nebaigtų projektų pažangą. Tačiau šiuo metu turite priimti sprendimą ar projektą, dėl kurio reikia imtis veiksmų.
5 žingsnis. Aptarkite naują verslą
Tada sugalvokite naujų klausimų, rūpesčių ir klausimų, kuriuos reikia aptarti. Tai yra dalykai, kurie natūraliai kyla iš įvykių, įvykusių tarp ankstesnių ir dabartinių susitikimų. Stenkitės iš dalyvių priimti konkrečius, neabejotinus sprendimus - kuo daugiau dalykų paliksite neatsakytų, tuo daugiau neišspręstų klausimų atnešite į kitą susitikimą.
Žingsnis 6. Perskaitykite susitikimo išvadą
Išsprendę visas senas ir dabartines problemas, skirkite laiko visiems susirinkusiems perskaityti susitikimo išvadą. Išvardykite visus individualiai priimtus sprendimus ir, jei reikia, apibūdinkite konkrečius veiksmus, kurių dalyviai turėtų imtis iki kito susitikimo.
Šis žingsnis yra labai svarbus - tai jūsų paskutinė galimybė užtikrinti, kad visi išeina iš susitikimo, tiksliai žinodami, kur yra projektas ir ko iš jų tikimasi
Žingsnis 7. Užbaikite, išdėstydami kito susitikimo pagrindus
Galiausiai pasakykite, kas bus aptarta kitame susitikime, o kai pradėsite planuoti, pasakykite, kada ir kur vyks susitikimas. Tai padeda dalyviams sukurti tęstinumo jausmą nuo vieno svarbaus projekto ar sprendimo iki kito ir suteikia jiems laiko tęsti ar atlikti jiems pavestą užduotį.
Verta paminėti, kad jums nereikia planuoti kito susitikimo, jei dabartiniame susitikime aptarėte visas senas ir naujas problemas. Tačiau jei yra pakankamai neišspręstų klausimų, dėl kurių reikia toliau diskutuoti, arba jei norite matyti konkretaus projekto pažangą, kitas susitikimas gali būti gera idėja
3 dalis iš 3: Efektyvus susitikimų vedimas
Žingsnis 1. Vadovaukite diskusijai, bet nedominuokite
Vienas iš jūsų, kaip susitikimo vadovo, vaidmenų yra užtikrinti sklandžią diskusiją. Jūsų vaidmuo nėra siūlyti nuomonę visais klausimais ar užtikrinti, kad diskusijos vyktų pagal nustatytą grafiką. Jūs turite turėti lankstumą. Leiskite kitiems dalyviams laisvai kalbėti ir leiskite atsirasti naujoms diskusijų temoms, net jei jų nėra darbotvarkėje. Jums gali tekti subtiliai baigti temą arba pakeisti tam tikrą diskusijos temą, kad diskusija vyktų teisingai, tačiau neturėtumėte jaustis taip, lyg turėtumėte kontroliuoti visus susitikimo aspektus. Juk susitikimai yra bendradarbiavimo procesas.
Susitikimo metu atkreipkite dėmesį į savo darbotvarkę. Jei susitikimas neįtrauktas į darbotvarkę, gali tekti praleisti tam tikras diskusijų temas arba atidėti jas vėlesniam laikui. Nebijokite to daryti, jei aptariama tema yra labai svarbi
2 žingsnis. Skatinkite visus dalyvius dalyvauti
Kaip susitikimo vadovas, jūsų darbas yra užtikrinti atvirą ir produktyvų susitikimą. Jei pastebėjote, kad tam tikri dalyviai, turintys žinių, susijusių su aptariamu klausimu, nėra atviri grupei, paskatinkite juos kalbėti. Jums nereikia mesti iššūkių ar tiesiogiai jiems skambinti-tiesiog pasakykite ką nors panašaus: „Manau, kad čia bus naudinga ponios Mitha patirtis“, ir tai yra puikus būdas įtraukti mažiau aktyvius narius į susitikimą.
Žingsnis 3. Įsitikinkite, kad visi supranta, apie ką kalbama
Sunku prisiminti, kad visi susirinkime dalyvaujantys asmenys turi tą pačią patirtį ar žinias apie aptariamą temą. Kad dalyviai protingai praleistų laiką susitikime, galbūt norėsite pasinaudoti proga trumpai supaprastinti sudėtingą klausimą ar temą. Dalyviai, kurie nežino šios informacijos, tikrai tai įvertins.
Žingsnis 4. Neignoruokite sunkių ar nepatogių klausimų
Jei tokių klausimų nekontroliuoja kompetentingas vadovas, susitikimas bus neproduktyvus. Pasistenkite, kad susitikime būtų aptarti visi svarbūs klausimai, kuriuos norite aptarti. Neleiskite dalyviams perkelti kaltės ar pateikti neaiškių pasiteisinimų dėl neišspręstų klausimų. Pabandykite išsiaiškinti ir gauti atsakymus į klausimus, apie kuriuos niekas nenori diskutuoti. Nors dalyviai to gali nenorėti, į klausimus reikia atsakyti, kad susitikimas būtų veiksmingas.
Įsitikinkite, kad visi svarbūs sprendimai yra užrašyti (jei turite pareigūną ar užrašų rašytoją, patikėkite jiems šią užduotį). Jei turite užduoti sudėtingą klausimą, norėsite įsitikinti, kad jūsų atsakymai yra gerai dokumentuoti
Žingsnis 5. Stebėkite savo laiką
Yra priežastis, kodėl susitikimai turi blogą reputaciją-daugumai žmonių susitikimai yra daug laiko reikalaujanti veikla. Kad susitikimas nevyktų per ilgai, naudokite savo, kaip lyderio, galią, kad diskusija judėtų. Nebijokite atidėti tam tikrų nesvarbių klausimų ar pokalbių iki kitos diskusijos, jei atrodo, kad susitikimas truks ilgiau, nei tikėjotės. Turite būti pasirengęs ir pasiruošęs koreguoti tvarkaraštį, kad nė vienas dalyvio laikas nebūtų švaistomas.
