Keletas patarimų turėtų padėti skaitytojui greitai, efektyviai ir sėkmingai atlikti darbus. Norėdami parašyti instrukcijas, turite užsirašyti visas būtinas detales. Jei ką nors pamiršite ar suklydote, jūsų skaitytojai bus supainioti. Norėdami parašyti instrukcijų rinkinį, vadovaukitės šiomis gairėmis.
Žingsnis
1 dalis iš 4: Pasiruošimas rašyti instrukcijas
Žingsnis 1. Susipažinkite su savo skaitytojais
Pirmas dalykas, kurį turėtumėte padaryti prieš rašydami vadovą, yra pažinti savo skaitytoją. Kam rašote šį vadovą? Ar jūsų skaitytojai yra ekspertai ar pasauliečiai? Žinodami savo skaitytojus, galėsite pasirinkti žodžius, susisteminti įkalčius ir nustatyti, kiek detalių turite pateikti.
- Pavyzdžiui, jei profesionaliam virėjui aiškinate, kaip kepti duoną, jums nereikia aiškinti, kaip sulankstyti tešlą, kodėl svarbu kiaušinius dėti kambario temperatūroje, ar skirtumą tarp universalių miltų ir savaime kylantys miltai.). Jei paaiškinate tai žmogui, kuris nežino, kaip virti, apibrėžimai ir paaiškinimai tikrai gali padėti jiems pagaminti puikų pyragą.
- Jei norite būti saugūs, tiesiog manykite, kad jūsų skaitytojai yra paprasti žmonės. Tokiu būdu jūsų nurodymai bus aiškūs ir lengvai vykdomi.
Žingsnis 2. Nustatykite reikalingą įrangą
Prieš pradėdami, turite aiškiai nurodyti, ko reikia norint tinkamai įvykdyti instrukcijas. Tai gali būti reikalingų medžiagų sąrašas arba įrangos sąrašas.
Žingsnis 3. Atlikite procesą
Vienas iš būdų parašyti aiškias instrukcijas yra pats sekti procesą. Tokiu būdu galite užrašyti konkrečius veiksmus. Jei tik bandote tai užrašyti pagal tai, ką prisimenate, galite netyčia kažką pamiršti. Po to galite paprašyti ko nors kito atlikti procesą pagal tai, ką parašėte. Paprašykite jų atsiliepimų. Paklauskite, ar veiksmai yra painūs ar neaiškūs.
- Būkite atsargūs ir nieko nepamirškite. Jei praleisite svarbų žingsnį, skaitytojai negalės sėkmingai užbaigti procedūros. Be to, turite įsitikinti, kad veiksmai yra teisinga tvarka.
- Pavyzdžiui, jei parašėte: „Sumaišykite ingredientus maišytuvu. Įdėkite juos į orkaitę 121 laipsnių temperatūroje “, - skaitytojai tikriausiai manys, kad jie taip pat turėtų įdėti maišymo dubenį į orkaitę.
2 dalis iš 4: Rašymo instrukcijos
Žingsnis 1. Rašykite trumpai ir glaustai
Veiksmingos instrukcijos visada parašytos glaustai ir glaustai. Nenaudokite ilgų, sudėtingų pastraipų. Tiesiog naudokite trumpus ir aiškius sakinius, kulkas, paveikslėlius ar rekvizitus.
2 veiksmas. Naudokite aktyvų veiksmažodį
Instrukcijose visada turėtų būti naudojami aktyvūs veiksmažodžiai ir aprašomieji žodžiai. Pradėkite savo užuominą veiksmažodžiu. Tai suteikia skaitytojui vieną aiškų veiksmą, kurio jie turi imtis. Kiekvienas žingsnis turi būti parašytas komandinio sakinio pavidalu.
- Pateikdami apibrėžimus ar paaiškinimus, naudokite aprašomąją kalbą kuo aiškiau.
- Pvz., Sakykite: „Įpilkite du kiaušinius“, o ne „Du kiaušiniai turi būti dedami į pyrago tešlą“.
Žingsnis 3. Užsirašykite tik reikalingą informaciją
Rašydami papildomą informaciją įsitikinkite, kad pridėjote tik tai, ko reikia. Paklauskite savęs: „Ar skaitytojai turi žinoti šiuos apibrėžimus, kad suprastų užuominas? arba „Ar skaitytojams reikia šio patarimo, kad tinkamai užbaigtų procedūrą?“
Nepridėkite nereikalingos informacijos. Tai tik suklaidins jūsų skaitytojus ir apsunkins jų nurodymų laikymąsi
Žingsnis 4. Pasikalbėkite su savo skaitytojais
Rašydami nurodymus turėtumėte kalbėti tiesiogiai su savo skaitytojais. Padarykite tai naudodami žodį „jūs“. Tai padės skaitytojui asmeniškai atlikti veiksmus.
Žingsnis 5. Rašykite aiškiai ir konkrečiai
Rašydami instrukcijas turite būti kuo konkretesni. Tiksliai apibūdinkite, ką jie turėtų daryti. Tai apima, kokiu būdu jie turėtų pasukti veržliaraktį, kiek metrų jie turėtų nueiti ar kokia turėtų būti torto tekstūra, kai jis bus baigtas.
- Teisingai užrašykite matavimus. Jei skaitytojas turi iškirpti 1,6 centimetro ilgio lentą, užsirašykite.
- Pavyzdžiui, jei rodote, kaip kepti pyragą, nelaukite iki ketvirto žingsnio ir pasakykite: „Prieš sumaišydami ingredientus, persijokite miltus ir įmuškite kiaušinius kambario temperatūroje“.
Žingsnis 6. Naudokite sekos žymenis ir laiko nuorodas
Žodžių sujungimas padės sujungti vieną žingsnį į kitą ir taip pat sujungti rašymo idėjas. Rašydami užuominas naudosite sekų žymenis ir laiko nuorodas. Tai padės skaitytojui suprasti žingsnis po žingsnio instrukcijas.
Kai kurie dažniausiai naudojami junginiai yra: pirma, po, paskui, paskui, paskutinė ir prieš tai
3 dalis iš 4: Užuominos
1 žingsnis. Parašykite įvadą
Prieš pradėdami išsamiai paaiškinti instrukcijas, turite trumpai supažindinti skaitytoją. Šioje įžangoje paaiškinama, ko skaitytojas sužinos instrukcijose, taip pat aprašoma procedūra. Ši įžanga turėtų būti parašyta aiškia ir paprasta kalba.
- Užsirašykite instrukcijų tikslą, kas turėtų perskaityti šias instrukcijas ir kokiomis sąlygomis reikės čia išvardytų procedūrų.
- Taip pat galite pridėti tai, kas neįtraukta į šią procedūrą.
- Čia galite įvesti pagrindinę informaciją.
- Įžangoje taip pat galite paminėti svarbius įspėjimus ar informaciją, kurios skaitytojui reikia prieš pradedant procesą. Tačiau atminkite, kad dauguma žmonių šį įvadą praleis, todėl neįtraukite nieko svarbaus, ko kitur neaprašėte.
- Pavyzdžiui: „Šiose instrukcijose paaiškinta, kaip iškepti šokoladinį pyragą. Pirmoje dalyje paaiškinama, kaip sumaišyti sausus ir šlapius ingredientus, o antroje - kaip tinkamai virti “.
- Išdėstykite veiksmus chronologine tvarka. Instrukcijos turi būti parašytos tam tikra tvarka. Veiksmai turėtų logiškai sekti vienas kitą. 1 žingsnis turi būti atliktas, kad skaitytojas galėtų pereiti prie 2 veiksmo. Ši tvarka yra svarbi rašant instrukcijas.
- Jei tvarka tikrai nesvarbi, pirmiausia išvardykite svarbiausius.
Žingsnis 2. Sureguliuokite veiksmus pagal tai, ką pirmiausia daryti
Instrukcijas sudaro keli tarpusavyje susiję veiksmai. Prieš pradėdami rašyti instrukcijas, pirmiausia turite nuspręsti, kokių veiksmų imtis. Tai reiškia, kad pirmiausia turite nuspręsti, kurį iš jų atlikti, kad atliktumėte visą darbą.
Pavyzdžiui, jei kepate pyragą, prieš baigdami pyragą, turite įkaitinti orkaitę, sumaišyti ingredientus ir pasigaminti cukraus pudros
Žingsnis 3. Pasidalykite instrukcijomis atlikdami konkrečius veiksmus
Daugumą instrukcijų turi sudaryti keli veiksmai, kuriuos reikia atlikti prieš užbaigiant procedūrą. Padalinus vadovą į skyrius kiekvienam veiksmui, skaitytojui bus aiškios instrukcijos.
- Pavyzdžiui, jei remontuojate automobilį, prieš pradėdami dirbti su varikliu, turite daug nuveikti. Turėsite pakelti automobilį kėlikliu, nuimti kitas automobilio dalis arba nuimti dangčius. Kiekvienas iš šių veiksmų reikalauja savo nurodymų. Kiekvieną veiksmą turite padalyti į konkrečias dalis su savo instrukcijų rinkiniu.
- Šie skyriai, kaip ir žingsniai, turi būti išdėstyti tam tikra tvarka. Negalite nuimti variklio gaubto, kol nepakeliate automobilio pakėlimo keltuvu ar nepašalinsite kitų dangčio dalių. Šie skyriai turėtų būti išdėstyti pagal tai, kas pirmiausia turėtų būti užpildyta.
- Stenkitės, kad kiekvienas veiksmas būtų sudarytas tik iš 10 žingsnių. Jei yra daugiau nei 10 žingsnių, padalykite juos į skyrius ar kitus veiksmus.
- Tai padeda skaitytojams pakartoti ir stebėti savo pažangą. Jie gali pasakyti, kada sėkmingai baigė skyrių. Be to, jei jie suklydo, jie galėjo atsitraukti ir ją ištaisyti, nepakeisdami visos užuominos.
Žingsnis 4. Aiškiai pažymėkite kiekvieną žingsnį
Norėdami padėti skaitytojams suprasti instrukcijas, aiškiai pažymėkite kiekvieną skyrių. Kiekvieno skyriaus pavadinimas turėtų parodyti, kas bus daroma tame skyriuje. Prieš pradėdami studijuoti, skaitytojai turi suprasti veiksmą, kurį ketina studijuoti.
Žingsnis 5. Viename sakinyje parašykite vieną žingsnį
Sakiniai turėtų būti trumpi ir apimti tik vieną žingsnį. Tokiu būdu užduotį, kurią reikia atlikti, suskaidysite į konkrečius veiksmus, užuot sukūrę vieną veiksmą, susidedantį iš daugelio veiksmų.
Jei vienas žingsnis yra susijęs su kitu ir turi būti atliktas kartu, aprašykite jį teisinga tvarka tame pačiame sakinyje. Pvz., „Prieš pilant tešlą į keptuvę, keptuvę aptepkite virimo purškikliu“arba „Keptuvę aptepkite virimo purškikliu, tada supilkite tešlą į keptuvę“
Žingsnis 6. Įsitikinkite, kad jūsų užrašytus veiksmus galima lengvai sekti ir stebėti
Svarbus vadovų rašymo raktas yra padėti skaitytojams stebėti jų pažangą. Užsirašykite veiksmus, kurie gali padėti jiems pamatyti, ar jie daro viską teisingai. Formatas gali būti maždaug toks: „Kai turėsite _, rezultatas atrodys kaip _“.
Pavyzdžiui: „Kai pyragas bus paruoštas, viduryje įkiškite dantų krapštuką. Jei ištraukus dantų krapštuką jis vis dar yra švarus, pyragas visiškai paruoštas “
Žingsnis 7. Užsirašykite alternatyvius veiksmus
Tam tikriems veiksmams atlikti gali būti keli būdai atlikti tą patį. Būtinai paaiškinkite įvairius būdus.
- Jei yra tam tikrų sąlygų, dėl kurių tam tikri metodai yra tinkamesni, būtinai juos aptarkite.
- Jei tam tikras metodas yra lengvesnis, pigesnis ar efektyvus, būtinai jį paaiškinkite.
Žingsnis 8. Jei reikia, naudokite žingsnio vaikus
Kai kurioms procedūroms gali tekti padalinti žingsnį į kelis vaiko žingsnius. Žingsnio vaikai turėtų būti naudojami tik tuo atveju, jei veiksmas yra per mažas, kad būtų galima atlikti vieną žingsnį. Žingsnio vaikai padeda padalinti žingsnį į kelias dalis.
Parašykite papildomos informacijos apie žingsnius vaikams. Tokia papildoma informacija paaiškina išsamesnę informaciją apie veiksmą, pvz., Kaip vykdomas elementas atrodys prieš ir po jo arba kodėl šis žingsnis yra svarbus
Žingsnis 9. Pradžioje užsirašykite įspėjimus ir sąlygas
Jei yra dalykų, kuriuos skaitytojas turėtų žinoti, padaryti ar suprasti prieš pradėdamas, įsitikinkite, kad tai pasakėte pradžioje.
10 žingsnis. Numatykite problemas
Pagalvokite apie sritis, kuriose skaitytojai gali susidurti su problemomis, ir tada pateikite pasiūlymų, kaip jas spręsti. Taip pat galite pateikti problemų pavyzdžių, kurie gali kilti, jei jie neatlieka vieno veiksmo.
Šis žingsnis yra labai svarbus. Jei patys atlikote instrukcijas, žinosite, kurios dalys gali sukelti problemų. Štai kodėl taip svarbu, kad rašydami instrukcijas atliktumėte šį procesą
Žingsnis 11. Vykdykite instrukcijas
Tai labai svarbu. Kai kurios užuominos nėra baigtos, kai yra paskutinis vinis arba kai pyragas išimamas iš orkaitės. Pagalvokite, ką dar reikia padaryti skaitytojams. Jei vis dar galite galvoti: „O kas dabar?“, Tai reiškia, kad dar turite pridėti daugiau veiksmų.
4 dalis iš 4: Užuominų užbaigimas
Žingsnis 1. Nustatykite užuominos formatą
Rašydami instrukcijas įsitikinkite, kad aiškiai nustatėte formatą. Tai padės skaitytojui suprasti, kaip teisingai perskaityti instrukcijas, nesusipainioti.
- Naudokite antraštes kiekvienai užuominos daliai pažymėti.
- Naudokite skaičius, kai užsirašote veiksmus tokia tvarka, kokia jie yra.
- Naudokite taškus, kad užrašytumėte alternatyvius veiksmus, papildomą informaciją ar viską, kas patenka į žingsnį.
- Vizualiai atskirkite žingsnius. Tarp veiksmų pridėkite tuščių tarpų, kad jie atrodytų kitaip.
2 veiksmas. Pasirinkite veiksmingą pavadinimą
Pavadinimas turėtų apžvelgti tai, kas aprašyta jūsų vadove.
Pavyzdžiui, „Šokoladinio pyrago be kiaušinių kepimo instrukcijos“yra daug aiškesnė nei „Šokoladinis pyragas“
Žingsnis 3. Jei reikia, naudokite paveikslėlius ir diagramas
Kai kurioms užuominoms reikalingos diagramos, paveikslėliai, lentelės ar kitos vizualizacijos, padedančios skaitytojui suprasti, kas paaiškinama. Jei reikia, pridėkite tokių vizualizacijų. Vizualizacijos turėtų tik pakartoti rašte pateiktas idėjas, o ne pateikti jokios naujos informacijos, nes tai tik papildoma medžiaga.
