Visos įmonės, didelės ar mažos, turi stebėti visas savo operacijas. Parduodama daug paprastų finansinės programinės įrangos sistemų, tačiau vis tiek turite aiškiai suprasti, kaip veikia apskaitos operacijos. Visas verslo operacijas, pvz., Pajamų gavimą ar sąskaitų apmokėjimą, įvesite į apskaitos žurnalą, panašų į knygą. Čia turite surinkti įvairias kategorijas, vadinamas sąskaitomis, ir įrašyti į debetą ar kreditą (pagal padidėjimą ar sumažėjimą). Pavyzdžiai bus pateikti vėliau. Apskaitos programinės įrangos kūrėjai taip pat vadovaujasi šia formule kurdami savo programas, tačiau atsitiktiniams vartotojams šis procesas buvo palengvintas.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Sandorių įvedimas
1 žingsnis. Surinkite visus dokumentus, susijusius su verslo sandoriais
Į šiuos dokumentus paprastai įeina tiekėjo kvitai, komunaliniai mokesčiai (pvz., Vanduo ir elektra), klientams išduoti kredito pažymėjimai, mokesčių ataskaitos, išduoti čekiai ir informacija apie darbo užmokestį. Prieš įrašydami apskaitos žurnalą, patikrinkite, ar kiekviena gauta sąskaita faktūra ir mokėjimas yra tikslūs ir patikrinti. Prieš įvesdami operacijas į sistemą, įsitikinkite, kad prižiūrėtojas ar įmonės savininkas viską pripažino.
Žingsnis 2. Kiekvienam operacijos tipui nustatykite skirtingas paskyras ar kategorijas
Sąskaitos, kurios registruojamos, pavyzdžiui, pinigai, atsargos, išlaidos ir pan. Pagalvokite apie šias paskyras kaip užrašų knygelės atskirus puslapius arba asmeninio biudžeto elementų eilutę. Nustatykite šiuos paskyrų tipus:
- Pardavimų arba pajamų sąskaitoje registruojami visi pardavimai klientams.
- Išlaidų sąskaitoje įrašomi visi pinigai, kuriuos įmonė išleidžia, pavyzdžiui, verslo objektui valdyti, produktams gaminti ir produktams parduoti.
- Be to, įmonės taip pat privalo registruoti savo turtą, pvz., Grynuosius pinigus, gautinas sumas (neapmokėtus pardavimus) ir nekilnojamąjį turtą, pvz., Pastatus ir įrangą.
- Atsakomybės sąskaitoje registruojami visi pinigai, kuriuos įmonė skolinasi iš išorės šalių, pvz., Banko paskolos, mokėtinos sumos prekybai (pvz., Tiekėjams) ir mokėtini atlyginimai (atlyginimai, kurie jau priklauso darbuotojams, bet nesumokėti).
- Šios didelės kategorijos paprastai yra suskirstytos į mažesnes, konkrečias sąskaitas.
Žingsnis 3. Nustatykite, ar sąskaita debetuojama, ar įskaitoma
Svarbu prisiminti, kad kiekviena operacija apima debeto ir kredito sąskaitas, o bendras debetų ir kreditų skaičius turi būti vienodas. Pavyzdžiui, kai gausite mokėjimą iš kliento, grynuosius pinigus įrašysite kaip debetą, o gautinas sumas - kaip kreditą. Kai mokate už reklamą, įrašysite reklamos išlaidas debetu ir grynuosius pinigus kredito sąskaita.
- Įrašykite visus išlaidų, turto (pvz., Grynųjų pinigų ir įrangos) ir dividendų sąskaitų padidėjimus kaip debetus, o sumažėjimus - kaip kreditus. Kitose sąskaitose, pavyzdžiui, įsipareigojimuose ir pajamose, padidėjimai įrašomi kaip kreditai, o sumažėjimai - kaip debetai. Ši apskaitos sistema turi savo logiką ir pradėkite prisiminti naudodami savo logiką, kad nustatytumėte „padidėjimo“ir „sumažėjimo“priežastis sąskaitose.
- Atminkite, kad debeto ir kreditų skelbiami skaičiai gali būti nevienodi, tačiau bendros sumos turi būti vienodos. Pavyzdžiui, jei klientas už produktą moka iš dalies grynaisiais pinigais ir iš dalies kreditu, dvi sąskaitos yra įrašomos į debetą, ty pinigai ir gautinos sumos. Nors sąskaita, kuri yra įrašyta į kreditą, yra tik viena, būtent pardavimai.
- Visos kompiuterinės programinės įrangos sistemos palengvins apskaitos žurnalų įrašymą, įvedę visas sąskaitas į teisingas vietas žurnale.
- Jei turite neįprastą sandorį, pvz., Akcijų pardavimą ar žemės pirkimą, žurnale gali tekti sukurti naują paskyros pavadinimą.
Žingsnis 4. Bent du kartus patikrinkite visas į žurnalą įrašytas apskaitos operacijas
Kiekviena operacija bus rodoma savo kategorijoje: pavyzdžiui, debetas vienoje žurnalo pusėje, o suma turi būti lygi sumai, kuri rodoma žurnalo kredito pusėje.
Pvz., Įrašysite sąskaitą už elektrą apmokėdami 500 000 Rp debeto pusėje įvesdami Mokėtinos sumos ir 500 000 Rp grynųjų pinigų. į pastabų skiltį būtinai įtraukite kvito numerį ir trumpą aprašymą
5 žingsnis. Periodiškai perkelkite žurnalo sąskaitas į pagrindinę knygą
Didžioji knyga yra visų jūsų sąskaitų rinkinys. Pavyzdžiui, jūsų pagrindinėje knygoje yra kiekvienos grynųjų pinigų, gautinų sumų, mokėtinų sumų, išlaidų ir pan. Tada galėsite matyti bendrą kiekvienos paskyros sumą per tam tikrą laikotarpį.
- Pagrindinė knyga registruoja informaciją pagal sąskaitą, priešingai nei žurnalas, kuriame registruojamos operacijos. Kitaip tariant, viena operacija, perkelta į didžiąją knygą, bus bent dviejose knygos vietose (sąskaitose).
- Pavyzdžiui, grynųjų pinigų įplaukos iš klientų už pardavimą būtų įrašomos į žurnalą kaip viena operacija, o grynieji pinigai debete ir pajamos iš kredito. pervedus į didžiąją knygą, šie įrašai įrašomi į atskiras vietas: grynųjų pinigų ir pajamų sąskaitas. Tokiu būdu galite pamatyti, kaip operacijos veikia kiekvieną atskirą paskyrą.
- Įrašai pagrindinėje knygoje turi būti datuojami, kad būtų galima nustatyti operacijos šaltinį. Kai kurie buhalteriai taip pat įtraukia nuorodos numerį, pavyzdžiui, kaip serijos numerį, kad būtų galima lengvai stebėti operacijas į žurnalą.
2 dalis iš 3: Balansavimo apskaitos operacijos
Žingsnis 1. Kiekvieną kartą, kai įvedate apskaitos operaciją, prieš uždarydami subalansuokite pagrindinę knygą
Paruoškite bandomuosius likučius ir kitas ataskaitas, kad įsitikintumėte, jog kiekvienos operacijos įrašyti skaičiai ir sąskaitos yra teisingi. Nesvarbu, kiek sandorių įrašoma, bendras debetas turi būti lygus bendram kreditui.
Jei užsirašysite pastabas rankiniu būdu arba naudodami kompiuterinę programą, visi debeto ir kreditų skaičiai bus sudėti, nepriklausomai nuo kategorijos. Bendra debeto ir kredito suma turi būti tokia pati
2 veiksmas. Patikrinkite, ar nėra bandomojo balanso klaidų
Jei debetai nelygu kreditams, turėsite rasti klaidų savo žurnalo įrašuose. Tiesą sakant, klaidų vis tiek gali atsirasti, net jei debeto ir kredito sumos yra vienodos, pavyzdžiui, dėl dvigubo įrašymo ar operacijų, įvestų į netinkamą sąskaitą.
- Pvz., Kai gavote mokėjimą iš kliento, galbūt įrašėte grynuosius pinigus, bet pamiršote įrašyti gautinas sumas, todėl žurnale atrodo, kad gautinos sumos vis dar nesumokėtos. Taigi debeto suma skirsis nuo kredito.
- Kai kuriais atvejais, norint rasti klaidų, gali tekti atsekti įrašus iki pradinio žurnalo įrašo. Štai kodėl operacijos data ir (arba) nuorodos numeris turi būti įrašyti į žurnalą, kad būtų lengviau atsekti.
Žingsnis 3. Paleiskite ataskaitas apie pelno (nuostolių) ataskaitą, balansą ir kapitalo pokyčių ataskaitą
Šios finansinės ataskaitos gali būti atliekamos rankiniu būdu arba naudojant apskaitos programinę įrangą. Iš šių ataskaitų galite susidaryti išsamų savo verslo vaizdą.
- Pavyzdžiui, pelno (nuostolių) ataskaita atims pajamas, gautas iš per tam tikrą laikotarpį patirtų išlaidų, ir iš šios ataskaitos žinote, kad įmonė gavo pelno ar nuostolių.
- Balansas parodo visą įmonės turtą ir įsipareigojimus. Įmonės turtą sudaro pinigai, įranga, žemė ir gautinos sumos. Įsipareigojimai apima mokėtinas sąskaitas ir mokėtinus banknotus.
- Jei ankstesniais laikotarpiais išmokėjote akcininkams dividendus (premijas), jums taip pat reikės nuosavo kapitalo pokyčių ataskaitos. Šioje ataskaitoje rodoma gauto pelno suma (ne grynosios pajamos) atėmus išmokėtus dividendus. Nepaskirstytasis pelnas reiškia pajamas, kurios reinvestuojamos į įmonę.
3 dalis iš 3: Išsamių apskaitos operacijų apskaitos vedimas
1 žingsnis. Įtraukite trumpą kiekvienos į žurnalą įvestos operacijos aprašymą
Pavyzdžiui, „grynųjų pinigų televizijos reklamos mokėjimai, 2016 m. Vasaris“. Taigi kiekvienos operacijos suma, priežastis ir įrašymo procesas bus aiškesni.
Žingsnis 2. Išsaugokite operacijų žurnalo atsarginę kopiją
Klaidų ar būsimų klausimų atveju reikia padaryti atsarginę kopiją. Visų įrašų dokumentaciją galima pateikti į vieną paketą įvedant įrašų skaičių ir žurnalo datą. Kiekvienas turėtų turėti galimybę ieškoti žurnalo įrašų didžiojoje knygoje ir tada lengvai pasiekti atsarginę dokumentaciją
Žingsnis 3. Išsaugokite popierines visų dokumentų kopijas mažiausiai metus
Tai apima žurnalo įrašus ir knygas, visas sąskaitas faktūras ir kitus sandorių dokumentus. Visi šie dokumentai reikalingi dėl audito ir mokesčių.
Žingsnis 4. Dokumentus saugokite elektroniniu būdu mažiausiai septynerius metus
Nuskaitykite popierinius dokumentus pirmyn ir atgal ir laikykite juos dviejuose elektroniniuose dėkluose: vieną, skirtą saugoti biure, o kitą - naudoti avarijos atveju. Visada yra galimybė, kad pelno mokesčiai bus tikrinami per pastaruosius kelerius metus, todėl šiuos dokumentus reikia saugoti.
Patarimai
- Subalansuokite savo dienoraštį kiekvieną dieną. Stebėkite visas klaidas ir nedelsdami jas ištaisykite. Tai taip svarbu, kad apskaitos studentams tai tampa viena pirmųjų pamokų.
- Suteikite darbuotojams abipusį mokymą, kad supratimą apie apskaitos sistemą ir sandorių įvedimą galėtų žinoti daugiau nei vienas darbuotojas.
