Patikrinimo sąskaitos veiklą lengviau įrašyti naudojant čekių registrus, sukurtus naudojant „Microsoft Excel“. Galite nustatyti čekių registrus, kad suskirstytumėte išlaidas į kategorijas, kad galėtumėte sekti visas grynųjų pinigų išmokas. Galite sukurti formulę, kad sužinotumėte pinigų likutį sąskaitoje. Be to, kad tai naudinga, sukūrę „Excel“čekių registrą, taip pat galite žinoti „Excel“pagrindus.
Žingsnis
1 dalis iš 5: Stulpelių kūrimas „Excel“
Žingsnis 1. Susipažinkite su „Excel“
„Excel“yra skaičiuoklės programinė įranga, naudojama duomenims valdyti ir skaičiavimams formulėmis atlikti. „Excel“skaičiuoklės yra suskirstytos pagal stulpelius ir eilutes.
- „Excel“darbalaukio versiją galima įdiegti asmeniniame arba „Mac“. Taip pat yra nemokamų internetinių programų jūsų kompiuteriui, planšetiniam kompiuteriui ar telefonui. Kiekvienos versijos funkcionalumas tik šiek tiek skiriasi.
- „Excel“egzistuoja jau seniai, o kiekvienais metais visada atsiranda nauja versija. Kiekvienos versijos veikimo būdas šiek tiek skiriasi.
- „Excel“eilutės yra horizontalios ir surūšiuotos pagal skaičių. Stulpeliai yra vertikalūs ir surūšiuoti pagal raides. Kvadratai, kuriuose susitinka eilutės ir stulpeliai, vadinami langeliais. Ląstelės pavadintos pagal eilutes ir stulpelius. D stulpelio penktos eilutės langelis pavadintas D5 (D stulpelis, 5 eilutė).
- Žinokite skirtumą tarp darbalapio ir darbaknygės. Skaičiuoklė yra „Excel“failas, kuriame yra viena ar daugiau skaičiuoklių. Kiekviena skaičiuoklė yra atskiruose darbaknygės skirtukuose. Darbaknygėse paprastai yra trys skirtukai, tačiau prireikus jas galima pridėti.
- Norėdami sukurti pagrindinį čekių registrą, galite tiesiog naudoti vieną skirtuką.
- Naudodami du skirtukus patikros registre sukurkite apkrovos kategorijos funkciją.
Žingsnis 2. Atidarykite tuščią skaičiuoklę
Skaičiuoklės atidarymas priklauso nuo operacinės sistemos ir naudojamo kompiuterio tipo.
- Kompiuteriuose, kuriuose veikia operacinė sistema „Windows 7“, spustelėkite meniu Pradėti apatiniame kairiajame darbalaukio kampe. Pasirodžiusiame meniu spustelėkite Programos. Kitame meniu spustelėkite „Microsoft Office“, tada spustelėkite „Microsoft Office Excel“. Šiuo metu darbalaukyje pasirodo tuščia skaičiuoklė.
- Kompiuteriuose, kuriuose veikia „Windows 7“ar naujesnė versija, spustelėkite „Windows“piktogramą apatiniame kairiajame ekrano kampe, tada spustelėkite „Microsoft Excel“plytelę, kad atidarytumėte „Excel“. Kairėje bus puslapis, kuriame bus rodomi nauji failai, o dešinėje - naujos dokumento šablono parinktys. Spustelėkite pirmąją šablono parinktį „Tuščia darbaknygė“, kad atidarytumėte naują skaičiuoklę.
- Norėdami atidaryti „Excel“„Mac“, doke spustelėkite „Excel“. Meniu juostoje spustelėkite „Failas“. Spustelėkite „Atidaryti“, tada spustelėkite „Naujas“. Būsite nukreipti į naują tuščią skaičiuoklę.
Žingsnis 3. Sukurkite stulpelių etiketes
Naudokite etiketę, kuri paprastai yra registro čekių knygoje. Sukurkite datos stulpelius, Nr. čekis, gavėjas ir aprašymas arba atmintinė. Tada sukurkite debeto (t. Y. Mokėjimų ar pinigų išėmimo), kreditų (t. Y. Indėlių) ir išankstinių likučių stulpelius.
- B1 langelyje (B stulpelis, 1 eilutė) įveskite „DATE“. Čia įvedama sandorio data.
- Perkelkite vieną langelį į dešinę, langelį C1 (C stulpelis, 1 eilutė). Įveskite „ITEM #“. Čia įvedamas čekio numeris arba operacijos tipas, pvz., „Bankomatas“arba „indėlis“.
- Perkelkite vieną langelį į dešinę, langelį D1 (D stulpelis, 1 eilutė). Įveskite „PAYEE“. Tai yra čekio gavėjo arba gavėjo vardas.
- Perkelkite vieną langelį į dešinę, langelį E1 (E stulpelis, 1 eilutė). Įveskite „DESCRIPTION“. Čia įvedama išsami informacija apie sandorį.
- Perkelkite vieną langelį į dešinę, langelį F1 (F stulpelis, 1 eilutė). Įveskite „DEBET“. Čia įrašomi pinigai, išeinantys iš sąskaitos (nutekėjimas).
- Perkelkite vieną langelį į dešinę, langelį G1 (G stulpelis, 1 eilutė). Įveskite „EXPENSE CATEGORY“. Pirmiausia palikite šį lauką tuščią. Šios stulpelių parinktys bus sukurtos vėliau.
- Perkelkite vieną langelį į dešinę, langelį H1 (H stulpelis, 1 eilutė). Įveskite „KREDITAS“. Čia įrašomi pinigai, kurie patenka į sąskaitą (įplaukos).
- Perkelkite vieną langelį į dešinę, langelį J1 (J stulpelis, 1 eilutė). Įveskite „PAJAMŲ KATEGORIJA“. Šios stulpelių parinktys taip pat bus sukurtos vėliau.
- Perkelkite vieną langelį į dešinę, langelį K1 (K stulpelis, 1 eilutė). Įveskite „BALANCE“. Tai suma sąskaitoje po to, kai visos operacijos buvo užregistruotos.
Žingsnis 4. Formatuokite stulpelių etiketes
Įtraukite formatą į etikečių stulpelį paryškintu šriftu ir suteikite registro etiketės eilėms kitokią fono spalvą, kad būtų lengviau skaityti. Pirmiausia pasirinkite langelių diapazoną, kurį norite formatuoti, tada pasirinkite formatavimo parinktį.
- Formato parinkčių ieškokite įrankių juostos juostelės skirtuke „NAMAI“. Šis skirtukas „NAMAI“jau atidarytas, kai atidarote naują darbaknygę.
- Pasirinkite langelį B1 (DATA), tada vilkite žymeklį ant visų etikečių, kol langelis K1 (BALANCE).
- Viršutiniame kairiajame įrankių juostos kampe spustelėkite „B“, kad pasirinktumėte paryškintą formatą.
- Spustelėkite dažų kibiro piktogramą, kad peržiūrėtumėte fono spalvų paletę ir pakeistumėte fono spalvą.
5 žingsnis. Pakeiskite kelių stulpelių dydį
Paprastai stulpelio dydis yra per mažas, kad būtų galima saugoti įvestus duomenis. Pvz., Stulpeliuose „PAYEE“ir „DESCRIPTION“galima laikyti ilgus vardus ar ilgas atmintines. A stulpelis naudojamas tik kaip separatorius, todėl jo dydis yra labai siauras.
- Spustelėkite stulpelio antraštę A, kad pasirinktumėte visą stulpelį. Viršutiniame dešiniajame įrankių juostos kampe ant juostos „HOME“spustelėkite mygtuką „FORMAT“. Išskleidžiamajame meniu spustelėkite „Stulpelio plotis“, įveskite 2, tada spustelėkite Gerai. A stulpelis bus labai siauras.
- Išskleiskite D stulpelį „PAYEE“. Spustelėkite antraštės skiltį D stulpelyje, kad pasirinktumėte tą stulpelį. Užveskite pelės žymeklį virš D ir E stulpelių krašto. Žymeklis pasikeis į žymeklio dydžio keitimą, kurio forma bus kaip pliuso ženklas su rodykle. Kai šis žymeklis bus matomas, spustelėkite kairįjį pelės klavišą ir vilkite pelę į dešinę, kad stulpelis būtų toks platus, kokio norite.
- Pakartokite tą pačią procedūrą, kad išplėstumėte E stulpelį „APRAŠYMAS“.
Žingsnis 6. Centruokite registro etiketę
Pasirinkite visą pirmąją eilutę. Kairiuoju pelės mygtuku spustelėkite numerį vienas kairėje puslapio kraštinėje. Viršutinėje kairėje įrankių juostos pusėje, esančioje juostelėje „NAMAI“, spustelėkite centrinį lygiavimo mygtuką. Visi duomenys pasirinktuose langeliuose bus centre. Dabar kiekvienos ląstelės stulpelių etiketės yra centre.
2 dalis iš 5: Ląstelių formatavimas
Žingsnis 1. Įveskite kai kuriuos duomenis
Norėdami pamatyti atliktus formato pakeitimus, į langelius įveskite keturias duomenų eilutes. Pradėkite nuo pradinio balanso, tada įveskite kitas tris operacijas.
- Į langelį B2 pridėkite pradinio balanso datą, pavyzdžiui, 9/27/15. D2 langelio stulpelyje „PAYEE“įveskite „Pradinis balansas“. K2 langelio stulpelyje „BALANSAS“įveskite pinigų sumą savo sąskaitoje pagal datą B2 langelyje.
- Pridėkite dar tris operacijas. Sujunkite debeto operacijas (pvz., Mokėjimus čekiais ar išėmimus iš bankomatų) ir kredito operacijas (pvz., Indėlius).
- Atkreipkite dėmesį į nenuoseklų kiekvieno langelio skaičiaus formatavimą. Datos stulpelio formatas gali būti pakeistas į „2015/09/27“arba „27-rugsėjo“. Stulpelyje dolerio suma gali būti rodomas neteisingas skaičius po kablelio. Formatuokite taip, kad viskas būtų švaru.
Žingsnis 2. Suformatuokite datą
Įsitikinkite, kad šiame stulpelyje rodomos pastovios datos. Yra daug datų formatavimo „Excel“parinkčių. Pasirinkite, kurio norite.
- Spustelėkite antraštę B stulpelyje, kuri yra „DATE“. Bus pasirinktas visas stulpelis.
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelį ir pasirinkite Formatuoti langelius. Pasirodys langas Formatuoti langelius.
- Pasirinkite skirtuką „Skaičiai“. „Kategorijoje“pasirinkite „Data“. Pasirinkite norimą datos formatą ir apatiniame dešiniajame lango kampe spustelėkite Gerai.
- Kol stulpelis vis dar pasirinktas, sutelkite duomenis į šiuos langelius, spustelėdami vidurio lygiavimo piktogramą viršutiniame kairiajame įrankių juostos kampe, juostoje „NAMAI“.
Žingsnis 3. Formatuokite stulpelį „ITEM #“
Šio stulpelio duomenys turi būti centre. Pažymėkite visą C stulpelį spustelėdami stulpelio antraštę. Spustelėkite lygiavimo piktogramą centre. Atkreipkite dėmesį į šiame stulpelyje įvestus duomenis. Rašymas turi būti centre.
Patikrinkite D ir E stulpelių, „PAYEE“ir „DESCRIPTION“formatą. „Excel“paprastai formuoja langelius taip, kad duomenys būtų išlyginti. Šis formatas bus tinkamas šiam stulpeliui. Dar kartą patikrinkite stulpelio dydį. Dabar šiuose langeliuose yra tam tikrų duomenų, todėl prireikus pakoreguokite stulpelio plotį, kad stulpelis būtų platesnis arba siauresnis
Žingsnis 4. Formatuokite valiutą F, H ir K stulpeliuose arba „DEBETAS“, „KREDITAS“ir „BALANSAS IŠ priekio“
Valiuta naudoja dviženklį skaičių po kablelio. Yra galimybė rodyti dolerio ženklą. Jei norite, debeto numeris taip pat gali būti raudonas.
- Pasirinkite F stulpelį. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite F stulpelį ir pasirinkite Format Cells. Pasirodys langas Formatuoti langelius. Skirtuke „Skaičius“pasirinkite „Apskaita“. Parinktyje „Dešimtainės dalys“pasirinkite „2“. Pasirinkite dolerio ženklą „Simbolis“.
- Pakartokite aukščiau nurodytus veiksmus H ir K stulpeliams.
- Kad debeto numeris atrodytų raudonas, spustelėkite F stulpelio antraštę, kad pasirinktumėte visą stulpelį. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite stulpelį ir pasirinkite Formatuoti langelius. Kai pasirodys langas Formatuoti langas, pasirinkite skirtuką Šriftas. Šiame skirtuke spustelėkite išskleidžiamąjį meniu šalia parinkties Spalva. Paletėje spustelėkite raudoną spalvą.
3 dalis iš 5: Formulių kūrimas
Žingsnis 1. Sukurkite formulę dabartiniam balansui apskaičiuoti
Įveskite matematinės operacijos formulę, kad apskaičiuotumėte dabartinį balansą į K stulpelį. Jums nereikia formulės langelyje K2. Čia įvedamas jūsų pradinis likutis.
- Spustelėkite langelį K3. Spustelėkite formulės juostą skaičiuoklės viršuje. Norėdami atlikti skaičiavimą, įveskite formulę. Įveskite = SUM (K2-F3+H3). Ši formulė nurodo skaičiuoklę paimti pradinį balansą (K2 langelis), atimti debetus, jei tokių yra (F3 langelis), ir pridėti kreditus, jei yra (langelis H3).
- Jei pradinis likutis yra 200 USD, o pirmasis įrašas yra 35 USD čekis, įrašykite 35 USD kaip debetą F3 langelyje. H3 langelyje įvesta formulė paima pradinį likutį ir atima debetą, kad likutis būtų 165 USD.
Žingsnis 2. Nukopijuokite formulę
Pasirinkite langelį K3. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Kopijuoti. Pasirinkite langelius K4 ir K5, tada dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Įklijuoti. Dabar formulė nukopijuojama į šias ląsteles. Dabar esamas likutis apskaičiuotas K stulpelyje visoms įvestoms duomenų eilutėms.
Žingsnis 3. Sukurkite sąlyginę formulę, kad išvalytumėte dabartinio balanso stulpelį
Pirmiau pateiktą formulę galite nukopijuoti į langelį K6. Tačiau kadangi neįvedėte jokių duomenų, dabartinis K5 langelio balansas taip pat bus rodomas langelyje K6. Norėdami tai išsiaiškinti, sukurkite sąlyginę formulę, kuri ištuštins langelį, jei nebus įvestos operacijos, bet parodys likutį, jei toks yra.
K6 langelyje įveskite formulę = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Tai parodys „Excel“, kad jei langelis B6 stulpelyje „DATA“yra tuščias, langelis H6 turi būti tuščias, tačiau jei langelis B6 nėra tuščias, likutis turėtų būti apskaičiuotas
Žingsnis 4. Išplėskite formulę naudodami automatinį pildymą
Automatinio pildymo funkcija užpildo gretimų langelių formulę, todėl nereikia pakartotinai įvesti „BALANCE“formulės.
- Aktyviame langelyje ieškokite automatinio pildymo svirties. Pažvelkite į mažą tamsų stačiakampį apatiniame dešiniajame aktyvios ląstelės kampe. Užveskite pelės žymeklį, kol jis pasikeis į automatinio pildymo žymeklį, kuris atrodo kaip plonas pliusas.
- Spustelėkite langelį K6. Užveskite pelės žymeklį virš automatinio pildymo svirties ir žymeklis pasikeis į ploną pliuso ženklą. Spustelėkite kairįjį pelės klavišą ir laikykite nuspaudę automatinio pildymo svirtį. Vilkite žymeklį į langelį K100 (K stulpelis, 100 eilutė).
- Dabar formulė nukopijuojama į visų langelių K stulpelį iki 100 eilutės. Kiekvienos ląstelės eilučių ir stulpelių numeriai automatiškai koreguojami, kad formulė galėtų teisingai apskaičiuoti.
4 dalis iš 5: Kategorijų pridėjimas
Žingsnis 1. Sukurkite operacijos kategoriją
Sandorių kategorijos yra naudingos pinigų srautams ir pajamų rūšims stebėti. Kategorijos gali būti susijusios su pajamų mokesčiais, pvz., Turto mokesčiais ar labdaros aukomis. Kategorijos taip pat gali būti naudojamos kuriant diagramas, kurios lengvai vizualizuoja paskyros finansinę veiklą.
Žingsnis 2. Sukurkite skirtuką „Kategorijos“
Šis skirtukas naudojamas visų galimų pajamų ir išlaidų registrų čekių kategorijoms saugoti. Pervardykite vieną iš skirtukų darbaknygėje „Kategorijos“. Dukart spustelėkite esamo skirtuko pavadinimą, kad jis būtų paryškintas. Pavadinimas pasikeis į „Sheet2“arba „Sheet3“. Kai lapo pavadinimas yra paryškintas, įveskite naują skirtuko pavadinimą, pvz., „Kategorijos“.
B4 langelyje įveskite „Kategorijos“. Suformatuokite langelius, kad jie būtų paryškinti, ir sucentruokite juos
3 žingsnis. Sukurkite pajamų kategorijas
B5 langelyje įveskite „*** pajamos ***“. Čia pateikiamos visos pajamų kategorijos, kurias turite arba galite gauti ateityje. Įveskite visas savo pajamų kategorijas, pradedant nuo langelio B6 ir einant žemyn.
- Dažniausia pajamų kategorija yra „Darbo užmokestis“. Suskirstykite skirtingas darbo užmokesčio kategorijas, jei yra daugiau nei vienas darbas.
- Jūsų finansinė padėtis yra lemiamas veiksnys kitoms pajamų kategorijoms. Jei turite akcijų, sukurkite „Dividendų“kategoriją. Jei reikia, taip pat sukurkite paramos vaikui kategorijas. Kitos kategorijos, tokios kaip „Palūkanų pajamos“, „Dovanos“ir „Įvairios“.
Žingsnis 4. Sukurkite apkrovos kategorijas
Išvalykite paskutinės pajamų kategorijos langelius. Perkelkite vieną langelį žemyn ir įveskite „*** Išlaidos ***“. Visos apkrovos kategorijos yra šiame skyriuje.
Krovinių kategorijų skaičius yra pritaikytas pagal jūsų aplinkybes, įskaitant „Hipotekos“, „Nuoma“, „Draudimas“, „Mokėjimas už automobilį“, „Dujos“, „Elektra“, „Telefonas“ar „Pramogos“
5 veiksmas. Pavadinkite langelių diapazoną, kuriame yra kategorija
Pasirinkite langelį B5, tada pažymėkite iš langelio B5 į visas pajamų ir išlaidų kategorijas. Ieškokite langelio pavadinimo langelio viršutiniame kairiajame lango kampe, kuris yra formulės langelio kairėje. Pirmojo pažymėto diapazono langelio pavadinimas bus „B5“. Spustelėkite langelio pavadinimo laukelį ir įveskite „Kategorijos“. Tai yra ląstelių diapazono, kurį galite naudoti čekių registre, pavadinimas.
Žingsnis 6. Čekių registre naudokite išlaidų ir pajamų kategorijas
Grįžkite į skirtuką, kurį sukūrėte čekių registrą. Dabar stulpeliai „IŠLAIDŲ KATEGORIJA“ir „PAJAMŲ KATEGORIJA“bus pridėti prie išskleidžiamojo meniu.
- Pasirinkite langelį G2 registro skirtuko patikrinime. Tai yra pirmasis stulpelio „IŠLAIDŲ KATEGORIJA“langelis.
- Įrankių juostoje pasirinkite juostą „DUOMENYS“. Spustelėkite mygtuką „Duomenų patvirtinimas“. Išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Duomenų patvirtinimas“. Atsidarys langas „Duomenų patvirtinimas“.
- Lango „Duomenų patvirtinimas“skirtuke „Nustatymai“raskite išskleidžiamąjį laukelį „Leisti“. Spustelėkite rodyklę žemyn ir pasirinkite „Sąrašas“. Skiltyje „Šaltinis“įveskite „= Kategorijos“. spustelėkite Gerai.
- Šalia langelio G2 pasirodys maža rodyklė. Spustelėkite šią rodyklę, kad būtų rodomas kategorijų sąrašas. Spustelėkite kategoriją, atitinkančią eilutės operaciją.
- Nukopijuokite formulę iš langelio G2 į langelį G100 naudodami automatinį pildymą.
- Eikite į langelį J2, kad pakartotumėte procesą stulpelyje „PAJAMŲ KATEGORIJA“.
5 dalis iš 5: čekių registro apsauga
Žingsnis 1. Užrakinkite formulės langelius ir apsaugokite skaičiuoklę
Apsaugojus darbalapį, jūs negalite perrašyti duomenų užrakintose ląstelėse, todėl jums nereikės nerimauti, kad būsimi balanso skaičiavimai bus neteisingi dėl formulės klaidų. Taip pat galite pridėti slaptažodį, kad čekių registras būtų labiau apsaugotas nuo kitų vartotojų. Įsitikinkite, kad slaptažodį lengva įsiminti, arba užsirašykite jį saugioje vietoje. Darbo lapas nebus pasiekiamas, jei pamiršite slaptažodį.
Žingsnis 2. Atrakinkite langelį
Kai darbalapis bus apsaugotas, visos ląstelės bus užrakintos. Todėl turite atrakinti įvedamas duomenų ląsteles, net jei darbalapis yra apsaugotas.
- Pasirinkite langelius nuo B2 iki J100. Tai yra visų patikrinimo registro stulpelių langeliai, išskyrus paskutinį stulpelį K, kuris yra stulpelis „LIKVALAS“. Duomenys vis tiek turi būti įvesti į šias ląsteles, net jei darbalapis yra apsaugotas.
- Pasirinktame langelių diapazone dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite. Pasirinkite Formatuoti langelius.
- Lange Formatuoti langelius pasirinkite skirtuką Apsauga. Atžymėkite langelį „Užrakinta“, tada spustelėkite Gerai.
Žingsnis 3. Įjunkite apsaugą darbalapyje
Tai reiškia, kad visos ląstelės liks užrakintos, įskaitant langelius K stulpelyje („BALANCE“), todėl jų negalima perrašyti.
- Įrankių juostoje atidarykite juostą „APŽVALGA“. Spustelėkite „Apsaugoti lapą“, kad atidarytumėte langą „Apsaugoti lapą“.
- Jei norite apsaugoti darbalapį, pridėkite slaptažodį čia. Jei ne, palikite jį tuščią.
- spustelėkite Gerai. Patikrinimo registrai dabar yra neapsaugoti.
Žingsnis 4. Atjunkite darbalapio apsaugą, kad pakeistumėte užrakintas ląsteles
Vėliau galite pakeisti šį procesą, jei norite pakeisti užrakto langelio formulę. Įrankių juostoje atidarykite juostą „APŽVALGA“. Spustelėkite „Išsaugoti lapą“, kol pasirodys langas „Neapsaugoti lapo“. spustelėkite Gerai.
