Memorandumas yra dokumentų tipas, naudojamas įmonės darbuotojų vidiniam bendravimui. Atmintinės yra laiko patikrintas verslo pasaulio aspektas, kuris, teisingai parašytas, gali padėti išlaikyti srautą.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Kalbos ir formato pasirinkimas
Žingsnis 1. Venkite pernelyg atsitiktinių kalbų
Apskritai, atmintinės kalba turėtų būti aiški ir paprasta, tačiau profesionali. Turėtumėte vengti atsitiktinio pokalbio tono atmintinėje.
- Pavyzdžiui, nerašykite: „Sveiki visi! Ačiū Dievui, penktadienis? Noriu pakalbėti apie svarbų verslo reikalą “.
- Verčiau pereikite prie esmės: „Noriu pasidalyti projekto„ Z “pažangos ataskaita“.
Žingsnis 2. Venkite emocinės kalbos
Taip pat turėtumėte pabandyti naudoti neutralų toną ir vengti emocinės kalbos. Pabandykite pateikti faktus ir įrodymus, pagrindžiančius teiginius.
- Pavyzdžiui, venkite tokių teiginių: „Manau, kad visi būtume daug laimingesni, jei penktadieniais mums būtų leista apsirengti atsitiktinai“.
- Vietoj to, ieškokite tyrimo informacijos apie tai, ar padidėja moralė, kai darbuotojams leidžiama pasirinkti drabužius, ir paminėkite šią informaciją atmintinėje.
Žingsnis 3. Naudokite signalines frazes
Jei norite cituoti įrodymus ar šaltinius, būtinai naudokite kalbą, leidžiančią skaitytojui žinoti, ką darote.
Pavyzdžiui, pabandykite frazę: „Remiantis mūsų išvadomis,…“arba „EPA užbaigti tyrimai rodo, kad…“
Žingsnis 4. Pasirinkite tinkamą modelį ir šrifto dydį
Atmintinės turėtų būti lengvai skaitomos. Taigi, venkite naudoti mažus šriftus, numatytasis dydis yra 11 arba 12.
Taip pat turėtumėte pasirinkti paprastą šriftą, pvz., „Times New Roman“. Tai ne laikas išbandyti „juokingus“šriftus, tokius kaip „Comic Sans“(pasirinkę šį šriftą galite pasijuokti)
Žingsnis 5. Naudokite standartines paraštes
Įprasta verslo atmintinės paraštė yra 1 colis arba 2,54 cm, nors kai kurios teksto apdorojimo programos parengė atmintinių šablonus su šiek tiek platesnėmis paraštėmis (pavyzdžiui, 1,25 colio arba 3,18 cm).
Žingsnis 6. Pasirinkite vieną erdvę
Verslo atmintinėse paprastai nenaudojamos dvigubos vietos. Jei norite, kad iškarpų albumo puslapis būtų mažas, apsvarstykite vieną tarpą, bet pridėkite tarpą tarp pastraipų ar skyrių.
Pastraipų įtraukos paprastai nėra būtinos
2 dalis iš 3: Pasiruošimas rašyti verslo atmintinę
1 žingsnis. Nuspręskite, ar atmintinę reikia siųsti
Jei turite pasidalyti svarbiais verslo reikalais su keliais komandos nariais, pravartu nusiųsti atmintinę. Atmintinės taip pat gali būti siunčiamos, net jei, pavyzdžiui, bendraujate tik su vienu asmeniu arba norite įrašyti korespondenciją.
- Tačiau kai kuriais atvejais efektyviau kalbėti tiesiogiai su atitinkamu asmeniu.
- Be to, kai kuri informacija gali būti pernelyg jautri, kad būtų išsiųsta atmintinėje.
Žingsnis 2. Nustatykite atmintinės rašymo tikslą
Įrašų turinys ir nustatymai skiriasi priklausomai nuo tikslo. Dauguma atmintinių tipų yra parašytos dėl šių priežasčių:
- Siūlyti idėją ar sprendimą. Pavyzdžiui, jei žinote, kaip išspręsti problemą, susijusią su viršvalandžių tvarkaraščiais, idėją galima užrašyti atmintinėje ir nusiųsti savo viršininkui.
- Duoti įsakymus. Pavyzdžiui, atmintinių siuntimas taip pat yra efektyvus būdas perduoti atsakomybę už konferenciją, kurią rengia jūsų skyrius.
- Dėl ataskaitų. Taip pat galite siųsti atmintines, kad informuotumėte kolegas apie naujausius įvykius, praneštumėte apie projekto atnaujinimus, pateiktumėte pažangos ataskaitas arba praneškite apie tyrimo rezultatus.
Žingsnis 3. Susiaurinkite temą
Gali būti, kad tvarkote kelis projektus ir kyla pagunda išsiųsti atmintines kolegoms, viršininkams ar klientams apie dalykų eigą. Tačiau atminkite, kad verslo atmintinėse turėtų būti tik vienas klausimas.
Atmintinės turėtų būti glaustos, aiškios ir užimtiems žmonėms lengvai skaitomos. Taigi, neleiskite ignoruoti svarbios informacijos. Sutelktos atmintinės padeda užtikrinti, kad jūsų pranešimas būtų priimtas ir suprastas
Žingsnis 4. Apsvarstykite auditoriją
Verslo atmintinės turinį, stilių ir toną lemia numatoma auditorija. Taigi, gerai pagalvokite, kas gaus atmintinę.
Pavyzdžiui, atmintinė kolegai apie netikėto vakarėlio planavimą kažkam biure skiriasi nuo atmintinės vadovui apie tyrimo, kurį atlikote kelis mėnesius, rezultatus
3 dalis iš 3: Verslo atmintinės sudarymas
Žingsnis 1. Pažymėkite
Yra daug verslo susirašinėjimo rūšių. Standartinis atmintinių būdas yra aiškiai pažymėti dokumentą.
- Pavyzdžiui, puslapio viršuje parašykite „Memo“arba „Memorandum“.
- Padėtis gali būti centre arba kairėje. Norėdami gauti įkvėpimo, peržiūrėkite gautas verslo atmintines ir nukopijuokite formatą.
2 žingsnis. Parašykite pavadinimą
Pirmojoje atmintinės dalyje turėtų būti svarbūs dalykai. Išsami informacija apie kiekvieną komponentą bus aprašyta kitame žingsnyje.
- TO: parašykite žmonių, gavusių atmintinę, vardus ir pavardes.
- NUO: parašykite visą vardą ir pavardę.
- DATA: parašykite visą tikslią datą, nepamirškite metų.
- TEMA: parašykite trumpą ir konkretų atmintinės turinio aprašymą.
- Atkreipkite dėmesį, kad temą paprastai žymi „Re:“arba „RE:“(abu reiškia susijusius).
Žingsnis 3. Atidžiai pasirinkite gavėjų sąrašą
Įsitikinkite, kad įtraukėte visus, kuriems reikia informacijos ar pokyčių. Apribokite atmintinių platinimą žmonėms, kuriuos reikia žinoti.
- Verslo požiūriu nėra protinga siųsti atmintines visiems biure esantiems asmenims, jei tik keliems tai rūpi ar jie susiję.
- Žmonės bus priblokšti daugybės atmintinių ir gali būti linkę ignoruoti arba tiesiog peržvelgti nesvarbias atmintines.
Žingsnis 4. Naudokite teisingus gavėjų sąraše esančių žmonių vardus ir pavadinimus bei pavadinimus
Nors jūs ir jūsų viršininkas kasdien esate pažįstami, rašytinę korespondenciją geriausia laikyti oficialią. Pavyzdžiui, galbūt jūs pasveikinate savo viršininką vardu tik tada, kai susitinkate biuro koridoriuje, tačiau, norėdami gauti atmintines, pasveikinkite jį „ponia Riana“arba „Dr. Riana “.
Atminkite, kad jūsų parašyta informacija skirta visiems gavėjų sąraše. Taigi, užsirašykite visą vardą ir pavardę
Žingsnis 5. Išorinėje atmintinėje sužinokite asmens, į kurį kreipiatės, pavadinimą
Jei siunčiate atmintinę kam nors už biuro ribų, svarbu apibrėžti tinkamą sveikinimą. Skirkite laiko ieškoti atitinkamo profilio, asmeninė informacija paprastai aprašoma jų įmonės svetainėje.
- Pavyzdžiui, abejojate, ar laipsnis yra daktaro laipsnis. Jei taip, paprastai teisingas sveikinimas yra dr. X
- Kokia jo pozicija? Ar direktoriaus pavaduotojas, ar dekanas? Jei taip, būtinai paminėkite tai atmintinėje.
Žingsnis 6. Atidžiai parašykite temą
Įsitikinkite, kad tema yra trumpa, aiški ir ne per daug bendra.
- Pavyzdžiui, tema „Naujas verslas“atrodo neaiški, ir jei kas nors ieško failo prieš kelias savaites ar dienas, jam gali būti sunku nuspręsti, kuris iš jūsų įrašų.
- Geresnė tema būtų tokia: „Klientų bazės plėtros tyrimo pažangos ataskaita“.
Žingsnis 7. Apsvarstykite galimybę praleisti sveikinimą
Galite laisvai pasirinkti, ar norite pradėti pranešimą nuo sveikinimo, pvz., „Gerb. Ponia Wardani “arba„ Brangusis. Kolegos “. Tačiau atminkite, kad sveikinimų verslo atmintinėje nesitikima.
Atmintinės yra greita ir efektyvi priemonė perduoti svarbią informaciją, o auditorija aiškiai žino, kas gavo ir išsiuntė atmintinę
Žingsnis 8. Sudarykite įvadą
Paaiškinkite savo atmintinės rašymo ir siuntimo tikslą.
Pavyzdžiui, „Informuoju jus, kad …“. Įžangoje turėtų būti pateikiama atmintinės turinio santrauka
Žingsnis 9. Trumpai supažindinkite su įžanga
Pirmajame skyriuje nebūtina pateikti visos informacijos ir (arba) įrodymų.
Užteks kelių sakinių ar trumpos pastraipos
Žingsnis 10. Apibrėžkite atmintinės turinio nustatymus
Po įvado verslo atmintinėje paprastai yra dvi ar keturios papildomos pastraipos prieš išvadą. Turinys ir nustatymai priklauso nuo temos.
Pavyzdžiui, galite tvarkyti informaciją pagal svarbą. Arba, jei aprašote procesą, padalinkite atmintinės turinį, kad jis atitiktų proceso etapus
Žingsnis 11. Nuspręskite, ar norite įtraukti subtitrus
Verslo atmintines turėtų sudaryti aiškūs skyriai. Paprastai verslo atmintinės yra aiškiai padalintos, kad gavėjas galėtų lengvai perskaityti ir suvirškinti informaciją. Galite padėti jiems suprasti kulkų taškus pažymėdami poskyrius.
Žingsnis 12. Parašykite konkrečią paantraštę
Įsitikinkite, kad gavėjui aiškus kiekvieno poskyrio dėmesys.
Pavyzdžiui, rašydami atmintinę apie planuojamą biuro perkėlimą įtraukite šiuos poskyrius: „Nauja mūsų pagrindinės buveinės vieta“, „Svarbios biuro reikmenų nuorodos“ir „Biuro perkėlimo tvarkaraštis“
Žingsnis 13. Įtraukite temos sakinį į pagrindinę pastraipą
Pirmasis kiekvieno poskyrio ar pastraipos sakinys turėtų perteikti pagrindinį skyriaus dalyką.
Kiekviena atmintinės pastraipa ar skyrius turėtų būti sutelkta tik į vieną idėją
14. Žingsnis. Apsvarstykite galimybę naudoti taškus
Jei norite pabrėžti svarbius dalykus, ženkleliai ar sąrašai gali būti labai naudingi. Šis formatas skatina skaitytojus atkreipti dėmesį į svarbius dalykus ir padeda greičiau ir efektyviau skaityti atmintines.
Žingsnis 15. Laikykite atmintinę trumpą
Paprastai verslo atmintinės yra ne ilgesnės nei vieno ar dviejų puslapių.
Šis standartinis puslapių apribojimas paprastai taikomas vieno tarpo dokumentams be papildomų eilučių tarp skyrių
Žingsnis 16. Nuspręskite, ar jums reikia santraukos pastraipos
Paprastai atmintinėms nereikia suvestinės, ypač jei jos yra trumpesnės nei vieno puslapio.
Tačiau jei aprašyta informacija yra sudėtinga arba atmintinė yra ilgesnė nei įprasta, naudinga turėti pagrindinių punktų santrauką
Žingsnis 17. Įveskite baigiamąjį skyrių ar pastraipą
Net jei jums nereikia santraukos, vis tiek turėtumėte ją užbaigti baigiamuoju sakiniu. Pagalvokite apie tai:
- Kokia esminė atmintinės žinutė? Ar norite, kad gavėjas kažką padarytų? Ar jie turi atsakyti ne vėliau kaip bet kurią dieną? Jei taip, aiškiai pasakykite.
- Jei nereikia imtis jokių veiksmų, įtraukite paprastą baigiamąjį sakinį, pvz., „Aš mielai aptarsiu toliau“arba „Prašome susisiekti su manimi, jei kiltų problemų ar klausimų“.
Žingsnis 18. Jei norite, pasirašykite
Paprastai atmintinės pabaigoje nereikia pridėti vardo ar parašo. Tačiau atminkite, kad saugiausia vadovautis kitais savo srities atmintinių pavyzdžiais.
- Jei kita baigiasi formaliai (pvz., „Pagarbiai, daktare Sari), sekite pavyzdžiu.
- Nors tam nereikia parašo, dokumento pabaigoje gali tekti įtraukti savo inicialus.
Žingsnis 19. Nurodykite, ar yra priedų
Jei atmintinėje taip pat yra priedų, pvz., Lentelių, diagramų ar ataskaitų, būtinai paminėkite priedus atmintinės pabaigoje. Pavyzdžiui, „Pridedama: 1 lentelė“.
- Taip pat turėtumėte nurodyti priminimą atmintinės tekste.
- Pavyzdžiui, norėdami įspėti darbuotojus apie artėjantį biuro perkėlimą, galite parašyti tokią informaciją: „Ketiname užbaigti perkėlimo procesą iki šio ketvirčio pabaigos. Išsamesnį tvarkaraštį rasite pridedamoje 1 lentelėje. “
Žingsnis 20. Dar kartą perskaitykite kruopščiai parašytą atmintinę
Prieš siųsdami, perskaitykite dar kartą ir pataisykite. Įsitikinkite, kad sakinio gramatika yra teisinga, ar nėra rašybos klaidų ar skyrybos ženklų, o turinys yra lengvai suprantamas.
- Apsvarstykite galimybę atidėti pristatymą po pirmosios korekcijos, jei laikas nėra problema. Jei po valandos ar dviejų perskaitysite atmintinę, galite rasti klaidų, kurios iš pradžių buvo nepastebėtos.
- Jei atmintinėje yra neskelbtinos informacijos, patikrinkite įmonės politiką, kad sužinotumėte, kas gali peržiūrėti užrašą už jus ir galutinai patvirtinti jo turinį.
