Įrašai paprastai naudojami tam tikrai informacijai perduoti žmonių grupei, pavyzdžiui, apie veiklą, politiką ar turimus išteklius, ir paprašyti jų imtis veiksmų. Žodis „memorandumas“reiškia tai, ką reikia prisiminti arba į kurį reikia atkreipti dėmesį. Studijuodami šiuos patarimus galite parašyti gerą, lengvai suprantamą atmintinę.
Žingsnis
1 dalis iš 4: atmintinių rašymas
Žingsnis 1. Norėdami parašyti atmintinę, popieriaus viršuje įveskite „MEMORRANDUM“
Pirmiausia paaiškinkite, kad šis dokumentas yra memorandumas. Užrašykite žodį „MEMORDUM“3 cm atstumu nuo viršutinio popieriaus krašto paryškintomis raidėmis kaip pirmą eilutę. Šis žodis gali būti dedamas didžiosios raidės centre arba kairėje.
Prieš rašydami kitą eilutę, praleiskite dvi tuščias eilutes
Žingsnis 2. Teisingai užsirašykite atmintinės gavėjo vardą
Kadangi atmintinė yra oficiali verslo komunikacijos priemonė, gavėjas taip pat turi būti oficialiai išvardytas. Užsirašykite visą atmintinės gavėjo vardą ir pavardę.
Jei ši atmintinė skirta visiems darbuotojams, parašykite: „Kam: visi darbuotojai“
Žingsnis 3. Taip pat įrašykite kitus gavėjus į „CC“eilutę
Eilutė „CC“(sutuoktinių sutikimo kopija) naudojama įrašyti asmens ar asmenų, kurie gaus atmintinės kopiją, pavardę, o ne asmens, kuriam ši žinutė bus išsiųsta. „CC“eilutėje nurodytas vardas yra šalis, kuriai reikia pranešti apie atmintinėje aprašytą politiką ar problemą.
Žingsnis 4. Eilutėje „Nuo“įrašykite savo vardą
Įrašo antraštėje turi būti įrašo autorius ir siuntėjas. Šioje eilutėje įrašykite savo vardą ir pavardę.
Žingsnis 5. Įveskite datą
Užrašykite atmintinės parengimo datą, nurodydami datą, mėnesį, metus. Pavyzdžiui: „Data: 2015 m. Gruodžio 9 d.“Arba „2015-09-12“.
Žingsnis 6. Nustatykite atmintinės temą ir parašykite ją kaip atskirą eilutę su pavadinimu „Apie“
Atmintinės tema suteiks jums idėją apie tai, kas aptariama atmintinėje. Pasirinkite konkrečią, bet trumpą temą.
Pvz., Užuot rašę „Skruzdėlės“kaip temą, rinkitės ką nors konkretesnio, pavyzdžiui: „Skruzdėlių problema biure“
Žingsnis 7. Gerai žinokite atmintinės antraštės formatą
Atmintinės antraštė turi būti kairės pusės viršuje. Žodžiams „Kam:“, „Nuo:“, „Data:“ir „Apie:“galite naudoti didžiąsias arba mažąsias raides.
-
Įrašo antraštė atrodys taip:
Kam: gavėjo vardas ir pavardė
Nuo: Jūsų vardas ir titulas
Data: atmintinės rašymo data
Tema: Įraše aptarti objektai (naudokite paryškintą arba tam tikrą spalvą dalykams, kurie, jūsų manymu, yra svarbūs).
- Rašydami atmintinės antraštę, po dvitaškio padėkite tarpą, kad jis atrodytų tvarkingiau.
- Kai baigsite rašyti atmintinės antraštę, praleiskite eilutę prieš rašydami atmintinę, kad atskirtumėte atmintinės antraštę nuo atmintinės turinio.
2 dalis iš 4: Įrašo turinio rašymas
Žingsnis 1. Apsvarstykite auditoriją, kuri gaus atmintinę
Norėdami parašyti atmintinę, kuri paskatintų žmones skaityti ir atsakyti, turite nustatyti savo paaiškinimo stilių, ilgį ir formalumą atmintinėje, atsižvelgdami į auditoriją, kuri jį skaitys. Norėdami tai padaryti, turite žinoti, kas gaus šią atmintinę.
- Sužinokite, kokie yra atmintinės gavėjo prioritetai ir rūpesčiai.
- Pabandykite numatyti klausimus, kuriuos užduos atmintinės skaitytojai. Paremkite savo paaiškinimą pateikdami pavyzdžių, įrodymų ar kitos informacijos, galinčios turėti įtakos skaitytojui.
- Atsižvelgdami į auditoriją, kuri skaitys atmintinę, atmintinėje galite pateikti reikiamą informaciją ar nuomones.
Žingsnis 2. Neduokite oficialaus pasisveikinimo
Atmintinė neturi prasidėti sveikinimu, pavyzdžiui, „Gerbiamas pone Anwar“. Vietoj to tiesiog parašykite pradinį sakinį, kad paaiškintumėte temą, kurią norite apimti.
Žingsnis 3. Pirmoje pastraipoje nurodykite problemą ar problemą
Trumpai apibūdinkite norimo atlikti veiksmo foną. Kaip ir pateikdami disertacijos pareiškimą, paaiškinkite temą ir nurodykite priežastis, kodėl šis veiksmas yra svarbus. Šį įvadinį sakinį galite naudoti kaip santrauką arba atmintinės santrauką.
Įvadinis skyrius turėtų būti parašytas vienoje pastraipoje
4 žingsnis. Pavyzdžiui, atmintinės pradžioje galite parašyti:
„Nuo 2016 m. Sausio 1 d. PT XYZ įgyvendins naują sveikatos apsaugos politiką. Visi darbuotojai ir jų šeimos nariai kas mėnesį gaus BPJS 1 klasės išmokas sveikatai “.
Žingsnis 5. Aprašykite atmintyje iškeltos problemos kontekstą
Skaitytojams gali prireikti informacijos apie jūsų pateikiamos problemos foną. Trumpai paaiškinkite kontekstą ir pasakykite tik tai, kas svarbu.
Jei reikia, toliau rašykite atmintinę, paaiškinančią, kodėl norite taikyti šią politiką. Pavyzdžiui, parašykite: „Vyriausybė išleido reglamentą, pagal kurį kiekviena įmonė privalo įregistruoti darbuotojus ir jų šeimos narius kaip BPJS Kesehatan dalyvius“
Žingsnis 6. Palaikykite savo planą pateikdami paaiškinimą diskusijų skyriuje
Trumpai apibūdinkite veiksmus, kurių imsitės. Pateikite savo pasiūlymui pagrįsti įrodymus ir logiškas priežastis. Pradėkite perteikdami svarbiausią informaciją, tada pateikite konkrečius ar patvirtinančius faktus. Nurodykite, kokią naudą skaitytojas gaus iš jūsų siūlomų veiksmų ar žalos, kuri atsiras, jei nebus imtasi šių veiksmų.
- Jei norite sukurti ilgesnę atmintinę, taip pat pateikite atitinkamų ir įtikinamų grafikų, sąrašų ar diagramų.
- Jei norite ilgesnių atmintinių, galite pateikti trumpą pavadinimą, apibūdinantį kiekvieno skyriaus turinį. Pavyzdžiui, užuot sukūrę pavadinimą „Politika“, parašykite „Nauja politika visiems darbuotojams“. Pavadinimą padarykite konkretų ir trumpą, kad skaitytojas galėtų iš karto žinoti svarbius atmintinės dalykus.
Žingsnis 7. Siūlykite veiksmus, kurių turi imtis skaitytojas
Pateikdami atmintinę, prašote kitų imtis veiksmų konkrečia problema, nesvarbu, ar tai būtų pranešimas apie naują produktą, ar nauja išlaidų ataskaitų teikimo politika, ar pareiškimas apie tai, kaip įmonė sprendžia problemą. Baigiamojoje pastraipoje ar sakinyje paaiškinkite, kokių veiksmų reikia imtis.
- Pavyzdžiui, parašykite: „Visi darbuotojai nuo 2016 m. Kovo 1 d. Privalo naudotis nauja apskaitos sistema“.
- Taip pat pateikite savo pasiūlymą patvirtinančius įrodymus.
8. Uždarykite atmintinę pateikdami teigiamą ir palaikančią santrauką
Paskutinėje pastraipoje turėtų būti aprašytas kitas žingsnis, galintis išspręsti problemą. Taip pat perduokite palaikymo žinią apie organizacijos solidarumą.
- Galite pasakyti: „Esu pasirengęs toliau diskutuoti apie šį pasiūlymą ir įgyvendinti sprendimą, dėl kurio susitarėme“.
- Arba galite uždaryti atmintinę rašydami: „Mes labai džiaugiamės planu pridėti gamybos liniją. Manome, kad šis planas plėtos įmonę ir užtikrins mūsų verslo tęstinumą “.
- Uždarykite atmintinę tik vienu ar dviem sakiniais.
3 dalis iš 4: Memo pabaiga
Žingsnis 1. Gerai žinokite atmintinės formatą
Kad būtų lengviau skaityti, naudokite standartinį atmintinės formatą. Įveskite atmintinę „Times New Roman“ar „Arial“šriftu, 12 dydžio, 3 cm kairėje, dešinėje ir apačioje.
Naudokite kairėje sulygiuotą pastraipos formatą. Praleiskite dvi tuščias eilutes pastraipos pabaigoje ir pastraipos pradžioje nereikia palikti tarpo
Žingsnis 2. Patikrinkite savo atmintinę
Dar kartą perskaitykite ir redaguokite atmintinę, kad įsitikintumėte, jog ji teisinga, aiški, glausta ir įtikinama. Įsitikinkite, kad naudojate tinkamą rašymo stilių. Pašalinkite nereikalingus mokslinius terminus ar žargoną.
- Dar kartą patikrinkite, ar vis dar yra rašybos, gramatikos ir diskusijų klaidų. Atkreipkite dėmesį į vardų, datų ir skaičių rašymą.
- Įsitikinkite, kad jūsų atmintinė yra pakankamai trumpa ir pašalinkite nereikalingą informaciją.
Žingsnis 3. Inicijuokite šalia savo vardo
Atmintinės nereikia pasirašyti, tačiau ją turite inicijuoti tušinuku, esančiu atmintinės pradžioje, šalia jūsų vardo. Inicialai rodo, kad patvirtinote šį įrašą.
Žingsnis 4. Naudokite popierių su firminiais blankais
Yra laiškų popierius, kuris yra atspausdintas naudojant firminius blankus, specialiai sukurtus atmintinėms, arba tiesiog naudojamas įprastas laiškų popierius.
Jei atmintinę sukūrėte kompiuteryje (ir išsiuntėte el. Paštu), sukurkite savo firminius blankus naudodami „Word“programą su įmonės logotipu ir kontaktine informacija. Naudokite šį atmintinės šabloną būsimiems pranešimams pateikti
5 žingsnis. Nuspręskite, kaip išsiųsti atmintinę
Pasirinkite geriausią atmintinės platinimo būdą. Galite spausdinti ir bendrinti arba išsiųsti el.
Norėdami siųsti atmintines el. Paštu, galite konvertuoti atmintinę iš „Word“dokumento į HTML arba į PDF ir išsiųsti kaip el. Laiško priedą
4 dalis iš 4: Memo šablonų naudojimas
Žingsnis 1. Ieškokite atmintinės šablono
Užrašus galima sukurti naudojant šablonus, o ne kurti juos nuo nulio. Norėdami tai padaryti, ieškokite gerų atmintinių šablonų internete, pavyzdžiui, „Microsoft Word“. Paprastai naudojami formatai yra beveik vienodi, tačiau šrifto dydis, ilgis ir dizainas gali skirtis.
- Atsisiųskite šabloną, kuris geriausiai atitinka jūsų poreikius.
- Prieš naudodami šablonus iš bet kurios svetainės, būtinai perskaitykite taisykles.
Žingsnis 2. Atidarykite savo kompiuteryje atsisiųstą šabloną
Spustelėjus atsisiuntimo mygtuką, šablonas bus tiesiogiai atsisiųstas į jūsų kompiuterį arba turite atlikti kelis veiksmus. Jei rezultatas yra suglaudintas failas, pirmiausia turite išpakuoti šį failą ir tada jį atidaryti „Microsoft Word“.
Rekomenduojame naudoti naujausią „Microsoft Word“programos versiją, kad nepatirtumėte problemų ir šis šablonas jums puikiai tiktų. Jei vis dar naudojate ankstesnę „Microsoft Word“programos versiją, prieš atsisiųsdami failus ją atnaujinkite
Žingsnis 3. Apibrėžkite savo firminius blankus
Visi šablonai gali būti pakeisti. Kiekvieną atmintinės šablono dalį galite pritaikyti pagal savo poreikius. Pvz., Pridėkite logotipą ir prekės ženklo registracijos ženklą prie šablono blanko skiltyje. Spustelėkite firminių blankų skyrių, kad įvestumėte įmonės informaciją.
Žingsnis 4. Užrašo antraštėje užpildykite šablono laukus
Turite užpildyti laukus „Iki“, „Nuo“, „CC“ir „Apie“. Būkite atsargūs pildydami kiekvieną lauką, kad šiame skyriuje nesusipainiotumėte, nepraleistumėte ar neteisingos klaidos.
Žingsnis 5. Įveskite savo pranešimą
Įrašo tekste parašykite įvadą, kontekstą, diskusiją ir santrauką. Galite rašyti atmintines sąrašo forma, kad pateiktumėte informaciją po taško.
- Naudokite tą patį šablono formatą, kad visos atmintinės pastraipos būtų tvarkingai išdėstytos tinkamomis paraštėmis ir šrifto dydžiais.
- Jei reikia, lentelės rodymui galite naudoti atmintinės šabloną. Tai gali būti naudingiau, ypač jei sąrašas ar kitu formatu parengta atmintinė atrodo apleista ar sunkiai skaitoma.
- Nepamirškite ištrinti šablone jau esančių žodžių. Prieš siųsdami dar kartą atidžiai patikrinkite.
Žingsnis 6. Taip pat patikrinkite laužo kojas
Įrašo apačia yra atmintinės apačioje, kuri paprastai naudojama papildomai informacijai suteikti, pavyzdžiui, jūsų įmonės informacijai ar telefono numeriui parašyti. Atidžiai patikrinkite, ar visa ši informacija įvesta teisingai. Žinoma, norite išsiųsti gerą atmintinę be neteisingos kontaktinės informacijos ar trūkstamos informacijos.
Žingsnis 7. Sureguliuokite ekraną
Vienas iš šablono pranašumų yra galimybė pakeisti dokumento spalvą. Atminties ekraną galima pritaikyti prie asmenybės ir padaryti jį patrauklesnį. Be to, galite pasirinkti spalvą, kuri geriausiai atitinka esamą situaciją, kad ji labiau patrauktų dėmesį, bet vis tiek būtų profesionali.
Žingsnis 8. Išsaugokite atmintinę kaip naują dokumentą
Įsitikinkite, kad išsaugojote šio atmintinės failo kopiją, kad būtų skaitmeninė atsarginė kopija, patvirtinanti bet kokį verslo ryšį.
9. Išsaugokite šį šabloną, kad galėtumėte jį vėl naudoti
Kai jums reikia sukurti atmintinę su šiek tiek kita tema, pakeiskite joje esančią informaciją atmintinės, kurią norite išsiųsti, tema. Be laiko taupymo, galite sukurti nuoseklaus formato atmintines, kad jos atrodytų profesionaliai. Tokiu būdu skaitytojai skirs daugiau dėmesio ir atidžiai perskaitys jūsų atsiųstą atmintinę.
Patarimai
- Nenurodykite per daug priežasčių. Jūs turite paaiškinti, kodėl reikia imtis tam tikrų veiksmų, tačiau nepersistenkite.
- Atmintyje parašytas paaiškinimas/informacija turėtų būti trumpai pateikta.
Susijęs straipsnis
- Kaip parašyti verslo atmintinę
- Kaip parašyti laišką
- Kaip efektyviai bendrauti
- Kaip parašyti skaitytojo laišką
