Yra dviejų tipų pokyčių valdymo planai. Pirmojo tipo planas skirtas pokyčių poveikiui organizacijai, o tai palengvina perėjimą. Antrojo tipo planas stebi konkrečius projekto pakeitimus, todėl aiškiai matomi projekto apimties pakeitimai. Abiejuose planuose siekiama aiškiai ir tiksliai pranešti, ką reikia padaryti.
Žingsnis
1 iš 2 metodas: Organizacijos pokyčių valdymo plano sudarymas
Žingsnis 1. Parodykite pakeitimo priežastį
Išvardykite veiksnius, paskatinusius sprendimą keistis, pavyzdžiui, prastus rezultatus, naujas technologijas ar organizacijos misijos pasikeitimą.
Vienas iš metodų, kurį galima naudoti, yra apibūdinti esamą situaciją ir būsimą situaciją, kurią organizacija nori sukurti
Žingsnis 2. Apibrėžkite pakeitimo tipą ir apimtį
Trumpai apibūdinkite pakeitimo projekto pobūdį. Nustatykite, ar šis pakeitimas paveiks pareigybės pavadinimą, verslo procesus, politikos pakeitimus ir (arba) organizacinę struktūrą. Išvardykite skyrius, darbo grupes, sistemas ar kitus komponentus, kurie bus pakeisti.
Žingsnis 3. Apibūdinkite suinteresuotųjų šalių palaikymą
Išvardykite visas šalis, kurias paveiks siūlomas pakeitimas, pvz., Vyresniąją vadovybę, projektų vadovus, projekto rėmėjus, galutinius vartotojus ir (arba) darbuotojus. Kiekvienai partijai užrašykite, ar partija pritaria pakeitimui.
- Apsvarstykite galimybę sukurti diagramą, kad tai būtų aiškiai ir glaustai pranešta. Vienas iš pavyzdžių yra išvardyti kiekvienos šalies žinomumą, palaikymo lygį ir įtaką, reitinguojamą naudojant skalę „Aukšta/Vidutinė/Žemas“.
- Jei įmanoma, atlikite asmeninį pokalbį, kad įvertintumėte paramą.
Žingsnis 4. Sudarykite pokyčių valdymo komandą
Ši komanda yra atsakinga už informacijos teikimą visoms šalims, įsiklausymą į susirūpinimą ir užtikrina, kad pokyčių procesas būtų kuo sklandesnis. Pasirinkite žmones, kurie turi patikimumą organizacijoje ir turi gerus bendravimo įgūdžius.
Šioje komandoje taip pat turėtų būti aukšto lygio vadovų. Pabrėžkite, kad jie yra atsakingi už pokyčių skatinimą, o ne tik pritarimą
5 žingsnis. Sukurkite valdymo metodą
Visiškas svarbių organizacijos žmonių palaikymas yra labai svarbus sėkmingam pokyčiui. Suteikite vyresniems darbuotojams galimybę pateikti grįžtamąjį ryšį ir kartu su jais sukurti aktyvų vaidmenį demonstruojant ir vadovaujant pokyčiams.
6. Sukurkite kiekvienos suinteresuotos šalies planą
Įvertinkite visų šalių, įskaitant tas, kurios pritaria pokyčiams, riziką ir susirūpinimą. Paskirkite valdymo komandą spręsti problemas.
Žingsnis 7. Sukurkite bendravimo planą
Bendravimas yra svarbiausias pokyčių valdymo komponentas. Reguliariai bendraukite su žmonėmis, kuriuos paveikė pokyčiai. Pabrėžkite pokyčių priežastis ir jų naudą.
- Suinteresuotosios šalys turėtų priimti dvipusius asmeninius pranešimus. Susitikimai akis į akį ar akis į akį yra labai svarbūs.
- Bendravimą turėtų teikti aukšto rango pokyčių rėmėjas, jūsų tiesioginis vadovas ir kiti, kuriais pasitiki suinteresuotosios šalys. Visa komunikacija turi perduoti nuoseklų pranešimą.
8. Stebėkite rungtynes
Visada yra tų, kurie priešinasi pokyčiams. Šios rungtynės vyksta individualiai. Taigi, bendraukite su asmeniu, kad suprastumėte jo samprotavimus. Stebėkite skundus, kad pokyčių valdymo komanda galėtų juos spręsti. Dažniausios pasipriešinimo priežastys:
- Nėra motyvacijos keistis, nėra skubos jausmo
- Neturi supratimo apie bendrą situaciją ir kodėl reikia pokyčių
- Įvesties trūkumas procese
- Neapibrėžtumas dėl darbo saugumo, būsimų vaidmenų ar reikalavimų ir įgūdžių, reikalingų būsimiems darbams atlikti.
- Vadovybė neatitinka lūkesčių dėl pokyčių įgyvendinimo ar komunikacijos
9. Įveikite kliūtis
Daug skundų turėtų būti išspręsta gerinant ryšius arba keičiant bendravimo strategijas, kad būtų išspręstos konkrečios problemos. Kai kuriems skundams reikalingas papildomas požiūris, kurį galite įtraukti į plano dalį arba galite pavesti valdymo komandai, kad jie galėtų padaryti tai, ko reikia. Apsvarstykite, kurie veiksmai yra tinkami jūsų organizacijoje:
- Keisdami vaidmenis ar darbo procesus, pirmenybę teikite darbuotojų mokymui.
- Jei prognozuojate žemą moralę ar įtemptą pereinamąjį laikotarpį, spręskite įmonės įvykius ar išmokas darbuotojams.
- Jei suinteresuotosios šalys nėra motyvuotos keistis, skatinkite.
- Jei suinteresuotosios šalys nesijaučia įtrauktos į pokyčių procesą, sušaukite susitikimą, kad gautumėte atsiliepimų ir apsvarstytumėte planų keitimą.
2 metodas iš 2: Projekto pokyčių stebėjimas
Žingsnis 1. Apibrėžkite pokyčių valdymo vaidmenį
Sudarykite šiam projektui skiriamų pareigybių sąrašą. Apibūdinkite pareigas ir įgūdžius, kurių reikia kiekvienai pozicijai. Bent jau įtraukite projekto vadovą, kuris atliks kasdienius pakeitimus, ir projekto rėmėją, kuris stebės bendrą pažangą ir priims svarbius pokyčių sprendimus.
Plačiam projektui didelėje organizacijoje padalinkite projekto valdymo vaidmenį į kelis žmones, turinčius specializuotų žinių
2 žingsnis. Apsvarstykite galimybę sukurti pakeitimų valdymo plokštę
Programinės įrangos kūrimo projektuose paprastai yra pakeitimų valdymo taryba, kurią sudaro kiekvienos suinteresuotos grupės atstovai. Būtent ši valdyba tvirtina pakeitimų prašymus, o ne projekto vadovas ir praneša apie sprendimus suinteresuotoms šalims. Šis metodas puikiai tinka projektams, kuriuose dalyvauja kelios grupės, ir projektams, kurių minimalią apimtį ir tikslus dažnai reikia iš naujo įvertinti.
Žingsnis 3. Sukurkite pakeitimų užklausų įgyvendinimo procesą
Kai kas nors iš pakeitimų komandos supras kitą žingsnį, kaip idėją paversti realybe? Aprašykite šį procesą sutikę su komanda. Pavyzdys:
- Komandos nariai užpildo pakeitimo užklausos formą ir siunčia ją projekto vadovui.
- Projekto vadovas įveda formą į pakeitimų užklausos įrašą ir pakoreguoja šį įrašą, kai pakeitimai įgyvendinami arba atmetami.
- Vadovas prašo komandos narių parašyti konkretų planą ir įvertinti, kiek pastangų reikės.
- Projekto vadovas siunčia planą projekto rėmėjui patvirtinti arba atmesti.
- Įgyvendinkite pakeitimus. Suinteresuotosios šalys reguliariai informuojamos apie pokyčius.
Žingsnis 4. Sukurkite pakeitimo užklausos formą
Toliau pateikti duomenys turėtų būti įtraukti kiekvieną kartą, kai pateikiama pakeitimo užklausa ir įvedama į pakeitimų žurnalą:
- Pakeisti prašymo datą
- Pakeiskite projekto vadovo suteiktą užklausos numerį
- Pavadinimas ir paaiškinimas
- Pareiškėjo vardas, pavardė, el. Pašto adresas ir telefono numeris
- Prioritetas (didelis, vidutinis arba žemas). Avarinių pokyčių valdymo planams gali prireikti konkrečių terminų.
- Produkto ir versijos numeris (programinės įrangos projektams)
Žingsnis 5. Pakeitimo pastabose įveskite papildomos informacijos
Pakeitimų įrašai turėtų fiksuoti sprendimus ir įgyvendinimą. Be informacijos, nukopijuotos iš pakeitimo užklausos formos, turite paruošti vietą, kur parašyti:
- Patvirtinimo ar atmetimo ženklas
- Prašymą patvirtinančio ar atmetančio asmens parašas
- Pakeiskite įgyvendinimo terminą
- Pakeiskite užbaigimo datą
Žingsnis 6. Stebėkite svarbius sprendimus
Be kasdienių pastabų, projektui bus naudinga stebėti svarbius sprendimus. Šie įrašai padės lengviau stebėti ilgalaikius projektus ar projektus, kurių vadovybė keičiasi. Šie įrašai taip pat gali padėti bendrauti su klientais ar vyresniąja vadovybe. Jei norite pakeisti terminus, projekto apimtį ar reikalavimus, prioriteto lygį ar strategiją, įtraukite šią informaciją:
- Žmonės, kurie priima sprendimus
- Sprendimo data
- Sprendimo priežasčių ir sprendimo priėmimo proceso santrauka. Įtraukite dokumentus, susijusius su šiuo procesu.
