Kaip rodo pavadinimas, atsakymo laiškas yra laiškas, skirtas atsakyti į kažkieno klausimą ar prašymą, kuris paprastai taip pat pateikiamas raštu laišku ir dažniausiai naudojamas kaip keitimosi informacija verslo pasaulyje priemonė. Norint parengti tobulą atsakymo laišką, pirmiausia reikia peržiūrėti laiško, kuriame yra jūsų gautas klausimas ar prašymas, turinį. Tada ieškokite papildomos informacijos, reikalingos atsakyti į laišką. Atlikę abu veiksmus, pradėkite rašyti atsakymo laišką su sakiniais, kurie yra mandagūs, tiesmukiški, aiškūs ir galintys atsakyti į visus originaliame laiške išvardytus klausimus ar prašymus. Be to, įsitikinkite, kad jūsų sakinio tonas taip pat yra draugiškas ir informatyvus, kad laiškas atitiktų gavėjo pasitenkinimą.
Žingsnis
1 metodas iš 3: originalaus laiško turinio peržiūra
Žingsnis 1. Nustatykite laiško siuntėjo prašomą ar suabejotą informaciją
Kadangi atsakymo laiškai yra skirti pateikti viską, ką siuntėjas turi žinoti, visada skirkite laiko atidžiai peržiūrėti laiško turinį. Ypač supraskite, kad laiško siuntėjas turi žinoti, kokią informaciją galite jam pateikti.
- Kartais nustatyti raidės reikšmę nėra taip paprasta, kaip pasukti delną, ypač jei laiško rašytojo rašymo stilius nėra aiškus. Todėl prieš rašydami atsakymo laišką visada skirkite laiko suprasti laiško siuntėjo poreikius.
- Jei reikia, užsirašykite kai kuriuos svarbius laiške esančius dalykus, kad geriau suprastumėte siuntėjo ketinimą. Visų pirma apibendrinkite, ko prašė siuntėjas, ir suplanuokite atsakymą į kiekvieną klausimą ar užklausą.
2 žingsnis. Sužinokite daugiau apie laiško siuntėjo prašomą informaciją
Jei laiško siuntėjas prašo informacijos apie ką nors, tikėtina, kad jūs tai jau žinote ir galite iš karto atsakyti, arba atvirkščiai. Jei nesuprantate prašomos informacijos, prieš atsakydami į laišką skirkite kuo daugiau laiko informacijai surinkti.
Pavyzdžiui, laiško siuntėjas gali norėti patvirtinti savo darbo paraišką jūsų įmonėje. Jei naujo darbuotojo įdarbinimas nėra jūsų kompetencijos sritis, prieš pateikdami atsakymą, susisiekite su žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotoju, kuris padės patikrinti siuntėjo prašymo būseną
Žingsnis 3. Persiųskite laišką kitam asmeniui, kuris geriau sugeba atsakyti į užduotą klausimą
Ypač verslo pasaulyje klientai kartais siunčia laišką įmonės adresu arba įmonės kontaktiniu numeriu, kurį randa internete. Todėl, jei gaunate laišką, bet manote, kad nesate kvalifikuotas atsakyti į jame pateiktus klausimus, persiųskite jį atitinkamam asmeniui. Padarykite tai, kad laiško siuntėjas galėtų gauti tiksliausią ir naudingiausią atsakymą.
Jei asmuo atsako ilgai, pabandykite pranešti siuntėjui, kad persiuntėte laišką kam nors, galinčiam atsakyti į jo klausimus. Bent jau laiško siuntėjas žino, kad jo išsiųstas laiškas buvo gautas ir apdorotas
2 metodas iš 3: atsakymų sudarymas
Žingsnis 1. Nusiųskite laišką asmeniui, kuris prašo informacijos arba užduoda klausimus originaliame laiške
Laišką visada pradėkite nuo mandagaus pasisveikinimo, pvz., „Mielasis“, po kurio nurodomas laiško gavėjo vardas, o ne per daug bendras pradinis sakinys, pvz., „Šio laiško gavėjui“. Be to, kad skamba beasmeniai, sakinys sukelia įspūdį, kad atsakymo laišką parašė kompiuteris. Todėl visada pasveikinkite gavėją vardu, kad parodytumėte, jog jūsų atsakymo laiškas buvo parašytas labai atsargiai ir dėkingai.
- Jei asmeniškai nepažįstate laiško siuntėjo, naudokite sveikinimą ponas arba ponia, po kurio nurodoma jo pavardė. Tačiau, jei laiško siuntėjas turi konkretų pavadinimą, naudokite šį pavadinimą, o ne poną.
- Jei tikrai nepažįstate laiško siuntėjo arba nežinote lyties, tiesiog naudokite jo vardą.
- Apskritai, galite naudoti originalioje laiške nurodytą siuntėjo vardą. Pavyzdžiui, jei laiško siuntėjas nurodo pavadinimą „Dr. Johnsonas “savo laiške, prašome atidaryti savo atsakymo laišką su sveikinimu„ Gerb. Dr. Johnsonas “.
2 žingsnis. Atkreipkite dėmesį, kad šis laiškas buvo parašytas atsakant į jo išsiųstą laišką
Laiško pradžioje nepamirškite skaitytojui perteikti savo laiško tikslo - atsakyti į laišką. Tokiu būdu laiško gavėjas sužinos, kad laiškas buvo perskaitytas ir apdorotas, taip pat apie jūsų siunčiamo laiško ketinimą.
- Paprastas sakinys: „Šis laiškas yra atsakas į laišką, kurį išsiuntėte birželio 13 d.“, Puikiai tinka atsakymo laiškui atidaryti.
- Jei nesate pirmojo laiško gavėjas, nurodykite laišką davusio asmens tapatybę. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Viena iš mūsų klientų aptarnavimo darbuotojų, Michelle Harris, persiuntė laišką, kurį man atsiuntėte“.
3 žingsnis. Nedelsdami atsakykite į siuntėjo klausimus
Parašę sveikinimą, nedelsdami pereikite prie laiško širdies. Laiško centre atsakykite į visus klausimus ir (arba) skundus, išvardytus originaliame laiške, kiek įmanoma išsamiau. Įsitikinkite, kad nieko nepraleisite, kad laiško gavėjas skaitydamas jaustųsi patenkintas.
- Atsakydami trumpai pakartokite laiško originalą. Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Atsakydami į jūsų klausimą dėl mūsų įmonės darbuotojų, tiesiogiai bendraujančių su žiniasklaida, norime jus informuoti, kad personalo vardas yra Janet Walters. Čia yra jo el. Pašto adresas ir telefono numeris “.
- Norėdami atsakyti į ilgesnius klausimus, naudokite numeravimo sistemą, kad konkrečiau atsakytumėte į kiekvieną klausimą. Šis metodas ne tik yra lengviau skaitomas, bet ir suteiks skaitytojui daugiau pasitenkinimo, nes mano, kad į visus klausimus buvo išsamiai atsakyta.
- Pateikite kuo išsamesnę informaciją ne per ilgais sakiniais. Paprastai atsakymas į vieną klausimą keliais trumpais sakiniais gali būti laikomas geru atsakymu.
Žingsnis 4. Būkite sąžiningi dėl bet kokių prašymų, kurių negalite įvykdyti
Kartais yra klausimų, į kuriuos negalite atsakyti, arba prašymų, kurių negalite įvykdyti. Susidūrę su tokia situacija, visada atsakykite sąžiningai. Kitaip tariant, nenaudokite sudėtingų sakinių vien tam, kad nuslopintumėte neigiamą laiško siuntėjo nuomonę. Patikėkite, laiško siuntėjas daug labiau įvertins tiesioginį ir aiškų atsakymą. Svarbiausia, kad informacija visada būtų perduodama mandagiai ir prieš tai atsiprašoma, kad laiško siuntėjas nesijaustų įžeistas.
- Atmesdami laiško siuntėjo prašymą, visada naudokite tvirtą, bet suprantantį toną. Pavyzdžiui, galite pasakyti: „Deja, mes negalime patenkinti jūsų prašymo. Šiuo metu mes neturime jums reikalingos informacijos ir negalime pasakyti, kada ji bus prieinama “.
- Jei manote, kad galite pateikti išsamesnės informacijos, pabandykite pasakyti: „Prieš atsakydamas į jūsų klausimą, pirmiausia turiu patvirtinti keletą dalykų. Jei laikas leidžia, nurodykite prašymo pateikimo datą ir pareigūno, su kuriuo susisiekėte, pavardę. Kai patvirtinimo procesas bus atliktas, aš nedelsdamas su jumis susisieksiu “.
5 žingsnis. Dėkojame už išsiųstą laišką
Nepriklausomai nuo to, ar galite patenkinti prašymą ar atsakyti į laiško klausimą, visada padėkokite jam ar padėkokite jam. Susidarykite įspūdį, kad vertinate jų dėmesį ir norite su jais palaikyti teigiamus santykius.
Kai kurie žmonės nori atidaryti savo laišką su padėka. Kalbos vieta nėra labai svarbi. Svarbiausia, įsitikinkite, kad tai ištariate vienu metu
Žingsnis 6. Užbaikite laišką parašydami savo vardą ir pavardę
Uždarykite laišką oficialiu baigiamuoju sveikinimu, pvz., „Nuoširdžiai“, po kurio nurodomas visas jūsų vardas. Jei laiškas skirtas verslo tikslams, taip pat nurodykite savo pareigas savo vardu.
Nesvarbu, ar tai būtų spausdinta, ar ranka parašyta raidė, visada palikite vietos savo parašui, įtraukę visą vardą. Tačiau jei laiškas siunčiamas el. Paštu, paprastai pakanka nurodyti visą vardą ir pavardę be parašo
Žingsnis 7. Dar kartą perskaitykite savo atsakymo laiško turinį, kad įsitikintumėte, jog į visus klausimus buvo atsakyta
Atminkite, kad laiško gavėjas gali susierzinti ar nusivilti, jei gauna atsakymą, kuris neatsako į jo klausimą. Be to, nepasitenkinimas rizikuoja atsiųsti jam tolesnį laišką ir galiausiai papildyti jūsų darbą! Kad skaitytojai būtų patenkinti, būtinai atsakykite į visus klausimus ar prašymus kuo išsamiau. Prieš siųsdami laišką perskaitykite, kad įsitikintumėte, jog nebuvo praleista jokių prašymų ar klausimų.
Jei reikia, paprašykite draugo ar bendradarbio pagalbos, kad perskaitytų laišką. Visų pirma paprašykite jų įsitvirtinti gavėjo vietoje ir išmatuoti jų pasitenkinimą perskaičius jūsų laišką
3 metodas iš 3: Profesionalaus tono naudojimas
1 veiksmas. Naudokite standartinį verslo laiško formatą
Suprasti įvairių tipų atsakymo laiškus, kurie naudojami kaip verslo komunikacijos priemonė. Tada vadovaukitės tuo formatu, kuris, jūsų manymu, yra tinkamiausias rašant profesionaliai skambančio atsakymo laišką.
- Viršutiniame kairiajame raidės kampe nurodykite savo vardą, pavardę, įmonės pavadinimą (jei taikoma) ir įmonės adresą. Žemiau nurodykite laiško parašymo datą, po to visą laiško gavėjo vardą ir adresą.
- Jei norite įvesti atsakymo raidę, visada naudokite 2,5 cm paraštę kiekvienoje popieriaus pusėje. Taip pat įsitikinkite, kad raidė parašyta su 1 tarpu tarp eilučių ir 2 tarpais tarp pastraipų.
- Jei atsakymo raidė įvesta, o ne ranka, visada naudokite standartinį 12 pt šriftą ir rašymo formatą. Tačiau jei raidė parašyta rankiniu būdu, įsitikinkite, kad naudojama rašysena yra tvarkinga ir lengvai skaitoma.
Žingsnis 2. Susidarykite įspūdį, kad išsiųsta užklausa ar klausimas jus džiugina
Šis metodas ypač privalomas verslininkams ar klientams pritaikytiems paslaugų teikėjams. Atminkite, kad klientas yra karalius. Tai reiškia, kad turite parodyti dėkingumą už laiką ir mintį, kurią jie įdėjo rašydami laišką. Todėl nepamirškite jiems padėkoti už jų prašymus ar klausimus, o atsakymo laiškuose visada naudokite šiltus ir draugiškus sakinius.
- Toks paprastas sakinys: „Dėkojame, kad susisiekėte su mumis. Mes tikrai vertiname jūsų atsiliepimus ", tai gali žymiai pakeisti laiško toną teigiama linkme! Todėl pasistenkite, kad įpratimas visada įtraukti tokias frazes į atsakymo laiškus.
- Nesudarykite įspūdžio, kad jo prašymas ar klausimas jus erzina ir erzina. Patikėk manimi, geriau būti pernelyg draugiškam, nei versti gavėją manyti, kad esi piktas ar susierzinęs su juo.
Žingsnis 3. Nereikia rašyti per ilgo laiško, kad laiško gavėjas galėtų jį greitai perskaityti
Vertinkite laisvalaikį! Nesiųskite 3 puslapių laiško, jei iš tikrųjų į klausimą ar prašymą galima atsakyti 1 pastraipoje. Todėl pateikite tinkamus atsakymus ir nedelsdami išsiųskite laišką. Nepridėkite kitos informacijos, kurios jam tikrai nereikia žinoti.
- Šį metodą svarbu įgyvendinti, ypač jei atsakymo laiškas skirtas atsakyti į jūsų klientų ar verslo partnerių klausimus. Žinoma, nenorite nuvilti kliento, turėdamas valandų valandas skaityti atsakymą, kuris turėjo būti perpjautas per pusę, tiesa?
- Kita vertus, nerašykite taip trumpai, kad negalėsite atsakyti į užklausą ar klausimą, nurodytą originaliame laiške. Jei į klausimą reikia atsakyti išsamiai paaiškinus, nedvejodami jį pateikite. Svarbiausia, įsitikinkite, kad visa pateikta informacija tikrai svarbi skaitytojams.
Žingsnis 4. Rašykite kuo aiškiau, kad laiško gavėjas suprastų jūsų atsakymą
Nenaudokite per ilgų ar sudėtingų sakinių! Vietoj to, rašykite naudodami žodyną, kuris yra paprastas, aiškus ir negali suklaidinti skaitytojo. Kuo trumpesnis ir tankesnis rašymas, tuo geresni rezultatai.
Įsivaizduokite, kad laiško gavėjas neturi pakankamai laiko išsamiai perskaityti jūsų laiško turinio. Net jei jis tik nuskaitytų laiško turinį, ar jis galėtų suprasti, ką turite omenyje? Jei ne, pataisykite naudojamą žodyną, kad būtų aišku
Žingsnis 5. Venkite skaitytojui sunkiai suprantamų žargonų ir techninių terminų
Šis aspektas turi būti įvykdytas, kad jūsų laiško turinys būtų suprantamesnis ir aiškesnis. Todėl, jei laiško gavėjas nėra profesionalas, gebantis suprasti techninius terminus, nesinaudokite juo. Vietoj to, pabandykite pakeisti žargoną ar techninius terminus kita dikcija, kurią net pasauliečiai gali suprasti.
Norėdami redaguoti laišką, užduokite tokį klausimą: "Ar kas nors, kas nesupranta mano darbo, gali suprasti, apie ką mano laiškas?" Jei ne, pakeiskite laiške vartojamą kalbą, kad dauguma žmonių ją suprastų. Tiesą sakant, tai galingas būdas sumažinti techninio žargono naudojimą laiškuose
Žingsnis 6. Dar kartą perskaitykite savo laiško tekstą
Kad išvengtumėte rašymo klaidų, dėl kurių jūsų laiškas gali atrodyti mažiau profesionalus, nepamirškite dar kartą perskaityti laiško ir ištaisyti rašybos, gramatikos, formatavimo ir srauto klaidas. Patikėkite, vos kelios minutės laiško turiniui patikrinti gali labai padėti padaryti laišką profesionalų.
- Nepasitikėkite tik kompiuterine programa, kad patikrintumėte, ar jūsų laiške nėra klaidų. Paprastai tokios programos gali aptikti tik rašybos ir skyrybos klaidas, o ne gramatines klaidas. Todėl perskaitykite kiekvieną savo laiške parašytą žodį, kad rastumėte klaidų, kurių kompiuteris negali aptikti.
- Jei jūsų laiško turinys yra labai svarbus, pvz., Kai laiškas skirtas verslo partneriui, paprašykite, kad kas nors kitas jį perskaitytų. Kartais kiti žmonės gali rasti gedimų, apie kuriuos anksčiau nežinojote.
