Standartinė darbo tvarka (SOP) yra dokumentas, kuriame pateikiama informacija apie užduoties atlikimo veiksmus. Esamą SOP gali tekti tiesiog pakeisti ir atnaujinti, arba jums gali tekti rašyti nuo nulio. Tai gali atrodyti kaip daug darbo, bet tai tikrai labai, labai, „labai“išsamus sąrašas. Norėdami pradėti, žr. 1 veiksmą.
Žingsnis
1 dalis iš 3: SOP formato kūrimas
Žingsnis 1. Pasirinkite formatą
Rašant SOP nėra teisingo ar neteisingo. Tačiau jūsų įmonė gali turėti daugybę SOP, kuriuos galite naudoti kaip formatavimo vadovą, nurodydami pageidaujamą užduoties atlikimo būdą. Tokiu atveju kaip šabloną naudokite esamą SOP. Jei taip nėra, turite keletą variantų:
- Paprastų žingsnių formatas. Tai yra įprasta procedūra, kuri yra trumpa, turi keletą galimų rezultatų ir yra tiesi. Be būtinų dokumentų ir saugos gairių, šis dokumentas yra tik paprastų sakinių, kuriuose yra vykdymo nurodymai, sąrašas skaitytojui.
- Žingsnis po žingsnio formatas. Paprastai tai taikoma ilgoms procedūroms - procedūroms, kurios apima daugiau nei dešimt žingsnių, apimančias tam tikrą sprendimų priėmimą, paaiškinimą ir terminologiją. Šis sąrašas paprastai yra pagrindiniai veiksmai su papildomais veiksmais tam tikra tvarka.
- Blokinės schemos formatas. Jei procedūra labiau panaši į žemėlapį su begaliniais galimais rezultatais, geriausia yra schema. Būtent tokį formatą turėtumėte pasirinkti, jei rezultatai ne visada yra nuspėjami.
Žingsnis 2. Apsvarstykite savo skaitytojus
Prieš rašydami SOP turite atsižvelgti į tris pagrindinius veiksnius:
- Jūsų skaitytojų išankstinės žinios. Ar jie susipažinę su jūsų organizacija ir jos procedūromis? Ar jie žino terminiją? Jūsų kalba turi atitikti skaitytojo žinias ir investicijas.
- Jūsų skaitytojo kalbos įgūdžiai. Ar yra tikimybė, kad jūsų kalbos nesuprantantys žmonės „perskaitys“jūsų SOP? Jei tai įmanoma, verta įdėti paveikslėlius ir diagramas su antraštėmis.
- Jūsų skaitytojų ratas. Jei jūsų SOP vienu metu skaito daug žmonių (kiekvienas turi skirtingą vaidmenį), turite suformatuoti dokumentą kaip pokalbį spektaklyje: 1 vartotojas atlieka veiksmą, po to - 2 vartotojas ir pan. Tokiu būdu kiekvienas skaitytojas gali pamatyti, kaip jie tampa sklandaus verslo variklio dalimi.
Žingsnis 3. Apsvarstykite savo žinias
Esmė tokia: ar jūs tinkamas žmogus tai parašyti? Ar žinote, ką apima šis procesas? Ar yra klaidos galimybė? Kaip tai padaryti saugiai? Jei ne, jums gali būti geriau jį atiduoti kam nors kitam. Prastai surašyti SOP - ar net netikslūs - ne tik sumažins produktyvumą ir gali sukelti organizacinę nesėkmę, bet ir gali būti nesaugūs bei turėti neigiamos įtakos viskam, pradedant jūsų komanda ir baigiant aplinka. Trumpai tariant, tai nėra rizika, kurią turėtumėte prisiimti.
Jei tai jums suteiktas projektas ir manote, kad turite (arba esate įpareigotas) jį užbaigti, nesivaržykite paprašyti pagalbos tų, kurie atlieka kasdienes procedūras. Interviu atlikimas yra įprasta SOP kūrimo proceso dalis
Žingsnis 4. Nuspręskite tarp trumpų ar ilgų SOP
Jei rašote ar atnaujinate SOP grupei asmenų, kurie yra susipažinę su protokolais, terminologija ir pan., Ir jums būtų naudinga trumpa, glausta SOP, kuri yra daugiau kontrolinis sąrašas, galite ją parašyti sutrumpinta forma.
Be pagrindinių tikslų ir svarbios informacijos (data, autorius, asmens kodas ir kt.), Tai tik trumpas veiksmų sąrašas. Jei detalių ar paaiškinimų nereikia, štai kaip tai padaryti
Žingsnis 5. Prisiminkite savo SOP tikslą
Akivaizdu, kad jūsų organizacijoje yra procedūrų, kurios kartojasi vėl ir vėl. Bet ar yra konkreti priežastis, kodėl ši SOP yra naudinga? Ar reikėtų akcentuoti saugumą? Atitikties priemonės? Ar šis SOP naudojamas mokymams ar kasdienei veiklai? Štai keletas priežasčių, kodėl jūsų SOP yra svarbūs jūsų komandos sėkmei:
- Siekiant užtikrinti atitikties standartų laikymąsi
- Siekiant maksimaliai padidinti gamybos reikalavimus
- Siekiant užtikrinti, kad procedūra nepakenktų aplinkai
- Siekiant užtikrinti saugumą
- Kad viskas vyktų pagal tvarkaraštį
- Siekiant išvengti nesėkmių gamyboje
-
Turi būti naudojamas kaip mokymo dokumentas
Jei žinote, ką jūsų SOP turi pabrėžti, bus lengviau rašyti aplink šiuos dalykus. Taip pat bus lengviau pamatyti, koks svarbus jūsų SOP
2 dalis iš 3: SOP rašymas
Žingsnis 1. Uždenkite reikiamą medžiagą
Apskritai technines SOP sudaro keturi elementai, „atskirti“nuo pačios procedūros:
- Titulinis puslapis. Tai apima 1) procedūros pavadinimą, 2) SOP identifikavimo numerį, 3) jos išdavimo ar peržiūros datą, 4) agentūros/padalinio/filialo, kuriame buvo taikomas SOP, pavadinimą ir 5) SOP parengusių ir patvirtinusių asmenų parašas. Šiame skyriuje gali būti naudojamas bet koks formatas, jei pateikiama informacija yra aiški.
- turinio sąrašas. Tai būtina tik tuo atveju, jei jūsų SOP yra pakankamai ilgas, kad būtų lengviau susipažinti. Čia rasite paprastą standartinę sistemą.
- Kokybės užtikrinimas/kokybės kontrolė. Procedūra nėra gera procedūra, jei jos negalima išnagrinėti. Paruoškite reikiamą medžiagą ir detales, kad skaitytojai galėtų įsitikinti, jog gauna norimus rezultatus. Ši medžiaga gali apimti kitus dokumentus, pvz., Veiklos vertinimo pavyzdžius.
-
Nuoroda. Būtinai užsirašykite visas naudojamas ar svarbias nuorodas. Jei naudojate kitas SOP nuorodas, būtinai pridėkite reikiamą informaciją priede.
Jūsų organizacija gali turėti kitokį protokolą nei šis SOP. Jei yra ankstesnis SOP, kurį galite naudoti, ignoruokite šią struktūrą ir atlikite atliktą procedūrą
2 veiksmas. Atlikdami procedūrą būtinai įtraukite šiuos dalykus:
- Taikymo sritis ir taikymas. Kitaip tariant, jis apibūdina proceso tikslą, jo apribojimus ir tai, kaip procesas naudojamas. Apima standartus, reguliavimo reikalavimus, vaidmenis ir atsakomybę, taip pat įvestį ir rezultatą.
-
Metodika ir procedūros.
Esmė - išsamiai išvardykite svarbius veiksmus, įskaitant reikalingą įrangą. Įtraukite nuoseklias procedūras ir sprendimų priėmimo veiksnius. Nurodykite „prielaidą“ir galimus trukdžius ar saugumo sumetimus.
- Terminologijos patikslinimas. Paaiškinkite akronimus, santrumpas ir visas frazes, kurios nėra įprasti terminai.
- Įspėjimas apie sveikatą ir saugumą. Turi būti parašyta atskirame skyriuje ir kartu su veiksmais, kai iškyla problema. Nepraleiskite šio skyriaus.
-
Įranga ir reikmenys.
Pilnas reikalingų dalykų sąrašas ir kada ir kur rasti įrangą, įrangos standartus ir kt.
-
Įspėjimai ir pertraukimai. Iš esmės, trikčių šalinimo dalis. Išvardykite galimas problemas, kurios gali kilti, į ką atkreipti dėmesį ir kas gali turėti įtakos idealiam galutiniam produktui.
- Suteikite kiekvienai iš šių temų atskirą skyrių (paprastai pažymėtą skaičiais ar raidėmis), kad jūsų SOP nebūtų painių ilgų sakinių ir būtų lengva rasti nuorodą.
- Tai ne visas sąrašas, o tik nedidelė procedūrinių veiksmų dalis. Jūsų organizacija gali paminėti kitus aspektus, į kuriuos reikia atkreipti dėmesį.
Žingsnis 3. Rašymas turi būti glaustas ir lengvai skaitomas
Tikėtina, kad jūsų skaitytojai nepasirinko šio SOP skaityti savo malonumui. Norite, kad šis dokumentas būtų trumpas ir aiškus - priešingu atveju jų dėmesys pasikeis ir dokumentas bus baisus ir sunkiai suprantamas. Apskritai sakinius laikykite kuo trumpesnius.
- Čia yra blogas pavyzdys: Prieš pradėdami naudoti, būtinai išvalykite visas dulkes iš oro išleidimo angos.
- Geras pavyzdys yra toks: Prieš naudojimą pašalinkite visas dulkes iš oro išleidimo angos.
- Apskritai nenaudokite žodžio „tu“. Šis žodis turėtų būti numanomas. Kalbėkite aktyviu balsu ir sakinius pradėkite komandiniais veiksmažodžiais.
4. Jei reikia, apklauskite pareigūnus, dalyvaujančius užduoties atlikimo procese
Paskutinis dalykas, kurį norite padaryti, yra parašyti visiškai netikslų SOP. Jūs keliate pavojų komandos saugumui, efektyvumui, jų laikui ir aiškinate procesą be tinkamo svarstymo - tai, ką jūsų komandos draugai gali įžeisti. Jei reikia, užduokite klausimus! Žinoma, norėsite parašyti tikslią procedūrą.
Jei nežinote, galite paklausti įvairių šaltinių, kad apimtų visus vaidmenis ir pareigas. Vienas komandos narys gali nesilaikyti standartinių darbo procedūrų arba kitas narys gali būti įtrauktas tik į procedūros dalį
5 žingsnis. Padalinkite ilgą tekstą į diagramas ir schemas
Jei įtraukiate konkretų ar du veiksmus, kurie jus gąsdina, sukurkite diagramą ar diagramą, kad skaitytojams būtų lengviau. Tai palengvins dokumento skaitymą ir suteiks protui pauzę, kai bandys viską suprasti. Be to, jūsų dokumentai bus išsamesni ir gerai parašyti.
Neįtraukite diagramų ar diagramų tik tam, kad sustiprintumėte savo SOP; darykite tai tik tada, kai to reikia arba bandote peržengti kalbos barjerą
Žingsnis 6. Įsitikinkite, kad kiekvienas puslapis turi kontrolinio dokumento žymėjimą
Jūsų SOP greičiausiai yra vienas iš daugelio - todėl jūsų organizacija tikriausiai turi tam tikrą didelę duomenų bazę, kurioje viskas kataloguojama naudojant tam tikrą nuorodų sistemą. Jūsų SOP yra šios nuorodų sistemos dalis, todėl reikia rasti tam tikro tipo kodą. Čia pažymėjimas bus naudingas.
Kiekvieno puslapio viršutiniame dešiniajame kampe turi būti trumpas pavadinimas arba ID numeris, peržiūros numeris, data ir „page # of #“(daugeliu formatų). Priklausomai nuo jūsų organizacijos pageidavimų, jums gali prireikti išnašos (arba parašykite aukščiau pateiktą žymėjimą išnašoje)
3 dalis iš 3: Sėkmės ir tikslumo užtikrinimas
Žingsnis 1. Išbandykite procedūrą
Jei nenorite išbandyti savo procedūros, tikriausiai ne taip parašėte. Tegul asmuo, turintis ribotą šio proceso išmanymą (arba bendras skaitytojo atstovas), naudojasi jūsų SOP, kad jiems vadovautų. Su kokiomis problemomis jie susidūrė? Jei taip, išspręskite problemą ir atlikite būtinus remontus.
- Geriausia, kad keli žmonės patikrintų jūsų SOP. Skirtingi asmenys patirs skirtingas problemas, leisdami įvairius atsakymus (kurie, tikimasi, bus naudingi)
- Būtinai išbandykite procedūrą su asmeniu, kuriam procedūra nebuvo atlikta anksčiau. Visi, turintys išankstinių žinių, atliks užduoties veiksmus, o ne per savo SOP, todėl jūsų tikslas nepasiekiamas.
2 veiksmas. Leiskite procedūrą atliekantiems žmonėms peržiūrėti savo SOP
Galų gale jūsų viršininko nuomonė apie SOP tikrai nesvarbi. Šis SOP yra svarbus tiems, kurie iš tikrųjų atlieka susijusį darbą. Taigi prieš siųsdami SOP viršininkui, parodykite darbą žmonėms, kurie atliks (arba atliko) susijusį darbą. Ką jie galvoja?
Įtraukę juos ir priversdami juos jaustis proceso dalimi, jie labiau linkę priimti jūsų SOP. Ir jie netgi gali turėti puikių idėjų
Žingsnis 3. Tegul jūsų patarėjas ir kokybės užtikrinimo komanda peržiūri SOP
Kai komanda duos jums žalią šviesą, nusiųskite ją savo patarėjui. Jų įvestis į tikrąjį turinį gali būti mažesnė, tačiau jie jums pasakys, ar jūsų SOP atitinka formato reikalavimus, ar ką nors praleidote, taip pat protokolą, kaip įforminti SOP ir įvesti jį į sistemą.
- Tiesiogiai patvirtinkite SOP, naudodami dokumentų valdymo sistemą, kad užtikrintumėte šių patvirtinimų audito seką. Įvairiose organizacijose šis procesas gali skirtis. Iš esmės jūs norite, kad viskas atitiktų gaires ir taisykles.
- Reikalingi įgalioti parašai, nors dauguma organizacijų dabar neprieštarauja elektroninių parašų priėmimui.
Žingsnis 4. Kai patvirtinsite, pradėkite vykdyti savo SOP
Tai gali būti oficialus atitinkamo darbuotojo mokymas (mokymas klasėje, mokymas kompiuteriu ir kt.) Arba gali reikšti, kad jūsų SOP popierius kabo vonios kambaryje. Kad ir kas tai būtų, skleiskite savo darbą! Jūs sunkiai dirbote, kad tai pasiektumėte. Pats laikas sulaukti komplimentų!
Įsitikinkite, kad jūsų SOP nuolat atnaujinami. Jei šis SOP yra pasenęs, atnaujinkite jį, gaukite atnaujinimus iš naujo patvirtintus ir dokumentuotus, tada, jei reikia, paskirstykite SOP. Nuo šių SOP priklauso jūsų komandos saugumas, produktyvumas ir sėkmė
Patarimai
- Nepamirškite visada įtraukti suinteresuotųjų šalių, kad dokumentuotas procesas būtų tikrasis procesas.
- Patikrinkite aiškumą. Įsitikinkite, kad nėra dvigubų aiškinimų. Parodykite procedūrą nepažįstamam asmeniui ir paprašykite pasakyti, ką jie galvoja apie procedūrą; Galite nustebti.
- Naudokite schemas ir vaizdus, kad skaitytojai galėtų aiškiai matyti procesą.
- Norėdami paaiškinti veiksmus, naudokite paprastą indoneziečių kalbą.
- Prieš patvirtindami paprašykite žmonių peržiūrėti jūsų dokumentą.
- Įsitikinkite, kad kiekvieno pakeitimo versijos metu įrašoma dokumentų istorija.
