Iš pradžių rašyti darbo ataskaitą gali atrodyti sunku, tačiau iš tikrųjų tai lengviau, nei manote. Darbo ataskaitos paprastai naudojamos paaiškinti konkretaus projekto eigą arba pateikti išvadas ir rekomendacijas tam tikrais klausimais darbo vietoje. Norėdami lengvai parašyti veiksmingą darbo ataskaitą, pirmiausia apsvarstykite savo tikslą, auditoriją, tyrimus ir pranešimą. Parašykite ataskaitą naudodami verslo ataskaitos formatą. Atlikite pakeitimus, kad ataskaita taptų veiksminga.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Darbo ataskaitos planavimas
1 žingsnis. Nustatykite ataskaitos tikslą ir temą
Kartais jūsų gali paprašyti pateikti ataskaitą. Pranešimo tikslas ar tema greičiausiai bus nurodytas prašyme. Jei nesate tikri dėl tikslo ar temos, apsvarstykite pranešimą, kurį norite perduoti savo skaitytojams. Taip pat galite paaiškinti savo vadovui ar viršininkui.
Pavyzdžiui, jūsų tikslas gali būti analizuoti verslo problemą, paaiškinti projekto, prie kurio dirbate, rezultatus arba pateikti vadovui savo darbo eigos schemą
Žingsnis 2. Pasirinkite skaitytojui tinkamą toną ir kalbą
Apsvarstykite skaitytojo žinias ir jų žinomus žargonus. Rašydami pranešimą galite naudoti žargoną ir labiau profesionalią kalbą nei rašydami visuomenei.
- Kas skaitys pranešimą? Apsvarstykite visus skaitytojus, kurie greičiausiai naudos jūsų ataskaitą.
- Jei jūsų skaitytojų ratas nevienalytis, užsirašykite visą informaciją skaitytojui, kuris mažiausiai žino, ką rašote. Tačiau naudokite kiekvieno skyriaus antraštes, kad labiau išsilavinę skaitytojai galėtų praleisti informaciją, kuri, jų nuomone, nėra būtina. Taip pat galite parašyti konkrečius skyrius, skirtus konkrečioms skaitytojų grupėms.
Žingsnis 3. Surinkite duomenis ir pagalbinę medžiagą, jei tokių yra
Įtraukite medžiagą, kurią naudojote kaip išvadų ar rekomendacijų pagrindą. Rengdami ataskaitą, remiatės šia medžiaga. Šią medžiagą taip pat gali tekti įtraukti į ataskaitos priedą. Toliau pateikiamos medžiagos rūšys, kurias galite įtraukti rengdami ataskaitą:
- Finansinė informacija
- Diagrama
- Diagrama
- Statistinė informacija
- Apklausa
- Anketa
- Interviu su ekspertais, bendradarbiais, klientais ir kt.
Žingsnis 4. Peržiūrėkite pažangą, jei rašote pažangos ataskaitą
Vietoj to, apibūdinkite atliktą darbą, atliktą darbą ir ar darbas atitiko pradinį tikslą. Pagalvokite apie ataskaitą kaip apie atsakymą į klausimus, kuriuos žmonės gali turėti apie jūsų projektą. Žemiau yra klausimai, į kuriuos turėtumėte atsakyti ataskaitoje:
- Ar pasikeitė darbų apimtis?
- Kokius darbus baigėte po paskutinės ataskaitos?
- Kokį darbą dirbsi?
- Ar jūsų projektas bus baigtas laiku? Jei ne, kodėl?
- Su kokia problema susidūrėte ir kaip ją išsprendėte?
- Kokias pamokas išmokote šį mėnesį?
Žingsnis 5. Apibrėžkite informaciją, kurią turėtumėte įtraukti į ataskaitą
Parašykite savo idėjos kontūrą kaip vadovą. Apibrėždami, sukurkite ataskaitų antraštes, kurios padėtų organizuoti tai, ką ketinate pasakyti. Ši schema neturi būti tvarkinga ar gerai parašyta, nes ją naudosite tik jūs.
- Paprastai ataskaita pradedama rezultatų paaiškinimu, išvadomis ar rekomendacijomis. Po to paaiškinkite, kaip priėjote prie tokios išvados ir, jei įmanoma, savo mąstymo būdą.
- Jei ketinate daryti prieštaringą išvadą ar rekomendaciją, paaiškinkite savo procesą ir samprotavimus, kad skaitytojas suprastų jūsų išvadų ir rekomendacijų priežastis.
2 dalis iš 3: Darbo ataskaitos rengimas
1 žingsnis. Naudokite titulinį arba titulinį puslapį
Antraštiniame puslapyje atskiroje eilutėje turėtų būti ataskaitos pavadinimas, po to - pateikimo data. Trečioje eilutėje užrašykite visų ataskaitos autorių pavardes. Po to ketvirtoje eilutėje parašykite organizacijos pavadinimą.
- Kai kuriais atvejais galite įtraukti motyvacinį laišką, kuriame paaiškinama, kodėl rašote ataskaitą, kas joje yra ir ką daryti toliau. Tokia raidė dažniausiai naudojama, kai ataskaitos rašymo procesas užtrunka ilgai arba autorius mano, kad prieš įsigilinant į ataskaitą skaitytojui reikia papildomų paaiškinimų.
- Pažangos ataskaitose tituliniame puslapyje parašykite savo vardą, projekto pavadinimą, datą ir ataskaitinį laikotarpį. Parašykite juos skirtingose eilutėse. Kiekvieną eilutę galite pažymėti žodžiais, pvz., „Pavadinimas“, „projekto pavadinimas“, „data“ir „ataskaitinis laikotarpis“. Taip pat galite rašyti informaciją apie šiuos dalykus be etikečių.
- Paklauskite savo viršininko, ar yra kokių nors konkrečių rekomendacijų dėl darbo ataskaitos. Šios rekomendacijos yra geriausias medžiagos šaltinis rengiant ataskaitas.
Žingsnis 2. Sukurkite santrauką, kurioje yra pagrindinė informacija
Įtraukite savo išvadas, pagrindimus ir rekomendacijas. Skaitytojas supras pagrindinius pranešimo dalykus, neskaitydamas viso jo. Nereikia per daug smulkmenuoti, tačiau skaitytojas turėtų suprasti jūsų ataskaitos aprašymą. Santrauka turėtų būti nuo pusės iki vieno puslapio.
- Jums nereikia apibendrinti visos ataskaitos. Sutelkite dėmesį į svarbias ataskaitos idėjas, tokias kaip pagrindinė rekomendacija ar išvada.
- Jei rašote pažangos ataskaitą, praleiskite šį skyrių.
Žingsnis 3. Sukurkite turinį
Išvardykite visas ataskaitos skilties antraštes ir jų puslapių numerius. Šis sąrašas padės skaitytojams lengviau naudotis jūsų ataskaita ir rasti reikiamą informaciją.
- Naudokite kiekvienos dalies antraštes ir antraštes, kad ataskaitą būtų lengva skaityti.
- Jei rašote pažangos ataskaitą, paprastai jums nereikia kurti turinio, nebent jūsų viršininkas to paprašytų. Tačiau įtraukite kiekvieno skyriaus pavadinimą ir antraštę, kad ataskaitą būtų lengva skaityti.
Žingsnis 4. Parašykite įvadą, kad susidarytumėte savo ataskaitos idėją
Pasakykite skaitytojui, kodėl parašėte pranešimą. Apibendrinkite ataskaitos kontekstą ir paaiškinkite savo tikslą. Pranešime nurodykite klausimus, į kuriuos atsakysite, arba problemas, kurias išspręsite. Apibūdinkite ataskaitos apimtį ir organizavimą.
- Įvadas neturi būti ilgas. Rašykite aiškiai ir konkrečiai, kad skaitytojai žinotų kontekstą ir tikslą, neskaitydami per ilgo paaiškinimo.
- Įvadui parašykite 2-4 pastraipas.
- Pažangos ataskaitai pakanka įvadinio 1–2 pastraipų skyriaus. Įvadas turėtų apibendrinti jūsų projektą ir tikslus. Taip pat galite paminėti atliktus darbus ir kitus planus.
Žingsnis 5. Paaiškinkite minėtus rezultatus ar išvadas
Apibūdinkite visus su projektu susijusius tyrimus ar vertinimus. Parašykite diskusiją ir interpretuokite išvadas ir jų ryšį su pranešimo tema.
- Paprastai šį skyrių sudaro įvadinė pastraipa ir jūsų išvadų sąrašas.
- Išvadą galima parašyti taip: „1. Gyventojai sensta, todėl mūsų klientų rizika sveikatai didėja “.
- Jei rašote pažangos ataskaitą, neturite jokių rezultatų ar išvadų. Užsirašykite pasiekimus ar darbus, kuriuos baigėte po įžangos. Šiam skyriui galite parašyti 2–4 pastraipas. Tačiau paprastai pakanka sąrašo. Parašykite: „Surinko 200 000 000 IDR, kad išsinuomotų festivalio palapines“, „Pasirašė sutartį su„ Party Planning Company “festivalio planavimui“ir „Atliko 1500 gyventojų apklausą, kad surinktų visuomenės nuomonę“.
Žingsnis 6. Pateikite rekomendacijas dėl tolesnių veiksmų
Rekomendacijose turėtų būti paaiškinta, kas nutiks ateityje. Apibūdinkite, kokią problemą būtų galima išspręsti naudojant jūsų sprendimą ir kaip ji susijusi su jūsų padaryta išvada. Parašę paaiškinimą, išvardykite rekomendacijas pagal skaičių. Kiekvieną sakinį pradėkite veiksmažodžiu. Sudarykite rekomendacijų sąrašą ir pradėkite nuo svarbiausių.
- Pavyzdžiui, galite parašyti: „1. Suteikite darbuotojams širdies ir plaučių gaivinimo mokymus “.
- Jei rašote pažangos ataskaitą, turėtumėte sudaryti sąrašą darbų ar tikslų, kuriuos atliksite/pasieksite kitą laikotarpį. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Raskite festivalio pardavėją“, „Nustatykite festivalio dizainą“ir „Užsisakykite reklaminį plakatą“.
7 žingsnis. Aptarkite procesą ir pagrindą, kuriuo grindžiama išvada
Apibūdinkite metodą, kurį naudojote analizuodami temą, problemą ar problemą. Peržiūrėkite savo išvadas, tada paaiškinkite, kaip jos buvo naudojamos kaip rekomendacijų pagrindas. Padalinkite diskusiją į skyrius. Pavadinkite skyrius pagal jų turinį.
- Šiame skyriuje taip pat pateikiama ilgesnė tyrimų ir vertinimo diskusija.
- Tai turėtų būti ilgiausia jūsų ataskaitos skiltis.
- Jei rašote pažangos ataskaitą, galite praleisti šį skyrių. Dirbdami prie projekto ir kaip juos įveikti, galite jį pakeisti skyriumi apie kliūtis. Galite rašyti: „Daugelis gyventojų negrąžina apklausų, nes neužskaito iš anksto apmokėto pašto. Po to įtrauksime išankstinio apmokėjimo pašto siuntas arba suteiksime skaitmeninės apklausos galimybę “.
Žingsnis 8. Išvardykite nuorodas, kurias naudojote rengdami ataskaitą
Nuorodos gali būti žurnalo straipsnių, naujienų, interviu, apklausų, anketų, statistinių išvadų ir kitos susijusios informacijos forma. Pateikite šias nuorodas ataskaitos pabaigoje. Pavadinkite jį „Bibliografija“.
- Nebent jūsų prašoma naudoti konkretų citavimo stilių, verslo ataskaitose naudokite APA formatą.
- Praleiskite šį veiksmą, jei rengiate pažangos ataskaitą.
Žingsnis 9. Prie medžiagos, pvz., Apklausų, anketų ar el. Laiškų, pridėkite priedus
Ne kiekviena ataskaita reikalauja priedo. Tačiau galite juos įtraukti, jei norite pateikti cituojamos medžiagos ar papildomos informacijos, kuri galėtų padėti jiems lengviau suprasti jūsų temą ar išvadas. Pažymėkite kiekvieną priedą kita raide.
- Pavyzdžiui, galite turėti „A priedą“, „B priedą“ir „C priedą“.
- Jei rašote pažangos ataskaitą, jums nereikia įtraukti šio skyriaus.
Žingsnis 10. Parašykite trumpą išvadą, apibendrindami visas savo išvadas ar pažangą
Galbūt jums nereikia rašyti išvados, tačiau išvada gali parodyti jūsų pastangas. Padarykite 3-4 sakinių išvadą, kad apibendrintumėte visą ataskaitoje pateiktą informaciją.
Galite rašyti: „Meno festivalio planavimo projektas buvo atliktas taip, kaip numatyta. Mes baigėme 90% planavimo veiklos ir perėjome prie medžiagų pirkimo proceso. Šiuo metu projektas nesusiduria su kliūtimis, tačiau spręsime visas problemas, kurios gali kilti ateityje “
3 dalis iš 3: Efektyvių ataskaitų rašymas
Žingsnis 1. Naudokite aiškų pavadinimą, kad ataskaitą būtų patogu naudoti
Paaiškinkite pavadinimą ir nekalbėkite. Žiūrėdamas į pavadinimą, skaitytojas turėtų iš karto suprasti, apie ką yra jūsų pranešimas.
- Pavadinimai, kurių jums gali prireikti, yra šie: Įvadas, Baigtas darbas, Tikslas kitam laikotarpiui, Kliūtys ir sprendimai bei Išvada.
- Sukurkite ataskaitą atitinkantį pavadinimą.
- Pažangos ataskaitose jūsų skaitytojai greičiausiai bus vadovai, komandos ar klientai.
2 žingsnis. Idėjoms perteikti naudokite paprastą, aiškią kalbą
Darbo ataskaitoms nereikia sudėtingų žodžių ir gėlėtų sakinių. Jums tiesiog reikia perduoti skaitytojui svarbius dalykus. Persiųskite idėjas naudodami kuo paprastesnius žodžius ir priartėkite prie idėjos esmės.
Rašykite: „Ketvirtąjį ketvirtį pajamos padidėjo 50%“, o ne „Pajamos išaugo 50% ir ketvirtojo ketvirčio pajamos buvo puikios“
Žingsnis 3. Naudokite glaustą rašymą, kad jūsų ataskaita būtų trumpa
Per ilgas rašymas yra tik laiko švaistymas jums ir skaitytojui. Pašalinkite nereikalingus žodžius ir pereikite prie savo teiginio esmės.
- Kai kurios darbo ataskaitos yra ilgos, nes jose yra daug informacijos. Tačiau tai, kaip rašote, turėtų likti glausta.
- Geriau parašyti: „Pardavimai padidėjo paskutiniame ketvirtyje po to, kai darbuotojai atliko rinkodarą telefonu“, o ne: „Paskutinį ketvirtį pajamos smarkiai išaugo, nes mūsų talentingi ir atsidavę pardavėjai telefonu pardavinėjo potencialius klientus, kad jie galėtų pirkti. Produktai."
4 žingsnis. Pateikite idėjas objektyvia ir neemocinga kalba
Užsirašykite faktus ir leiskite skaitytojams padaryti savo išvadas, pagrįstas objektyviu požiūriu. Galite pateikti rekomendacijų, kaip spręsti tam tikrą problemą, tačiau nesistenkite paskatinti skaitytojo emocijų jas įtikinti. Leiskite skaitytojams kurti idėjas ir sprendimus remiantis objektyvia perspektyva.
Užuot rašę: „Nepatenkintiems darbuotojams paprastai trūksta moralės, todėl biuras jaučiasi kaip bedvasė mašina“, galite rašyti: „Darbuotojai, kurių produktyvumas yra palyginti žemas, sako, kad jaučiasi nelaimingi“
5 žingsnis. Nenaudokite neformalios kalbos ir žodžių „aš“arba „aš“
„Galbūt pažangos ataskaitoje galėsite naudoti žodį„ aš “, jei su projektu dirbate vienas. Priešingu atveju darbo ataskaitose nenaudokite žodžio „aš“ar labai neoficialių žodžių. Tačiau galite naudoti žodį „jūs“, kai nukreipiate tam tikrus sakinius savo tikslinei auditorijai.
Ataskaitose naudokite profesionalią kalbą
Žingsnis 6. Iš naujo perskaitykite ataskaitą, kad įsitikintumėte, jog nėra klaidų
Gramatika ir rašybos klaidos sumažins ataskaitos profesionalumo reputaciją. Perskaitykite dar kartą, kad įsitikintumėte, jog nėra rašybos klaidų, blogų frazių ar neteisingų žodžių pasirinkimo. Būtų geriau, jei ataskaitą perskaitytumėte du kartus.
- Jei įmanoma, paprašykite ko nors kito perskaityti ataskaitą, nes kartais gali būti sunku rasti kaltę su savimi.
- Jei turite laiko, palikite ataskaitą 24 valandoms prieš perskaitydami.
Patarimai
- Parašę pirmąją darbo ataskaitą, naudokite ją kaip vėlesnių ataskaitų šabloną.
- Jūsų darbo vietoje gali būti darbo ataskaitos šablonas. Paklauskite savo vadovo, ar galite naudoti biuro šabloną.
- Jei galite tai padaryti, naudokite esamą organizacijos, kurioje dirbate, darbo ataskaitos formatą. Patikrinkite failus biure arba paprašykite vadovo ar bendradarbio ataskaitos kopijos.
