Šis „wikiHow“moko jus, kaip naudoti „Microsoft Word“funkciją „Mail Merge“. Pašto suliejimo funkcija leidžia jums naudoti kontaktinės informacijos lapą, kad kiekvienai dokumento kopijai automatiškai priskirtumėte skirtingą adresą, vardą ar informaciją. Ši funkcija naudinga, kai reikia pritaikyti naujienlaiškį ar pažymą, nes nereikia rankiniu būdu rašyti kiekvieno skirtingo vardo ar adreso kiekvieno dokumento viršuje.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Kontaktų lapo sukūrimas
Žingsnis 1. Atidarykite „Microsoft Excel“
„Microsoft Excel“programos piktograma primena baltą „X“baltame fone. Po to bus rodomas puslapis „Naujas“.
Jei „Excel“jau turite kontaktų lapą, pereikite prie „Excel“kontaktų įkėlimo ar importavimo veiksmo
Žingsnis 2. Spustelėkite tuščią darbaknygę
Jis yra viršutiniame kairiajame „Naujo“puslapio kampe. Po to bus atidarytas naujas „Excel“dokumentas.
Žingsnis 3. Pridėkite kontakto antraštę
Pradedant nuo dėžutės A1 “Į dešinę įveskite antraštę ar pavadinimą taip:
- "Vardas" - šiame laukelyje reikia įvesti kontaktinio asmens vardą (langelis " A1 ”).
- „Pavardė“- šiame lauke reikia įvesti kontaktinio asmens pavardę (langelis „ B1 ”).
- „Tel“- kontaktinis telefono numeris bus pridėtas šiame lauke (langelis „ C1 ”).
- „StreetAddress“- šiame lauke reikia įvesti kontaktinį adresą (langelis „ D1 ”).
- „Miestas“- prie šio kontakto reikia pridėti adresato gimtąjį miestą/gyvenamąją vietą (langelis „ E1 ”).
- „Valstybė“- šiame stulpelyje bus pridėta kontakto kilmės provincija (langelis „ F1 ”).
- „ZIP“- pašto kodas, kuriame gyvena kontaktas, turi būti pridėtas prie šio stulpelio (stulpelis „ G1 ”).
- „El. Paštas“- šiame laukelyje bus įvestas kontakto el. Pašto adresas (langelis „ H1 ”).
Žingsnis 4. Įveskite kontaktinę informaciją
Pradėdami nuo 2 langelio A stulpelio, įveskite kiekvieno asmens, kurį norite įtraukti į laiškų suliejimo įrankį, kontaktinę informaciją.
Prieš atlikdami kitą veiksmą įsitikinkite, kad įvesta informacija yra tiksli
Žingsnis 5. Išsaugokite dokumentą
Norėdami jį išsaugoti:
- „Windows“- spustelėkite „ Failas ", pasirinkite" Išsaugoti kaip ", dukart spustelėkite " Šis kompiuteris “, Kairėje lango pusėje pasirinkite failų saugojimo vietą, lauke„ Failo pavadinimas “įveskite dokumento pavadinimą ir spustelėkite„ Sutaupyti ”.
- „Mac“- spustelėkite „ Failas ", pasirinkite" Išsaugoti kaip… “, Lauke„ Išsaugoti kaip “įveskite dokumento pavadinimą, pasirinkite saugojimo vietą spustelėdami laukelį„ Kur “ir pasirinkę aplanką, tada spustelėkite„ Sutaupyti ”.
- Prisiminkite pasirinkto failo išsaugojimo vietą. Tada turėsite rasti „Excel“kontaktų lapą toje vietoje.
Žingsnis 6. Uždarykite „Excel“langą
Spustelėkite mygtuką X “Viršutiniame dešiniajame„ Excel “lango kampe („ Windows “) arba raudonas apskritimas viršutiniame kairiajame lango kampe („ Mac “). Dabar galite sukurti arba naudoti „Microsoft Word“laiškų suliejimo funkciją.
2 dalis iš 3: Kontaktų importavimas į „Word“
Žingsnis 1. Atidarykite „Microsoft Word“
„Microsoft Word“programos piktograma atrodo kaip balta „W“tamsiai mėlyname fone. Kaip ir „Microsoft Excel“, atidarius programą bus rodomas puslapis „Naujas“.
Jei jau turite „Microsoft Word“dokumentą, į kurį norite įtraukti kontaktus iš „Excel“, turėsite dukart spustelėti dokumentą, kad jį atidarytumėte. Praleiskite kitą veiksmą, jei jau turite pasirinktinį dokumentą
Žingsnis 2. Spustelėkite tuščią dokumentą
Tai baltas langelis viršutiniame kairiajame puslapio kampe. Po to bus rodomas tuščias „Microsoft Word“dokumentas.
Žingsnis 3. Spustelėkite skirtuką Paštai
Šis skirtukas yra „Microsoft Word“lango viršuje. Po to įrankių juosta pasirodys tiesiai po skirtukų eilute.
Žingsnis 4. Spustelėkite Pasirinkti gavėjus
Tai yra įrankių juostos skiltyje „Pradėti laiškų suliejimą“ Laiškai Po to pasirodys išskleidžiamasis meniu.
Žingsnis 5. Spustelėkite Naudoti esamą sąrašą…
Ši parinktis yra išskleidžiamajame meniu. Po to atsidarys naujas langas.
- Jei norite naudoti kontaktus iš „Outlook“, galite pasirinkti parinktį „ Pasirinkite iš „Outlook“kontaktų “Iš išskleidžiamojo meniu.
- Taip pat galite įvesti laikiną kontaktinės informacijos sąrašą „Word“pasirinkdami „ Įveskite naują sąrašą " Ši funkcija naudinga, kai jums reikia sukurti tik tam tikrą kontaktinę informaciją.
Žingsnis 6. Pasirinkite „Microsoft Excel“kontaktų lapą
Kairėje lango pusėje spustelėkite aplanką, kuriame yra „Excel“kontaktų lapas. Po to spustelėkite „Excel“lapą, kad jį pasirinktumėte.
Žingsnis 7. Spustelėkite Atidaryti
Jis yra apatiniame dešiniajame lango kampe.
Žingsnis 8. Patvirtinkite savo pasirinkimą
Iššokančiajame lange spustelėkite „Excel“lapo pavadinimą, tada spustelėkite „ Gerai “, Kuris yra po langu. Jūsų „Excel“lapas bus pasirinktas kaip kontaktų šaltinio vieta.
Įsitikinkite, kad lango apačioje yra pažymėtas žymimasis laukelis „Pirmoje duomenų eilutėje yra stulpelių antraštės“
3 dalis iš 3: pašto suliejimo funkcijos naudojimas
Žingsnis 1. Eikite į vietą ar tašką, kur norite įterpti kontaktinę informaciją
Raskite vietą, kur norite pridėti kontaktinę informaciją (pvz., Dokumento galvą), ir spustelėkite ją, kad padėtumėte žymeklį.
Žingsnis 2. Spustelėkite Įterpti sujungimo lauką
Ši parinktis yra skirtuko „Rašyti ir įterpti laukus“skiltyje. Laiškai Po to pasirodys išskleidžiamasis meniu.
Jums gali tekti spustelėti skirtuką „ Laiškai “Dar kartą prieš atlikdami šį žingsnį.
Žingsnis 3. Pasirinkite informacijos tipą
Išskleidžiamajame meniu spustelėkite vienos iš „Excel“dokumento informacijos antraščių arba antraščių pavadinimą, kad įterptumėte ją į „Word“dokumentą.
Pavyzdžiui, jei norite pridėti kontaktinio vardo žymą, spustelėkite „ Pirmas vardas “Išskleidžiamajame meniu.
4. Jei reikia, pridėkite kitos informacijos
Ši informacija apima adresą, pavardę, kontaktinį telefono numerį ir kt.
5 veiksmas. Spustelėkite Finish & Merge
Jis yra dešinėje skirtuko įrankių juostos pusėje. Laiškai Po to pasirodys išskleidžiamasis meniu.
Žingsnis 6. Nustatykite sujungimo parinktis
Spustelėkite vieną iš šių parinkčių:
- “ Redaguoti atskirus dokumentus “- Ši parinktis atvers kiekvieną gavėjo dokumentą, kad galėtumėte iš naujo koreguoti dokumentą.
- “ Spausdinti dokumentus… “- Ši parinktis leidžia atspausdinti dokumento kopiją kiekvienam asmeniui, nurodytam kontaktų lape.
- “ Siųsti el. Laiškus… “-Ši parinktis leidžia siųsti dokumentą el. Paštu. Adresato el. Pašto adresas bus pasirinktas kaip paskirties el. Pašto adresas.
Žingsnis 7. Vykdykite ekrane pateikiamas instrukcijas
Atsižvelgdami į pasirinktas parinktis, galite peržiūrėti papildomų formų (pvz., Jei pasirinksite „ Paštu “, Turite įvesti pavadinimą ir spustelėti„ Gerai ). Po to pašto sujungimo procesas baigtas.
