Konferencijos yra tinkama vieta žmonėms, turintiems tuos pačius interesus, susitikti ir pasikeisti naujausiomis savo srities idėjomis. Paprastai konferencijas reguliariai rengia švietimo įstaigos, įmonės, pakopinės rinkodaros grupės, religinės bendruomenės ir kt. Jei norite surengti konferenciją, pradėkite nuo kruopštaus darbo plano parengimo ir tam tikros veiklos, kurią reikia atlikti, pavyzdžiui, nustatykite konferencijos vietą, sudarykite dalyvių sąrašą, sudarykite medžiagą, paruoškite įrangą pristatymams, maitinimas ir įvairūs kiti poreikiai, kurie turi būti kuo geriau apgalvoti ir suplanuoti. Jei įgyvendindami savo planus susiduriate su bėdomis, nusiraminkite ir įsitikinkite, kad galite sau leisti konferenciją. Svarbus aspektas, lemiantis konferencijos surengimo sėkmę, yra veiklos įgyvendinimas po vieną, sudarydamas atliktų ir dar neatliktų užduočių sąrašą.
Žingsnis
1 dalis iš 4: Konferencijos planavimas: ankstyvas etapas
1 žingsnis. Pasiruoškite iš anksto
Planuoti konferenciją reikėtų bent prieš aštuonis mėnesius, netgi anksčiau, jei konferencija bus didelė ar didelė.
- Atminkite, kad daugelį konferencijų salių ir maitinimo įstaigų reikia užsisakyti prieš kelis mėnesius. Be to, dalyviai, gyvenantys už miesto ribų, turi sudaryti kelionių tvarkaraščius, kad galėtų dalyvauti konferencijoje.
- Be to, rėmėjams ir didelėms korporacijoms taip pat gali tekti planuoti savo metinį biudžetą prieš kelis mėnesius. Taigi, dėl jų finansinės ir nefinansinės paramos jūsų renginiui reikėtų iš anksto tartis.
2 žingsnis. Sudarykite komitetą
Rengiantis konferencijai turi būti nuspręsta daug svarbių klausimų. Sudarydami komitetą, prieš priimdami sprendimą gausite indėlį iš kelių žmonių. Jie taip pat padės apgalvoti detales.
- Įdarbinkite koordinatorius, t. Y. Pagrindinius darbuotojus, kurie priims svarbius sprendimus ir daug laiko skirs koordinavimui. Jei turite pakankamai lėšų, samdykite koordinatorių, kad jis padėtų jums planuoti ir dalintis užduotimis.
- Sužinokite, ar buvo konferencijų ta pačia tema. Jei taip, pakvieskite konferenciją surengusį koordinatorių prisijungti prie komiteto. Jei jis negali dalyvauti, paklauskite, ar galite paprašyti jau aptartos medžiagos, kad būtų lengviau pasiruošti konferencijai.
3 žingsnis. Nustatykite tikslus ir sudarykite darbotvarkę
Užsirašykite, kam rengiate konferenciją, kuri bus kiekvieno sprendimo pagrindas. Žinodami, ką ir kam norite duoti prieš pasiruošdami konferencijai, jums bus lengviau įgyvendinti savo planus.
Jei niekada nerengėte konferencijos, pradėkite planuodami nedidelę, trumpą konferenciją. Apsvarstykite galimybę surengti 1-2 dienų konferenciją, kurioje būtų 250–300 dalyvių
Žingsnis 4. Nustatykite konferencijos vietą ir datą
Nors naujos datos ir vietos gali būti nustatytos parengus išsamų planą, turėsite įvertinti, kiek laiko turėsite pasiruošti.
- Prieš nustatydami datą, iš anksto ieškokite informacijos, kokį mėnesį ir dieną paprastai vyksta konferencija, kad nebūtų trukdoma įgyvendinti. Pavyzdžiui, Europoje konferencijos paprastai rengiamos kovo – birželio arba rugsėjo ir lapkričio mėnesiais pirmadienį – antradienį arba ketvirtadienį – penktadienį, nes dalyviai yra mažiau suinteresuoti dalyvauti konferencijose kitu laiku. Prieš nuspręsdami dėl konferencijos datos, sužinokite tikslų tvarkaraštį savo vietoje.
- Konferencijos trukmė priklauso nuo numatomo dalyvių skaičiaus ir visų būtinų dalykų, kurie turi būti suteikti konferencijos metu. 250–300 žmonių suplanuokite konferenciją, kuri truks 2 visas dienas.
- Apsvarstykite galimybę surengti konferenciją mieste, tačiau įsitikinkite, kad yra prieiga prie artimiausio oro uosto, apgyvendinimas ir tinkamos patalpos. Rekomenduojame surengti konferenciją dideliame mieste ar turistinėje vietovėje, kad pritrauktumėte daugiau norinčių prisijungti prie konferencijos.
5 žingsnis. Nustatykite konferencijos pavadinimą
Nustačius pavadinimą, galite skelbti ir planuoti, nes jau yra tikras, kad medžiaga yra informacijos platinimo socialiniuose tinkluose pagrindas.
Pasirinkite pavadinimą, kuris numato konferencijos dalyvių tikslą ir (arba) foną. Ieškokite įkvėpimo naudodami surengtų konferencijų pavadinimus, tačiau įsitikinkite, kad nuspręsite patys
2 dalis iš 4: Pasiruošimas konferencijai
Žingsnis 1. Sudarykite finansinį biudžetą
Jokia veikla negali būti vykdoma neapskaičiavus lėšų, kurios turi būti išleistos išsamiai, pavyzdžiui, norint išsinuomoti pastatą, paruošti medžiagas ir sumokėti pranešėjų mokesčius. Visos išlaidos turi būti susijusios su finansiniu biudžetu. Jei perduodate pareigas, įsitikinkite, kad jūsų padėjėjas laikosi nustatyto biudžeto limito.
Biudžeto sumai įtakos turi rėmėjų buvimas ar nebuvimas. Galite paprašyti rėmėjo skirti lėšų konferencijai finansuoti. Tačiau rėmėjas taip pat turi teisę nustatyti kai kuriuos dalykus konferencijoje. Pavyzdžiui: nustatyti, kas pristatys pristatymą, arba pasiūlyti pranešėją kaip vieną iš komisijos narių, pavyzdžiui: sėkmingas verslininkas remiančioje įmonėje ir prekės ženklo pristatymas, uždedant logotipą ant visos konferencijos medžiagos. Privalumas, rėmėjas iš anksto suteiks lėšų, kad galėtumėte iš karto jas panaudoti planui įgyvendinti
2 žingsnis. Nustatykite bilietų pardavimo kainą ir būdą
Kai kurios konferencijos yra nemokamos, kai kurios - labai brangios. Prieš nustatydami bilietų kainas ir kaip jas parduoti, apsvarstykite šiuos aspektus:
- Kiek kainuoja pasiruošimas konferencijai? Jei norite surengti nedidelės apimties konferenciją, kuri nekainuoja daug pinigų, rekomenduojame neapmokestinti dalyvių. Arba dalyviai privalo sumokėti už bilietus, kad padengtų pasirengimo konferencijai išlaidas.
- Nustatykite registracijos mokestį, jei norite surengti konferenciją kelias dienas arba pasirūpinti maistu. Konferencijų registracijos mokesčiai didžiuosiuose Indonezijos miestuose svyruoja nuo kelių šimtų tūkstančių iki milijonų rupijų.
- Daugelis konferencijų ima pakopinius mokesčius pagal dalyvio padėtį ar statusą. Pavyzdžiui: akademinės konferencijos paprastai apmokestina studentus mažiau nei mokytojai. Rėmėjų darbuotojai taip pat yra apmokestinami mažiau nei nuolatiniai dalyviai.
Žingsnis 3. Nuspręskite apie konferencijos vietą
Rinkdamiesi vietą, atsižvelkite į dalyvių skaičių, patekimo į vietą patogumą, automobilių stovėjimo vietos prieinamumą, atstumą iki viešojo transporto, oro uostų ir viešbučių. Be to, kad surastumėte tinkamą vietą konferencijai, įsitikinkite, kad visi dalyviai gali ją lengvai pasiekti.
Ieškokite informacijos apie pastatus ar viešbučius, kuriuose yra konferencijų salės mieste. Mažoms konferencijoms išsinuomokite kambarį bažnyčioje ar kituose susirinkimų namuose
4 žingsnis. Pasinaudokite personalo, dirbančio posėdžių salės valdymo personalu, pagalba
Jei konferencijoje pasirinktame pastate yra išteklių, pasinaudokite jais. Personalas yra susipažinęs su savo kasdienėmis pareigomis ir prireikus yra pasirengęs atsakyti į klausimus, išspręsti problemas ar patarti.
Galite naudotis personalo, atsakingo už posėdžių salės veiklą, paslaugomis, pavyzdžiui, tvarkyti išsamias konferencijų priemones. Nors yra mokamas mokestis, jums nereikia visų šių veiksmų atlikti savarankiškai, nes tai užtruks daug laiko per kelias savaites
Žingsnis 5. Nustatykite vartojimo meniu
Atminkite, kad dalyviai turi rasti maisto konferencijos metu ir tikėtina, kad daugelis dalyvių nežino, koks maistas yra prieinamas konferencijos vietoje. Apsvarstykite, ar pusryčiams, pietums ir užkandžiams teikti reikia naudotis viešojo maitinimo paslauga, ar sužinoti, ar konferencijų salės vadovas gali paruošti maistą visiems dalyviams.
Renkantis meniu, nepamirškite, kad daugelis žmonių neturėtų valgyti tam tikrų maisto produktų dėl alergijos ar pageidavimų. Patyrę maitinimo paslaugų verslininkai gali pasiūlyti keletą variantų, pavyzdžiui: vegetariškas meniu, be riešutų, be glitimo, halal maistas ar kiti meniu variantai
Žingsnis 6. Skirkite laiko svetainės patikrinimui
Kai pasirūpinsite visais dalykais, kuriuos reikia paruošti, skirkite laiko apsilankyti konferencijos vietoje prieš dieną. Nelaukite, kol jūsų naujoji D diena ateis su dalyviais, kurie prisijungs prie konferencijos.
Prieš vieną dieną atvykite į konferencijos vietą ir surengkite susitikimą su visais susijusiais darbuotojais, kad įsitikintumėte, jog viskas yra gerai paruošta iki smulkiausių detalių
3 dalis iš 4: Konferencijos tvarkaraščio sudarymas
Žingsnis 1. Suplanuokite konferenciją
Gavę bendrą aptariamų temų vaizdą ir nustatę konferencijos pavadinimą, paruoškite tvarkaraštį nuo konferencijos pradžios iki pabaigos. Konferencijos gali būti rengiamos įvairiais būdais, atsižvelgiant į aptariamą verslo sritį. Siekiant palengvinti planavimą, konferencijos paprastai rengiamos tokia tvarka:
- Pradėkite konferenciją įžanga arba įžangine kalba, kurią paprastai pasako gerai žinomas asmuo tam tikroje verslo srityje ir tapo gerai žinomu pranešėju. Renginį galite surengti vakare, o paskui užbaigti vakariene arba kaip pirmąją sesiją ryte pradėti konferenciją.
- Likusį tvarkaraštį padalinkite į trumpesnes sesijas. Jei konferencija rengiama dalyvių prašymu pagal jų pasiūlymus, pritaikykite medžiagą pagal dalyvių poreikius. Tačiau į konferencijos tvarkaraštį taip pat galite įtraukti seminarų tvarkaraščius, filmų klipus ar kitą medžiagą. Priklausomai nuo dalyvaujančių dalyvių skaičiaus, nustatykite, ar kiekvienoje sesijoje gali dalyvauti visi dalyviai (vadinama „plenume“), ar dalyvius reikia padalyti į kelias grupes ir kiekviena grupė lygiagrečiai dalyvaus skirtinguose užsiėmimuose pagal savo pasirinkimą (vadinama „grupėmis“) “).
- Uždarykite konferenciją, pakviesdami pranešėjus pristatyti medžiagą, kuri motyvuoja ar kelia iššūkį dalyviams.
Žingsnis 2. Nuspręskite, kaip vesti sesiją
Galite pasirinkti, kaip vesti sesiją pagal įmonės poreikius, pavyzdžiui, dėstydami, aptardami atvejus, rengdami seminarus, pristatydami naujausius politikos ar tyrimų rezultatus, užduodami klausimus ar pristatydami naudodami skaidres.
- Medžiagos pristatymo būdas turės įtakos publikavimo strategijai. Taigi kuo anksčiau paruoškite medžiagą, kuri labai naudinga dalyviams.
- Kiekvienos sesijos trukmė gali būti nuo 45 minučių iki 3 valandų, atsižvelgiant į pristatymų skaičių ir pateiktą turinį.
3 žingsnis. Apsvarstykite, ar norite įtraukti kitą veiklą
Pagalvokite apie naudingą veiklą, kurią būtų galima įtraukti į tvarkaraštį ir kuri galėtų atlikti svarbų vaidmenį palaikant konferencijos sėkmę, pavyzdžiui:
- Suplanuokite konferencijos dalyvių organizacijai naudingą veiklą, pavyzdžiui, verslo susitikimą ar apdovanojimų pristatymą.
- Pateikite maistą, jei dalyviai ima registracijos mokestį. Jei mokestis nėra mokamas, paprašykite dalyvių atsinešti pietus (kaip paskutinį variantą). Dalyviai paprastai tikisi suvalgyti bent vieną patiekalą. Jei konferencijos vieta yra mieste, suteikite pertrauką, kad dalyviai galėtų pietauti netoliese esančiame restorane.
- Paklauskite, ar dalyviai norėtų suplanuoti pramoginį renginį, pavyzdžiui: leistis į ekskursiją po miestą, naktį žiūrėti komedijos šou, žiūrėti filmą ar pažiūrėti teatre. Renginys gali būti tinkamesnis konferencijai, surengtai dideliame mieste ar įmonei, bet ne visada.
4 dalis iš 4: Leidyba
Žingsnis 1. Nustatykite dalyvius, kurie dalyvaus
Konferencijos yra labai įvairios, pavyzdžiui, akademinės, religinės ir verslo konferencijos, kuriose dalyvauja skirtingi dalyviai. Prieš planuodami įsitikinkite, kad pakankamai dalyvių yra suinteresuoti dalyvauti konferencijoje.
Nereikia daug viešinti, jei norite surengti konferencijas mažoms grupėms, pvz., Įmonės darbuotojams ar bažnyčių bendruomenėms. Galite informuoti konferencijos planus siųsdami el. Laišką, paskelbdami įmonės naujienlaiškyje ir (arba) pranešdami apie tai administraciniame susirinkime
Žingsnis 2. Paprašykite įmonių vadovų dalyvauti
Norėdami įtikinti žmones savo įmonėje, turite sugalvoti patrauklų pavadinimą arba pakviesti puikų pranešėją.
Gavę patvirtinimą iš gerai žinomų pranešėjų, įtraukite informaciją į konferencijos medžiagą ir praneškite potencialiems dalyviams
Žingsnis 3. Sukurkite svetainę
Šiandien skaitmeninė žiniasklaida yra labai svarbi konferencijos sėkmės priemonė. Sukurkite svetainės pavadinimą su nuorodomis, kurias lengva rasti, jei ieškote konferencijos pavadinimo raktinio žodžio ar kitų su konferencija susijusių žodžių. Parašykite išsamią informaciją apie konferenciją svetainėje ir pridėkite nuorodą į visą spausdintą ir reklaminę medžiagą, susijusią su konferencija.
- Įtraukite konferencijos vietos datą, laiką ir adresą svetainėje, įskaitant garsių pranešėjų pavardes. Taip pat praneškite apie transportavimą, apgyvendinimą, įdomias vietas ir konferencijų tvarkaraščius, jei tokių yra.
- Įtraukite svetainės nuorodą, jei dalyviai gali užsiregistruoti.
Žingsnis 4. Įdėkite skelbimą
Pradėkite reklamuotis gerokai iš anksto (prieš metus), kad pranešėjai galėtų pateikti pasiūlymų, kuriuose yra konferencijoje pristatomos medžiagos. Pasirinkite tinkamą publikavimo būdą, atsižvelgdami į konferencijos dydį ir dalyvių kilmę. Apsvarstykite, iš kur potencialūs dalyviai gauna informaciją, galbūt iš:
- Socialinė žiniasklaida, pavyzdžiui, iš rėmėjų organizacijos „Facebook“ir „Twitter“paskyrų
- Kontaktų sąrašas „Listservs“ir el. Pašto adresai
- Dienoraštis, žurnalas, laikraštis ar verslo žurnalas
- Plakatai, skrajutės ar kiti pranešimai, išsiųsti atitinkamoms grupėms, organizacijoms ar įmonėms
5 žingsnis. Klauskite pasiūlymų
Rengdami skelbimo projektą, nurodykite, kad esate atviras registracijai arba laukiate atskirų ar grupinių pasiūlymų dokumentų, grupių pasiūlymų ar seminarų medžiagos pavidalu.
Pasiūlymo trukmę galite nustatyti pagal veiklos sritį. Švietimo srityje mažos apimties konferencijoms paprastai reikalingos kelių šimtų žodžių santraukos, tuo tarpu didelės apimties konferencijoms reikia išsamių rankraščių
Žingsnis 6. Pradėkite priimti registracijas
Paruoškite patalpas, kad dalyviai galėtų užsiregistruoti prieš konferenciją, nors tai dar prieš kelis mėnesius. Tokiu būdu galite apskaičiuoti dalyvių skaičių.
- Sukurkite svetainę, kuri nukreipia į konferencijos svetainę registracijai. Jei neturite techninių įgūdžių kurdami svetainę, naudokite esamą paslaugą. Pavyzdžiui, naudokitės mokamomis „RegOnline“paslaugomis - tai įmonė, kuri rūpinasi registracija internetu įvairiems renginiams, apdoroja duomenis ir siunčia juos jums, kad vartotojams būtų lengviau juos pasiekti.
- Dalyviai taip pat gali registruotis telefonu arba faksu, jei turite galimybę apdoroti mokėjimo kvitus naudodami kredito kortelę.
- Jei nepriimate registracijos internetu ar telefonu, sukurkite PDF paraiškos formą ir įkelkite ją į svetainę. Informuokite dalyvius, kad jie gali atspausdinti formą, ją užpildyti ir išsiųsti čekį ar pervedimo įrodymą jūsų įmonės el. Pašto adresu.
- Kad dalyviai galėtų užsiregistruoti iš anksto, pasiūlykite nuolaidas dalyviams, kurie atsiskaito bent prieš mėnesį. Bilietų kainos yra šiek tiek brangesnės, jei dalyviai moka konferencijos vietoje.
Patarimai
- Paklauskite pranešėjo, ar jam reikia papildomos pristatymo įrangos, pavyzdžiui, scenos, televizoriaus, didelio ekrano ar kompiuterio.
- Rinkdamiesi maisto meniu įsitikinkite, ar yra dalyvių, kurie turi laikytis tam tikrų maisto produktų dietos.
- Lygindami nuomos išlaidas, paklauskite maisto, vandens, gaiviųjų gėrimų ir kt. nes tai gali būti labai brangu.
- Rinkdamiesi kambarį, pagalvokite apie konferencijos tikslą ir nuspręskite, ar norite užsirašyti auditoriją, ar kėdes ir stalus.
