Daugelis įmonių naudoja „Microsoft Excel“, kad stebėtų padalinių ar visos įmonės išlaidas. Šiuo metu „Excel“tapo numatytąja programa kompiuteriuose su „Windows“operacinėmis sistemomis. Taigi galite naudoti šią programą savo sąskaitoms stebėti. Yra daugybė „Microsoft“ir kitų svetainių šablonų (atspaudų), kuriuos galite naudoti išlaidoms stebėti. Net ir naujausiose „Excel“versijose šie šablonai jau yra programoje. Taip pat galite sukurti savo darbalapius, kad galėtumėte stebėti sąskaitas faktūras „Excel“. Šiame straipsnyje bus aptariami abu būdai.
Žingsnis
1 metodas iš 2: „Excel“šablono naudojimas
Žingsnis 1. Pasirinkite numatytąjį „Excel“šabloną
Naujausioje „Excel“versijoje yra asmeninių išlaidų stebėjimo šablonai ir bendrų verslo operacijų šablonai. Šį šabloną galite pasiekti ir naudoti norėdami stebėti „Excel“išlaidas.
- „Excel 2003“meniu „Failas“pasirinkite „Naujas“. Užduoties srityje „Nauja darbaknygė“pasirinkite „Mano kompiuteryje“, kad būtų parodytas dialogo langas „Šablonai“.
- „Excel 2007“meniu „Failas“pasirinkite „Naujas“, kad būtų atidarytas dialogo langas „Nauja darbaknygė“. Kairiojoje srityje esančiame meniu „Šablonai“pasirinkite parinktį „Įdiegti šablonai“. Viduryje esančioje skiltyje „Įdiegti šablonai“pasirinkite „Asmeninis mėnesio biudžetas“ir spustelėkite „Sukurti“.
- „Excel 2010“spustelėkite etiketę „Failas“, tada meniu „Failas“pasirinkite „Naujas“. Skilties „Galimi šablonai“viršuje pasirinkite „Pavyzdiniai šablonai“, tada šablonų pavyzdžių rodinyje pasirinkite „Asmeninis mėnesio biudžetas“ir spustelėkite „Sukurti“.
2 žingsnis. Pasirinkite internetinį šabloną
Jei „Microsoft Excel“integruotas asmeninio biudžeto šablonas negali sekti jūsų išlaidų, pabandykite naudoti internete esančius šablonus. Galite atsisiųsti šablonus iš trečiųjų šalių svetainių arba prisijungti prie „Microsoft Office Online“naudodami „Excel“.
- „Excel 2003“galite pasirinkti tinkamą šabloną iš „Microsoft Office Online“bibliotekos, adresu https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Čia taip pat galite rasti ankstesnių „Excel“versijų šablonų.)
- „Excel 2007“dialogo lango „Nauja darbaknygė“skiltyje „Microsoft Office Online“pasirinkite „Biudžetai“. Kad galėtumėte prisijungti prie internetinės „Office“šablonų bibliotekos, turite turėti interneto ryšį.
- „Excel 2010“skydelyje „Galimi šablonai“pasirinkite „Biudžetai“. Kad galėtumėte prisijungti prie internetinės „Office“šablonų bibliotekos, turite turėti interneto ryšį.
Žingsnis 3. Įveskite informaciją į atitinkamus langelius
Įvesta informacija priklauso nuo naudojamo darbalapio šablono.
Žingsnis 4. Išsaugokite darbalapį
Galite naudoti šablono pateiktą darbalapio pavadinimą arba įvesti norimą pavadinimą. Arba galite tiesiog užsirašyti darbo popieriaus pavadinimą ir pagaminimo metus.
2 metodas iš 2: sukurkite savo darbalapį išlaidoms stebėti
Žingsnis 1. Atidarykite „Excel“
2 veiksmas. Lange A1 įveskite darbalapio pavadinimą
Naudokite aiškų pavadinimą, pvz., „Asmeninis biudžetas“, „Asmeninių išlaidų stebėjimas“ar kažkas panašaus. (Nenaudokite kabučių rašydami pavadinimus. Čia pavyzdžiai naudojami kabutėse).
Žingsnis 3. Įveskite 2 eilutės stulpelių antraštes
Štai keletas pavadinimų ir sekų, kurias galite naudoti, „Data“, „Mokama“, „Atmintinė“, „Išlaidos“, „Pajamos“(arba „Uždirbimas“arba „Depozitas“) ir „Likutis“. Įveskite šias antraštes į langelius nuo A2 iki G2 ir sureguliuokite stulpelio plotį, kad būtų matomas visas tekstas.
Nustatę stulpelių antraštes ir antraštes, naudokite funkciją „Užšaldyti stulpelius“, kad slinkdami žemyn stulpelių antraštės būtų viršuje. „Freeze Panes“parinktis yra „Excel 2003“ir naujesnių versijų meniu „View“, o „Excel 2007“ir „2010“meniu „View“meniu juostoje „Window“
Žingsnis 4. 3 langelio eilutėje įveskite pirmąsias išlaidas
5 veiksmas. Įveskite balanso formulę į langelį G3
Likutis bus nustatomas pagal pajamų ir išlaidų skirtumą, nes tai yra pirmasis balanso įrašas. Nustatymo būdas priklauso nuo jūsų noro pamatyti biudžetą iš išlaidų pusės ar turimų pinigų.
- Jei norite, kad pasirinktiniame darbalapyje būtų rodomos išlaidos, jūsų balanso formulė yra = E3-F3, kur E3 yra langelis, kuriame yra išlaidų likutis, o F3-pajamų balanso langelis. Tokiu būdu, jei jūsų išlaidos yra didesnės nei jūsų pajamos, visos jūsų išlaidos bus teigiamos, todėl jums bus lengviau suprasti.
- Jei norite, kad pasirinktinis darbalapis parodytų jūsų turimus pinigus, balanso formulė yra = F3-E3. Taigi darbo dokumente bus teigiamas pinigų srautas, jei grynieji pinigai yra daugiau nei išlaidos, ir neigiamas, jei išlaidos yra didesnės už pajamas.
Žingsnis 6. 4 langelio eilutėje įveskite antrąjį išlaidų įrašą
Žingsnis 7. Įveskite balanso formulę į langelį G4
Kadangi antrojo ir vėlesnių įrašų balansas įrašys esamą likutį, gautą išlaidų ir pajamų skirtumą turite pridėti prie ankstesnio įrašo balanso.
- Jei norite, kad darbalapyje būtų rodomos konkrečios išlaidos, balanso formulė yra = G3+(E4-F4), t. Y. G3 yra langelis, kuriame yra ankstesnis balansas, E4 yra langelis, kuriame yra išlaidos, ir F4 yra langelis, kuriame yra pajamos.
- Jei norite, kad darbalapyje būtų rodoma grynųjų pinigų suma, balanso formulė yra = G3+(F4-E4).
- Formulės skliausteliai, rodantys išlaidų ir pajamų skirtumą, iš tikrųjų nereikalingi. Parašėme taip, kad formulės sąvoka taptų aiškesnė.
- Jei balanso vertės langelį galite palikti tuščią, kol visi įrašai nebus baigti, į formulę naudokite IF žodį, kad įvedus datą balanso langelis reikšmės nerodytų. Antrojo įrašo šio metodo formulė yra = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), jei norite, kad darbalapis stebėtų apkrovą, ir = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)), jei norite, kad darbo dokumentas stebėtų jūsų pinigų srautus. (Sąrašai, susiję su išlaidomis ir pajamomis, gali būti praleisti, tačiau išorinių skliaustų negalima praleisti.)
Žingsnis 8. Nukopijuokite balanso formulę į kitą langelį G stulpelyje (stulpelis Balansas)
Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite langelį G3 ir iššokančiajame meniu pasirinkite „Kopijuoti“. Po to slinkite žemyn iki langelio po juo. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pasirinktą langelį ir iššokančiajame meniu pasirinkite „Įklijuoti“, kad įklijuotumėte formulę į pasirinktą langelį. („Excel 2010“išskleidžiamajame meniu pasirinkite parinktį „Įklijuoti“arba „Įklijuoti formules“.) Formulė automatiškai atnaujins langelių nuorodas, kad būtų nurodytos dabartinės eilutės išlaidų, pajamų ir datos nuorodos (jei naudojamos) ir atskaitos balansas eilutėje virš dabartinės eilutės.
Žingsnis 9. Išsaugokite darbalapį
Suteikite savo darbalapiui aiškų pavadinimą, pavyzdžiui, „Cost Monitoring.xls“arba „Personal Budget.xls“. Galite įvesti failo pavadinimą ir metus, kaip ir darbalapio su. (Vėlgi, jums nereikia naudoti kabučių, kaip mes jas rašėme, kad tik paaiškintume failų pavadinimų pavyzdžius. Jums nereikia įvesti failo plėtinio tipo, nes „Excel“jį užrašys automatiškai.)
„Excel 2003“ir ankstesnės versijos išsaugo darbalapius „.xls“formatu, o „Excel 2007“ir „2010“išsaugo darbalapius naujesniu XML formatu „.xlsx“. Tačiau naujausioje „Excel“taip pat yra galimybė įrašyti failus „.xls“formatu. Jei turite kelis kompiuterius ir planuojate išsaugoti šį darbalapį visuose, naudokite seną formatą, jei jūsų kompiuteryje yra „Excel 2003“ar ankstesnė versija. Naudokite naujausią formatą, jei visuose kompiuteriuose yra bent „Excel 2007“
Patarimai
- Sąnaudų ir pajamų kategorijose naudokite „Automatinis užbaigimas“, kad įvesta rašyba būtų teisinga.
- Galite naudoti paryškintą, teksto spalvą arba langelių atspalvį, kad atskirtumėte neapmokėtas, mokamas ir būsimas išlaidas.
- Kad formulės ar stulpelių antraštės nepasikeistų netyčia, pravartu apsaugoti ląsteles nuo pakeitimų. Pasirinkite langelius, kuriuos norite pakeisti (data, gavėjo kategorija, išlaidos, pajamos ir atmintinė), ir atrakinkite tuos langelius, tada pritaikykite apsaugą visam darbalapiui.
