Daugelis įmonių prašo savo darbuotojų pateikti darbo pasiekimų ataskaitas, įvertindamos save, kad galėtų pranešti apie tai, ką nuveikė per tam tikrą laikotarpį. Jei dirbate kaip susitikimo užrašų rašytojas, jūsų taip pat gali būti paprašyta pateikti ataskaitą. Šiame straipsnyje paaiškinta, kaip parengti gerų rezultatų ataskaitą, nes ji vaidina svarbų vaidmenį nustatant jūsų karjeros sėkmę ar nesėkmę.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Darbo pasiekimų ataskaitos formato supratimas
Žingsnis 1. Pradėkite rengti ataskaitą parašydami trumpą savo pasiekimų santrauką
Ataskaitos viršuje pateikite pateiktos informacijos santrauką, kad susidarytumėte bendrą savo darbo rezultatų vaizdą.
- Pavyzdžiui: dirbate ne pelno siekiančioje organizacijoje, o jūsų viršininkas prašo sudaryti veiklos ataskaitą. Vienoje pastraipoje trumpai aprašykite visas atliktas užduotis, pavyzdžiui: suorganizavote organizacijos savininkui naudingą veiklą, pavyko pelnyti pripažinimą pramonėje ir užmezgėte ryšius su verslo partneriais.
- Į santrauką neįtraukite konkrečių dalykų, nes jums reikia pateikti tik svarbią informaciją, kad apskritai apžvelgtumėte darbo pasiekimus. Ataskaitos turėtų būti pateikiamos dviem puslapiais, nebent darbdavys nurodo kitokį formatą. Pirmiausia įsitikinkite, ar turite pateikti ataskaitą pagal tam tikrą formatą.
2 žingsnis. Pateikite išsamius patvirtinančius faktus
Norėdami pagrįsti kiekvieną ataskaitos pradžioje pateiktos santraukos informaciją, užsirašykite išsamią informaciją pagal šias instrukcijas:
- Naudokite sąrašo formatą. Paruoškite ataskaitas apie kiekvieną veiklą atskirai. Į ataskaitos pavadinimą įtraukite veiklą, o po jos - veiklos aprašymą. Pavyzdžiui: jūsų atliekama veikla yra „Renginių rengimas ir vykdymas“.
- Pagal pavadinimą sudarykite sąrašą, naudodami skaičius ar raides, kad trumpai ir konkrečiai apibūdintumėte organizuojamą renginį, įskaitant jo tikslą ir naudą, padedančią pasiekti organizacijos misiją.
Žingsnis 3. Sukurkite ataskaitą standartiniu formatu, kad ji atrodytų profesionaliai
Nepateikite atsitiktinių ataskaitų. Vietoj to, naudodami standartinio dydžio popierių, paruoškite tvarkingai įvestą ataskaitą profesionaliu šriftu.
- Pranešimo pavadinimą įdėkite popieriaus viduryje paryškintomis raidėmis, kad informacija būtų tvarkingai sutvarkyta.
- Ataskaitos viršuje parašykite ataskaitos užbaigimo datą. Taip pat įtraukite ataskaitą parengusio asmens vardą, pavardę ir titulą.
Žingsnis 4. Žurnalas ataskaitiniu laikotarpiu
Jums bus lengviau sudaryti ataskaitas, jei iškart užsirašysite, kai vykdoma veikla.
- Paruoškite užrašų knygelę ar aplanką, kad įrašytumėte darbo pasiekimus per tam tikrą laikotarpį. Taip jums bus lengviau rengti ataskaitas, jei jūsų viršininkas to paprašys.
- Jei tai nebus padaryta, ataskaitinio laikotarpio pradžioje svarbūs pasiekimai gali būti pamiršti.
2 dalis iš 3: Kokybiško turinio pateikimas
1 žingsnis. Apibūdinkite tikslą, kurį norite pasiekti, ir darbo lūkesčius, kuriuos turite įgyvendinti
Priminkite skaitytojams, kad ataskaitinio laikotarpio pradžioje yra tikslas, kurį norite pasiekti. Įsitikinkite, kad žinote organizacijos tikslus ir darbo indėlį, kurio iš jūsų tikimasi. Jei dar nežinote, paklauskite darbdavio apie šiuos dalykus.
- Tada paaiškinkite, kad pasiekėte savo tikslą pateikdami faktinius duomenis. Sudarykite ataskaitą, kurioje būtų palyginami tikslo ir jo įgyvendinimo duomenys.
- Pavyzdžiui: jums pavyko surinkti daugiau lėšų nei numatyta, ir šis pasiekimas yra teigiamas dalykas investuotojams ir darbdaviams. Tačiau šio darbo rezultatai negali būti laikomi sėkmingais ir sunku nustatyti, kokia jūsų sėkmė, jei nėra lyginamųjų duomenų.
2 žingsnis. Į ataskaitą įtraukite vaizdinę informaciją
Pridėkite keletą lentelių ar grafikų, kad skaitytojams būtų lengviau vizualizuoti jūsų pateiktus duomenis.
- Turėkite omenyje, kad užsiėmę skaitytojai dažniausiai tik peržiūri ataskaitas. Kartais vaizdinės priemonės gali efektyviau perduoti informaciją.
- Tačiau nepateikite per daug grafikos. Pasirinkite 1-2 diagramas, kurios gali paaiškinti svarbią informaciją.
Žingsnis 3. Sutelkite dėmesį į „AUTOMOBILĮ“
CAR reiškia: iššūkis (iššūkis), veiksmas (veiksmas), rezultatai (rezultatai). Galite sudaryti sistemingą darbo pasiekimų ataskaitą aptardami šiuos tris dalykus.
- Nustatykite iššūkius, su kuriais susiduriate. Apibūdinkite veiksmus, kurių ėmėtės įveikdami iššūkius, ir kokie buvo jų rezultatai. Pavyzdžiui: kaip restorano vadovas, ataskaitoje parašykite: „Iššūkis: eilės ilgėja piko metu vakarienės metu, o besiskundžiantys klientai padidėja 10 proc. Veiksmas: paprašykite 1 padavėjo pradėti darbą 1 valanda anksčiau, kad pagerėtų paslaugų kokybė piko valandomis. Rezultatas: skundžiamų klientų sumažėjo iki 2 žmonių arba sumažėjo 80%“.
- Pateikite ataskaitą pateikdami konkrečią informaciją. Pasiekimai, kurių negalima išmatuoti, pavyzdžiui: „Aš gebu gerai dirbti komandoje“yra nenaudingi, nes visi gali pasakyti tą patį. Taigi, jūs turite sugebėti parodyti ryšį tarp rezultatų ir sprendžiamų problemų ir pranešti apie našumą pateikdami konkrečius duomenis ir informaciją.
Žingsnis 4. Apibūdinkite naudojamą metodiką
Jei jums reikia rinkti duomenis kaip ataskaitos rašymo pagrindą, trumpai aprašykite taikomą duomenų rinkimo metodiką.
- Informuokite skaitytoją apie tyrimo metodo pasirinkimo priežastis, jo naudą ir rezultatus. Taip pat paaiškinkite, kodėl metodas laikomas patikimu. Tęsdami aukščiau pateiktame pavyzdyje pateiktą restorano scenarijų, paaiškinkite, kodėl kaip apklausos metodą naudojate klientų skundų duomenis.
- Įtraukite apklausos datą ar laikotarpį ir tai, ką norėtumėte gauti iš apklausos.
5 žingsnis. Sutelkite dėmesį į darbo pasiekimų ataskaitų teikimą
Jei norite, kad ataskaitoje pateikta informacija būtų sutelkta į darbo pasiekimus, pagalvokite apie tai, kuo labiausiai didžiavotės ataskaitiniu laikotarpiu, pavyzdžiui: sugebate nuraminti nerimą keliantį svečią arba mokote pavaldinį. Neduokite skaitytojui per daug išsamios informacijos.
- Kitas būdas yra naudoti „STAR“metodą, kuris reiškia: situacija (problema), užduotis (užduotis), veiksmas (veiksmas), rezultatai (rezultatas). Trumpai apibūdinkite situaciją, kurioje buvote, užduotį, kurią turėjote atlikti, veiksmus, kurių ėmėtės užduočiai atlikti, ir pasiektus rezultatus. Kaip ir „CAR“metodas, tikslas yra parodyti „problemos“ir „rezultato“santykį ir paaiškinti, kaip to pasiekti.
- Sutelkite dėmesį į ataskaitų kūrimą, kurios galėtų parodyti šiuos dalykus: sunkumus, privilegijas, prioritetus, gerą matomumą, terminus, naujoves, pareigybės aprašymą ir jūsų darbo poveikį organizacijai.
- Pavyzdžiui: ataskaitoje nurodykite, kad metinė darbuotojų apyvarta buvo 35%, kai jus paaukštino į filialo vadovą. Kai atliksite darbuotojų pasitenkinimo tyrimus, patarsite darbuotojams ir kas savaitę susitiksite su visu personalu, darbuotojų kaita sumažės iki 15%. Šis pavyzdys rodo, kad pasiekimų ataskaitoje nereikia naudoti ilgų sakinių, kol skaitytojas gali teisingai suprasti santykius.
Žingsnis 6. Paaiškinkite savo veiksmų esmę
Nepasiekite tik rezultatų. Taip pat turite paaiškinti, kodėl pasiekimas naudingas organizacijai.
- Pavyzdžiui: turite susitikimą su darbuotojais. Paaiškinkite, kas yra tolesnė veikla ir kokia jos nauda organizacijai? Gerai pagalvokite, ką norite pranešti. Jei tai nenaudinga, turėtumėte pranešti apie kitus darbus.
- Jei susitikimas su darbuotojais gali padidinti darbo motyvaciją, kad darbuotojų pravaikštos pagerėtų ir sutaupytų įmonės savininkų pinigų. Tai yra darbo rezultatas, kuris laikomas naudingu.
Žingsnis 7. Prieš pateikdami ataskaitą, patikrinkite
Ataskaitų rašymo tikslai nebuvo pasiekti, jei pateiksite ataskaitą, kurioje yra daug klaidų ir neprofesionalių rašymo formatų.
- Patikrinkite žodžių gramatiką, skyrybos ženklus ir rašybą. Išsaugokite ataskaitą 1 nakčiai, o tada ryte dar kartą perskaitykite. Nedarykite paskutinės minutės ataskaitų.
- Atspausdinkite ataskaitą ant popieriaus ir patikrinkite, ar dar reikia ką nors ištaisyti. Kartais mūsų akys taip pavargsta, kai ilgai žiūrime į kompiuterio ekraną, todėl į klaidas neatsižvelgiama.
3 dalis iš 3: Tinkamų žodžių naudojimas
Žingsnis 1. Pasakykite neigiamus dalykus teigiamai
Jei yra nepasiektas tikslas, geriau apie jį nepranešti. Vietoj to, kad skaitytojas sutelktų dėmesį į tai, pabandykite jį informuoti kitu būdu.
- Apibūdinkite nepatenkinamus darbo rezultatus naudodami teigiamus sakinius, pavyzdžiui, sutelkdami paaiškinimą į konkrečius veiksmus, kurių imsitės problemai išspręsti, užuot kaltinę kitus žmones ar teisindamiesi.
- Nekaltinkite kitų žmonių. Sutelkite dėmesį į atliktų veiksmų paaiškinimą ir parodykite, kad esate teigiamas žmogus. Pasidalykite dalykais, kuriuos jūs ar jūsų komanda padarėte gerai. Sutelkite dėmesį į darbus, kuriais galite didžiuotis.
2 žingsnis. Pateikite skaičius ir naudokite metriką ataskaitose
Jei sugebėsite pateikti labai konkrečius duomenis, jūsų darbo pasiekimai bus patikimesni. Užpildykite savo pateiktą informaciją kokiu nors išmatuojamu įrodymu.
- Ypač daug vartojami žodžiai, pvz., „Geriausias“arba „patikimas“, yra mažiau naudingi. Kiekvienas gali pasakyti: „Mano darbo rezultatai šiais metais buvo labai geri“.
- Prisiminkite šią frazę: „Įrodyk, ne tik kalbėk!“Užuot sakę kitiems žmonėms, kad šiais metais sugebėjote padaryti gerą darbą, išsamiai parodykite, ką padarėte, naudodami duomenis ir metriką. Tik nesakykite, kad galite užmegzti gerus santykius su klientais. Vietoj to cituokite klientų pasitenkinimo apklausos rezultatus, pridėkite laišką, kurį gavote iš kliento, ir pateikite duomenis apie besiskundžiančių klientų skaičiaus sumažėjimą.
- Pateikite skaičius. Sakyti, kad esate pajėgus vadovauti keliems darbuotojams, yra beprasmiška, jei skaitytojai nežino, kiek darbuotojų turite. Pateikite duomenis skaitmenine forma, kad skaitytojai žinotų, kiek žmonių vadinate „daugybe“, ir paaiškinkite atlikto darbo aprašymą.
Žingsnis 3. Bet kokiu atveju pasakykite tiesą
Neperdėk ir nemeluok. Jei būsite sugauti, turėsite didelių bėdų.
- Net jei tai netyčia, meluodami turėsite didelių problemų. Jausitės nesaugiai ir jūsų karjeros kelias bus užblokuotas.
- Atlikite sąžiningą savęs vertinimą ir praneškite apie savo stipriąsias ir silpnąsias puses. Stenkitės įveikti trūkumus teigiamai.
Žingsnis 4. Pripažinkite kitų darbą
Verslo ir inžinerijos ataskaitų rašymo kursai rodo, kad nenaudojate žodžio „aš“, tačiau tam tikrais atvejais jis gali būti naudojamas veiklos ataskaitose.
- Pavyzdžiui: jei pranešate: „Aš įdarbinau 100 darbuotojų“, nepamirškite paaiškinti, kad jūsų sėkmę palaiko kitų žmonių ar komandos indėlis.
- Jei nebūsite arogantiškas, gausite papildomos vertės. Išdėstykite įvairius sakinius, kad jie ne visada prasidėtų žodžiu „aš“.
Patarimai
- Niekada nenaudokite žodžių, išreiškiančių pyktį veiklos ataskaitoje. Padarysite gerą įspūdį, jei visada būsite pozityvūs.
- Naudokite profesionalius žodžius. Nenaudokite neformalios kalbos stiliaus.
