Kartais įmonės vadovybė prašo darbuotojų parengti savo veiklos ataskaitas. Tokiu būdu verslo savininkai gali įsivaizduoti, kaip darbuotojai vertina savo darbą. Jei jūsų paprašys pateikti ataskaitą, nesijaudinkite. Pasinaudokite šia proga ir pademonstruokite savo sėkmę darbe, kuo geriau pranešdami apie savo darbo pažangą, pasiekimus ir rezultatus.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Pasiruošimas rašyti ataskaitą
1 žingsnis. Pirmiausia įsitikinkite, kad įmonės naudojamas ataskaitos formatas
Veiklos ataskaitų formatai skiriasi priklausomai nuo poreikio. Kai kurios įmonės prašo ataskaitas siųsti el. Kitos bendrovės nustato ataskaitų rengimo politiką, remdamosi tam tikrais tolesnės diskusijos kriterijais.
- Jei įmonė pateikia standartinį formatą, sukurkite ataskaitą pagal tą formatą. Vykdykite gaires, kiek galite, kad pateiktumėte išsamią ataskaitą, kad neatrodytumėte aplaidžiai. Kartais įmonės prašo darbuotojų užpildyti formas arba parengti rašytines ataskaitas esė forma.
- Pabandykite išsiaiškinti, apie ką pranešti iki ataskaitos pateikimo termino pabaigos. Tokiu būdu galite pranešti apie visus metų pasiekimus pagal nurodytus kriterijus. Įsitikinkite, kad jūsų veikla atitinka nurodytus kriterijus.
Žingsnis 2. Neskubėkite ataskaitos
Norėdami parodyti geriausią našumą, pabandykite parengti geros gramatikos ataskaitas ir taisyti be rašybos klaidų. Turėtumėte paruošti keletą juodraščių ir tada pasirinkti geriausią.
- Į įmonės prašymus žiūrėkite rimtai, nes darbo įvertinimo rezultatai bus svarbi kiekvieno darbuotojo darbo istorijos dalis. Jei jūsų darbo istorijoje yra tam tikrų įrašų ir turite konkuruoti su kitais darbuotojais, veiklos ataskaita bus lemiama.
- Sukurkite trumpą profesionalios kalbos stiliaus veiklos ataskaitą. Norėdami sukurti glaustą ataskaitą, apibendrinkite visus savo geriausius pasiekimus per metus, kad jūsų ataskaita būtų ne daugiau kaip dviejų puslapių, o ne išsamiai aprašykite kiekvieną elementą. Pirmenybę teikite pasirodymams, kuriuos laikote svarbiausiais, ir pateikite patvirtinamųjų įrodymų. Tačiau rinkitės tikrai naudingą informaciją, nes niekas nenori skaityti 30 puslapių ataskaitos.
Žingsnis 3. Įpraskite darbo metu daryti gerą stilių
Kad būtų lengviau rašyti ataskaitą, pirmiausia surinkite visus svarbius dokumentus. Patartina pradėti rinkti dokumentus metų pradžioje.
- Pridėkite kelis dokumentus, rodančius darbo sėkmę, jei jie yra įmonės nustatyto formato. Pasirinkite tinkamą dokumento pavyzdį, kad galėtumėte parodyti geriausią našumą. Taip pat paruoškite tikslus, kurie buvo nustatyti atliekant ankstesnį vertinimą.
- Atlikdami vidurio metų pažangos vertinimą (jei bendrovė atlieka vertinimą), rinkite vadovų pasiūlymų pastabas ir atsiliepimus. Visus metus gauta informacija gali būti naudojama kuriant ataskaitas, kad jūsų pateikta informacija būtų konkretesnė ir naudingesnė.
Žingsnis 4. Žinokite, ko įmonė tikisi iš jūsų
Prieš pradėdami rašyti ataskaitą, turėtumėte sugebėti atsakyti į klausimą: „Ko įmonė tikisi iš jūsų? Paklauskite savo viršininko, jei nežinote atsakymo. Pabandykite suprasti ryšį tarp veiklos vertinimo ir tikslų, kuriuos turite pasiekti, kad būtų galima įgyvendinti įmonės tikslus.
- Kurkite veiklos ataskaitas pagal pareigybių aprašymus, kad galėtumėte jas sistemingai rašyti. Tačiau pirmiausia įsitikinkite, ar pasikeitė kuris nors pareigybės aprašymas ir ar visi darbo tikslai yra išvardyti pareigybių aprašymuose.
- Apibūdinkite kiekvieną užduotį, remdamiesi veiksmais, kurių turite imtis, ir paaiškinkite, kad jums pavyko pasiekti įmonės nurodytus tikslus. Norėdami tai padaryti, turite teisę paaiškinti, ko įmonė tikisi iš jūsų. Priešingu atveju veiklos vertinimai paprastai būna subjektyvūs ir sukelia nepagrįstą kritiką.
2 dalis iš 3: Ataskaitoje rašykite teisingą informaciją
Žingsnis 1. Informuokite apie geriausius pasiekimus
Nedarykite vidutiniškų veiklos ataskaitų. Pasinaudokite šia galimybe ir praneškite apie visas atliktas užduotis su geriausiais rezultatais. Pasakyk man viską ir didžiuokis savo pasiekimais!
- Pirmiausia praneškite apie geriausius pasiekimus, kurie daro didžiausią įtaką įmonės veiklos rezultatams, ypač apie svarbius dalykus, kurie padeda siekti įmonės tikslų ir buvo aptarti paskutinio veiklos vertinimo metu. Neapibūdinkite visų darbų, kuriuos atlikote per vienerius metus.
- Tačiau stenkitės informaciją perduoti mandagiai ir profesionaliai. Naudokite teigiamus žodžius ir neįžeidinėkite ir neniekinkite kolegų. Sutelkite dėmesį į savo pasirodymą.
- Nepamirškite pranešti apie pasiekimus vertinamo laikotarpio pradžioje. Paprastai darbuotojai yra labiau susikoncentravę į tai, ką jie daro laikotarpio pabaigoje.
Žingsnis 2. Atskleiskite apčiuopiamą savo darbo naudą
Kiekvienas gali pateikti ataskaitą, kurioje yra klišių ir kasdieniškų dalykų, tačiau ataskaita bus kokybiškesnė, jei ji bus pagrįsta tikrais įrodymais.
- Pateikite konkrečius faktus, skaičius, datas ir kitus patvirtinamuosius duomenis. Pavyzdžiui: jei dirbate įmonės socialinės žiniasklaidos paskyros valdytoju, pateikite ataskaitą kiekybinių duomenų pavidalu („Patinka“spustelėjusių paskyrų skaičius, komentarai ir pan.). Ieškokite kitų duomenų, kurie gali padidinti jūsų patikimumą.
- Palyginkite savo pasiekimus su įmonės tikslais ir uždaviniais, kad parodytumėte, jog esate vertas darbuotojas.
3 žingsnis. Išvardykite ir aptarkite darbo tikslus
Turite parengti labai konkrečią ataskaitą, kuri bus pagrindas nustatant kitų metų darbo tikslus. Taip pat pateikite saviugdos planą, būtent tai, ko norite pasiekti.
- Paaiškinkite, kaip pasiekti šį tikslą. Išvardykite tikslus, kuriuos turite pasiekti, atsižvelgdami į laikotarpio pradžioje atlikto veiklos vertinimo rezultatus ir tai, kaip gerai pasiekėte.
- Taip pat įrašykite ataskaitoje, jei jūsų paprašo atlikti užduotį, kuri neatitinka pareigybės aprašymo, arba imatės iniciatyvos dirbti daugiau.
Žingsnis 4. Aptarkite savo pagrindines kompetencijas
Apskritai įmonė nustatė pagrindines kompetencijas, kurias turi turėti kiekvienas darbuotojas, kad galėtų gerai dirbti. Informuokite ir išsamiai tai paaiškinkite.
- Parodykite, kad jūsų kompetencija yra aukštesnė už įmonės nustatytus standartus.
- Naudokite žodį „kompetencija“pagal įmonės standartines sąlygas, kad įrodytumėte, jog tarp jūsų pasiekimų ir įmonės tikslų yra konkreti sąsaja. Apibūdinkite savo veiklą tokiomis pačiomis sąlygomis.
Žingsnis 5. Išmintingai įvertinkite
Prieš atlikdami veiklos vertinimą, jūsų gali būti paprašyta įvertinti save. Norėdami nustatyti teisingą vertę, turite suprasti, ką tai reiškia.
- A paprastai suteikiamas darbuotojams, kurie demonstruoja lyderystę ir sugeba pakeisti įmonę. B laipsnis paprastai suteikiamas darbuotojams, kurių rezultatai viršija tikslą ir kurių elgesys yra pavyzdinis.
- C laipsnis paprastai suteikiamas darbuotojams, kurie pasiekia tikslus ir elgiasi gerai. D reikšmė rodo, kad našumas yra mažesnis už tikslą ir laikomas nepatenkinamu. E vertė atspindi prastus rezultatus, nes darbuotojai blogai dirba. Ieškokite išsamios informacijos, kad užtikrintumėte kiekvienos vertės apibrėžimą ir kaip nustatyti vertę pagal įmonės taisykles.
Žingsnis 6. Kiek įmanoma geriau sudarykite ataskaitą
Kartais įmonės prašo darbuotojų pateikti veiklos ataskaitas tam tikra tvarka. Jei nenurodyta, sugeneruokite ataskaitą tokia tvarka:
- Pradėkite nuo teigiamo ir įtikinamo įžanginio sakinio. Šis sakinys yra svarbiausia metinės veiklos ataskaitos dalis.
- Po to užsirašykite savo pasiekimus kartu su išsamiais patvirtinamaisiais duomenimis. Už kiekvieną pasiekimą užduokite klausimą „kodėl? Taip galite įrodyti, kad jūsų indėlis yra aktualus ir vertas pagarbos. Niekada nedarykite veiklos ataskaitos neigiamais žodžiais.
- Jei yra nepasiektų tikslų arba tam tikrus aspektus, kuriuos reikia patobulinti, nerašykite jų ataskaitos pabaigoje, kad ataskaitos pradžioje ir pabaigoje būtų teigiamų dalykų. Paskutinė ataskaitos dalis yra svarbiausia, nes ją lengviausia įsiminti. Taigi, ataskaitos viduryje išvardykite dalykus, kuriuos reikia patobulinti.
3 dalis iš 3: Tinkamų žodžių naudojimas
1 žingsnis. Sutelkite dėmesį į ataskaitos, apibūdinančios jūsų darbo rezultatus, sukūrimą
Kaip žinome, sukūrėte šią ataskaitą, nes jūsų buvo paprašyta įvertinti save. Tačiau daugelis žmonių įtraukia neigiamus dalykus ir kalba apie kitus žmones.
- Nenaudokite našumo ataskaitų savigynai. Būkite kiek įmanoma pozityvesni, pavyzdžiui, sakydami: „Po susitikimo su kolegomis, kolegomis ir klientais visada nustatau susitikimų tvarkaraštį, nes labai vertinu jų laiką ir jų užimtumą“. Vertinant laiką galima susidaryti teigiamą įspūdį ir parodyti išmintingą mąstyseną.
- Nekalbėkite apie kitus žmones, nes šis pranešimas nėra skirtas kitų žmonių darbui ar asmenybei kritikuoti.
- Ataskaitose apie pasiekimus taip pat nereikia lyginti savęs su kitais. Paaiškinkite, ką padarėte, nesumažindami bendradarbių, kurie nepasiekė to paties lygio.
2 žingsnis. Parašykite konstruktyvią savo silpnybių kritiką
Ataskaita, kurioje yra tik geri dalykai, gali atrodyti nereali, tačiau pripažindami klaidas turėtumėte būti labai atsargūs.
- Pateikite sau kritiką atskirame skyriuje, kad parodytumėte savo nuoširdumą sprendžiant šią problemą. Pvz.: „Aš tiek daug dėmesio skiriu darbui ir noriu pasiekti geriausių rezultatų, kad manau, kad mažiau rūpinuosi savo kolegomis. Aš ir toliau tobulinsiu savo bendravimo įgūdžius, kad galėčiau išspręsti šią problemą “. Šie teiginiai gali susidaryti teigiamą autoriaus įvaizdį (perfekcionistas, sutelkiantis dėmesį į darbą yra geras dalykas) ir parodo gebėjimą suvokti savo silpnybes.
- Paminėkite aspektus, kuriuos reikia tobulinti. Neužpildykite visos ataskaitos tobulinimo planais. Sutelkite dėmesį į pasiekimų paaiškinimą, tačiau turite išvardyti kai kuriuos aspektus, kuriuos reikia patobulinti ar patobulinti. Tačiau nekritikuokite savęs per daug, nes būsite suvokiamas kaip nepasitikintis savimi.
- Parodykite teigiamą mąstymą pateikdami tobulinimo planus. Būkite pozityvūs ir orientuoti į veiksmus. Apibūdinkite savo planą konstruktyviais žodžiais. Užuot tik pasakoję apie savo nesėkmę, pasakykite, kad norite tobulėti tam tikru aspektu ir kokių veiksmų imsitės.
3 žingsnis. Siūlykite karjeros galimybes
Jei norite gauti galimybę dalyvauti mokymuose ar būti pakviestas į susitikimą, veiklos ataskaita yra puikus būdas tai perteikti. Šioje ataskaitoje nesiūlykite kompensacijos.
- Taip pat pasidalykite savo mintimis apie novatoriškų, įmonei naudingų projektų įgyvendinimą.
- Pabandykite išsiaiškinti, kodėl jūsų viršininkas paprašė jūsų padaryti pranešimą, ar aptarti su kitais, nustatyti premijų paskirstymą ir pan.
Žingsnis 4. Naudokite užbaigtus sakinius
Daugelis darbuotojų stengiasi užrašyti kuo daugiau informacijos, kad ataskaitos atrodytų netvarkingos. Neleiskite, kad jūsų ataskaita atrodytų kaip sumišusi pastaba.
- Pavyzdžiui, nenaudokite frazės „peržiūrėtas turinys“, nes ji per trumpa. Patartina naudoti pilnus sakinius, kad paaiškintumėte aptariamą temą arba perteiktumėte informaciją.
- Be tiesioginio vadovo, jūsų ataskaitą gali skaityti ir kitas asmuo, pavyzdžiui, aukštesnio lygio vadovas. Todėl turėtumėte pateikti aiškią ir išsamią informaciją, užuot manę, kad visi jau žino, ką bandote pasakyti ar daryti.
5 žingsnis. Būkite pozityvus ir sąžiningas
Net jei yra dalykų, kuriuos reikia pataisyti, vėliau galite tai padaryti. Sutelkite dėmesį į ateitį, o ne į praeities nesėkmes.
- Nesukelkite neigiamo, besiskundžiančio, niūraus ar įžūlaus įspūdžio. Parodykite teigiamą požiūrį, sugebėkite dirbti komandoje ir nuolankiai paaiškinkite savo pasiekimus.
- Jei įmonėje yra dalykų, kurie jums nepatinka, nerašykite jų ataskaitoje. Pasinaudokite šia proga ir įrodykite, kodėl esate reikalingi įmonei.
6. Įrodykite tai, ne tik kalbėkite
Stenkitės savo ataskaitoje pateikti konkrečią informaciją, o ne tik bendrus teiginius.
- Pavyzdžiui: užuot sakęs: „Aš esu patikimas darbuotojas. Atvykau į biurą ir laiku atvykau į posėdžių salę “. geriau pateikite tikslius lankomumo duomenis ir konkrečius įrodymus, kad esate verti pagarbos.
- Pateikite įrodymus (įskaitant skaičius), kurie paremtų bendrus teiginius, kad jūsų ataskaita būtų naudingesnė ir patikimesnė.
Skaitykite nuorodą:
Patarimai
- Padarykite ataskaitas iš anksto. Neatidėliokite, kol nepritrūksite laiko.
- Parodykite teigiamą požiūrį!
- Dar kartą perskaitykite praėjusių metų veiklos ataskaitą, kad galėtumėte aiškiai prisiminti užsibrėžtus tikslus ir darbo tikslus.
Įspėjimas
- Neapsimetinėk ir nemeluok.
- Nepateikite neigiamos informacijos apie bendradarbius veiklos ataskaitose.
