Galbūt jums reikia parašyti įvykio ataskaitą, kad įvertintumėte įvykio sėkmę, lyginant rezultatus su jo tikslais. Šią ataskaitą reikalauja renginį rengianti įmonė ar asmuo, kad nustatytų, ar reikia atlikti pakeitimus. Yra keletas būdų, kaip užtikrinti sėkmingą įvykio ataskaitą. Jums to prireiks, jei organizuosite kitą renginį!
Žingsnis
1 dalis iš 3: Įvykių ataskaitų sudarymas
Žingsnis 1. Nustatykite kiekvienos auditorijos pateikimo stilių ir formatą
Įvykių ataskaitas galima susegti, susegti, PDF failų, „PowerPoint“pristatymų ir pan.
- Įsitikinkite, kad įvykio ataskaita yra sudaryta į aiškias dalis. Turite nuspręsti, kaip palyginti renginio rezultatus su jo tikslais. Apibendrinkite pagrindinius įvykių rezultatus.
- Tinkinkite įvykių ataskaitas pagal kiekvieno rėmėjo ir auditorijos poreikius ir interesus. Apsvarstykite rėmėjų tikslus. Tam tikru mastu rėmėjai yra pagrindinė renginių ataskaitų auditorija. Jie nori įvertinti remiamo renginio tinkamumą. Taigi įsitikinkite, kad žinote, ko jie nori ir kas juos labiausiai domina.
- Tinkinkite įvykių ataskaitas taip, kad atitiktų konkrečius unikalių renginių ir rėmėjų poreikius. Nerašykite ataskaitos taip, tarsi ji būtų skirta vieno tipo auditorijai. Vyresnieji vadovai ir finansų vadovai taip pat yra dar viena jūsų renginio ataskaitos auditorija.
Žingsnis 2. Sukurkite procesą, reikalingą stebėti informaciją, reikalingą viso įvykio metu
Negalima pasikliauti tik atmintimi.
- Stebėkite pagrindinę informaciją prieš renginį, jo metu ir po jo, kad sukurtumėte konkretesnes ir, svarbiausia, efektyvesnes ataskaitas. Šis metodas taip pat leidžia rinkti ataskaitas pagal laiko juostą.
- Jei reikia, apsvarstykite galimybę nuolat rinkti duomenis padedant keliems žmonėms (įskaitant praktikantus). Iš esmės ataskaitų teikimas neturėtų laukti įvykio pabaigos.
Žingsnis 3. Apibendrinkite ataskaitą į pagrindinius dalykus
Viena iš renginių ataskaitų problemų yra ta, kad jos linkusios mažai įtraukti į darbotvarkę arba sutelkti dėmesį į saldžius pareiškimus. Nedaryk to. Gera mintis aiškiai ir analitiškai pabrėžti pagrindinius dalykus.
- Pasirinkite keletą svarbių renginio dalių, kurias norite aptarti išsamiau. Raskite tris sėkmingiausius dalykus ir tris labiausiai nustebinusius dalykus.
- Neužpildykite ataskaitos nesvarbia informacija, pvz., Pietų meniu ar išsamia viso pagrindinio pranešimo santrauka. Turite įtraukti svarbius dalykus.
2 dalis iš 3: Tinkamo turinio įtraukimas į ataskaitą
1 žingsnis. Parašykite santrauką
Į įvykio ataskaitą turi būti įtraukta apžvalga, kuri yra sutrumpinta visos ataskaitos versija. Pagalvokite apie santrauką kaip įvadą į įvykio ataskaitą.
- Galite sukurti dvi ataskaitas, vieną santrauką, skirtą žmonėms, besidomintiems renginio rezultatais, ir išsamesnę ataskaitą žmonėms, dalyvaujantiems rengiant, vykdant ir remiant renginį.
- Santraukoje turėtumėte aptarti ir sutelkti dėmesį į pagrindinius objektus ir rezultatus. Santrauka turėtų būti trumpa, tik vienas ar du puslapiai. Ataskaitoje turėtų būti apibendrinti pagrindiniai įvykio elementai ir trumpai interpretuoti duomenys
2 veiksmas. Į ataskaitas įtraukite gilias vaizdines priemones
Dažnai ataskaitos yra veiksmingesnės, kai į jas įtraukiamos grafikos, iliustruojančios statistines tendencijas, o ne tiesiog pranešama apie daugybę skaičių skaitytojui.
- Jei renginyje yra naujas produktas, rekomenduojame pridėti to produkto nuotrauką. Nuotraukos, parodančios renginio akimirką, gali padėti ataskaitos skaitytojui susidaryti idėją apie rengiamą renginį. Pabandykite nufotografuoti rėmėjo dalyvavimą renginyje, kuris turi būti užfiksuotas ataskaitoje. Vėlgi, ši užduotis negali laukti įvykio pabaigos.
- Taip pat galite įtraukti pavyzdžių, reprodukcijų ir kitų pavyzdžių, kurie atsiranda svetainėje. Praneškite apie žmonių, gavusių remiamus kuponus, skaičių ir pan. Dokumentuokite įvykio metu ir už jos ribų padarytą poveikį žiniasklaidoje, auditorijai, rėmėjams.
3 žingsnis. Dokumentuokite visą reklamą ir žiniasklaidos poveikį
Rekomenduojame įvertinti gautos žiniasklaidos palyginimą su nurodytais renginio tikslais.
- Sutelkite dėmesį į spausdintinius skelbimus ir straipsnius, kuriuose yra rėmėjo pavardė ir skelbimas, be kasdienių laikraščių platinimo ir skelbimų įvertinimų.
- Dokumentuokite televizijos reklamas, viešus pranešimus, įkainių kortelių ir reitingų kortelių vertes ir naujienų pranešimus.
- Nepamirškite radijo dokumentų, įkainių kortelių skelbimų, reklamos ir skatinimo pažymių, audituotų ataskaitų ir pan.
Žingsnis 4. Įtraukite įvykio tikslo pareiškimą
Turėsite susieti renginio tikslus su rezultatu, todėl būtinai pridėkite priminimą apie pradinę renginio misiją ir tikslus.
- Galite įtraukti įvykių programų sąrašą. Taip pat turėtumėte aptarti, kas bus pagrindiniai renginio dalyviai. Tačiau laikykitės trumpai.
- Įsitikinkite, kad praleidžiate daug laiko registruodamiesi ir aptardami konkrečius pagrindinius renginio rezultatus ir suderindami juos su užregistruotais rezultatais. Būkite realistiški ir nesaldinkite dalykų, kurie neveikia taip, kaip turėtų.
Žingsnis 5. Įtraukite finansinę informaciją iš įvykio ataskaitos
Turėtumėte išsamiai aptarti renginio einamąjį biudžetą ir faktines išlaidas. Būtinai įtraukite savo biudžeto palyginimą su faktinėmis išlaidomis, taip pat paryškinkite kai kuriuos gerai atliktus dalykus ir sritis, kurias reikia tobulinti
- Taip pat turėtumėte nurodyti visas išlaidas, įskaitant rinkodaros ir reklaminės veiklos išlaidas, personalo išlaidas ir rėmimo išlaidas. Rekomenduojame sudaryti išsamų biudžetą. Finansų vadovai ir vyresnieji vadovai norės pamatyti įrodymų, patvirtinančių jūsų išvadas apie išlaidas.
- Įtraukite pajamų skaičiavimus, pavyzdžiui, iš bilietų, rėmėjų ir parodų. Tačiau būtinai palyginkite faktines pajamas su prognozėmis.
6. Įtraukite skaitytojui svarbią statistiką
Neleiskite, kad jūsų ataskaita būtų užpildyta saldžia informacija. Renginyje dalyvavusių žmonių skaičius yra vienas iš duomenų, kuriuos turite įtraukti. Rekomenduojame ataskaitose pateikti išmatuojamus duomenis.
- Statistika ir kiti susiję duomenys, kuriuos galima įtraukti, pavyzdžiui, pardavimo skaičius ir lankytojų skaičius tam tikroje kabinoje. Įvykio ataskaita bus patikimesnė, jei pateikti duomenys bus išsamūs. Įtraukite informaciją apie dalyvius/lankytojus. Įtraukite demografinius rodiklius, lankytojų skaičių ir lankytojų tyrimų rezultatus (pvz., Pirkimo įpročius).
- Praneškite apie žmonių, kurie atsiliepė į remiamas kampanijas, skaičių ir aukas ne pelno organizacijoms. Dokumentuokite ekonominį poveikį ir darbuotojų dalyvavimą.
Žingsnis 7. Įtraukite kokybinius elementus, kurie kontekstualizuoja duomenis
Jūsų ataskaitoje turėtų būti tam tikros statistikos, tačiau taip pat reikės žmonių citatų, kad galėtumėte pateikti su kontekstu susijusį atsiliepimą.
- Surinkite dalyvių ir renginio komandos narių atsiliepimus ir atsiliepimus, kad renginio sėkmės įvertinimas būtų ne tik iš renginių ataskaitų rašytojų. Tai daro jūsų pranešimą patikimesnį.
- Taip pat apsvarstykite galimybę įtraukti trečiųjų šalių tyrimus. Žiniasklaidos poveikio vertinimas yra vienas iš pavyzdžių, ką gali tirti trečiosios šalys.
- Erdvės vertė ir renginys. Turėtumėte skirti laiko svetainės ir pasiruošimo efektyvumui įvertinti kito asmens požiūriu. Aptarkite, kaip naudoti erdvę konferencijoms, renginiams ir pan.
3 dalis iš 3: įvykio ataskaitos pildymas
Žingsnis 1. Laiku pateikite įvykio ataskaitą
Pasistenkite kuo greičiau po įvykio parašyti ir paskelbti ataskaitą. Būtinai suplanuokite tai savo kalendoriuje, kad įsitikintumėte, jog tai laiku. Kai kurie žmonės rekomenduoja ataskaitą paskelbti praėjus 30 dienų po įvykio, tačiau kiti teigia, kad ataskaita turėtų būti paskelbta praėjus vos kelioms dienoms po įvykio.
- Kai terminas yra, įsitikinkite, kad nepraleidote jo. Galbūt rašote agentūros įvykio ataskaitą, kurios prašo konkretus klientas. Atkreipkite dėmesį į visus prašymus.
- Iš esmės jūsų auditorija tikisi išsamaus ir savalaikio pranešimo. Taigi, kurkite ataskaitas, kurios pateisina lūkesčius ir nelaukite per ilgai, kol pasensite.
2 žingsnis. Peržiūrėkite įvykio ataskaitą
Įsitikinkite, kad įvykio ataskaitoje naudojama gera gramatika ir nėra rašybos klaidų, skyrybos ženklų ir kitų klaidų.
- Įsitikinkite, kad jūsų atsakymai nėra paviršutiniški. Paprastai turėtumėte naudoti rašymo techniką „parodyk, nesakyk“. Tai reiškia, kad turėtumėte pateikti keletą konkrečių pavyzdžių, kuriais pagrįstumėte bendrus ataskaitoje išdėstytus dalykus.
- Nepamirškite savo auditorijos ir įsitikinkite, kad ataskaitos rašymas atrodo oficialus ir profesionalus. Įvykių ataskaitos nėra neoficialūs dokumentai; šis dokumentas yra svarbus siekiant nustatyti renginio įsigijimo galimybę, todėl jis turi skambėti autoritetingai.
Patarimai
- Fotografuokite daugiau nei reikia. Kuo daugiau pasirinkimų, tuo geriau.
- Kai renkate lyderių ir planuotojų citatas, nesileiskite tiesiai į jas. Jie yra žmonės, kurie vis dar yra šalia ilgai po renginio pabaigos. Geriausia pirmiausia užduoti minios žmonėms savo klausimą, nes jie pirmi išeis. Taip pat netrukdykite kalbėtojui ar renginio vadovui, jei jis ar ji yra užsiėmęs. Vėliau juos bus galima apklausti.
- Rinkdami citatas, palaikykite normalų pokalbį ir natūraliai užduokite klausimus, kol kitas asmuo nori pasakyti savo nuomonę.
- Surinkite daugiau citatų, nei jums reikia. Kuo daugiau tuo geriau.
- Gera nuotrauka gali parodyti, kaip vyko renginys arba kaip žmonės reagavo į įvykį.
- Pabandykite nufotografuoti visą įvykio vaizdą, įskaitant minios ir garsiakalbių nuotraukas viename vaizde, kad parodytumėte skaitytojams įvykio mastą.
