Prieš užimdamas naujas pareigas darbe, jūsų vadovas ar vadovas paprastai paprašys jūsų lydėti darbuotoją, kuris tęs jūsų darbą. Jūsų noras padėti pereinamuoju laikotarpiu, aktyviai ruošiantis ir perduodant lėšas, yra būdas užtikrinti sklandžią įmonės veiklą ir sukurti puikią reputaciją keičiant darbą ar užimant naujas pareigas.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Pasiruošimas darbo perdavimui
1 žingsnis. Pakvieskite savo viršininką aptarti perdavimo planą
Susitikite su savo viršininku ir išsamiai aptarkite, ką turite padaryti perėjimo metu. Priklausomai nuo jūsų darbo ir jūsų viršininko vadovavimo stiliaus, jis gali paprašyti jūsų daug prisidėti perdavimo metu, pavyzdžiui, jei jūsų paprašys kelias dienas ar kelias savaites mokyti ar mokyti pakaitinį darbuotoją.
- Paprastai jūs turite paruošti dokumentus, patvirtinančius oficialų perdavimą.
- Aptarkite šį planą su savo viršininku. Paklauskite, kiek jis ar ji tikisi prisidėti ir ką turėtumėte teikti pirmenybę perėjimo metu.
2 žingsnis. Sudarykite perdavimo dokumento projektą
Išsamiai žinodami viršininko lūkesčius, paruoškite perdavimo dokumento projektą. Šiame dokumente ne tik padedama pasiruošti, bet ir užduotys bei informacija, kuri turi būti pateikta perėjimo metu. Į perdavimo dokumentą turi būti įtraukta:
- Išsami informacija apie kasdienę veiklą, darbą ir darbo prioritetus.
- Svarbių dalykų, kuriuos reikia nuveikti, ir pareigų, kurias privalote atlikti eidamas pareigas, aprašymas.
- Ko tikimasi iš žmogaus, kuris jus pakeis.
- Sąraše yra svarbių failų, kuriuos reikia pateikti, pvz., Susitarimas ar darbo programa.
Žingsnis 3. Atlikite nebaigtas užduotis
Jei turite nedelsdami pakeisti darbą, pabandykite užbaigti bet kokį nebaigtą darbą. Jūs ne tik teikiate pasitenkinimą šiais pasiekimais, bet ir padedate kitiems pradėti savo darbą nuo nulio. Tokiu būdu galėsite palikti teigiamą įspūdį ir sukurti gerą reputaciją.
- Kad ir kaip būtų sunku, dirbkite sunkiau, jei artėja terminas.
- Atlikti naują užduotį, kuri artėja prie termino, gali būti labai sunku žmonėms, kurie dar nesupranta subtilybių.
Žingsnis 4. Pasikalbėkite su kolegomis
Prieš prasidedant pereinamajam laikotarpiui, skirkite laiko su kolegomis aptarti perdavimo planą ir paklauskite, kokie yra jūsų prioritetai. Jei atsiranda nauja problema, apie kurią nežinote, pasinaudokite šia galimybe ir gaukite informacijos bei nustatykite sprendimą.
- Naujos problemos paprastai nedaro didelės įtakos prieš persikeliant, tačiau jos gali būti perduotos asmeniui, kuris jus pakeis, jei apie tai jau žinote.
- Pasinaudokite šia proga ir pasidalykite savo kolegomis savo planais ir persikėlimo datomis. Taip pat informuokite juos apie pereinamąjį laikotarpį, kad jie galėtų pasiruošti.
- Turite pasakyti savo kolegoms apie savo persikėlimo planus, nes pereinamuoju laikotarpiu darbo našumas linkęs mažėti.
Žingsnis 5. Raštu paruoškite oficialų perdavimo dokumentą
Paskutinis pasirengimo pereinamajam laikotarpiui etapas yra oficialaus perdavimo dokumento parengimas. Rengdami projektą, išvardykite ir paaiškinkite visą svarbią informaciją, o tada aptarkite ją su viršininkais ir vadovybe, kuriems šis planas turės įtakos. Užpildykite perdavimo dokumentus ir nusiųskite juos savo įpėdiniui likus kelioms dienoms iki jo darbo pradžios. Turinys gali skirtis priklausomai nuo darbo, tačiau perdavimo dokumente turėtų būti bent ši informacija:
- Užduočių sąrašas ir darbo grafikas.
- Informacija apie vykdomus darbus.
- Kalendoriuje yra numatyta veikla ir terminai.
- Raktinių žodžių informacija ir prisijungimo procedūros.
- Kontaktų, susijusių su darbu, sąrašas.
- Prieigos prie failų ir katalogų kompiuteryje vadovas.
2 dalis iš 3: Perėjimas
Žingsnis 1. Skirkite kuo daugiau laiko
Po to, kai jus pakeitęs darbuotojas pradeda dirbti, galbūt nesate pajudėjęs ir buvote paprašytas jį lydėti, kol jis nesupras savo darbo. Pereinamojo laikotarpio trukmė neaiški, tai gali būti dienos ar savaitės. Tačiau kuo daugiau laiko skiriate sau, tuo daugiau informacijos galite perduoti.
Kad užtikrintumėte, jog pateikiate išsamią informaciją ir nieko nepraleidžiate, įtraukite savo pavaduotoją į įvairią kasdienę veiklą
Žingsnis 2. Tiesiogiai pateikite svarbius dokumentus
Pereinamuoju laikotarpiu turėsite asmeniškai perduoti svarbius duomenis ir dokumentus. Tokiu būdu galite užtikrinti, kad svarbūs dalykai būtų padaryti teisingai ir prioritetai būtų aiškiai apibrėžti. Be to, jūs abu dar turite laiko aptarti informaciją, kurią prieš persikeliant reikia aptarti toliau.
- Pasinaudokite šia galimybe ir paaiškinkite jam svarbią informaciją, ir jis gali paprašyti labai naudingų dalykų, kad galėtų gerai perduoti.
- Diskutuodami skirkite laiko apžvelgti darbo situaciją ir paaiškinti pokalbio kontekstą, kad nepraleistumėte jokios informacijos.
3 žingsnis. Pasistenkite suteikti pagalbą
Jei abu vis dar dirbate tame pačiame biure, būkite palaikantys ir iniciatyvūs. Jei kyla problema, suteikite pagalbą, nustatydami priežastį ir kartu ieškodami sprendimo. Nauji darbuotojai paprastai jaučiasi nepatogiai ar nepatogiai pirmąsias kelias dienas ir netrukdys užduoti klausimus.
- Paaiškinkite, kad prireikus galite suteikti paramą ir pagalbą.
- Tokiu būdu jūs abu galite palaikyti vienas kitą vykdydami pareigas pereinamuoju laikotarpiu.
Žingsnis 4. Surenkite paskutinį susirinkimą, kuriame aptarsite perdavimą
Prieš eidami į priekį ir atlikdami visišką perdavimą, susitikite su asmeniu, kuris jus pakeis. Paprašykite jo paruošti klausimus ir užsirašyti dalykus, su kuriais jis susidūrė. Šis susitikimas yra gera proga įsitikinti, kad jis supranta savo vaidmenį ir pareigas.
- Susitikimo metu gali būti aptarti visi klausimai, kuriuos reikia išsamiau paaiškinti.
- Priklausomai nuo to, kur dirbate, pagalvokite, ar pakviesti savo viršininką į susitikimą.
- Jūs turite pasakyti savo viršininkui, kada ir kur vyks susitikimas. Paklauskite jo, ar jis turi pasiūlymų ar informacijos, kuria norėtų pasidalinti.
3 dalis iš 3: Ilgalaikio vystymosi plano rengimas
1 žingsnis. Apibūdinkite įmonės teikiamą paramą ir mokymus
Atiduodami parodykite norą prisidėti, atverdami kitiems geriausias sėkmės galimybes. Užuot tik atsisakę pareigų ir darbo, patarkite savo pavaduotojui, kad jis galėtų profesionaliai tobulėti ir paremti savo buvusį viršininką, kad jis visada būtų sveikas ir sėkmingas darbe.
- Pateikite su darbu susijusią mokymo programą.
- Pradėję dirbti, galbūt lankėte mokymus, skirtus koreguoti ir papildyti žinias.
- Nepamirškite perduoti šios informacijos asmeniui, tęsiančiam jūsų darbą, ir paskatinti jį kuo geriau pasinaudoti galimybe.
Žingsnis 2. Neignoruokite darbo kultūros
Jei kurį laiką dar turite laiko dirbti su žmogumi, kuris užims jūsų vietą, nesikoncentruokite tik į techninius darbo aspektus. Kiekvienas biuras turi unikalią darbo aplinką ir kultūrą, kuri naujokams gali būti didžiulė ar paini. Skirkite laiko paaiškinti dalykus ir faktines situacijas biure.
- Nuveskite jį po biurą ir supažindinkite su visais darbuotojais.
- Paaiškinkite naujų ir esamų darbuotojų vaidmenis ir pareigas.
- Jei būdamas nauju darbuotoju jis gauna skirtingas užduotis arba jo pareigos ir darbo prioritetai yra sutelkti į skirtingus dalykus, įsitikinkite, kad senas darbuotojas tai supranta.
Žingsnis 3. Pateikite išsamią kontaktinę informaciją
Jei norite padėti naujam darbuotojui, pasakykite jam, kaip su jumis susisiekti, ir praneškite, kad jis gali su jumis susisiekti, jei turi rimtų problemų ar reikia informacijos. Tačiau ne visi nori padėti pakeisdami darbą ar užimdami naujas pareigas. Dažniausiai tam įtakos turi santykiai su buvusiais viršininkais.
- Dažnai problemas galima išspręsti tiesiog bendraujant el.
- Net jei persikraustėte, pasiruošimas padėti padarys gerą įspūdį ir pagerins jūsų reputaciją.
