Gebėjimas būti profesionaliu vaidina svarbų vaidmenį siekiant sėkmės karjeroje. Beveik visi darbuotojai turi atsiliepti į telefono skambučius, nepriklausomai nuo jų padėties įmonėje. Kad skambinantieji jaustųsi patogiai, išmokite priimti gerus skambučius, kad padarytumėte teigiamą įspūdį ir būtumėte pasirengę atsakyti į užduodamus klausimus.
Žingsnis
1 dalis iš 2: telefono skambučių priėmimas
Žingsnis 1. Kuo greičiau pakelkite telefoną
Kai suskamba biuro telefonas, nėra mandagu, kad skambinantysis lauktų. Prieš trečiąjį skambutį nedelsdami pakelkite ragelį ir pasveikinkite skambinantį asmenį.
Žingsnis 2. Laikykite ragelį priešais veidą
Galbūt norėsite kalbėti iš karto, bet pirmiausia įsitikinkite, kad telefono imtuvas yra priešais jūsų veidą. Kalbėkite, kai imtuvas yra teisingoje padėtyje, kad skambinantysis gautų visą informaciją.
Žingsnis 3. Prieš kalbėdami giliai įkvėpkite
Padėję telefoną prieš veidą, giliai įkvėpkite, kad nusiramintumėte ir sutelktumėte mintis prieš pasisveikindami. Tokiu būdu susikaupę galite kalbėti ramiai.
Žingsnis 4. Nurodykite savo įmonės pavadinimą ir pavadinimą
Šis metodas nurodo skambinančiajam, kad jis jau yra prisijungęs prie įmonės, į kurią nori skambinti. Taigi įsitikinkite, kad jis žino jūsų įmonės pavadinimą ir jūsų vardą. Pirmiausia nurodykite įmonės pavadinimą. Galite užrašyti žodžius, kuriuos norite pasakyti, kai gausite skambutį, kad nereikėtų galvoti, ką pasakyti, kai telefonas suskambės. Formuluotę galima pritaikyti prie situacijos ir sąlygų, kuriomis dirbate.
- Jei dirbate registratūroje, pateikite išsamią informaciją apie įmonę, nes skambinančiajam jūs esate įėjimas, kad gautumėte tai, ko jam reikia. Pavyzdžiui, pasveikinkite skambinantįjį sakydami: "Labas rytas/popietė/vakaras." WikiHow "būstinė yra čia. Aš esu Nikita, kad padėčiau." Naudodamas šią informaciją, skambinantysis žino jūsų įmonės pavadinimą ir jūsų vardą, todėl jis jaučiasi patogiau tęsti pokalbį. Jei esate privatus sekretorius, nurodykite savo darbdavio pavardę (pavyzdžiui, „Pono Millerio biuras yra čia. Aš esu Nikita“), nes skambinantysis nori susisiekti su jūsų viršininku.
- Jei esate konkretaus skyriaus narys, praneškite savo poziciją, kad jis galėtų užduoti aktualius klausimus, pavyzdžiui: "Labas rytas. Aš esu Yesika buhalterijos skyriuje". Tokiu būdu skambinantysis žino, ar jis yra prijungtas prie skyriaus ir asmens, kuriam reikia skambinti, ar turi pasikalbėti su kuo nors kitu.
5 žingsnis. Prie telefono paruoškite raštinės reikmenis ir užrašų knygelę
Tokiu būdu galite nedelsdami užsirašyti pastabas, jei skambinantysis nori palikti pranešimą ar pateikti informaciją. Nelaukite jo laukimo, nes turėsite rasti popieriaus ir rašiklį, ant kurio rašysite.
2 dalis iš 2: Kalbėjimas telefonu
Žingsnis 1. Kalbėdami šypsokitės
Net jei esate nusiminęs, šypsena padaro skambinantįjį malonesnį. Nors ir priverstas, šis metodas gali pagerinti nuotaiką.
Žingsnis 2. Kalbėkite aiškiai ir profesionaliai
Dirbdami profesionalioje aplinkoje įsitikinkite, kad jūs ir skambinantysis sugebate aiškiai ir tiesiai bendrauti. Kalbėkite lėtai ir kiekvieną žodį pasakykite aiškiai, kad jūsų perduodama informacija būtų suprantama skambinančiajam.
- Nesakykite nestandartinių žodžių, tokių kaip „ne“, „gurkšnokite“ar „na“. Aiškiai pasakykite kiekvieną žodį, pvz., „Taip“arba „ne“, kad abi šalys gerai suprastų, kas sakoma. Jei reikia, būkite mandagūs sakydami „ačiū“ir „esate laukiami“.
- Jei reikia dalintis skaičiais ar raidėmis, pavyzdžiui, duoti vardus ar telefono numerius, išmokite fonetinę abėcėlę (kalbos garsų tarimą). Tokiu būdu skambinantieji nesusipainioja, kai tariate tas pačias skambančias raides, pvz., Raides B ir P. Rašydami Budi vardą, ištarkite raidę B, paaiškindami „balietiško žodžio B“.
Žingsnis 3. Pasveikinkite skambinančiuosius profesionaliai
Užuot sveikinę skambinantįjį vardu, prieš sakydami jo vardą, pavyzdžiui, „ponas Jonas“, būtinai pasakykite „tėvas“arba „mama“, ypač jei skambinančiojo asmeniškai nepažįstate. Pabandykite prisiminti vardą ir pasakyti jį viso pokalbio metu.
Užsirašykite skambinančiojo vardą, kai tik jis jums pasakys savo vardą, kad nepamirštumėte
Žingsnis 4. Jei reikia, susiekite skambinančiuosius su kitais žmonėmis
Asmeniui, paskambinusiam į įmonę ar biurą, paprastai reikia pagalbos, nes jis nori rasti informacijos arba susiduria su problema. Jei negalite atsakyti į klausimą ar rasti sprendimo, paklauskite, ar jis norėtų pasikalbėti su žmogumi, kuris gali padėti. Šis veiksmas parodo, kad jums rūpi skambinantysis ir norite padėti greitai išspręsti problemą.
- Biuro telefonai paprastai naudoja sistemą skambučiams perduoti. Sužinokite, ar jūsų biure esantys telefonai yra perkeliami, ir sužinokite, kaip jie veikia. Jei ne, sužinokite asmens, kuriam reikia skambinti, telefono numerį ir pasidalykite juo su skambinančiuoju.
- Mandagiai paklauskite skambinančiojo, ar galite jį sujungti su kuo nors kitu. Pvz., "Atsiprašau, negaliu atsakyti į jūsų klausimą. O kaip perkelti telefono liniją, kad galėtumėte tiesiogiai pasikalbėti su Paku Bambangu? Jis gali pateikti sprendimą." Prieš perkeldami telefono liniją įsitikinkite, kad skambinantysis sutinka.
- Jei asmuo, kuris gali padėti, nėra biure, paklauskite, ar skambinantysis norėtų palikti pranešimą. Nepamirškite perduoti žinios kompetentingiems žmonėms.
Žingsnis 5. Užbaikite pokalbį profesionaliai
Pasakymas „ačiū“arba „Labas rytas/popietė/vakaras“yra būdas pranešti skambinančiajam, kad pokalbis baigtas ir jis gali padėti ragelį. Nesijaudinkite, ar pokalbis vis dar tęsiamas, ar ne.
Palaukite, kol skambintojas padės ragelį. Jei jūs gaunate skambutį, leiskite skambinančiajam pasakyti viską, ką jis nori pasakyti, kol jie nebus baigti. Galite pasijusti nemandagūs arba prarasite informaciją, jei padėsite ragelį, kai jis nekalbės
Patarimai
- Darbe nepriimkite asmeninių skambučių. Jūs esate biure darbui, o ne kalbėtis su draugais. Jei norite pabendrauti ar parašyti žinutę draugui, atidėkite tai, kol baigsis pietų pertrauka ar darbo laikas.
- Venkite blaškymosi. Kad skambinantysis jaustųsi rūpinamas, atidėkite vykstančius darbus ir sutelkite dėmesį į skambinantįjį. Nesiblaškykite ir neatrodykite pernelyg užsiėmę, kad atsakytumėte į klausimus ar suteiktumėte pagalbą.
- Nekalbėkite valgydami, gerdami ar kramtydami gumą, kai kalbate telefonu, nes jūsų kalba bus sunkiai suprantama ir skambinantysis jausis neįvertintas.
- Net jei skambinantysis skundžiasi ar yra grubus, parodykite empatiją, būkite ramus ir atsakykite profesionaliai.
