Norėdami perkelti duomenų sąrašą arba lentelę iš „Word“į „Excel“, jums nereikia perkelti atskirų duomenų į „Excel“skaičiuoklės (darbalapio) langelius. Galite tiesiog tinkamai suformatuoti dokumentą „Word“, tada visą dokumentą galima importuoti į „Excel“vos keliais paspaudimais.
Žingsnis
1 metodas iš 2: sąrašų konvertavimas
Žingsnis 1. Supraskite, kaip bus konvertuojamas „Word“dokumentas
Norėdami importuoti dokumentą į „Excel“, tam tikri simboliai naudojami norint nustatyti, kokie duomenys pateks į „Excel“darbalapio langelius. Prieš importuodami atlikite kelis formatavimo veiksmus, galite valdyti darbalapio išvaizdą ir sumažinti rankinio formatavimo, kurį reikia atlikti, kiekį. Tai ypač naudinga, jei į „Excel“importuojate ilgą sąrašą iš „Word“dokumento.
Šis metodas geriausiai tinka, kai sąraše yra keli įrašai, kurių kiekvienas yra panašaus formato (adresų, telefono numerių, el. Pašto adresų ir kt. Sąrašas)
Žingsnis 2. Įsitikinkite, kad dokumente nėra formatavimo klaidų
Prieš pradėdami konversijos procesą, įsitikinkite, kad kiekvienas įrašas yra suformatuotas vienodai. Turite ištaisyti skyrybos klaidas arba pertvarkyti visus neatitinkančius įrašus. Taip siekiama užtikrinti sklandų duomenų perdavimo procesą.
Žingsnis 3. Rodykite formatavimo simbolius „Word“dokumente
Rodydami paprastai paslėptus formato simbolius, galite nustatyti geriausią būdą atskirti kiekvieną įrašą. Formatavimo simbolius galite rodyti spustelėję mygtuką Rodyti/slėpti pastraipų žymes skirtuke Pagrindinis arba paspausdami Ctrl+⇧ Shift+*.
Daugelyje sąrašų kiekvienos eilutės pabaigoje, eilutės pabaigoje arba tuščioje eilutėje yra vienas pastraipos ženklas. Šį ženklą naudosite norėdami įvesti skiriamąjį „Excel“langelių simbolį
Žingsnis 4. Pakeiskite pastraipų žymes tarp įrašų, kad pašalintumėte papildomus tarpus
„Excel“eilučių apibrėžimui naudos tarpus tarp įrašų, tačiau šiuo metu turėtumėte juos pašalinti, kad padėtumėte formatuoti. Nesijaudinkite, netrukus jį vėl pridėsite. Šis veiksmas geriausiai tinka, jei įrašo pabaigoje yra vienas pastraipos ženklas ir vienas tarpas tarp įrašų (dvi eilutės iš eilės).
- Paspauskite Ctrl+H, kad atidarytumėte langą Rasti ir pakeisti.
- Į paieškos lauką įveskite ^p ^p. Tai dviejų iš eilės einančių pastraipų ženklų kodas. Jei kiekvienas įrašas yra viena eilutė ir tarp jų nėra tuščių eilučių, naudokite tik vieną ^p.
- Į lauką Pakeisti įveskite skiriamąjį ženklą. Įsitikinkite, kad šis simbolis nėra dokumento simbolis, pvz., ~.
- Spustelėkite Pakeisti viską. Pastebėsite, kad šie įrašai susilieja, tačiau palikite jį ramybėje, kol skiriamasis ženklas yra tinkamoje vietoje (tarp kiekvieno įrašo)
Žingsnis 5. Atskirkite kiekvieną įrašą į atskirus stulpelius
Dabar įrašai rodomi atskirose eilutėse. Turite nurodyti duomenis, kurie bus rodomi kiekviename stulpelyje. Pavyzdžiui, jei kiekvienas įrašas pirmoje eilutėje yra pavadinimas, antroje eilutėje - gatvės adresas, o trečioje eilutėje - šalis ir pašto kodas, atlikite šiuos veiksmus:
- Paspauskite Ctrl+H, kad atidarytumėte langą Rasti ir pakeisti.
- Pašalinkite vieną iš ^p ženklų lauke Rasti.
- Pakeiskite simbolį lauke Pakeisti kableliu,.
- Spustelėkite Pakeisti viską. Tai pakeis likusius pastraipos simbolius kableliais, kurie atskiria kiekvieną eilutę į stulpelį.
Žingsnis 6. Pakeiskite skiriamąjį ženklą, kad užbaigtumėte formatavimo procesą
Kai atliksite du aukščiau nurodytus „Rasti ir pakeisti“veiksmus, sąrašas nebeatrodys kaip sąrašas. Visi jie bus toje pačioje eilutėje ir tarp kiekvieno duomenų bus kablelis. Veiksmas „Rasti ir pakeisti“grąžins duomenis į sąrašo formą, bet vis tiek turės kablelius, apibrėžiančius stulpelius.
- Paspauskite Ctrl+H, kad atidarytumėte langą Rasti ir pakeisti.
- Įveskite ~ (arba bet kurį pradžioje pasirinktą simbolį) į „Find“lauką.
- Į lauką Pakeisti įveskite ^p.
- Spustelėkite Pakeisti viską. Taip visi įrašai bus grąžinti į atskiras grupes, atskirtas kableliais.
Žingsnis 7. Išsaugokite failą kaip paprasto teksto failą
Įvesties formatas baigtas ir šį dokumentą galite išsaugoti kaip tekstinį failą. Tai daroma tam, kad „Excel“galėtų skaityti ir analizuoti jūsų duomenis, kad jie būtų rodomi teisinguose stulpeliuose.
- Spustelėkite skirtuką Failas ir pasirinkite Įrašyti kaip.
- Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu Įrašyti kaip tipą ir pasirinkite Paprastas tekstas.
- Pavadinkite failą ir spustelėkite Įrašyti.
- Jei pasirodys langas Failo konvertavimas, spustelėkite & nbsp OK;.
8. Atidarykite failą „Excel“
Kadangi failas išsaugomas paprastu tekstu, galite jį atidaryti „Excel“.
- Spustelėkite skirtuką Failas ir pasirinkite Atidaryti.
- Spustelėkite išskleidžiamąjį meniu „Excel“visi failai ir pasirinkite Teksto failai.
- Spustelėkite Pirmyn> teksto importavimo vedlio lange.
- Atribotojų sąraše pasirinkite kablelį. Apačioje esančioje peržiūroje galite pamatyti, kaip įrašai bus atskirti. Spustelėkite Kitas>.
- Pasirinkite kiekvieno stulpelio duomenų formatą, tada spustelėkite Baigti.
2 metodas iš 2: lentelių konvertavimas
Žingsnis 1. Sukurkite lentelę „Word“ir įveskite į ją duomenis
Norėdami peržiūrėti „Word“duomenų sąrašą, galite juos konvertuoti į lentelės formatą ir nukopijuoti lentelę į „Excel“. Jei jūsų duomenys jau yra lentelės formato, pereikite prie kito veiksmo.
- Pasirinkite visą tekstą, kurį norite konvertuoti į lentelę.
- Spustelėkite skirtuką Įterpti, tada spustelėkite mygtuką Lentelė.
- Pasirinkite Konvertuoti tekstą į lentelę.
- Stulpelyje „Stulpelių skaičius“įveskite eilučių skaičių vienoje duomenų eilutėje. Jei tarp kiekvienos duomenų eilutės yra tuščių eilučių, pridėkite vieną prie stulpelio sumos.
- Spustelėkite & nbsp Gerai;.
Žingsnis 2. Patikrinkite lentelės formatą
„Word“sukurs lentelę pagal jūsų nustatymus. Patikrinkite, ar lentelė yra teisinga.
Žingsnis 3. Spustelėkite mažą + mygtuką, esantį viršutiniame kairiajame lentelės kampe
Šis mygtukas pasirodys, kai užvesite pelę virš stalo. Spustelėjus šį mygtuką, bus pasirinkti visi lentelės duomenys.
Žingsnis 4. Paspauskite
Ctrl+C kopijuoti duomenis. Taip pat galite spustelėti mygtuką „Kopijuoti“skirtuke „Pagrindinis“.
Žingsnis 5. Atidarykite „Excel“
Nukopijavę duomenis galite atidaryti „Excel“. Jei norite įdėti duomenis į esamą darbalapį, atidarykite darbalapį. Užveskite žymeklį į langelį, kurį norite sudaryti viršutiniame kairiajame lentelės langelyje.
Žingsnis 6. Paspauskite
„Ctrl“+V. įklijuoti duomenis.
Visos „Word“lentelės ląstelės bus dedamos į atskirą „Excel“darbalapio langelį.
Žingsnis 7. Atskirkite likusius stulpelius
Atsižvelgiant į importuojamų duomenų tipą, gali reikėti atlikti papildomą formatavimą. Pvz., Jei importuojate miestų adresus, šalių kodus ir pašto kodus, esančius viename langelyje, galite juos automatiškai padalyti į „Excel“.
- Spustelėkite stulpelių antraštes, kurias norite padalyti. Šis veiksmas pasirinks visą stulpelį.
- Pasirinkite skirtuką Duomenys ir spustelėkite mygtuką Tekstas į stulpelius.
- Spustelėkite Pirmyn> tada kablelyje skiltyje Atribotojai pasirinkite Kablelis. Jei naudosite aukščiau pateiktą pavyzdį, šis veiksmas atskiria miestą nuo šalies kodo ir pašto kodo.
- Spustelėkite Baigti, kad išsaugotumėte pakeitimus.
- Pasirinkite stulpelius, kuriuos dar reikia padalyti, tada pakartokite šį procesą. Kaip skyriklį pasirinkite tarpą, o ne kablelį. Šis veiksmas atskiria šalies kodą nuo pašto kodo.
