Kadangi jis dažnai naudojamas asmeniniais ir neoficialiais tikslais, oficialaus el. Laiško rašymas gali būti bauginantis. Tačiau jei turite parašyti oficialų laišką mokytojui, viršininkui, verslo partneriui, vyriausybinei agentūrai ar kitam asmeniui, kuriam reikia formalumų, tiesiog vadovaukitės šiomis paprastomis gairėmis. Trumpai ir aiškiai išdėstykite savo mintis ir laikykitės rašymo, stiliaus ir oficialaus laiško formato taisyklių. Galiausiai prieš išsiunčiant patikrinkite ir pataisykite savo el.
Žingsnis
1 būdas iš 3: el. Laiško formatavimas
Žingsnis 1. Naudokite profesionalų el. Pašto adresą
Idealiu atveju el. Pašto adresas yra jūsų tikrojo vardo variantas, o ne vartotojo vardas ar slapyvardis. Jei įmanoma, naudokite taškus, brūkšnelius ar pabraukimus be skaičių ar kitų raidžių.
Pavyzdžiui, [email protected] atrodytų neprofesionaliai. Tuo tarpu [email protected] būtų tinkamiau naudoti
Žingsnis 2. Naudokite profesionalų šriftą
Dauguma el. Pašto paslaugų šiandien leidžia rašyti įvairiais šriftais ir tekstais. Tačiau oficialiems el. Laiškams geriausia laikytis oficialių šriftų, tokių kaip „Times New Roman“ir „Arial“. Venkite dekoratyvinių šriftų, tokių kaip „Comic Sans“ar senoji anglų kalba. Be to:
- Laišką parašykite lengvai skaitomu šriftu, pvz., 12 dydžiu.
- Venkite specialaus rašymo, pvz., Kursyvo, paryškintų ar įvairiaspalvių šriftų, nebent tai atitinka el. Laiško turinį ir paskirtį.
- Nerašykite el. Laiško tik didžiosiomis raidėmis. Rašydamas taip atrodysi, kad šauki ant gavėjo.
Žingsnis 3. Suteikite el. Laiškui trumpą ir tikslų pavadinimą (temą)
Naudokite kelis raktinius žodžius, susijusius su el. Laiško turiniu pavadinime. Tai padės neleisti gavėjui ignoruoti jūsų el. Laiškai, išsiųsti be pavadinimo arba naudojant neaiškų pavadinimą, gavėjui atrodys nesvarbūs.
- El. Laiškų pavadinimai, tokie kaip „Greiti klausimai“, „Susisiekimas su jumis“arba „Svarbūs klausimai“, gavėjui bus neaiškūs.
- Tuo tarpu el. Laiško pavadinimas „Tvarkaraštis, svečių sąrašas, kvietimas pietums ir susitikimo suvestinė kovo 12 d.“Atrodytų per ilgas ir apimtų kelias temas vienu metu.
- Kita vertus, laiško pavadinimas „Susitikimas apie eskalatoriaus žalą kovo 12 d.“Yra gana trumpas ir aiškus. Šis pavadinimas gali suteikti gavėjui pagrindinės temos apžvalgą ir aiškią datą.
2 metodas iš 3: Turinio rašymas
Žingsnis 1. Naudokite tinkamą sveikinimą
Visada pradėkite oficialų el. Laišką su sveikinimu. Galite tiesiogiai parašyti gavėjo vardą (jei žinote). Užpildykite gavėjo vardą ir pavardę (t., P., Daktarė ir kt.). Jei pageidaujate, prieš gavėjo vardą ir pavardę taip pat galite parašyti „Mielas“.
- Jei nežinote el. Laiško gavėjo vardo, tiesiog parašykite „Gerbiamasis pone/ponia“arba „Susidomėjusioms šalims“.
- Nenaudokite „Labas“, „Labas“ar kitų neoficialių sveikinimų.
2 žingsnis. Pristatykite save pirmoje pastraipoje (jei reikia)
Jei rašote asmeniui, su kuriuo niekada nebendravote, pavyzdžiui, naujam klientui, žmogiškųjų išteklių vadybininkui ar vyriausybės pareigūnui, prisistatykite ir paaiškinkite, kodėl siunčiate el. Parašykite tai pirmame ar antrame savo el. Laiško sakinyje.
Pavyzdžiui, el. Paštu išsiųsdami prašymą dėl darbo galite parašyti: "Mano vardas Maria Isabella. Aš susisiekiau su jumis, kad galėčiau kreiptis dėl administravimo padėjėjo darbo, reklamuojamo JobXYZ.com svetainėje"
Žingsnis 3. Pirmenybę teikite svarbiausiai informacijai
Pristatę save ir nurodę pagrindinį el. Laiško siuntimo tikslą, galite tęsti el. Laiško turinį. Pačioje viršuje išvardykite svarbiausią informaciją. Taip labiau įvertinsite gavėjo laiką ir paaiškinsite el. Laiško tikslą.
Pavyzdžiui, rašydami el. Laišką vyriausybės pareigūnui galite pradėti nuo: "Mano vardas Maria Isabella. Aš gavau jūsų el. Pašto adresą iš oficialios Salatiga miesto teismo svetainės. Siunčiu šį laišką norėdamas išreikšti savo prieštaravimą bilietą gavau 2015 m. vasario 29 d."
Žingsnis 4. Tiesiogiai pasiekite laiško esmę
Oficialiame laiške galite tiesiogiai išreikšti savo nuomonę. Maži pokalbiai tik suklaidins skaitytoją ir sunkiai supras, ko jums iš jų reikia.
- Pavyzdžiui, kai rašote laišką universiteto miestelyje esančiam profesoriui, jums nereikia sukti ratų ir rašyti tokius dalykus: "Aš esu Maria Isabella. Ar tu mane pažįsti? Chemija 221 šiuo metu yra mano mėgstamiausias kursas, nes mokymo medžiaga yra labai gerai organizuota. Taigi, aš visada galiu sekti ir žinoti, kas bus tikrinama. Kalbant apie egzaminą, man primena apie artėjantį egzaminą."
- Kita vertus, parašius tokį el. Laišką, gali būti aiškiau: "Aš esu Maria Isabella. Aš esu studentas, besimokantis chemijos 221, ir norėjau jums papasakoti apie galimą egzaminų tvarkaraščių susidūrimą".
Žingsnis 5. Parašykite trumpą el. Laišką
Nors nėra konkretaus ilgio apribojimo, pravartu rašyti el. Laišką tik tiek, kiek vieno nešiojamojo kompiuterio ar kompiuterio ekrano.
Jei jūsų el. Laiškas yra pakankamai ilgas, suskaidykite jį į keletą trumpų pastraipų. Tarp kiekvienos pastraipos palikite tuščią eilutę, užuot rašę ją įtraukta
Žingsnis 6. Naudokite oficialią kalbą
Kadangi oficialūs el. Laiškai siunčiami profesionaliems tikslams, turite padaryti gerą įspūdį. Naudokite pilnus sakinius ir mandagias frazes. Venkite šių veiksmų:
- Slengas
- Nereikalingos santrumpos
- Jaustukų ir jaustukų naudojimas
- Nepagarbūs žodžiai
- Anekdotas
Žingsnis 7. Naudokite tinkamą baigiamąjį sveikinimą
Kaip ir sveikinimo atidarymas, yra keletas sveikinimo uždarymo variantų, kuriuos galima naudoti oficialiuose laiškuose. Būtinai įtraukite visą savo vardą ir pavardę bei kitus pavadinimus (jei yra). Galimų sveikinimo pavyzdžių pavyzdžiai:
- "Geriausi linkėjimai,"
- "Pagarbiai Jūsų,"
- "Ačiū,"
- "Sveiki,"
- "Tavo studentas,"
3 būdas iš 3: Pasiruošimas siųsti laiškus
Žingsnis 1. Įtraukite reikiamus priedus
Jei turite įtraukti priedą, būtinai įtraukite jį į el. Laiško tekstą, kad jį matantys žmonės galėtų jį pamatyti. Pabandykite apriboti priedų ir failų dydžių skaičių ir naudoti įprastus ir plačiai naudojamus failų tipus.
Pavyzdžiui, įtraukite tokį pranešimą kaip „Pridedu savo gyvenimo aprašymo ir aplanko PDF kopiją“
2 žingsnis. Pagerinkite el. Laiško turinį, rašybą ir gramatiką
Nepasitikėkite vien el. Pašto paslaugomis, kad nustatytumėte savo rašybos ir gramatikos klaidas. Garsiai perskaitykite savo el. Laišką arba paprašykite, kad kas nors jį patikrintų ir pataisytų. Tokiu būdu galite lengvai rasti rašybos klaidų ir neaiškių sakinių.
3 žingsnis. Įsitikinkite, kad el. Laiške nėra jokios slaptos informacijos
Visada atminkite, kad el. Paštas nėra saugus bendravimo būdas. Atminkite, kad el. Pašto serveriai gali būti nulaužti arba gavėjas gali tyčia ar netyčia bendrinti informaciją, kurios nenorite atskleisti.
