Planuodami susitikimą, turite aiškiai ir glaustai pateikti visą svarbią informaciją. Turite pateikti diskusijos laiko, vietos ir temos aprašymą. Taip pat gali tekti užsirašyti, jei susitikimui reikia kokių nors pasiruošimų ar medžiagų. Nesvarbu, kokią laikmeną naudojate, el. Paštą ar „Outlook“programą, įsitikinkite, kad perduodama svarbi informacija, kad visi pakviestieji ją žinotų ir galėtų nuspėti, su kuo jie susiduria.
Žingsnis
1 metodas iš 3: stiprių dalykų rašymas
1 žingsnis. Parašykite trumpą, aktualią temą su susitikimo data ir tema
Rašydami šiuos dalykus temos laukelyje, pakviesti asmenys gali suprasti susitikimo laiką ir temą, neatidarydami el. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Susitikimas 01/03: naujos ataskaitų teikimo gairės“.
Įspėjimas:
Jei nerašote susitikimo temos, žmonės gali atsakyti ir paklausti, ar susitikimas yra svarbus jų skyriui, ar jie turėtų dalyvauti. Taigi būtinai užsirašykite susitikimo temą!
Žingsnis 2. Temos laukelyje paprašykite dalyvavimo patvirtinimo
Jei turite žinoti, kas atvyksta, paprašykite patvirtinimo temos laukelyje. Tokiu būdu skaitytojai žinos, kad turi atsakyti kuo greičiau, net jei neatidarė el. Galite parašyti: „Penktadienis, 06/06 HR susitikimas, patvirtinkite greitai“.
Taip pat galite parašyti: „Prašau atsakyti: HR susitikimas 10/06“
3 žingsnis. Jei susitikimas yra skubus, įrašykite jį į temos laukelį
Jei susitikimo tema yra skubi arba reikia skubiai apsispręsti, kad susitikimas turėtų įvykti nedelsiant, į temos langelį įrašykite avarinį ženklą. Pvz., Galite parašyti: „Avarinis susitikimas pirmadienį, 02 31, kibernetinis saugumas“.
Labai svarbu paaiškinti susitikimo temą, kad skaitytojas galėtų atspėti, apie ką bus kalbama
Žingsnis 4. Užsirašykite, ar susitikimas yra privalomas, ar tik pasiūlymas
Jei dirbate didelėje įmonėje, tam tikrų žmonių buvimas ne visada gali būti būtinas. Į temos langelį įrašykite atitinkamus skyrius arba praneškite jiems, ar jie turi dalyvauti. Pavyzdžiui, galite parašyti: „Privalomas rinkodaros susitikimas 6/10“.
Jei skaitytojas neprivalo dalyvauti, galite parašyti „Rekomenduojama dalyvauti 10/6 susitikime dėl veiksmingos rinkodaros taktikos“
5. Norėdami išvengti painiavos, temos laukelyje naudokite visus žodžius
Santrumpos gali atrodyti veiksmingos, tačiau iš tikrųjų jos yra mažiau konkrečios nei išsamūs žodžiai ir gali sukelti painiavą. Pavyzdžiui, „KK“gali reikšti „Šeimos kortelė“arba „Kredito kortelė“, atsižvelgiant į tai, kas supranta jūsų asmeninę kalbą arba nesupranta jos.
Tačiau galite naudoti įprastas santrumpas, tokias kaip „RSVP“, „HR“ir „KTP“
2 metodas iš 3: el. Laiško turinio rašymas
Žingsnis 1. Parašykite draugišką, trumpą įvadą ir trumpas pastabas
Prisistatyti būtina, jei dirbate didelėje įmonėje arba nepažįstate visų. Šioje trumpoje įžangoje turėtumėte pasakyti, ar yra dokumentų ar medžiagos, kurią reikia užpildyti/atnešti į susitikimą.
Sukurkite draugišką ar su darbu susijusį įvadą. Pavyzdžiui: „Labas, Timai! Nekantrauju, kol kitą savaitę pasirodys nauja programa!"
Patarimas:
Priminkite skaitytojams, ar jie turi atlikti tam tikrą užduotį ar ką nors atnešti į susitikimą. Pavyzdžiui, „Nepamirškite atsinešti 4 spausdintų pardavėjo kontaktų sąrašo kopijų“.
2 žingsnis. Įrašykite datą ir laiką į atskirą eilutę, kad ji išsiskirtų
Tai svarbi informacija pakviestiesiems. Taigi, aiškiai pasakykite ir išsiskirkite iš kitų aplinkinių sakinių. Padėkite dvi eilutes virš ir po juo arba parašykite paryškintu šriftu.
- Pavyzdys: „2020 m. Spalio 6 d. 10.30–11.45 WIB“
- Jei susitikimas vyksta internete, pateikite laiko juostos informaciją, kad skirtingų laiko juostų žmonės neatsiliktų dėl nesusikalbėjimo. Pavyzdžiui, galite parašyti: „2020 m. Spalio 6 d. 10.30–11.45 WIB (GMT+8)“
Žingsnis 3. Užrašykite vietą po datos ir laiko
Įsitikinkite, kad vieta taip pat yra aiškiai parašyta, pavyzdžiui, data ir laikas, ypač jei susitikimas vyksta naujoje vietoje, sunku rasti arba jei žinote, kad kai kuriems pakviestiesiems ši vieta nepažįstama. Virtualiems susitikimams (per tiesioginius forumus ar vaizdo pokalbius) pateikite tiesioginę nuorodą pakviestiesiems, kad jie galėtų lengvai pasiekti forumą ar vaizdo įrašo nuorodą.
Pateikdami nurodymus, būkite kuo detalesni. Pavyzdys: „Prašome atvykti į posėdžių salę 592 Sasana Widya Sarwono pastate (Jalan Gatot Subroto Nr. 10). 592 kambarys yra antrame pastato aukšte. Taigi jūs turite pakilti liftu iš pirmo aukšto, sustoti 12 aukšte ir pasinaudoti liftu pietinėje pastato pusėje (kairėje), kad pakiltumėte į 59 aukštą
Žingsnis 4. Pasidalykite susitikimo tikslu
Praneškite pakviestajam apie susitikimo tikslą. Pasakius trumpą darbotvarkę, pakviesti asmenys supras, kokias užduotis jiems reikia atlikti iš anksto. Galite pavadinti temą (pvz., „Kibernetinio saugumo atnaujinimas“) arba galite suplanuoti:
- 10.30 - 10.45 Pateikite naujausią informaciją apie projekto būseną
- 10.45 - 11.10 Palyginkite ir pasirinkite tinkamus pasiūlymus
- 11.10 - 11.30 „Protų audra“ir taikinių paleidimas
5 veiksmas. Dar kartą patikrinkite, ar el. Laiške nėra gramatinių ar informacinių klaidų
Svarbiausia dar kartą patikrinti susitikimo datą, laiką ir vietą. Įsitikinkite, kad šie trys dalykai yra teisingi! Taip pat galite perskaityti įvadą, darbotvarkę ar bet kokias kitas pastabas, kurias pridėjote, kad įsitikintumėte, jog pateikėte visą reikiamą informaciją.
Prieš siųsdami el. Laišką, perskaitykite garsiai, kad įsitikintumėte, jog rašote aiškiai ir glaustai
3 metodas iš 3: „Outlook“arba integruotos kalendoriaus programos naudojimas
Žingsnis 1. „Outlook“pagrindiniame meniu spustelėkite „Naujas susitikimas“
Jei jūsų įmonė naudoja ryšių duomenų bazę su integruotu kalendoriumi, pvz., „Outlook“, naudokite ją susitikimams planuoti. Ši terpė paprastai yra žmonių, su kuriais dirbate, pasirinktas komunikacijos kanalas.
Jei jūsų įmonė nenaudoja „Outlook“ar panašios paslaugos, kvietimams išsiųsti naudokite agentūros pateiktą el
Žingsnis 2. Lange „Scheduling Assistant“pasirinkite laiką ir datą
Sukūrus naują susitikimą, pasirodys kalendoriaus langas. Spustelėkite „Planavimo asistentas“ir pažymėkite galimą susitikimo laiką ir datą.
Įsitikinkite, kad pasirinkote tinkamą laiką pakviestiesiems dalyvauti. Priklausomai nuo įmonės taikomosios programos, gali tekti pakeisti ekrano nustatymus, kad ekrane būtų rodomas visų (ir jūsų) tvarkaraštis
Žingsnis 3. Pridėkite pakviestųjų įvesdami jų vardus arba naudodami adresų knygą
Spustelėkite teksto laukelį, kad įvestumėte vardą rankiniu būdu, arba slinkite per adresų knygą ir pasirinkite pakviestojo vardą iš sąrašo. Naudokite funkciją „Planavimo asistentas“, kad patikrintumėte kvietimo laiko prieinamumą.
Jei pakviestieji neturi laisvo laiko, jų vardai bus paryškinti. Planuotojo asistentas netgi pateiks rekomenduojamą laiką, atitinkantį jūsų tvarkaraštį ir kitus pakviestus asmenis
Žingsnis 4. Nustatykite susitikimo pradžios ir pabaigos laiką
Įsitikinkite, kad data sutampa su anksčiau nustatyta data. Spustelėkite kalendoriaus mygtuką, jei reikia jį pakeisti. Naudodami rodyklę žemyn laiko sąrašo dešinėje pasirinkite tinkamą susitikimo laiką.
Susitikimo pabaigos laiko užrašymas yra jūsų būdas gerbti kito žmogaus laiką, kad jis galėtų nuspėti, kas nutiks, ir suplanuoti dienos keliones ar darbus
5 veiksmas. Ekrano viršuje esančioje skiltyje „Susitikimas“spustelėkite „Paskyrimas“
Grįšite į tvarkaraščio ekraną ir pamatysite, kad jūsų susitikimas buvo suplanuotas. Po to galite pridėti temą, vietą ir pastabas.
Jei tvarkaraščio ekrane nematote susitikimo įrašo, grįžkite prie ankstesnių veiksmų ir kartokite, kol pasirodys susitikimo tvarkaraštis
Žingsnis 6. Užsirašykite temą, vietą ir konkrečias pastabas
Pasakykite susitikimo temą keliais trumpais žodžiais (pavyzdys: „Naujo produkto testas“). Pasakykite konkrečią vietą. Užsirašykite vietos nurodymus, jei vieta nėra dažnai naudojama susitikimams arba ją sunku pasiekti. Pateikite papildomų pastabų (pvz., Paruošiamųjų darbų), kurios yra svarbios susitikimui.
- Nurodykite vietovės adresą, nors tikėtina, kad pakviestasis jau žino.
- Baigę spustelėkite „siųsti“.
Patarimas:
Nenaudokite pernelyg plačios temos, pvz., „Protų šturmo“, nes tokie žodžiai nesuteikia aiškios informacijos apie susitikimo tikslą. Galite jį pakeisti žodžiais „galvoti apie naujo produkto pardavėją“.
Patarimai
- Skaitydami el. Laišką ar kvietimą įsitikinkite, kad jis trumpas ir neperkrautas.
- Naudokite draugišką ir profesionalų toną.
- Dar kartą patikrinkite gavėjų sąrašą ir įsitikinkite, kad visi taikiniai buvo pakviesti.
- Jei norite paslėpti visą el. Pašto adresą nuo gavėjų, įveskite el. Pašto adresą laukelyje „bcc“.
Įspėjimas
- Nerašykite kvietimų ar el. Laiškų be datos, laiko ir vietos. Kviestieji bus supainioti ir gausite dešimtis atsakymų, kuriuose klausiama apie šiuos dalykus.
- Nerašykite didžiosiomis raidėmis, nes tai bus aiškinama kaip šaukimas ir tai yra labai neprofesionalu.
