Norint užtikrinti sklandų įmonės ar organizacijos veiklos eigą, reikia surengti veiksmingą susitikimą. Susitikimai - tai galimybė koordinuoti darbą, dalytis informacija, tobulinti komandinį darbą ir efektyviai siekti tikslų. Efektyviems susitikimams reikia gerai pasiruošti, vadovauti ir deleguoti užduotis. Susitikimo metu pasistenkite padidinti dalyvių motyvaciją ir įtraukti visą komandą.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Susitikimų rengimas
Žingsnis 1. Kuo geriau pasiruoškite susitikimui
Visų pirma, sudarykite posėdžio darbotvarkę, kurioje būtų aptariamas tvarkaraštis ir temos, ir nustatykite svarbius dalykus, kuriuos reikia dar kartą patvirtinti prieš pasibaigiant susitikimui.
- Ateikite į posėdžių salę laiku, nes tai, kur dirbate, paveiks tai, kaip kiti žmonės jus suvokia. Laukiant posėdžių salėje 15 minučių anksčiau, kiti žmonės mano, kad esate mažiau produktyvus arba norite išeiti iš kito darbo, pasiteisindami eiti į susitikimą.
- Paruoškite darbotvarkės fotokopiją. Nors galite sukurti skaitmeninę darbotvarkę, taip pat paruoškite darbotvarkės fotokopiją, kad būtų lengviau ja naudotis.
Žingsnis 2. Vadovauti susitikimui
Vadovaudamas susitikimui, būtinai aptarkite visas darbotvarkės temas ir įsiklausykite į visų dalyvių pasisakymus šiais būdais:
- Išplatinkite dalyvių sąrašą. Susitikimas yra priemonė skleisti informaciją komandoje ir tampa galimybe diskutuoti, kad visi žinotų savo pareigas, kad galėtų pateikti numatytą darbo atlikimą. Skelbdami dalyvių sąrašą žinote, kas neatvyko, kad su jais būtų galima susisiekti ir prisijungti prie susitikimo. Tai taip pat rodo, kad informacija, kuria dalinsitės susitikime, yra svarbi.
- Naudokite dienotvarkę kaip vadovą, kad kiekvienam susitikimo dalyviui būtų lengviau susikaupti ir žinoti, ką jis turi daryti. Susitikimo dalyviai gali ateiti paeiliui. Taigi, prieš susirinkimą parengus darbotvarkę, jūs labiau susitelkiate vadovaudamas susirinkimui.
3 žingsnis. Sudarykite darbo planą
Darbo planas yra galutinė santrauka, patvirtinanti darbą, kurį reikia atlikti po susitikimo, ir yra tęstinis planas, turintis įtakos visiems susitikimo dalyviams. Sudarykite darbo planą pagal šias instrukcijas:
- Paskirkite asmenį, atsakingą už konkretų tikslą. Paskirtas asmuo neturi asmeniškai pasiekti tikslo, nes jis bus projekto vadovas, atsakingas už komandos narių, kuriuos reikia įtraukti, sujungimą ir reikiamų išteklių paruošimą.
- Formaliai ir neoficialiai paprašykite pažangos ataskaitų, kad paskirtas personalas praneštų apie darbą, atliktą per tam tikrą laikotarpį.
Žingsnis 4. Sutelkite dėmesį į temą pagal susitikimo darbotvarkę
Aptarę vieną darbotvarkės temą ir atlikę reikiamas diskusijas, pateikite diskusijos rezultatų santrauką, suteikite galimybę užduoti klausimus, tada tęskite susitikimą aptardami kitą temą.
Žingsnis 5. Nustatykite būsimo susitikimo tvarkaraštį
Paskelbkite kito susirinkimo tvarkaraštį, kai visi susirinks, kad jiems būtų lengviau planuoti. Tokiu būdu jūs iš anksto informavote susitikimų tvarkaraštį, kad išvengtumėte tvarkaraščių susidūrimo.
Paprašykite komandos narių elektroniniu paštu pasiūlyti, kokios temos turi būti įtrauktos į darbotvarkę. Pasibaigus susitikimui, praneškite jiems, kad kitą susitikimą naudosite tą pačią darbotvarkę ir paprašykite susitikimo dalyvių pateikti temų pasiūlymus, kurie padėtų siekti įmonės/organizacijos tikslų
2 dalis iš 3: Pasiruošimas susitikimui
1 žingsnis. Nuspręskite, kas vadovaus susirinkimui
Šis vaidmuo paprastai priskiriamas vadovui, tačiau jūs galite suteikti komandos nariams galimybę vadovauti padalinių posėdžiams, kad vėliau jie galėtų pirmininkauti aukštesnio lygio susitikimams.
Žingsnis 2. Pakvieskite pranešėjus
Pranešėjas yra asmuo, kuris dėl konkrečios priežasties yra pakviestas dalyvauti susitikime, nes turi patirties valdyti žmogiškuosius išteklius ir kitus išteklius, kad komandos nariai galėtų pasiekti geriausių rezultatų, įskaitant efektyvų darbo procesų ir rezultatų paaiškinimą. Be to, jis taip pat gali patarti, kaip numatyti nenumatytas aplinkybes ir prireikus padidinti išteklius.
Žingsnis 3. Nustatykite tinkamą susitikimų tvarkaraštį
Nustatydami tvarkaraštį atsižvelkite į laisvą laiką ir dalyvių apribojimus. Pavyzdžiui: penktadienio popietės susitikime gali dalyvauti visi dalyviai, tačiau netinkamas laikas aptarti svarbias problemas.
- Kad visi komandos nariai galėtų dalyvauti būsimame susitikime, pirmiausia paprašykite projekto asmens, atsakingo už tvarkaraštį, ir tada paprašykite visų dalyvių sudaryti atitinkamus tvarkaraščius pagal planą.
- Nustatykite, kas surašys protokolą, ir įsitikinkite, kad informacija apie susitikimo rezultatus taip pat bus išsiųsta nedalyvaujantiems dalyviams.
4 žingsnis. Paruoškite posėdžio darbotvarkę
Susitikimo darbotvarkėje turėtų būti bent jau aptariamų temų sąrašas, pristatymo užduočių delegavimas ir kiekvienos temos aptarimui skirtas laikas. Susitikimo darbotvarkę galite sudaryti pagal šiuos pasiūlymus:
- Ieškokite visų susitikimo dalyvių indėlio el. Paštu likus ne mažiau kaip 2 dienoms iki susitikimo. El. Paštas yra geriausia priemonė tam, nes prašymus gausite raštu.
- Sudarykite stalo susitikimo darbotvarkę, kurioje įrašomos visos aptariamos temos, pranešėjai ir laiko paskirstymas. Jei yra prašymas dėl temos, kuri nukrypsta nuo bendrosios temos, susisiekite su suinteresuotu asmeniu ir paprašykite jo pateikti konkretų prašymą, kuris bus aptartas kitame posėdyje.
- Sudarykite realų tvarkaraštį. 30 minučių trukusių paaiškinimų ir diskusijų nereikėtų versti baigti per 15 minučių. Jei reikia, sudarykite tvarkaraštį ir baigkite susitikimą anksti, kai visos temos bus aptartos.
Žingsnis 5. Pasiūlykite susitikimo taisykles
Jums nereikia formuoti oficialių taisyklių ar taikyti sankcijų, tačiau įgyvendinus taisykles susitikimas vyksta sklandžiai ir kiekvienas gali gerai išsakyti savo nuomonę.
Susitikimo pradžioje nurodykite taisykles sakydami: „Norėdami sutaupyti laiko, dalyviai gali užduoti klausimus ir atsakyti, kai kalbėtojas baigia pristatymą. Jei pasibaigus diskusijų laikui vis dar turite atsiliepimų, rašykite man el. Paštu, kad galėtume toliau juos aptarti. “
Žingsnis 6. Nustatykite laiko padalijimą
Nustatykite susitikimo darbotvarkę, nustatydami, kiek laiko reikės kiekvienam pranešėjui, ir aptardami kiekvieną temą.
- Prieš susitikimą informuokite laiko pasidalijimą, kad visi dalyviai žinotų, kada gali prisidėti, ir užkirsti kelią atsitiktinėms ar iškreiptoms diskusijoms.
- Vadovaudamiesi, aptarkite tam tikras temas mažiausiai 10 minučių.
Žingsnis 7. Pateikite posėdžio darbotvarkę
Dieną prieš susirinkimą išsiųskite susirinkimo darbotvarkę visiems dalyviams, kad visi turėtų tvarkaraščio fotokopiją ir žinotų susitikimo tikslą. Be to, jie taip pat gali pranešti, jei darbotvarkėje yra neteisingos informacijos.
8. Siųskite priminimą
Prieš pradėdami pirmą ar neįprastą susitikimą, prieš valandą išsiųskite priminimą, kad visi dalyviai būtų laiku.
3 dalis iš 3: Tapti veiksmingu susitikimų vadovu
Žingsnis 1. Būkite geras susitikimo vadovas
Susitikimo metu stenkitės bendrauti su visais dalyviais, kad būtų pasiekti susitikimo tikslai. Atsakomybę už susitikimų pirmininkavimą pavesti kviestiniams pranešėjams aptarti konkrečias temas. Jūs pats turite aktyviai dalyvauti diskusijoje.
2 žingsnis. Informuokite apie pasiektus ir nepasiektus darbo tikslus
Jei susitikimo tikslas yra aptarti kelis tikslus, informuokite apie pasiektą pažangą ir kas yra atsakingas už pasiekimą.
- Jei yra darbo planas, kuris nepasikeitė nuo paskutinio susitikimo, paklauskite kodėl.
- Jei taip yra dėl to, kad trūksta laiko ar kitų išteklių, aptarkite sprendimą su asmeniu, atsakingu už projektą, arba išsamiai aptarkite šį klausimą ne posėdžio metu.
3 žingsnis. Sutelkite dėmesį, jei diskusija nukrypsta nuo temos
Kartais diskusija pasimeta dėl dalyvių entuziazmo ar nusivylimo. Sutelkite dėmesį ir nukreipkite pasiklydusias diskusijas šiais būdais:
- Pagalvokite apie susitikimą kaip apie faktų rinkimo misiją. Suteikite kiekvienam dalyviui galimybę pasisakyti, kad galėtumėte surinkti kuo daugiau informacijos. Šis metodas taip pat verčia susitikimo dalyvius kalbėti paeiliui, įskaitant tuos, kurie mėgsta dominuoti susitikime.
- Norėdami pasidalyti idėjomis grupėse, naudokite elektroninio bendravimo programą „Cyberstorming“, kuri gali būti naudojama neoficialiems susitikimams. Šis metodas neleidžia konkuruoti tarp komandos narių dėl noro būti išgirstam, nes visi grupės nariai gali matyti kitų narių indėlį.
- Būkite neutralus, jei kas nors susirinkime aptaria temą, neįtrauktą į darbotvarkę, pavyzdžiui, sakydamas: „Įdomi mintis, Bobai! Galėsime apie tai pasikalbėti vėliau “. Daugelis žmonių nesuvokia, kad diskutuoja apie dalykus, kurie nukrypsta nuo susitikimo darbotvarkės, tačiau jie ateis pas jus aptarti, jei klausimas tikrai svarbus.
- Kontroliuokite diskusijos kryptį. Be dalyvių, kurie kalba per ilgai, susitikime gali kilti problemų, nes kažkas toliau diskutuoja temomis, kurios neįtrauktos į darbotvarkę. Norėdami tai įveikti, pirmiausia įsiklausykite, ką jis turi pasakyti, ir tada pasiūlykite toliau svarstyti šį klausimą kitame susitikime. Pabrėžkite, kad susirinkime ir toliau bus aptariamos darbotvarkėje išvardytos temos.
- Pasikalbėkite su asmeniu, kuris dominuoja susitikime, ir paklauskite, kodėl. Parodykite susirūpinimą, o ne erzinkite. Susikoncentruokite į tai, ką pastebėjote susitikimo metu, ir leiskite jam paaiškinti savo elgesį. Pasiūlykite jam padėti nustoti dominuoti susitikime.
Žingsnis 4. Pereikite prie kitos temos pagal tvarkaraštį
Praktikuokite laiko valdymą būdami ryžtingi, nebūkite grubūs. Gerai nustatę laiką, kiekvienas dalyvis supranta, kad susitikimas vis dar vyksta, o diskusijos, nesusijusios su susitikimu, gali būti tęsiamos pasibaigus susitikimui.
Neskubėkite. Net jei turite kontroliuoti situaciją, susitikimas bus mažiau naudingas, jei diskusija bus sutrumpinta. Prieš prasidedant susitikimui, suteikite dalyviams galimybę užduoti klausimus ar pateikti informaciją. Įsitikinkite, kad visi komandos nariai jaučiasi įtraukti, o ne jaučiasi apleisti
5 žingsnis. Pabrėžkite svarbią temą
Pabrėžkite pagrindinius siektinus tikslus ir jų ryšį su kitais tikslais, padedančiais pasiekti pagrindinius tikslus.
Paaiškinkite susitikimo dalyviams, kad jie suprastų projekto, su kuriuo dirba, apimtį ir atitinkamus jų, kaip svarbios padalinio, vaidmenis
6. Jei reikia, padėkite užsirašinėti
Prieš prasidedant susitikimui, nuspręskite, kas protokoluos. Jei jis priblokštas, ištieskite pagalbos ranką arba patys užsirašykite.
Žingsnis 7. Nusipratimo atveju paaiškinkite
Aptarus visas temas, susitikimo vadovas padarys santrauką, kad dalyviai žinotų susitikimo rezultatus ir užduotų klausimus, jei vis dar yra neaiškių dalykų.
Kaip susitikimo vadovas, pateikite išsamius paaiškinimus, kad visi dalyviai suprastų susitikimo rezultatus
8. Uždarydami susitikimą, pateikite išsamią santrauką
Vadovai, tvirtai priimantys sprendimus, užkirs kelią stagnacijai ir neryžtingumui, privers darbuotojus kruopščiai ir motyvuotai dirbti, reaguoti į pokyčius ir naują informaciją. Tai matyti iš šių savybių:
- Turėkite aiškius tikslus, kad įsitikintumėte, jog sprendimai atitinka įmonės/organizacijos tikslus ir etiką.
- Rūpinkitės pavyzdingu gyvenimu ir laikydamiesi darbo etikos, kaip veiksmingo ir rezultatyvaus sprendimų priėmimo pagrindo.
- Parodykite skaidrumą, būtent nesavanaudiškumą, įrodydami, kad įmonei naudingi sprendimai suteikia galimybę kiekvienam tobulėti.
- Žvelgti į nesėkmę kaip į mokymosi galimybę, kuri bus laiptelis priimant geresnius sprendimus. Kai kažkas negerai, ryžtingas lyderis sugeba suprasti situaciją.
- Bendravimas atvirai ir efektyviai laikantis korporacinės/organizacijos kultūros, siekiant užkirsti kelią neatitikimams ar prieštaravimams bendraujant su pavaldiniais ar viršininkais.
