Renginių valdymas yra puiki patirtis, nesvarbu, ar tai privatus vakarėlis, ar verslo renginys, skirtas šeimai ir draugams, ar vestuvės ir kiti oficialūs renginiai. Šis darbas yra labai sunkus, bet ir labai patenkintas. Jūs tikrai galite pakeisti dalyvaujančius žmones, kurie įvertins jūsų svetingumą ir pastangas organizuoti gimtadienį, jubiliejų, pačias vestuves ar bet kokią kitą šventę. Toliau nurodyti veiksmai išmokys jus būti geru renginių vadybininku, pateiks trikčių šalinimo pasiūlymų ir išvengs visų problemų kruopščiai planuodami.
Žingsnis
1 dalis iš 5: Pagrindų įvaldymas
1 žingsnis. Nustatykite tikslus ir uždavinius, kuriuos norite pasiekti
Visa tai atrodo per daug logiška, tačiau jūs turite tai užsirašyti, kad sužinotumėte, kokio dydžio vieta geriausiai tiks, koks bus tinkamas biudžetas, renginio tikslas, svečių skaičius (ar tipas) ir kokių strategijų reikia laikytis jūsų konkretus įvykis. Koks yra idealus galutinis rezultatas? Ką norite pasiekti?
- Nusprendę, kokį renginį rengsite (šventė, lėšų rinkimas, švietimas, pardavimas, pasiūlymas ir kt.), Pagalvokite, kodėl tai darote. Žinodami savo motyvaciją, galite išlikti susikaupę ir energingi.
- Kai kurių tikslų nustatymas taip pat gali padėti pasiekti teisingą tikslą. Jūs negalite nuolat bandyti pasiekti nenustatyto tikslo! Kai turite tik 40 000 000 IDR ir norite pasiekti 50 000 000 00 IDR, nukreipkite šią sumą ir jums padės pasiekti finišą.
Žingsnis 2. Pasirinkite datą ir laiką
Šie du yra svarbiausi renginio planavimo veiksniai. Nesirinkite datos ir laiko, kuris neleis daug žmonių dalyvauti, arba visos jūsų renginių planavimo pastangos bus veltui. Taip pat venkite nustatyti šiuos du elementus per toli nuo dabarties (ar net per arti), nes jūsų svečiai pamirš jūsų renginį ir planuos kitus planus. Tvarkydami įvykius nenukentėkite nuo „Goldilocks“sindromo!
Idealiu atveju praneškite svečiams prieš dvi savaites. Tokiu būdu jie turi laiko planuoti ir jūs galite jiems priminti dar vieną ar du kartus, kol ateis laikas. Jei įmanoma, išsiųskite kvietimus į renginį prieš kelias savaites
Žingsnis 3. Pasirinkite vietą
Nustatę renginio tipą ir laiką, pagalvokite apie vietą. Prieikite prie galimų vietų, paruošdami datas ir tai, ko jums reikės. Kokio tipo pastatą norėtumėte naudoti ir kaip būtų sutvarkyta erdvė? Ar svečiai sėdės ant suolų eilėse, įprastų suolų, vaišinami pietų stalu ar lauko iškylų kilimėliais? Ar oro sąlygos turės įtakos? Ar bus vietos šokiams, kalbėtojo podiumui ar scenai? Jei taip, sudarykite planą, kad įsitikintumėte, jog norima vieta yra pakankamai didelė.
- Visada iš anksto aplankykite galimas vietas ir nupieškite žemėlapį. Šis žemėlapis gali būti naudojamas kaip „karo planas“ir leidžia nubraižyti ir paskirstyti stalo plotą, aptarnavimo maršrutus maistui, neįgaliųjų prieigą (jei reikia) ir išėjimo maršrutų kūrimą, taip pat kaip įkelti įvairią reikalingą įrangą. Taip pat turėtumėte pažymėti elektros generatorių, išorinės įrangos, tokios kaip šaldytuvai, ledo mašinos, grotelės ar viryklės, vietą ir kt. Taip pat išstudijuokite elektros lizdų ir kabelių vietą (galite juos uždengti po kilimu) ir visa kita, kas gali kelti pavojų saugai.
- Ar jums teisiškai reikės vietos valdžios leidimo? Daugeliu atvejų šis leidimas reikalingas norint atidaryti barus, bet kartais ir dėl triukšmo, transporto prieigos ir automobilių stovėjimo aikštelės, didelių konstrukcijų, tokių kaip paviljonai, minios ir kitais tikslais.
Žingsnis 4. Nustatykite pakviestų žmonių skaičių
Kiek žmonių galite pakviesti pagal biudžetą ir vietą? Kai kurie renginiai yra griežtai apriboti ir leidžiama dalyvauti tik pakviestiesiems, kad būtų lengviau planuoti, tačiau daugeliui kitų renginių gali būti leidžiama papildomų žmonių, pvz., Vaikų, sutuoktinių ar draugų. Taip pat žinokite, kad kuo daugiau svečių, tuo daugiau įgulos narių jums reikės.
- Kad išvengtumėte logistinių problemų, pasirūpinkite, kad pakviestajame visada būtų pakankamai vietos žmonėms judėti.
- Senesnėse įstaigose jie paprastai nurodo svečių skaičių kaip „pax“, taigi, jei ant daugiafunkcinio pastato matote žodžius „150 Pax“, tai reiškia, kad talpina 150 svečių.
5 žingsnis. Nustatykite biudžetą
Idealiu atveju turite kelis žmones, kuriais galite pasikliauti, kad apskaičiuotumėte, kiek pinigų jums reikės šiam renginiui. Ar mokėsite darbuotojams? Išsinuomoti įrangą ir susitikimų vietas? Maisto ir gėrimų tiekimas? Spausdinti lankstinukus ar atvirukus? Nustatykite pagrįstą sumą ir pakoreguokite planą pagal tą sumą. Neleiskite viršyti savo biudžeto, jei to neturite.
Galbūt patekote į situaciją, kai įmanoma gauti rėmėjų ar aukų, tačiau daugeliui iš mūsų dažniausiai taip nesiseka. Jei negalite numatyti papildomų pinigų, sutaupykite tiek, kiek galite. Užuot samdę viešojo maitinimo paslaugas, suformuokite sėkmės puodą (svečiai atsineša savo maisto). Jūs vis tiek galite paruošti maistą, tačiau paprastai viskas, ką jums reikia padaryti, yra pasirūpinti pietų stalu, maisto ruošimo reikmenimis ir šaldytuvu. Užuot samdę fotografą, fotografuokite savo renginį. Būkite kūrybingi, kai to reikia
Žingsnis 6. Surinkite komandą
Sukurkite aptarnavimo komandą (net jei šioje komandoje yra draugų ir giminaičių ar kitų savanorių), kuri tvarkytų skirtingus atitinkamus skyrius, net jei renginio nevadinate profesionaliai ir organizuojate tik nedidelius šeimos renginius. Gero didelio masto renginių valdymo esmė yra priversti žmones vadovauti konkrečioms sritims ir įsitikinti, kad visi komandos nariai žino didįjį planą.
Jūsų komanda turėtų būti kuo anksčiau informuota apie svarbius dalykus, kaip ir visos kitos komandos, už kurias mokate, ir visi pakviesti svečiai. Kuo greičiau informuokite kiekvieną įgulos narį apie užduotį ir, kai tik įmanoma, nurodykite jiems pasirinkimo galimybes. Taip pat pasistenkite, kad budėjimo režime būtų keli žmonės - nes visuose renginio aspektuose visada bus nedidelių žagsėjimų
Žingsnis 7. Sukurkite renginio dienotvarkę
Nuspręskite, kas nutiks jūsų renginyje. Kada kalbėtojai pradės kalbėti? Ar bus suplanuoti žaidimai, veikla ar pristatymai? Kiek laiko užtrunka svečiai? Nustatykite išsamų dienos planą.
Visada palikite šiek tiek vietos klaidoms; šiame pasaulyje nebus nė vieno įvykio, kuris galėtų įvykti tiksliai taip, kaip suplanuota. Žmonės atvyks vėlai, kalbos tęsis ilgiau, maisto eilės nesklandės, arba gali kilti milijonas kitų problemų. Taigi, nors jūs turite žinoti, kas vyksta, supraskite, kad tai tik pagalba organizacijai ir niekas nėra tikras
2 dalis iš 5: Bėgimo renginiai
1 žingsnis. Išsiųskite kvietimą
Jei ne, kaip dar žmonės žinos, kad rengiate renginį? Siųsk kvietimą! Neignoruokite šito. Kvietimai yra pagrindinis jūsų renginio veidas. Pirmasis įspūdis, ko žmonės gali tikėtis, ir privers juos nuspręsti, ar jie turėtų ateiti. Šis kvietimas turi būti geras.
-
Apsvarstykite tipiškus kvietimus - atvirukus, brošiūras ir kt. Tačiau taip pat stenkitės nenaudoti popieriaus: išsiųskite el. Laiškus, naujienlaiškius arba naudokite tokias svetaines kaip „Facebook“, „Twitter“ir „Eventbrite“, kad išsiųstumėte kvietimus, svečių skaičių ir kalendorius.
Pataisymas: jei norite pritraukti kuo daugiau žmonių, naudokite „Facebook“ir „Twitter“. Jei bandysite apsiriboti tik VIP svečiais, venkite šių dviejų paslaugų, kitaip turėsite problemų
Žingsnis 2. Atkreipkite dėmesį į tuos, kurie patvirtino savo buvimą
Turėsite iš anksto suskaičiuoti, kad sužinotumėte, kiek ir ko jums reikia, todėl užsirašykite! Galbūt nebus rodomi skaičiai, tačiau vis tiek gausite apžvalgą. Svetainės, skirtos įvykiams valdyti, gali padėti, nors taip pat galite naudoti „Facebook“ir „Excel“darbalapius.
Žingsnis 3. Tvarkykite tai, ką turite išsinuomoti
Ar jums reikia rasti, samdyti, užsisakyti ar pavesti užduotis fotografams, statybininkams, dizaineriams ir dekoratoriams, kviestiniams pranešėjams, rėmėjams, pramogautojams ar grupėms, religiniams lyderiams ar pareigūnams, šokėjams ar demonstraciniams renginiams? Sėdėdami ir maitindami atsižvelkite į visus šiuos aspektus, kad prireikus galėtumėte jiems paruošti patiekalus ir stalus.
- Ar ruošiate maistą ir gėrimus? Jei taip, kokie komandos nariai prižiūrės maisto gaminimą, patiekimą ir higieną? Kokį maistą turėtumėte patiekti? Ar svečiai gali būti alergiški, turėti vegetarų, diabeto, turėti religinių poreikių, tokių kaip halal arba košeriniai, be glitimo ir pan.? Ar bus kūdikių, mažų vaikų ar pagyvenusių žmonių/sužeistųjų, kurie negali valgyti kieto maisto?
-
Ar buvo pasirūpinta pramogų ir logistikos aspektais? Šiame skyriuje gali būti kalbama apie muzikinę įrangą, paviljonus ar palapines, taip pat dekoratyvinius scenos valdymo efektus, kurių jums prireiks, pvz., Mikrofonus ir stiprintuvus, apšvietimą, elektros linijas, projektorius ir ekranus skaidrių demonstravimui, dūmų mašinas ar kitus stebuklingus scenos efektus.., pvz., veidrodžiai, įmonės reklaminiai skydeliai ir iškabos.
Jei pasamdysite subrangovą pramogai vykdyti, pasikonsultuokite su jais, kad įsitikintumėte, jog jie gali tiekti ir paruošti įrangą patys, be aptarnavimo vietos ir etapo bei tvarkaraščio. Tokiu būdu jūs galite žinoti, ką daryti, kad jiems padėtumėte
- Maitinimo paslaugų teikėjams, floristams, pramogoms ir kitiems svarbiems žmonėms reikia daug laiko pasiruošti. Staigūs prašymai paprastai kainuos daugiau. Be to, jei jie negali laikytis savo žodžio, vis tiek turėsite laiko ieškoti alternatyvų.
Žingsnis 4. Raskite ką nors, kas bus šeimininkas (MC)
MK ne visada turi organizuoti visą renginį, bet jis jam vadovaus. Paprastai MC yra partijos narys, kuris parašys kalbą, paskelbs apie įvairius renginius, tokius kaip valgis, šokiai, svarbūs svečiai ar pramogos. Dažnai bendraukite su šiuo asmeniu ir nuolat jį atnaujinkite.
Kartais gali tekti būti MC. Jei taip, jūsų užduotis bus daug sunkesnė, nes jūs turite dirbti, kol visas įvykis bus baigtas. Nustatykite grupės vadovus savo paslaugų komandai, kad jiems būtų galima perduoti daugumą įprastų užduočių
Žingsnis 5. Surinkite įrangą
Samdydami komandą, dar kartą patikrinkite ir įsitikinkite, kad jie turi reikalingų daiktų. Kai kuriais atvejais jie gali paruošti tik patys arba tam tikrus daiktus; Jums gali tekti įsigyti jiems reikalingą įrangą atskirai. Galite išsinuomoti, nusipirkti ar net pasiskolinti šias priemones iš savo socialinių tinklų. Patikrinkite būtiniausių dalykų sąrašą - nuo servetėlių iki garsiakalbių sistemos ir prijungimo kabelių.
Dekoravimas yra svarbi bet kurio renginio dalis. Staltiesės, gėlės, dovanos, žvakės, balionai, reklamjuostės ar nuotraukų fonai, raudoni kilimai ir kt. visada turi būti gerai suplanuotas iš anksto
Žingsnis 6. Patenkinkite pagrindinius poreikius
Vienas iš dalykų, kurį daugelis pradedančiųjų pamiršta, yra renginių vietos patogumų pranašumas. Ar vietoje yra pakankamai patogumų? Pavyzdžiai yra tualetai ir dušai, automobilių stovėjimo aikštelės, lengvas privažiavimas neįgaliesiems, persirengimo kambariai, sandėliavimo patalpos ir virtuvės, vandens nutekėjimai, vyno aušintuvai, prieiga prie elektros ir kt. Taigi galite numatyti kliūtis, kurios gali kilti.
Pagalvokite ir už renginio ribų: ar jums reikės transporto ir apgyvendinimo svečiams už miesto/užjūrio svečiams ar viešbučio delegatams? Ar turite užsisakyti vietą jų pervežimui į ir iš renginio?
Žingsnis 7. Žinokite, su kuo susitiksite
Norint suprasti, kaip elgtis bet kokioje situacijoje, būtina suprasti įvykio socialinę hierarchiją, net jei tai ne jūsų įvykis. Kadangi klientai turi jumis tikėti, išsiaiškinkite šiuos dalykus:
- Kas yra pagrindiniai svečiai - paprastai tai lengva pastebėti, kai renginys yra šventė, - pavyzdžiui, nuotaka ir jaunikis vestuvėse. Tačiau klientas ne visada yra pagrindinis svečias, nors jis vis tiek gali būti priskirtas vienai iš grupės šalių. Arba jūsų klientas gali net visai nedalyvauti.
- Kas yra svečiai, kurie yra priimančiojo tipo svečiai - tai žmonės, kurie dažnai veikia kaip šeimininkai prie atitinkamų stalų ir linkę gerai bendrauti bei motyvuoti kitus svečius. Jie yra naudingi palaikant malonią atmosferą ir kalbantis, kai viskas tampa ramu, skatina žmones šokti arba supažindina žmones su kitais svečiais naujoms draugystėms. Jie taip pat paprastai yra patikimi ir naudingi norint nuolat sekti įvykius, nes jie gali padėti ar net būti kviestiniais pranešėjais/MC kritiniu atveju. Tokie žmonės yra tai, kas užtikrina, kad renginys sklandžiai vyktų priešakyje.
- Kas yra taikdarių tipo svečiai? Turėtumėte nuolat turėti omenyje šiuos žmones, nes jie yra tie, kurių ieškosite pasikonsultuoti dėl problemų. Jei reikia, jūs taip pat įtraukiate juos į tvarkymą ir diskusijas. Šios grupės svečiai dažniausiai yra šeimos galva, globėjas ar apsaugos vadovas.
- Kas yra sprendimų priėmėjas. Daugeliu atvejų sprendimų priėmėjas esate jūs pats kaip vadovas, tačiau kai jums reikia konsultuotis su svečiais neįtraukiant pagrindinės grupės (nes jie dažniausiai sutelkia dėmesį į gerus šeimininkus), išsiaiškinkite, ką turėtumėte pamatyti kritinės situacijos atveju. Paprasčiau tariant, šis asmuo apmokės sąskaitą už jūsų paslaugas arba bet ką, ką vadinsite „klientu“.
3 dalis iš 5: Artėjimas prie finišo linijos
Žingsnis 1. Susipažinkite su vieta
Prieš prasidedant renginiui, patikrinkite vietą ir nuspręskite, kaip viską sutvarkysite. Jums gali tekti nurodyti papildomus susitarimus, kad būtų galima pritaikyti grindų planą, pavyzdžiui, laidų, apšvietimo ir kt. Ir jei jums sunku rasti šiuos dalykus, svečiai taip pat gali patirti tą patį, todėl apsvarstykite praktinį aspektą!
Jei įmanoma, sudarykite diegimo planą ir laiką. Jei kažkas netinka, atsikratykite jo. Pasikalbėkite su svetainės vadovu ir sužinokite, ką jis ar ji gali padaryti, kad padėtų, ir jei yra kokių nors zonavimo taisyklių, kurių turite laikytis, ypač kritiniu atveju
Žingsnis 2. Apsvarstykite galimybę paruošti dovanas savo komandai
Jame esantys įgulos nariai sunkiai dirbs. Kad parodytumėte dėkingumą ir išlaikytumėte našumą, paruoškite nedidelę dovaną, kurią įteiksite pasibaigus renginiui. Gėrimai buteliuose, granolos batonėliai, šokoladas, kiti smulkmenos, kad ir kas jums tinka, padės išlaikyti jų moralę.
Taip pat apsvarstykite galimybę jiems duoti sagę ar nedidelį vakarėlio žymeklį, kad jie jaustųsi įvykio dalimi ir prisimintų tai. Taip pat įsitikinkite, kad jie nuolat maitinami ir laistomi! Komanda yra šaltinis, kurį turėtumėte ir toliau naudoti ateityje
Žingsnis 3. Patikrinkite visas komandas ir pašalinius asmenis
Prieš renginį įsitikinkite, kad visi sutinka. Pateikite įgulai aiškias instrukcijas, kaip patekti į vietą, ir nurodykite savo kontaktinį numerį arba vizitinę kortelę, kad jie galėtų paskambinti, kad gautų nurodymus. Baigdami įsitikinkite, kad viskam nekyla klausimų.
Įsitikinkite, kad užduotis atliekama visiems. Kai kurie žmonės gali nenorėti to sakyti, todėl pabandykite juos perskaityti. Ar jie atrodo pasitikintys savimi ir pasitikintys savimi? Jei ne, nuraminkite juos, peržiūrėkite užduotis ir užduokite keletą pagrindinių klausimų. Jei abejojate, suporuokite abejotoją su pajėgesniu partneriu
Žingsnis 4. Paruoškite savo kontaktų sąrašą ir kitus failus, jei reikia
Asmeniniai nustatymai yra tokie pat svarbūs kaip renginių organizavimas. Jei visada būsite tvarkingas, net jei kai kurie dalykai bus sujaukti, viskas bus gerai. Tačiau priešingu atveju įvykio būklė būtų visiškai sugadinta. Štai keletas būdų, kaip pasiruošti sau:
- Sukurkite kontaktų lapą su telefono numeriais ir adresais. Konditerijos parduotuvė manė, kad jūs atėjote priimti užsakymo? Nesvarbu. Paskambinkite savo komandos nariui, gyvenančiam šalia parduotuvės, ir pakvieskite jį pasiimti pakeliui į renginio vietą.
- Sukurkite kontrolinį sąrašą. Remdamiesi komandos ataskaitomis sužinosite, kokių daiktų, įrangos ir daiktų dar trūksta.
- Atitinkamai paruoškite mokėjimo ir atsiskaitymo įrodymus. Kuo kruopštesnis būsite, tuo mažiau problemų turėsite ateityje.
5 žingsnis. Venkite paskutinės minutės pakeitimų
Ar bus reguliarių meninių pokyčių? Vestuvės paprastai būna tokios, kai klientas nori paskutinės minutės dizaino pakeitimo, todėl būtinai pasakykite jam galutinę pakeitimo datą. Paprastai šis terminas yra 1 savaitė iki renginio, kad klientai būtų laisvi, tačiau jūs taip pat esate apsaugoti nuo paskutinės minutės pakeitimų, kuriuos atlikti yra sudėtinga ir brangu.
Jei pakeitimai yra paprasti, nedideli ar esminiai ir gali būti naudojami jau įdiegtos dekoracijos, stenkitės kiek įmanoma neatsisakyti kliento prašymo. Įsitikinkite, kad kuo geriau patenkinsite kliento poreikius įvykyje, kuris gali būti labai emocingas
4 dalis iš 5: Tikro įvykio tvarkymas
Žingsnis 1. Paruoškite viską
Būkite pirmas, kuris scenoje prižiūrės pasiruošimą. Įsitikinkite, kad visi tinkamai praneša ir pradėkite skambinti, jei ne. Padėkite tiems, kuriems reikia pagalbos, nurodykite tuos, kuriems reikia nukreipti, ir prireikus pasitraukite. Saugokitės, kad nesusižeistumėte iki renginio pabaigos.
Jei turėsite kontrolinį sąrašą, jausitės šiek tiek ramiau. Paruoškite šį sąrašą įgulai, išorinei įgulai, dekoravimui ir montavimui bei įrangai. Kai viskas patikrinta, galite atsikvėpti
2 žingsnis. Deleguokite užduotis
Nebijokite tai padaryti. Pagrindinis veiksnys, sukeliantis stresą įvykyje, yra laikas. Norėdami sutaupyti pinigų, būkite pasirengę padalinti darbą. Jei kas nors neveikia optimaliai, duokite kitą jam tinkamesnę užduotį. Jūs nesate taisytojas ar peržengiate ribas; Jūs darote tik tą darbą, kuris yra jūsų pareiga.
Deleguodami užduotis būkite tvirti, bet mandagūs. Pasakykite: "Džonai, man reikia tavęs čia, kad padėtų maitinti. Ačiū." Jūsų komanda turi būti aistringa renginio valdymui. Būkite būtina lyderio figūra ir įsitikinkite, kad viskas vyksta sklandžiai
Žingsnis 3. Būkite lankstūs
Tai reiškia, kad turite įsitikinti, kad viskas vyksta pagal planą, ir padėti arba sukurti atsarginį planą, jei kas nors nepavyks - ir sugebėti tai priimti. Jei pradėsite stresuoti, negalėsite mąstyti tiesiai. Kai protas nėra aiškus, niekada nepasieksite gerų rezultatų. Taigi, kai kalbėtojas užtrunka dešimt minučių per ilgai ir ignoruoja jūsų signalus ar bando jį atitraukti, atsipalaiduokite. Tiesiog pakoreguokite deserto seansą, niekas nepastebės. Renginys ir toliau vyks sklandžiai.
Problemų visada bus. Negalite visko numatyti, ir kuo greičiau tai priimsite, tuo geriau. Ramus ir stabilus renginių vadovas gali būti labai naudingas bet kokiam renginiui; bet jei esate įsitempęs ir nesate ramus, įvykiai gali klostytis blogai. Taigi atsipalaiduokite ir eikite su srautu - jūsų pasirodymas eina į pabaigą
Žingsnis 4. Papasakokite visiems apie naujausius įvykius
Įsitikinkite, kad renginio dieną svečių skaičius ir poreikiai vis dar yra teisingi, ir kuo anksčiau praneškite aptarnavimo komandai apie visus pakeitimus. Jūs turite būti pirmoji akių pora, pastebėjusi, ar kažkas negerai.
Pasitarkite su klientu, kad pamatytumėte, kaip jis jaučiasi; jis gali būti susijaudinęs, nervingas, susirūpinęs, nuobodus ar išsekęs ir turi problemų. Galite jam padėti supratingumu, gerais žodžiais ir praktiškai padėti. Skirkite laiko, kad prireikus sužadintumėte svečių ir komandos entuziazmą
Žingsnis 5. Atlikite savo darbą
Pasitikėkite ir gerbkite aptarnavimo komandą, kad jie atliktų savo darbą - kai tik suteiksite jiems tvirtą pagrindą, viskas bus gerai. Jei reikia, pasiūlykite pagalbą, tačiau šis komandos narys turėtų būti pakankamai patyręs, kad jam visai nereikėtų pagalbos. Štai keletas dalykų, kuriuos turėtumėte turėti omenyje:
- Iš pradžių elkitės kaip registratorė ar registratorė. Susitikite ir pasveikinkite (jei reikia) kiekvieną svečią atvykę. Prasidėjus renginiui, perkelkite vaidmenis į MC. Čia jūsų, kaip vadovo, vaidmuo bus aktyvesnis sprendžiant problemas ir užtikrinant, kad visi užkulisiniai darbai, tokie kaip maisto ruošimas ir aptarnavimas, vyktų pagal planą.
- Atkreipkite dėmesį į svečius ir palaikykite ryšį su MC. Darykite tai slaptai tik tuo atveju, jei reikės pakeisti savo planus.
- Laikykitės atstumo nuo pagrindinių svečių - ši laida skirta jiems, tačiau įsitikinkite, kad tam tikrais momentais užsiregistruosite lengvai pasiekiami. Paklauskite jų, kaip jie jaučiasi su šou, taip pat apie visas galimas problemas, prašymus ar pasiūlymus.
Žingsnis 6. Rinkodaros renginiams paruoškite suvenyrus
Įsitikinkite, kad visi svečiai prisimena gerus laikus. Galbūt net norėsite daugiau nei džiugių prisiminimų: tokių kaip apsilankymai svetainėse, būsimos aukos, lūpų į lūpas aspektai ir kt. Norėdami įsitikinti, kad jūsų renginys pasiekė tikslą, pasidalykite suvenyrais. Nesvarbu, ar tai paveikslėlis, ar plakatas, ar tušinukas, svečiams dovanoti ką nors priminti apie įvykį yra puikus būdas įsitikinti, kad jie jus prisimena.
Žingsnis 7. Pasveikinkite save pasibaigus renginiui
Prasidėjus daugumai renginių, jie yra savarankiški, tačiau sunkus darbas vyksta pasiruošimo laikotarpiu, kurio niekas nesuvokia. Taigi pasveikinkite save, nes nusipelnėte būti laimingi!
Po renginio skirkite laiko susitikti ir padėkoti klientui. Rekomenduojama pasiūlyti tinkamą ir nuoširdžią dovaną, kad prisimintumėte savo laiką su jais, nes tokie maži prisilietimai praturtina patirtį ir leidžia pasiūlyti jūsų paslaugas ateityje. Jei renginyje dovanojate dovanas, dovanas po renginio, tokias kaip gėlės, mėgstamų jų renginio akimirkų nuotraukos (pvz., Juostelės kirpimas, parodos kulminacija, apdovanojimų ceremonija, vestuvių bučinys, gimtadienio žvakių pūtimas ir kt.) Ar kitos dovanos gali būti tinkamas
8. Išvalykite vietą ir eikite namo
Kaip sako mamos: „Palikite tą pačią būklę, kokią priėjote“, taip pat ir principai, taikomi renginių vietoms. Reikėtų palikti tokią pačią būseną, kokia buvo prieš jums atvykstant - renginių valdymo verslas yra jautrus verslas, kuriame nėra daug klaidų. Taigi praneškite savo įgulos nariams, kad laikas sutvarkyti svetainę ir neleisti jų eiti namo, kol viskas nesusitvarkys. Jūs taip pat turėtumėte įsikišti!
Tai ne tik geras dalykas, bet ir neleidžia jums būti apmokestintoms brangesnėmis sąskaitomis. Daugelyje vietų už valymą bus imamas papildomas mokestis, jei yra galimybė tai padaryti. Taigi darykite viską, kad išvengtumėte paslėptų mokesčių
Žingsnis 9. Užbaikite keitimo, apmokėjimo ir visų dalyvaujančių šalių padėką
Jums gali tekti pasirūpinti išsinuomotos ar skolintos įrangos grąžinimu ir pasitarti su klientu apie jo patirtį. Net jei negaunate atlyginimo, skirkite laiko jiems padėkoti ir pasakyti, kad jums patiko renginį organizuoti kartu su jais. Ar galite keistis vizitinėmis kortelėmis?
Taip pat ačiū įgulos nariams! Įsitikinkite, kad visos šalys yra apmokamos (ir sumokėjo), išsaugokite sąskaitas faktūras ir atlikite darbus. Jūs turite būti vienas iš paskutinių žmonių, kurie paliko vietą - įsitikinkite, kad viskas tvarkoje
5 dalis iš 5: Trikčių šalinimas
Žingsnis 1. Žinokite, kaip elgtis su svečiais, kurie atvyksta vėlai ir turi kitų problemų
Tai dažna problema, todėl geriau pasiruoškite. Vėlavimas yra neišvengiamas (pvz., Dėl nenumatytų eismo problemų) ir paprastai jį gali toleruoti kiti laiku atvykę svečiai. Todėl yra keletas dalykų, kuriuos galite padaryti, kad to išvengtumėte:
- Įsitikinkite, kad renginio laikas yra aiškiai parašytas kvietime. Jei naudojate RSVP sistemą, taip pat įsitikinkite, kad laikas patvirtintas. Bendraukite su (per savo kontaktų lapą) MC, atitinkamus svečius (dažniausiai pagrindinį partijos narį), pramogautojus ir virtuvės darbuotojus, kai susiduriate su kliūtimi, kurios negalima lengvai pašalinti. Jei renginio centre yra pavėluoti svečiai (pvz., Jaunikis ir nuotaka), paprastai:
- Norėdami sužinoti numatomą atvykimo laiką, turite tiesiogiai susisiekti su laukiančiu svečiu. Nedelsdami kreipkitės į virtuvę dėl naujausių įvykių, kad jie galėtų pakoreguoti gaminimo greitį pagal laiką.
- Venkite skelbti, kad renginys buvo atidėtas dėl tam tikrų svečių (nes vakarėlis tai išsiaiškins pats), tačiau praneškite pagrindiniams svečiams, kad žinote situaciją. Pasakykite jiems, ką planuojate, tačiau leiskite jiems pasiūlyti pasiūlymų, nes jie paprastai pažįsta svečią ir žino, ką daryti šiame kontekste.
- Atkreipkite dėmesį į kalbos laiką. Jei pagrindiniai svečiai atvyksta vėlai, patiekite papildomų užkandžių ir (arba) ankstyvųjų gėrimų, kad kiti laiku atėję svečiai nenuobodžiautų ir užtikrintų, kad jie lieka užsiėmę.
- Jei svečiai labai vėluos (pavyzdžiui, patiekdami maistą, kurio negalima atidėti, pvz., Suflė), pradėkite renginį, kaip planuota. Kai jie ateis, patiekite kitą porciją (net jei ši dalis yra desertas).
- Pasiruoškite šokiams, žaidimams, komedijai ar kitoms pramogoms (ypač muzikai) ir įsitikinkite, kad nėra papildomų trukdžių, pvz., Grupinių nuotraukų. Ši atsarginė strategija turėjo būti pradėta prieš dieną.
-
Svečiams, kurie tyčia atvyksta vėlai, nepriimkite to kaip savo, kaip vadovo, kaltės. Taigi jūsų darbas yra pirmiausia įtraukti kitus svečius ir įsitikinti, kad jų poreikiai yra patenkinti. Iš esmės elkitės taip, lyg nieko blogo nebūtų, ir tęskite įvykį.
Žingsnis 2. Žinokite, kaip spręsti maisto problemas
Problemų šioje srityje pasitaiko retai, ypač jei kruopščiai planavote savo planus, tačiau atsitiktinių atvejų pasitaiko retkarčiais (pvz., Svečias ar mažas vaikas sujaukia pietų stalą ar incidentas virtuvėje). Pirmiausia turite žinoti, kokio tipo svečiai dalyvaus, kad galėtumėte apsvarstyti, kada ir kur bus rodomas maistas (pvz., Savitarnos tipo patiekalams), ir svečių sėdėjimo vietą.
- Visus išsiliejusius daiktus reikia nedelsiant išvalyti dėl saugumo, net jei tai reiškia, kad tam turite atsikratyti raudonojo kilimo ar puošnių dekoracijų bei baldų. Neįmanoma paslėpti dėmės, nepažeidžiant daikto (pvz., Senovinio baldo) išvaizdos ar vientisumo, todėl pirmiausia jo atsikratykite. Jei turite atsarginę kopiją, naudokite ją; kitu atveju perkelkite objektą diskretiškai, kad svečiai to nepastebėtų.
- Rekomenduojama virvėmis, užuolaidomis ar ekranais paslėpti maisto vietas (pvz., Netvarkingą stalą ar ruošiant kitą patiekalą), nes kai kurie svečiai matomą maistą gali suvokti kaip tai, ką galima bet kada laisvai vartoti - nors tai nebūtinai gali būti taip.
- Maišykite meniu. Jei patiekalo negalima patiekti (pavyzdžiui, dėl to, kad jis sudegė), atsikratykite jo arba suraskite naują alternatyvą. Sumažinkite porcijas, kad sutaupytumėte maisto, tačiau padidinkite kitų maisto produktų porcijas, kad išlaikytumėte pusiausvyrą. Jei reikia, informuokite svečius.
- Vegetarams, išrankiems valgantiems, alergiškiems žmonėms ar specialiai besilaikančioms dietos ar religingiems žmonėms reikia atsižvelgti į jų poreikius - turėtumėte tai padaryti gerai suplanavę. Tačiau kartais svečiai atneša šeimos narį, sutuoktinį ar artimą draugą jums nepasakę, ypač jei kvietimas nemokamas. Kai tai atsitiks, sprendimas yra lengvas. Suskaičiuokite neseniai atvykusius svečius ir jiems atėjus prie durų paklauskite apie specialius mitybos poreikius ir nedelsdami pasakykite aptarnaujančiam ir virtuvės personalui.
- Didelėms grupėms, kurios nedalyvauja renginyje kaip tamsūs svečiai, nusiųskite komandos narį į virtuvę ir leiskite jam suskaičiuoti atsargas. Jei reikia, įsigykite papildomų maisto atsargų. Virtuvės skyrius paprastai pervertina porcijas tik tuo atveju, todėl atšaukimas yra dažnesnis nei maisto trūkumas. Ribotas porcijas taip pat galima sutaupyti, jei pateikiate papildomų įdarų, pvz., Duonos, salotų ar daržovių patiekalų, ingredientų, kuriuos galima lengvai įsigyti vietiniame prekybos centre.
Žingsnis 3. Žinokite, kaip elgtis su mažais vaikais
Atminkite, kad daugelis vadovų renginio metu dažnai pamiršta arba neįvertina vaikų intelekto, poreikių ir norų. Jie tokie patys kaip suaugusieji - nori linksmintis ir nenuobodžiauti. Atminkite, kad tėvai taip pat bus įžeisti, jei įvykis negalės patenkinti jų vaikų poreikių. Patartina paprašyti visų lankančių vaikų dalyvavimo patvirtinimo (RSVP).
- Jaunesnius vaikus (iki 10 metų) geriau patiekti su maistu ar užkandžiais iš anksto, nes vakarienė gali būti patiekiama tik 20 val. Šis patiekimo laikas dažniausiai būna per vėlyvas daugumos vaikų valgio metu. Maistas, kurį duodate savo vaikams, taip pat turėtų būti įdomus ir sveikas, tačiau vis tiek ypatingas ir ypatingas jiems - tai padeda tėvams padėti ir gali mėgautis renginiu kaip svečias.
- Vaikams, vyresniems nei 10 metų, paprastai gali būti duodamas suaugusiųjų maistas ir porcijos, net jei jie nebaigia, bet taip pat pasiūlo jiems vaikų meniu (žinoma, su tėvų leidimu), jei jiems tai nepatinka. Paprastai 13–18 metų paaugliai vietoj oficialių restorano patiekalų dažnai prašo to paties maisto, kaip ir jaunesni vaikai, pavyzdžiui, mėsainių ir bulvyčių. Maistas vaikams dažniausiai rašomas su terminu „Alternatyvus meniu“. Žaiskite saugiai ir aptarkite su pagrindiniais svečiais savo planus ir toliau sėkmingai patenkinti jaunus ir senus.
- Suteikite vietą motinoms su mažais vaikais. Patenkinkite jų poreikius, pvz., Pertraukas tualeto kambaryje, žindymo poreikius ir pan., Ir paruoškite poilsio vietą labai mažiems vaikams, kad jie galėtų miegoti, kai yra pavargę.
Žingsnis 4. Žinokite, kaip elgtis su girtais ar grubiais svečiais, įsibrovėliais ir kt
Šie svečiai kartais sukelia problemų tiek šeimos, tiek verslo renginiuose. Jie neša politiką ir dramą, ir jūs, kaip pašalietis, to nesuvokiate. Taigi, visada būkite budrūs.
- Prieš renginį pasitarkite su klientu ar pagrindiniais svečiais, kad sužinotumėte apie galimas panašias problemas, arba su keliais pasirinktais, jei pagrindiniai svečiai neturėtų būti sutrikdyti. Tokiu būdu galite įsitikinti, kad žmonės sėdi tinkamoje vietoje ir ar tai nesukels jokių problemų. Paruoškite aptarnaujantį personalą ar pagrindinius svečius veikti kaip neoficialūs prižiūrėtojai, būti budrūs ir prireikus padėti. Jūsų darbas yra užtikrinti, kad renginys vyktų sklandžiai, ir likti nuošalyje nuo asmeninių reikalų, nebent tai yra absoliučiai būtina. Taigi, įsitikinkite, kad žinote, kas renginyje priskiriamas „taikdarių“tipo svečiui (tiems, kurie gali padėti, kad renginys vyktų sklandžiai).
- Kadangi atsisakyti duoti alkoholio girtiems svečiams ar susidoroti su piktais ir grubiais svečiais gali būti sunku, geriausia įtraukti taikdarį. Kreipkitės į teisinį personalą tik prireikus ir pasitarę su pagrindiniais svečiais. Jūs vis tiek turite būti budrūs, net vykdydami nedidelius renginius ar kieme.
- Nekviesti svečiai yra sunkus reikalas. Jei jie ateina ir kelia triukšmą, prireikus juos išmeskite - pasitarkite su pagrindiniais svečiais, kad įsitikintumėte, jog šie žmonės nėra ieškomi. Jei yra daug smurtaujančių riaušininkų, jūsų darbas yra apsaugoti kitus svečius ir susisiekti su saugumu ar policija, jei šie maištininkai atsisako palikti patalpas, kai jūsų, kaip vadovo ir (arba) pagrindinių svečių, paprašo.
- Svečiai paprastai mėgsta perkelti vizitines korteles aplink stalą, todėl jie gali sėdėti šalia norimo žmogaus arba prie norimo stalo. Pasitarkite su pagrindiniais svečiais, kaip tai leidžiama. Paprastai stalo planus turite susitarti iš anksto ir gauti pagrindinių svečių pritarimą. Jei manoma, kad šio stalo padėtis yra teisinga, geriau atvesti svečius nuo valgomojo zonos, kol ateis laikas. Paprastai baras, vestibiulis ar laukimo kambarys gali būti naudojami svečiams priimti. Jei tam tikros grupės yra ypač svarbios dėl šeimos reikalų, suburkite žmones ir nukreipkite juos kiekvienai grupei prie atskirų stalų ir susodinkite juos tinkama tvarka.
Žingsnis 5. Žinokite, kaip elgtis nepalankiomis oro sąlygomis
Visame pasaulyje kartais būna netikėtų blogų orų, tokių kaip lietus ar sniegas. Šaltas vėjas ar karštas oras taip pat gali sukelti problemų. Nors oras paprastai neturi didelės įtakos, kai renginys vyksta uždaroje patalpoje, turėtumėte būti pasirengęs būti lauke. Jei galite numatyti prastą orą, apsvarstykite galimybę pakeisti įvykio vietą. Jei negalite, išsinuomokite palapinę ar didelį paviljoną (kaina gali būti brangi, ypač jei tai daroma dėl užgaidos). Svarbu sekti orus; jei įvykis dėl to jau buvo sujauktas, įvykio sutvarkyti beveik neįmanoma, todėl pasinaudokite tuo, ką jau žinote ir turite.
Daugelis pasaulio šalių dabar turi draudimo polisus dėl blogo oro ar kitų problemų. Jei esate rajone, žinomame dėl staigių orų pokyčių, ieškokite patvirtinimo, ar įvykį galima atidėti, kad klientai galėtų bent sutaupyti įrangos, vietos ir aptarnavimo personalo nuomos išlaidų
Patarimai
- Paruoškite nedidelę erdvę, užpildytą daiktais, tokiais kaip papildomos servetėlės, skirtos išsiliejusiems daiktams valyti, gesintuvai, pirmosios pagalbos rinkiniai ir kiti atsitiktiniai rinkiniai. Jums to neprireiks, jei viskas klostysis gerai, tačiau geriau laukti didelio įvykio.
- Svečiams ir pranešėjams, pavargusiems ar patiriantiems reaktyvinį atsilikimą, turėtų būti užtikrintas jų tinkamumas. Jei reikia, tiesiogiai pasikonsultuokite su jais ar jų padėjėjais, kad užsisakytumėte SPA ir masažo procedūras ar kitus kūno atgaivinimo būdus. Taip pat galite atsiųsti jiems maisto, jei jie kurį laiką nevalgė, arba vaistų, jei jie jaučiasi šiek tiek blogai (pvz., Galvos skausmas dėl skraidymo ar nervingumo ar pilvo skausmo). Jei reikia, kreipkitės į gydytoją. Pavargę svečiai ir kalbėtojai gali sugadinti įvykį, nors visus kitus iššūkius, kuriuos galite įveikti.
- Įsitikinkite, kad visi mato ir girdi sceną, muziką ar kalbą.
- Taip pat atminkite, kad tvarkyti kitų žmonių įvykius yra garbė. Nors tai gali atrodyti labai įtempta ir sudėtinga, jūsų indėlis gali pradžiuginti daugybę žmonių, todėl jie prisimins įvykį visą gyvenimą. Be to, jūs taip pat esate įpratę turėti kasdieniame gyvenime naudingų sugebėjimų.
- Jums, kaip vadybininkui, gali tekti veikti kaip improvizuotam šeimininkui ar net šokių partneriui, kad įsitikintumėte, jog renginys vyksta sklandžiai. Ugdykite kalbėjimo ir šokių įgūdžius, tačiau tuo pat metu patikėkite valdymo vaidmenis kitiems komandos nariams, kurie laikinai gali užimti jūsų vietą. Tikslas yra užtikrinti, kad niekas nesėdėtų prie stalo.
