Rašyti draugiškus priminimo el. Laiškus gali būti sudėtinga. Nenorite atrodyti veržlus ar nekantrus, tačiau jūsų pranešimas turi būti perduotas. Laiškuose naudokite draugišką toną su švelniais sveikinimais ir išraiškomis. Įtraukite priminimo el. Laiško siuntimo priežastį, kad gavėjai žinotų, ko norite. Įsitikinkite, kad el. Laiške nėra klaidų, kad atrodytumėte ne tik draugiškas, bet ir profesionalus.
Žingsnis
1 dalis iš 3: draugiško tono naudojimas
Žingsnis 1. Pasveikinkite gavėją
Verslo situacijoje galite „naudoti“oficialų sveikinimą, pvz., „Mielasis“. Tačiau suasmenintas el. Paštas naudojamas vis dažniau. Kai kurie sveikinimai el. Paštu, kurie gali padėti sukurti draugišką toną, yra šie:
- Sveiki!
- Labas drauge
- Ilgai nesimatėme
- Ei!
Žingsnis 2. Nurodykite savo santykius su gavėju
Jei sutelksite dėmesį tik į priminimą, jūsų pranešimas pasirodys šaltas. Nurodykite asmeninius santykius su gavėju, įtraukdami frazes, atspindinčias draugystę ir bendrą patirtį. Tai įtraukia:
- Kaip mokykla?
- Sveikas, drauge, kaip laikaisi?
- Praėjęs savaitgalis buvo labai smagus.
- Kada paskutinį kartą kalbėjome prieš mėnesį?
- Paskutinė mūsų kelionė buvo tikrai smagi! Turime tai padaryti dar kartą.
Žingsnis 3. Patikslinkite savo išraišką
Tai ypač svarbu el. Laiško priminimų skyriuje. Jei ilgą laiką nebendravote su gavėju, geriausia atsiprašyti arba pateikti pasiteisinimą, kad tik paskambinote jam tai priminti. Kai kurie subtilių išraiškų pavyzdžiai:
- Žinau, kad ilgai nesikalbėjome, bet norėjau jums priminti…
- Naujo kūdikio atėjimas mane užėmė, tik prisiminiau jums priminti …
- Žinau, kad esate užsiėmęs, todėl nenoriu jūsų varginti, bet norėjau atsiųsti priminimą …
Žingsnis 4. Būkite mandagus
Jei priminimas yra svarbus, galite susidurti su veržliu. Atminkite, kad gavėjas yra užsiėmęs savo gyvenimu. Visada sakykite „prašau“ir „ačiū“su atitinkamomis išraiškomis. Galbūt norėsite įtraukti tokias mandagias frazes kaip:
- Atsiprašau, kad trukdau, bet norėjau įsitikinti …
- Prašome kuo greičiau atsakyti į šį el. Laišką …
- Dėkojame, kad skyrėte laiko ir perskaitėte šį priminimo el. Laišką. Aš tai labai vertinu.
- Laukiu jūsų atsakymo.
2 dalis iš 3: Įtraukimo į sąrašą reikalavimai
1 veiksmas. Naudokite stulpelių antraštes
Jums nereikia rašyti protingos antraštės stulpelio. Naudingos bus aiškios ir nedviprasmiškos stulpelių antraštės. Tokiu būdu gavėjas iš pirmo žvilgsnio gali sužinoti el. Laiško tikslą. Kai kurie įprasti draugiškų priminimų el. Laiškų pasirinkimai:
- Patikrinti
- Greitas priminimas apie…
- Artimiausios kelionės/renginiai.
- Kelionių/renginių dalyvių skaičiavimas.
Žingsnis 2. Nepamirškite įtraukti priminimo
Kai labai stengiatės būti mandagus ir draugiškas, galite pamiršti kažką svarbaus, pavyzdžiui, priminimą. Laiško pradžioje, po sveikinimo ir asmeninių santykių sakinio, parašykite paketo priminimą. Pavyzdžiui:
- "Labas drauge, Mes ilgai nesikalbėjome, Benai. Kaip tavo žmona ir vaikai? Mano žmona ir vaikas mane nuolat užimdavo, bet aš norėjau jūsų paklausti apie … “
-
Labas!
Močiute, aš jau seniai ketinu išsiųsti šią žinutę. Atsiprašau, kad esu per daug užsiėmęs. Noriu priminti močiutei apie mūsų pietus … “
Žingsnis 3. Naudokite glaustą kalbą
Tiesa, mandagi kalba reikalauja ilgesnių sakinių. Pvz., Frazė „Dirbk sunkiau“būtų mandagesnė, jei parašytum „Geriau dirbtum daugiau.“Nors mandagūs, ilgi sakiniai gali padaryti jūsų el. Laiško esmę neaiškią.
El. Laiškams naudokite paprastesnę struktūrą. Galbūt kažkas panašaus į tai: Sveikinimas (atidarymas) → Asmeniniai santykiai → Priminimas → Baigiamasis sveikinimas (uždarymas)
Žingsnis 4. Redaguokite nereikalingą informaciją
Kiekvieno sakinio ir sakinio dalies klauskite savęs: „Ar tai būtina?“Kai kuriais atvejais žodis „būtinas“gali turėti plačią reikšmę, pvz., „Tai būtina, kad mano el. Laiškas neskambėtų šaltai“. iš el.
Apskritai prieveiksmiai (pvz., „Labai“, „labai“, „tikrai“, „vieną kartą“ir „žinoma“) gali būti pašalinti, kad jūsų el
Žingsnis 5. Užbaikite el. Laišką baigiamuoju sveikinimu
„Palaiminimas“reiškia „atsisveikinti“. Baigiamasis sveikinimas apima tokius posakius kaip „Sveikinimai“, „Nuoširdžiai“, „Nuoširdžiai“ir „Sveikinimai“. Jūsų parašas turėtų būti parašytas po baigiamojo sveikinimo. Toks bendras baigiamasis sveikinimas gali atrodyti oficialus. Galbūt norėsite išbandyti kažką panašaus:
- tavo draugas
- tavo draugas
- siunčiu linkėjimus sėkmei
- Geros dienos
- tavo eilė
- Nekantriai laukiu jūsų žinių
3 dalis iš 3: Įsitikinkite, kad el. Pašte nėra klaidų
1 veiksmas. Dar kartą patikrinkite savo el
Net vieną ar du kartus peržiūrėję el. Laišką sumažinsite visas pagrindines klaidas, kurios gali atsirasti jas rašant. Sukūrę el. Laišką, dar kartą patikrinkite el. Laiško rašybą ir gramatiką.
- Daugelis el. Pašto paslaugų teikėjų turi rašybos ir gramatikos tikrinimo funkcijas. Funkcijos kokybė priklauso nuo el. Pašto teikėjo. Kai kuriais atvejais ši funkcija gali būti ne itin tiksli.
- Nepamirškite patikrinti pavadinimo, pasveikinimo ir uždarymo (uždarymo) laukų. Tikriausiai apie tai pamiršite ir tik sutelksite dėmesį į el. Laiško turinį.
Žingsnis 2. Garsiai perskaitykite el. Laišką
Jei rašote svarbų el. Laišką arba norite kam nors pasirodyti mandagiam ir draugiškam, garsiai perskaitykite el. Laišką nuo pradžios iki pabaigos. Ar tai skamba kaip pokalbis? Jei taip, jūsų el. Laiškas paruoštas siųsti.
Perrašykite nepatogiai skambančius sakinius ar ištraukas. Vertindami tai, naudokitės savo geriausiu sprendimu. Kiekvienas žmogus turės skirtingą požiūrį, priklausomai nuo to, kaip jūs kalbate
Žingsnis 3. Tegul kas nors kitas perskaito jūsų el. Laišką
Svarbiems ryšiams, pvz., Verslo tikslams, prieš siunčiant priminimo el. Laišką galite paprašyti, kad kas nors kitas patikrintų. Jei jūsų el. Laiškas yra glaustas, paprastai tai užtrunka trumpą laiką ir lengva pastebėti net mažiausią klaidą.
- Patikrinkite susirašinėjimo internetu paslaugas. Siųskite el. Laiškus draugams internete ir užduokite tokius klausimus: „Sveiki, ar galite perskaityti trumpą el. Laišką, kurį turiu išsiųsti? Tai truks neilgai “.
- Nepamirškite visada padėkoti visiems, kurie skaito jūsų el. Juk jie tau padeda.
