Dienos darbotvarkė padeda vykdyti veiklą pagal tvarkaraštį, pavyzdžiui, įvykdyti svarbius susitikimus, atlikti užduotis, atlikti linksmą veiklą ir atlikti nustatytus terminus. Tačiau įprasti kasdien naudoti dienotvarkę nėra lengva, nes jūs turite reguliariai užsirašinėti ir nešiotis visur. Perskaitykite toliau pateiktas instrukcijas, kad įpratintumėte lengvai ir efektyviai naudoti dienotvarkę kaip savo kasdienybės dalį.
Žingsnis
1 dalis iš 2: Tinkamos darbotvarkės pasirinkimas
1 žingsnis. Apsvarstykite, kam naudojate darbotvarkę
Yra įvairių darbotvarkių pagal vartotojo profesiją ir asmenybę. Renkantis darbotvarkę, galite naudoti užrašų knygelę arba spausdintą darbotvarkę, kurioje pateikiamos lentelės įvairioms užduotims įrašyti. Iš anksto pagalvokite, kodėl ir kodėl norite naudoti darbotvarkę. Jei darbotvarkė bus vienintelė priemonė kasdieninei veiklai planuoti, naudokite tik vieną darbotvarkę. Naudojant daugiau nei vieną darbotvarkę paprastai būna painu ir mažiau naudinga. Norėdami nustatyti tinkamiausią darbotvarkę, apsvarstykite šiuos dalykus:
- Ar man reikia įtraukti telefono numerį į darbotvarkę?
- Ar aš naudoju darbotvarkę tik susitikimų tvarkaraščiui įrašyti?
- Ar man reikia daugiau nei metus trunkančios darbotvarkės?
- Ar darbotvarkė gali pakeisti užrašus, kuriuos paprastai naudoju, pavyzdžiui: dienos užduočių tvarkaraštis?
- Ar naudosiu įprastą užrašų knygelę ar kelių funkcijų lentelių darbotvarkę?
- Ar man reikia nedidelės darbotvarkės, kuri telpa mano kišenėje, ar pakankamai didelės darbotvarkės, kad galėčiau sekti posėdžio protokolą?
- Ar aš užsirašysiu tvarkaraštį kiekvieną dieną, ar tai tik savaitgalio veikla?
Žingsnis 2. Jei reikia, pasirinkite darbotvarkę
Ieškokite darbotvarkės parduotuvėje, kurioje parduodamos kanceliarinės prekės, raštinės reikmenys, kalendoriai ar internete. Darbotvarkės kaina labai įvairi. Be estetinio aspekto, darbotvarkėje pirmenybę teikite knygų ir lentelių formatų platinimui. Pasirinkite dienotvarkę, kuri jums patinka, atsižvelgiant į jūsų gyvenimo būdą ir kasdienę veiklą.
Žingsnis 3. Apsvarstykite estetinį aspektą
Be prioritetų nustatymo funkcijos, patraukli ir maloni darbotvarkė leidžia jums maloniau naudotis dienotvarke. Galite pasirinkti paprastą dienotvarkę su paprastu juodu viršeliu arba spalvingą viršelį su patraukliomis nuotraukomis ir dizainu. Estetinis aspektas bus naudingas, jei jis atitiks įmonėje vyraujančią darbo etiką.
Taip pat atkreipkite dėmesį į estetinius dienotvarkės aspektus, o ne tik į išorę. Daugelis žmonių renkasi darbotvarkes su paprastais puslapiais, o ne eilėmis. Kiti reikalauja simetriškų lentelių arba lengvai pritaikomo išdėstymo. Jums pačiam gali prireikti kitokios dienotvarkės su tam tikra išvaizda. Pasirinkite dienotvarkę su gerai atrodančiu viršeliu ir interjeru, kad galėtumėte jaustis naudodamiesi savo dienotvarkėmis kiekvieną dieną
Žingsnis 4. Paruoškite rašiklį ir pieštuką
Darbotvarkė bus naudingesnė, jei ji bus naudojama pastaboms rašyti. Paruoškite pieštuką ir rašiklį, kur rašysite ar sudėsite savo dienotvarkę, pavyzdžiui:
- Portfelyje ar nešiojamojo kompiuterio krepšyje
- Rankinėje
- Prie darbo stalo biure
- Prie stalo namuose
- Netoli telefono
- Jei dažnai pametate rašymo reikmenis, saugokite pieštuką savo dienotvarkėje kiekvienam atvejui arba naudokite organizatorių, kuris turi pieštuko laikiklį.
2 dalis iš 2: Efektyvus darbotvarkės naudojimas
Žingsnis 1. Planuokite dienotvarkę naudoti kiekvieną dieną
Žmonės, kurie yra tvirtai įsipareigoję, linkę geriau vykdyti įsipareigojimus. Pakeisti įpročius nėra lengva, tačiau jūs galite suformuoti naujus įpročius, pasakydami sau, kad ketinate daryti mažus dalykus naujais būdais.
Atminkite, kad gerus įpročius lengviau formuoti, jei vienu metu sutelkiate dėmesį į vieną konkretų įprotį. Nekurkite naujų įpročių, kurie jus užvaldo. Kol kas sutelkite dėmesį į įpročio naudoti dienotvarkę formavimą
Žingsnis 2. Pasakykite draugui, kad norite naudoti dienotvarkę
Žmonės linkę lengviau priimti naujus įpročius bendruomenėse, kurios žino savo sprendimus ir palaiko viena kitą. Pasidalykite savo ketinimais su draugu ar bendradarbiu. Jei jūsų draugai nori suformuoti tuos pačius gerus įpročius, galite priminti vienas kitam reguliariai užsirašinėti.
Žingsnis 3. Kiekvieną dieną įdėkite darbotvarkę į tą pačią vietą
Naudokite darbotvarkę kaip vienintelį kalendorių namuose ir darbe, nes jums bus sunku sudaryti tvarkaraštį, jei naudosite dvi darbotvarkes. Tačiau tam reikia ir nuoseklumo, nes jūs turite įrašyti visą veiklą namuose ir darbe. Kad jums nereikėtų ieškoti aplinkui, pasirinkite vieną vietą biure, o kitą - namuose, kad susidėliotumėte savo dienotvarkę. Nuoseklumas yra lemiamas veiksnys formuojant šį įprotį, todėl nedėkite savo darbotvarkės kitur.
- Puiki vieta sudaryti dienotvarkę namuose yra šalia telefono, portfelio, šalia telefono ar automobilio raktų.
- Tinkama vieta darbotvarkės išdėstymui biure yra ant jūsų stalo, pagrindiniame stalo stalčiuje, šalia telefono ar portfelio.
Žingsnis 4. Užsirašykite, kad primintumėte, jog eidami į darbą ir iš jo visada turėkite darbotvarkę
Gali būti, kad savo dienotvarkę palikote namuose ar darbe, kai tik pradėjote ja naudotis. Norėdami to išvengti, užsirašykite priminimus ir padėkite juos matomoje vietoje namuose ir biure. Remiantis tyrimais, vienas veiksmingas būdas formuoti tam tikrą elgesį yra naudoti priminimus, parašytus ant mažų popieriaus lapų. Padarykite tą patį sau, primindami: „Ar įtraukėte savo dienotvarkę?“matomoje vietoje, pavyzdžiui:
- Ant nešiojamojo kompiuterio
- Ant stalo
- Šalia telefono
- Prie durų
- Ant virtuvės stalo
- Vonios veidrodyje
- Atleiskite priminimus, jei esate įpratę nešiotis savo darbotvarkę su savimi į darbą ir iš jo.
Žingsnis 5. Į darbotvarkę įtraukite visą informaciją
Turėdami darbotvarkę turite įrašyti daug informacijos, pavyzdžiui: suplanuotus susitikimus, nebaigtas užduotis ir kitą veiklą, kuri buvo suplanuota iš anksto. Skirkite 1–2 valandas visai šiai informacijai įrašyti. Šis metodas taip pat pripranta prie teisingo darbotvarkės naudojimo ir sugebėjimo sudaryti gerą tvarkaraštį. Į dienotvarkę reikia atkreipti dėmesį, pavyzdžiui:
- Šeimos narių, draugų, kolegų ir klientų kontaktinė informacija
- Susitikimų tvarkaraštis biure
- pamokos tvarkaraštis
- Galutiniai darbo ar biuro darbo terminai
- Darbo grafikas (jei darbo laikas dažnai keičiasi)
- Susitikimas su bendrosios praktikos gydytoju ar odontologu
- Artimųjų gimtadieniai
- Svarbi veikla biure
- Ypatingas privatus renginys
- Svarbios datos hobiui ar popamokinei veiklai, pavyzdžiui: paskaitos apie fortepijoną ar jogos praktikos tvarkaraštis
Žingsnis 6. Kiekvieną rytą perskaitykite darbotvarkę
Kiekvieną rytą, prieš išvykdami į darbą, skirkite laiko darbotvarkei, kad nustatytumėte susitikimų, susitikimų ir užduočių, kurias turite atlikti, tvarkaraštį. Skirkite laiko prisiminti, ar turite kokių nors užduočių, kurias turite pridėti prie tvarkaraščio, ar jos buvo atliktos, ar jas reikia pakeisti. Kiekvieną rytą patikrinkite savo tvarkaraštį, kad nuvykę į biurą galėtumėte maksimaliai išnaudoti savo darbo laiką.
7 žingsnis. Prieš išeidami iš darbo perskaitykite darbotvarkę
Prieš išeidami iš darbo dar kartą perskaitykite darbotvarkę, įsitikinkite, kad atlikote visas kasdienes veiklas, kaip planavote. Pagalvokite, ar kitą savaitę turite ką nors užsirašyti. Įpraskite atnaujinti savo dienotvarkės pastabas, kad jums būtų lengviau atlikti savo darbo pareigas.
8. Naudokite teigiamą pastiprinimą, kad motyvuotumėte save
Pagalvokite apie darbotvarkę kaip apie teigiamą dalyką kasdieniame gyvenime, o ne kaip naštą ar pareigą. Naudokite dienotvarkę, kad apdovanotumėte save atlikę užduotį. Galų gale bandysite atlikti užduotį, nes norite pajusti, kaip malonu perbraukti atliktą užduočių tvarkaraštį. Atlikite kai kuriuos šiuos veiksmus kaip teigiamą sustiprinimą:
- Perbraukite atliktas užduotis ir susitikimus. Jei nesijaučiate gerai, perskaitykite visą užbaigtą veiklą ir didžiuokitės tuo, ką padarėte.
- Apdovanokite save už kai kurių užduočių atlikimą. Pavyzdžiui: atlikę 5 užduotis ar pasiekę tam tikrą tikslą, mėgaukitės mėgstama kava arba neskubėdami pasivaikščiokite. Tai suteiks jums daugiau motyvacijos naudoti savo dienotvarkę ir kuo geriau atlikti užduotis.
- Skaitydami dienotvarkę darykite ką nors smagaus. Užuot jautęsi priblokšti tikrindami darbotvarkę, naudokite darbotvarkę kaip įrankį, palaikantį darbo našumą. Įpratę skaityti dienotvarkę atlikdami linksmą veiklą, kad jaustumėtės pozityviau ir pašalintumėte neigiamus jausmus. Pavyzdžiui: kiekvieną kartą, kai ryte arba prieš grįždami iš darbo perskaitote savo dienotvarkę, mėgaukitės puodeliu kavos, šokolado ar klausykitės mėgstamos dainos. Šis metodas priverčia smegenis susieti darbotvarkę su tuo, kas skatina teigiamus jausmus.
- Suteikite ypatingą atlygį, jei jums pavyks nuosekliai naudoti dienotvarkę vieną savaitę. Žmonėms, kurie tik pradeda naudotis dienotvarke, paprastai reikia papildomos motyvacijos, kad jie priprastų vykdyti dienotvarkę ir užsirašinėti kiekvieną dieną. Jei tai galite padaryti savaitę, padovanokite sau ypatingą dovaną, pavyzdžiui: mėgaukitės ledais, žiūrėkite filmą ar gerkite kavą su draugu. Po kelių savaičių priprasite nešiotis ir naudoti dienotvarkę.
- Rašykite teigiamus dalykus, pavyzdžiui, užsirašykite svarbią užduotį. Kad palengvintumėte naujus įpročius, naudokite dienotvarkę, kad primintumėte apie įdomios veiklos (pavyzdžiui, pietūs su draugais) ir mažiau malonios veiklos (pavyzdžiui: konsultacijos su odontologu) planus.
Žingsnis 9. Įpraskite atnaujinti darbų užduotis, jei reikia
Tikrindami darbotvarkę ryte ir vakare, atkreipkite dėmesį į visą naują informaciją, pavyzdžiui: užduotis, kurias reikia atlikti, susitikimų tvarkaraščius, susitikimus ir terminus. Taip pat užsirašykite pastabas kiekvieną kartą, kai atsiranda nauja užduotis. Reguliariai atnaujindami savo dienotvarkę, galėsite lengviau valdyti savo laiką ir jaustis ramiau. Be to, jums nereikia prisiminti užfiksuotų užduočių, kad būtumėte be rūpesčių ir abejonių.
Jei yra užduočių, kurios labai apsunkina, sudarykite atskirą tvarkaraštį, kad galėtumėte jį atlikti pagal savo galimybes. Neleiskite savo motyvacijai prarasti, nes atlikdami darbo dienos rutiną galvojate apie nebaigtas užduotis
Žingsnis 10. Būkite kantrūs
Prireiks 1–2 mėnesių, kol naujas įprotis įveiks savo kelią. Būkite kantrūs ir atleiskite sau, jei kada nors paliksite savo dienotvarkę namuose arba pamiršite įrašyti savo tvarkaraštį, nes po kurio laiko susiformuos nauji įpročiai. Atminkite, kad nedideli praleidimai nesumažina jūsų gebėjimo formuoti naujus įpročius.
Paruoškite atsarginį planą, jei pamirštumėte pasiimti savo dienotvarkę, pavyzdžiui, užsirašykite susitikimo grafiką ant mažo popieriaus lapo ir priklijuokite jį prie savo stalo biure. Norėdami priminti sau svarbią veiklą ir terminus, naudokitės internetine priminimų programa telefone ar nešiojamame kompiuteryje, kad būtumėte visada informuoti, net jei atsiliekate nuo savo darbotvarkės
Patarimai
- Į darbotvarkę žiūrėkite kaip į naudingą priemonę, o ne į naštą. Jums bus lengviau organizuoti savo kasdienę veiklą, jei naudosite dienotvarkę. Ilgainiui galite sutaupyti kelias valandas, kiekvieną dieną sutaupydami kelias minutes.
- Nuoseklumas, kurį palaiko teigiamas sustiprinimas, vaidina svarbų vaidmenį formuojant naujus įpročius. Norėdami išlaikyti motyvaciją, reguliariai naudokite dienotvarkę, sutelkite dėmesį į teigiamus dalykus, kuriuos gaunate naudodami dienotvarkę, ir, jei reikia, apdovanokite save.
- Pasirinkite dienotvarkę, kuri jums patinka ir atitinka jūsų poreikius. Įsigykite darbotvarkę, kurioje pateikiamas lentelės formatas, kad galėtumėte užsirašyti visą svarbią informaciją ir planuoti savo kasdienę veiklą.
