Gyvenime yra daug įvykių, dėl kurių reikia paprašyti pratęsti laiką. Galbūt jums reikia laiko atlikti namų darbus arba jums sunku laiku užbaigti darbo projektus. Tokiais atvejais turėtumėte sugebėti veiksmingai ir tinkamai parašyti laišką, prašydami pratęsti laiką. Pagalvokite apie savo prašymą, pavyzdžiui, kiek laiko jums reikia ir kodėl? Tada parašykite laišką oficialiu stiliumi ir išsiųskite jį su sekimo priemone, kad nusiramintumėte.
Žingsnis
1 iš 3 metodas: laiško turinio sudarymas
Žingsnis 1. Rašykite kuo greičiau
Sužinoję, kad jums reikia pratęsimo, nedelsdami paruoškite laišką. Turėtumėte duoti gavėjui kuo daugiau laiko nuspręsti dėl jūsų situacijos. Jūs taip pat turite pasirodyti pasiruošę, nepaisant to, kad prašote pakoreguoti tvarkaraštį.
Žingsnis 2. Nustatykite, kiek papildomo laiko jums reikia
Apsvarstykite visus veiksnius ir pateikite realų prašymą. Jei prašomas laikas yra per trumpas, vėliau gali tekti paprašyti pratęsimo. Kai tik įmanoma, terminai neturėtų būti praleisti. Taigi, geriausia, jei jūsų skaičiavimai yra šiek tiek perdėti.
- Atsižvelgdami į situaciją, galbūt norėsite šį laišką laikyti derybų dalimi. Šiuo atveju pravartu paprašyti daugiau laiko, kad vis dar būtų vietos kompromisams ir rastumėte vidurį.
- Išmatuokite savo greitį, atsižvelgdami į dabartinę pažangą ir tai, kuri dalis dar nebaigta. Pavyzdžiui, jei tris mėnesius dirbote su konsultavimo projektu, turėtumėte sugebėti įvertinti, kiek dar nebaigtų darbų.
- Atminkite, kad laiško gavėjas taip pat gali turėti laiko apribojimą. Galbūt jie taip pat turi terminą, kurį dabar reikėtų atidėti. Pavyzdžiui, dėstytojai paprastai turi dėstyti fakultetui vidurio semestro pažymius ir pagal tvarkaraštį turi suplanuoti studentų užduočių pateikimą.
Žingsnis 3. Žinokite taisykles
Prieš prašydami koreguoti, žinokite tikslų terminą. Nesudarykite įspūdžio, kad negalite valdyti savo laiko prašydami pratęsti terminą nežinodami dabartinės situacijos. Pavyzdžiui, kai kurios vyriausybinės agentūros reikalauja, kad jūs pateiktumėte užklausą per 24 valandas nuo pirmojo susisiekimo. Jei negalite jo įvykdyti, galite pasakyti, kad tvarkaraštis yra per įtemptas.
Žingsnis 4. Įtraukite patikimą paaiškinimą
Jūs skiriate laiko laiško rengimui, o gavėjas taip pat turi laiko jį perskaityti. Taigi, įprasminkite šį laišką. Pagalvokite apie savo tikrąją priežastį ir sąžiningai ją perduokite gavėjui. Nemeluokite ir neperdėkite priežasčių, nes prarasite save.
- Galima pateikti gerą priežastį - norą kruopščiai ir kruopščiai dirbti. Pvz., Jei baigiate projektą, kuris turi įtakos daugelio žmonių saugumui, šio fakto paaiškinimas jums bus naudingas.
- Jei yra keletas priežasčių, pasirinkite geriausią. Pvz., Jei atidėjote darbo pasiūlymą, sakykite, kad norite atlikti papildomus tyrimus dėl persikėlimo išlaidų (jei tai tiesa), nesakykite, kad taip pat laukiate kito pasiūlymo.
Žingsnis 5. Pateikite kai kurias pasirinktas detales
Išsami informacija suteiks autentiškumo ir rašymo įgūdžių. Tai ypač svarbu, jei rašote vyriausybei ar žmonių grupei, kurios niekada asmeniškai nesutikote.
- Pvz., Jei jūsų senelis mirė likus dviem dienoms iki kolegijos rašinio termino pabaigos, galbūt norėsite apibūdinti įvykį kaip „ekstremalią situaciją šeimoje“, o ne tik kaip „skubų reikalą“. Taip pat turėsite paminėti senelio išvykimą ir šiek tiek informacijos apie kelionę namo.
- Prieš pateikdami prašymą, paruoškite dokumentus. Jums gali tekti aprašyti savo ankstesnę paraišką ar darbą, ypač jei dirbate su vyriausybe ar kitomis oficialiomis institucijomis. Parodymas, kad iki šiol atlikote visus proceso veiksmus, bus naudingas jūsų atveju.
6. Pasirinkite teigiamą stilių ir turinį
Niekas nenori skaityti laiško, kuriame yra skundas. Vietoj to, greitai aprašykite neigiamą įvykį ir lyginkite, tada pereikite prie teigiamo sprendimo, kurio paprašėte. Pavyzdžiui, jei manote, kad jūsų pradinis atlyginimo pasiūlymas yra per mažas, galite parašyti: "Man reikia šiek tiek laiko apsvarstyti jūsų pasiūlymą. Tačiau manau, kad didesnis atlyginimas leidžia man dirbti efektyviau."
Žingsnis 7. Prieš išsiunčiant laišką, ištirkite jį
Prieš išsiųsdami laišką, skirkite kelias minutes perskaityti savo laišką. Ieškokite redakcinių ir spausdinimo klaidų. Kompiuteryje paleiskite gramatikos ir rašybos tikrinimo programą. Paprašykite savo patikimo draugo jį perskaityti. Neskubėkite ir nepraleiskite šio žingsnio, nes jei padarysite klaidą, būsite neatsargus ir tai gali turėti įtakos galutiniam rezultatui.
2 metodas iš 3: laikykitės oficialių laiškų rašymo taisyklių
1 žingsnis. Paruoškite pavadinimo skyrių
Data turi būti viršutiniame dešiniajame puslapio kampe. Praleiskite vieną eilutę po juo, tada parašykite adresą, taip pat sulygiuotą dešinėje. Tada praleiskite kitą eilutę ir užsirašykite visą kairėje sulygiuoto gavėjo adresą.
Jei užklausa siunčiama el. Paštu, galite praleisti datos ir adreso dalį ir pereiti tiesiai prie sveikinimo. Tačiau įsitikinkite, kad naudojate veiksmingą ir aiškią temą. Pavyzdžiui, jei siunčiate laišką dėstytojui, parašykite temą „Prašymas pratęsti Andi Widodo Javos istorijos knygą“
Žingsnis 2. Naudokite oficialų ir išsamų sveikinimą
Pradėkite nuo „brangioji“. Tada sekite pavadinimą ir pavadinimą. Pavyzdžiui, „Brangusis. Pone Baskoro “arba„ Brangusis. Ponia Darmawati “. Kartais taip pat turite naudoti sudėtingą pavadinimą, pvz., „Brangusis. Profesorius Abdurrahmanas “arba„ Brangusis. Radenas Wiraningratas “.
- Net jei žinote gavėją neoficialiai, šis laiškas vis dar yra oficialus prašymas, todėl stilius ir turinys turėtų būti oficialūs. Nerašykite, pavyzdžiui, „Labas, Donai“.
- Pabandykite rasti konkretų asmenį, kuris gaus jūsų laišką. Priešingu atveju jūsų laiškas atrodys kaip formato laiškas. Pavyzdžiui, „Brangusis. Radenas Wiraningratas “yra geresnis nei„ Susidomėjusiems “.
Žingsnis 3. Naudokite trumpų pastraipų formatavimą
Laiško tekstą turėtų sudaryti tik 1–3 dalys. Daugeliu atvejų galite atidaryti 1–2 eilutes, paaiškinti užklausą 2–4 eilutėmis ir užbaigti 1–2 eilutėmis. Jei turite parengti iki trijų pilnų pastraipų, atskirkite įvadą, tekstą ir išvadą.
Norėdami atidaryti laišką, galite pasakyti: „Aš esu Andi Widodo, studentė, kuri kiekvieną pirmadienio rytą III-C kambaryje lanko jūsų Javos istorijos pamoką“. Taip pažadinsite dėstytojo atmintį ir jam nereikės ieškoti, kas esate
Žingsnis 4. Atkreipkite dėmesį į baigiamuosius žodžius
Nepamirškite tvirtų išvadų svarbos. Paskutiniu sakiniu pakartokite savo atvejį (vienoje eilutėje) ir padėkokite gavėjui už laiką. Galite parašyti: „Ačiū už jūsų laiką ir dėmesį“.
- Uždarykite laišką oficialiu sveikinimu prieš savo vardą. Kai kurie iš jų yra „Nuoširdžiai“, „Nuoširdžiai“arba „Su visa pagarba“.
- Jei jums reikia atsakymo per tam tikrą laiką, įtraukite šią informaciją pabaigoje. Galite įrašyti į padėkos eilutę. Pavyzdžiui, „Dėkojame už jūsų dėmesį ir laukiu jūsų atsakymo kitą savaitę“. Rašydami šį skyrių stenkitės nesudaryti spaudimo ar persekiojimo gavėjo įspūdžio.
5 veiksmas. Įveskite visą savo vardą ir parašą
Pagal sveikinimą palikite 3-4 eilutes tuščias. Tada kairėje pusėje parašykite visą vardą. Norėdami pridėti originalų parašą, naudokite tuščią eilutę. Jei šis laiškas bus išsiųstas el. Paštu, galite ištrinti tuščią eilutę ir tiesiog įvesti vardą.
3 iš 3 metodas: laiškų siuntimas gavėjams
1 žingsnis. Padarykite arba išsaugokite savo laiško kopiją
Perskaičius juodraštį ir prieš išsiunčiant, nufotografuokite laišką (perkeltą į PDF), išsaugokite juodraštį internete arba nukopijuokite. Jums gali tekti pažymėti pristatymo datą, jei ji nesutampa su laiško data. Laikykite šią kopiją saugioje asmeninių failų vietoje.
Žingsnis 2. Siunčia standartiniu pristatymu
Nuneškite laišką į paštą, paduokite raštininkui arba padėkite į pašto dėžutę. Jei norite būti tikri, kad laiškas buvo gautas, paprašykite sekimo paslaugos.
Jei laiškas siunčiamas paštu, įsitikinkite, kad jis atspausdintas aukštos kokybės spausdintuvu su geru rašalu. Ranka rašyti prašymo laiškai paprastai nepriimami
Žingsnis 3. Siųskite el. Paštu
Tai turbūt geriausias būdas siųsti užklausą, nes tai neužima daug laiko ir yra labai patikima. Įsitikinkite, kad gavėjo el. Pašto adresas yra teisingas, ir, jei reikia, į temą įtraukite savo identifikacinį numerį.
- Gavėjas gali matyti dieną ir laiką, kai išsiuntėte el. Laišką. Atminkite tai, jei dažnai rašote el. Laiškus vėlai vakare.
- Įsitikinkite, kad jūsų el. Paštas yra oficialus, nurodant jūsų naudojamą adresą. Pateikite iš profesionaliai atrodančios paskyros. Tinkamos darbui el. Pašto paskyros pavyzdys yra „[email protected]“.
- Jei siunčiate laišką faksu, būtinai palaukite patvirtinimo puslapio, nurodančio, kad jūsų laiškas buvo sėkmingai išsiųstas ir gautas.
Žingsnis 4. Pateikite užklausą telefonu, o ne laišku
Jei jūsų prašymas yra skubus arba artėja paskutinė minutė, gali būti naudinga asmeniškai paklausti telefono. Jei taip yra, laikykitės oficialaus požiūrio ir nuosekliai išdėstykite savo atvejį.
Patarimai
- Pabandykite parašyti vieno ar mažiau puslapių raidę. Toks laiškas atrodo baigtas, tačiau lengvai skaitomas.
- Žinokite, ar gavėjas atsiųs atsakymą, pvz., Patvirtinimo laišką.
Įspėjimas
- Pažadėk ką nors tikroviško. Neleiskite papildomo laiko skirti papildomoms užduotims.
- Išnaudokite visas šio plėtinio galimybes. Neleiskite dar kartą prašyti pratęsimo.
- Įsitikinkite, kad įtraukėte visus reikiamus formatus. Kai kurios organizacijos reikalauja, kad naudotumėte jų apibrėžtą raidžių formatą.
