Bendradarbiai neatvyks, jei bus pakviesti į susitikimą be aiškaus tikslo. Jei esate atsakingas už susitikimo darbotvarkės nustatymą, venkite to, nurodydami temas, kurios turi būti aptartos susitikime, ir kiek laiko užtruks kiekviena tema. Suplanuodami ir vykdydami viską, ką galite, galite pasiekti geresnių rezultatų, o susitikimo dalyviai nesijaus prarasti laiko.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Pasiruošimas
Žingsnis 1. Paprašykite kolegų informacijos
Susitikimo dalyviai jausis labiau įsitraukę, jei bus įtraukti į susitikimo darbotvarkės nustatymą. Paprašykite jų pasiūlyti temą, kurią jie nori aptarti, ir tada įtraukite ją į darbotvarkę.
- Siųsti el. Laišką arba susitikti su bendradarbiu, kuris bus pakviestas likus kelioms dienoms iki susitikimo.
- Atlikite šį veiksmą bent prieš 6-7 dienas, kad jie dar turėtų laiko prisidėti. Įsitikinkite, kad posėdžio darbotvarkė yra galutinė likus 3-4 dienoms iki susirinkimo datos.
Žingsnis 2. Nustatykite pagrindinį tikslą arba kelis siekiamus tikslus
Įsitikinkite, kad susitikimas vyksta konkrečiu tikslu, pavyzdžiui, priimti sprendimus, dalytis informacija, sudaryti darbo planus ar pranešti apie užduočių atlikimo eigą. Jums nereikia rengti susitikimo, jei neturite tikslo.
Posėdžiai gali būti rengiami keliais tikslais, pavyzdžiui, siekiant pranešti apie darbo eigą, kaip pagrindą priimti ilgalaikius sprendimus
Žingsnis 3. Sutelkite dėmesį į temas, kurios paliečia daug žmonių
Į darbotvarkę neturėtų būti įtrauktos temos, kuriose pakankamai diskutuojama dalyvaujant 2 žmonėms. Skirkite laiko ieškoti sprendimų, kuriems reikia daugelio žmonių dalyvavimo.
- Pavyzdžiui, surengkite atskirą susitikimą (ne susitikimo metu), jei jūs ir bendradarbis norite aptarti naują užduotį.
- Jei rengiate susitikimą, kuriame aptariate problemą, kurią gali išspręsti tik keli žmonės, susitikimo dalyviai, nedalyvaujantys aptariant šią temą, turėtų tęsti darbą. Dėl to jie jaučiasi nusivylę, nes jų darbo laikas yra švaistomas. Todėl kuo geriau pasinaudokite šia galimybe, nes surengti susirinkimą, kuriame dalyvauja daug žmonių, nėra lengva.
Žingsnis 4. Surenkite susitikimo darbotvarkę pasirinktinai nustatydami temas, kurias norite aptarti
Pirmenybę teikite svarbioms temoms, kurias reikia aptarti susitikime, nes negalite įtraukti visų temų į darbotvarkę.
- Pavyzdžiui, galbūt norėsite išvardyti „derybas dėl projekto galutinio termino“, „pažangos ataskaitos pristatymus“, „naujus projekto planus“ir „pasiūlymus“. Dėl laiko trūkumo protų šturmo sesijos neįtraukėte į susitikimo darbotvarkę.
- Apsvarstykite, ar jums reikia surengti susitikimą su keliais žmonėmis, kad aptartumėte pagrindinę darbotvarkę ruošiantis plenariniam posėdžiui.
Žingsnis 5. Pirmiausia išvardykite svarbiausias temas
Planuojant susitikimą, gera politika svarbiausias temas išdėstyti susitikimo pradžioje. Tokiu būdu visi dalyviai gali aptarti svarbias temas, o jų protas yra aiškus ir fiziškai tinkamas, kai prasideda susitikimas.
- Pavyzdžiui, suplanuokite „sprendimų priėmimą“, tada „pažangos ataskaitos pristatymą“(nebent sprendimų priėmimui reikalinga pažangos ataskaita).
- Be to, buvo aptartos svarbiausios temos tuo atveju, jei susitikimas turi baigtis anksčiau ar kai kurie susitikimo dalyviai turi išeiti iš susitikimo dar nepasibaigus.
6. Įvertinkite, kiek laiko užtruks kiekvienos temos nagrinėjimas
Nors negalite būti tikri, kiek laiko užtruks kiekvienos temos nagrinėjimas, įvertinkite. Apsvarstykite, kiek laiko truks susitikimas ir kiek temų bus aptariama. Skirkite daugiau laiko svarbiausioms temoms.
- Pavyzdžiui, skirkite 30 minučių pažangos ataskaitoms, 10 minučių diskusijoms ir 10 minučių naujų terminų nustatymui.
- Dažnai susitikimų darbotvarkės negali būti baigtos, nes kiekvienai temai nėra skiriamas laikas. Prieš susitikimą suskirstykite laiką, kad įsitikintumėte, jog visos darbotvarkės temos gali būti aptartos iki galo.
- Apskaičiuodami papildomą laiką, atsižvelkite į pakviestų susitikimo dalyvių skaičių. Jei susitikime dalyvaus 15 žmonių ir kiekvienai temai skiriate 15 minučių, tai reiškia, kad kiekvienas asmuo gauna maždaug 1 minutę kalbėjimo laiko kiekvienai temai. Nors ne visi kalbėjo, skirtas laikas buvo per trumpas.
2 dalis iš 3: Susirinkimo darbotvarkės rengimas
1 žingsnis. Parašykite posėdžio darbotvarkės pavadinimą
Naudokite susitikimo darbotvarkės pavadinimą, kad skaitytojas žinotų, jog skaito darbotvarkę, kurioje yra aptariama tema. Nustačius pavadinimą, padėkite jį tuščio dokumento viršuje. Pasirinkite paprastą ir nesudėtingą pavadinimą.
- Susitikimo darbotvarkės pavadinimų pavyzdžiai: „Liepos darbotvarkė: aptarkite naujas projekto idėjas“arba „2018 m. Rugpjūčio mėn. Darbotvarkė: projekto termino pratęsimas“.
- Įveskite susitikimo darbotvarkę naudodami verslo šriftą, pvz., „Times New Roman“ar „Calibri“.
Žingsnis 2. Skirkite laiko pasveikinti ir padėkoti dalyviams už dalyvavimą susitikime
Pasinaudokite šia proga ir pasveikinkite dalyvius. Šiuo metu jūs arba kitas posėdžio pirmininkas galite pradėti posėdį ir paaiškinti pagrindines aptariamas temas.
- Jei daugelis susitikimo dalyvių nepažįsta vienas kito, skirkite laiko nuotaikai palengvinti.
- Jei norite susitarti dėl svarbaus susitikimo, pvz., Konferencijos, darbotvarkės, susitikimui atidėti paprastai reikia daugiau laiko. Įprastuose biuro susitikimuose atidarymo sesija paprastai trunka tik kelias minutes.
- Prasidėjus susitikimui, skirkite laiko numatyti darbotvarkės pakeitimus.
Žingsnis 3. Įtraukite susitikimo darbotvarkę į klausimus, kad sužadintumėte dalyvių smalsumą
Jiems bus įdomu, ar tik keliais žodžiais suformuluosite susitikimo darbotvarkę. Klausimai gali atskleisti aptariamą kontekstą, kad susitikimo dalyviai turėtų galimybę apie tai pagalvoti gerokai prieš susitikimą.
- Pavyzdžiui, vietoj to, kad rašytumėte „Aptariant projekto galutinius terminus“, įtraukite: „Ar reikia pratęsti projektų terminus, didėjant paklausai?“.
- Jei reikia, trumpai paaiškinkite klausimą.
Žingsnis 4. Prie kiekvienos temos išvardykite numatomą laiką
Nors laiko sąmatos gali būti neįtrauktos į darbotvarkę, ši informacija padeda bendradarbiams pasiruošti arba prireikus paprašyti papildomo laiko.
Jie taip pat dar turėjo laiko sutrumpinti pateiktą ataskaitą pagal paskirtą laiką
5 žingsnis. Paruoškite diskusijų eigą kiekvienai darbotvarkės temai
Diskusijų srautas yra kiekvienos temos aptarimo metodas. Pavyzdžiui, aptardami projekto termino pratęsimą, visi diskutuos pagal iš anksto nustatytą srautą. Taigi visi susitikimo dalyviai turės tą pačią perspektyvą.
Pavyzdžiui, susitikime bus svarstomas projekto termino pratęsimas, siekiant patenkinti didėjančią paklausą. Tam paruoškite diskusijų eigą, kurią sudaro „10 minučių iki šiol aptarti darbo eigą; 15 minučių nuspręsti, kaip padidinti našumą; 10 minučių apsvarstyti teigiamus ir neigiamus aspektus; 5 minutės nuspręsti, ar terminas pratęsiamas“
Žingsnis 6. Nuspręskite, kas vadovaus kiekvienos temos aptarimui
Prie temos įrašykite jo vardą, kad jis galėtų pats pasiruošti. Likus kelioms dienoms iki susitikimo patvirtinkite šią užduotį su atitinkamu asmeniu ir įtraukite ją į darbotvarkę.
Jei pirmininkausite susirinkimui nuo pradžios iki pabaigos, įrašykite tai į susitikimo darbotvarkės antraštę
Žingsnis 7. Skirkite laiko, jei susitikime yra kviestinių pranešėjų
Jei susitikime dalyvaus keli kviestiniai pranešėjai, aptariantys svarbią temą, turėsite skirti jiems dalį susitikimo laiko. Darbotvarkėje nustatykite tvarkaraštį, kad kiekvienas svečias turėtų galimybę kalbėti, net jei nori aptarti kelias temas. Taigi jie gali kuo geriau paruošti pristatomą medžiagą.
Likus kelioms dienoms iki susitikimo, paskambinkite kviestiniam pranešėjui ir paklauskite, kiek laiko reikia aptarti norimą temą. Tai padės jums sudaryti tvarkaraštį, kad jie nesuderintų vienas kito
Žingsnis 8. Skirkite laiko kitiems klausimams aptarti
Suplanuokite šią sesiją susitikimo pabaigoje. Pasinaudokite šia sesija ir paklauskite visų dalyvių, ar yra dar kažkas, ką jie norėtų aptarti prieš susitikimo pabaigą. Be to, jie vis dar gali perteikti dalykus, kurie buvo praleisti arba nebuvo aptarti.
- Įtraukdamas šią sesiją į darbotvarkę, pakviestasis žino, kad gali prisidėti, net jei tai, ką jis nori perteikti, nėra įtraukta į susitikimo darbotvarkę.
- Šioje sesijoje skirkite laiko klausimams ir atsakymams.
3 dalis iš 3: Susitikimo darbotvarkės užbaigimas
Žingsnis 1. Išvardykite išsamią informaciją apie susitikimo eigą
Į darbotvarkę įrašykite susitikimo laiką, datą ir vietą kartu su dalyvių, galinčių dalyvauti susirinkime, pavardėmis. Tokiu būdu jie jau žino, su kuo susitiks susitikime, kai gaus kvietimą.
- Patartina įtraukti dalyvių, kurie paprastai dalyvauja susitikime, tačiau šį kartą negali dalyvauti, pavardes. Aiškiai informuokite, kad pavardė negali dalyvauti posėdyje.
- Pridėkite vietovių žemėlapį žmonėms, kurie nežino, kur vyksta susitikimas.
2 žingsnis. Pasakykite dalykus, kuriuos reikia paruošti prieš susitikimą
Informuokite pakviestus bendradarbius, jei yra dalykų, kuriuos jiems reikia iš anksto paruošti, pavyzdžiui, skaityti ataskaitas, rinkti informaciją sprendimams nustatyti ar nustatyti problemas.
Įtraukite šią informaciją į susitikimo darbotvarkės apačią, naudodami paryškintas arba spalvotas raides, kad ji būtų aiški ir lengvai skaitoma visiems susirinkimo dalyviams
3 žingsnis. Prieš platindami posėdžio darbotvarkę, atidžiai patikrinkite, ar nėra klaidų
Susirinkimo darbotvarkė kviestiniams žmonėms yra svarbi. Prieš platindami patikrinkite susitikimo darbotvarkę, kad įsitikintumėte, jog informacija buvo parašyta visiškai ir teisingai, ar nėra rašybos klaidų. Šis būdas ne tik demonstruoja aukštą darbo etiką, bet ir parodo, kad atkreipiate dėmesį į detales ir jas vertinate.
Žingsnis 4. Paskirstykite darbotvarkę likus 3-4 dienoms iki posėdžio
Kvietimą gavę kolegos dar turi laiko pasiruošti, jei prieš kelias dienas perskaitė susitikimo darbotvarkę, tačiau nesiunčia jos per anksti, nes yra tikimybė, kad ji bus ignoruojama.
Jei konferencijos metu norite surengti svarbų susitikimą, darbotvarkę paruoškite prieš kelis mėnesius
Patarimai
- Naudokite „Word“programoje esantį susitikimo darbotvarkės formatą. Daugybė dokumentų kūrimo programų, tokių kaip „Microsoft Office“, „Pages for Mac“ir kt. kuriame pateikiami asmeniniai ir profesionalūs dokumentų formatai, pavyzdžiui, norint greitai ir lengvai sudaryti susitikimų darbotvarkes.
- Jei jūsų įmonėje yra standartinis susitikimų darbotvarkės formatas, naudokite tą formatą.
- Įsitikinkite, kad susitikimas vyksta pagal iš anksto nustatytą tvarkaraštį, tačiau būkite lankstus. Turite stebėti susitikimą, dažnai tikrindami laikrodį. Jei pirmosios darbotvarkės aptarimas buvo baigtas, nurodykite dalyvius tęsti susitikimą aptardami kitą darbotvarkę. Galite mandagiai pasakyti: „Mes aptarsime kitą temą, kad susitikimas baigtųsi pagal tvarkaraštį“.
