Savaitės ataskaitos dažniausiai naudojamos daugelyje įmonių ir mažmeninės prekybos aplinkoje, mokslinių tyrimų projektuose ir stažuotėse. Rašykite trumpas, glaustas savaitines ataskaitas, kad jūsų viršininkas aiškiai suprastų jūsų padarytą pažangą.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Informacijos organizavimas
1 žingsnis. Nustatykite ataskaitos tikslą
Nors kaip užduoties dalį privalote pateikti kas savaitės ataskaitas, pačios ataskaitos tikslas nėra išsaugoti darbo. Žinodami priežastis, kodėl jūsų viršininkas prašo savaitinės ataskaitos, galėsite tiksliai nustatyti, kokia informacija turėtų būti įtraukta į ataskaitą ir kas yra svarbiausia.
- Paprastai ataskaitos rašomos tam, kad vadovai būtų nuolat informuojami apie projekto, su kuriuo dirbate, būklę arba padėtų jiems priimti sprendimus.
- Pavyzdžiui, jei esate mažmeninės prekybos parduotuvės vadovas, jūsų gali būti paprašyta pateikti savaitės ataskaitą, kurioje apibendrinamas savaitės pardavimas. Darbdaviai naudoja šias ataskaitas, norėdami įvertinti parduotuvės našumą, kainų lygį ir gautus užsakymus.
- Jei kas savaitę pateikiate praktikos ar mokslinių tyrimų projekto ataskaitą, ataskaitos tikslas yra parodyti savo viršininkui ar instruktoriui, kiek jūs progresuojate, ir pasidalyti svarbiausiais laimėjimais ir atradimais.
Žingsnis 2. Nuspręskite, kas skaitys ataskaitą
Planuojant ataskaitą būtina žinoti, kas yra jūsų auditorija. Jei nežinote, kas skaitys ataskaitą (ir kodėl), negalite žinoti, kokia informacija yra svarbiausia.
- Auditorijos nustatymas taip pat padės suprasti, kaip turėtų būti sudaryta ataskaita ir kokia kalba ją naudoti. Pvz., Galite parašyti tikrą ataskaitą, jei auditorija yra penkerių metų grupė, nei jei rašytumėte didelės korporacijos vadovams.
- Taip pat gausite aiškesnį vaizdą apie tai, ką jūsų auditorija jau žino ir ką turite paaiškinti išsamiau arba pateikti papildomų nuorodų šaltinių. Pavyzdžiui, jei kas savaitę rašote pranešimą teisiniu klausimu ir jį skaitys grupė teisininkų, nebūtina pateikti išsamios įstatymo santraukos. Tačiau tokios santraukos gali prireikti, jei rašote pranešimą šiuo klausimu vadovams ar administratoriams, kurie neturi teisinių žinių.
- Jei ataskaita reikalinga praktikai, mokslinių tyrimų projektui ar kitai akademinei veiklai, atminkite, kad auditorija nėra jūsų dėstytojas ar instruktorius, nors ataskaita jiems bus pateikta. Norėdami rasti auditoriją šiame kontekste, sutelkite dėmesį į savo projekto pobūdį ir visą discipliną.
3 žingsnis. Pirmenybę teikite pagrindiniams ataskaitos dalykams
Nors turėtumėte stengtis, kad jūsų ataskaita būtų kuo glaustesnė, gali būti, kad jūsų auditorija neskaitys visko. Norėdami atsakyti į tai, ataskaitos pradžioje turėtumėte įdėti svarbiausią informaciją arba galutinį rezultatą.
- Pavyzdžiui, jei ataskaitoje siekiama palyginti ir sulyginti tris skirtingų markių įrangą ir rekomenduoti tą, kuri, jūsų manymu, labiausiai atitinka įmonės poreikius, išvadą reikėtų parašyti pradžioje. Tada galite paaiškinti, kodėl.
- Apskritai pirmame ataskaitos puslapyje turėtų būti rezultatų, rekomendacijų ar išvadų santrauka. Naudokite likusią ataskaitos dalį, kad įsigilintumėte, o skaitytojai skaitys toliau, jei manys, kad reikia ar nori išplėsti savo išvadų supratimą.
Žingsnis 4. Žinokite apie „likimą“, kurį paprastai patiria ataskaita
Daugeliu atvejų kas savaitę rengiamos duomenų saugojimo reikalavimų ataskaitos ir jos bus įrašytos į atitinkamus archyvus. Savaitės ataskaitos retai skaitomos visos daugelyje aplinkybių, todėl neturėtumėte tikėtis kitaip.
- Tačiau nenaudokite šio fakto kaip pasiteisinimo klastoti ataskaitas ar dirbti su jomis, kad jos būtų prastos kokybės. Ataskaitos turi atspindėti save ir jūsų darbo etiką. Tikėtina, kad pastebėsite aplaidžiai sukurtą ataskaitą ir sakysite: „Aš žinojau, kad jos neskaitysite“.
- Nors visa ataskaita turėtų būti aukštos kokybės ir gerai parašyta, sutelkite dėmesį į tas ataskaitos dalis, kurias auditorija greičiausiai skaitys. Šis skyrius paprastai yra santrauka arba rekomendacija. Turėtumėte tai parašyti be menkiausios klaidos.
- Atminkite, kad vadovai neskaito viso ataskaitos turinio ne todėl, kad jiems neįdomu ar nesvarbu. Žmonės, einantys aukštas vadovavimo ar vadovaujančias pareigas, yra labai užsiėmę ir yra įgudę rinkti informaciją, reikalingą efektyviam sprendimų priėmimui. Jie neskaitys visos ataskaitos, nebent tai tikrai būtina, tačiau išsaugos ją tik tuo atveju, jei vėliau norės ją perskaityti dar kartą.
2 dalis iš 3: Ataskaitų formatavimas
Žingsnis 1. Paprašykite pavyzdžio
Daugelis įmonių turi standartinį savaitės ataskaitų formatą, o vadovai ar vadovai gali būti įpratę tokiu būdu gauti informaciją. Skirtingų formatų naudojimas gali sukelti nusivylimą ir painiavą.
- Tai labai svarbu rengiant pardavimo ataskaitas. Vadovai įpratę iš pirmo žvilgsnio pažvelgti į ataskaitas ir žinoti, kur puslapyje jie ras tam tikrus skaičius ar informaciją. Skirtingų formatų naudojimas tampa neveiksminga priemone, nes jie yra priversti perskaityti visą ataskaitą, kad surastų reikiamą informaciją.
- Pasitarkite su administratoriaus padėjėju, ar nėra šablono, kurį galite naudoti ataskaitai rašyti. Tokiu būdu jums nereikia jo kurti nuo nulio naudojant teksto apdorojimo programą. Daugelis įmonių turi dokumentų šablonus su tinkamais nustatymais, įskaitant paraštes, lenteles, pastraipų stilius ir šriftus.
2 žingsnis. Apsvarstykite pristatymo būdus
Jei ataskaitą pateiksite kaip atspausdintą dokumentą arba kaip el. Laiško priedą, formatas bus kitoks nei tuo atveju, jei parašėte jį kaip el. Laiško teksto dalį.
- Pavyzdžiui, jei siunčiate ataskaitą kaip el. Laiško priedą, į el. Laiško tekstą turite įtraukti santrauką. Tokiu būdu skaitytojai neprivalo atidaryti priedo, kad suprastų pagrindinius jūsų ataskaitos aspektus.
- Jei ataskaitą pateiksite kaip fizinį dokumentą, greičiausiai turėsite įtraukti motyvacinį laišką arba titulinį puslapį, kad ataskaitą būtų galima tinkamai identifikuoti ir užpildyti.
- Nepriklausomai nuo to, kaip pateikiate ataskaitą, įsitikinkite, kad jūsų vardas yra visuose puslapiuose ir kad visi puslapiai sunumeruoti formatu „X iš Y“(skaitykite: X puslapis iš viso). Ataskaitų lapai gali būti lengvai išsklaidyti, o greitai žvilgtelėjus turėtų būti galima pasakyti, ar ataskaita yra išsami ir kas ją parengė.
- Jūs galite lengvai įtraukti reikiamą informaciją kaip antraštę (antraštę) kiekviename puslapyje. Pavyzdžiui, antraštė galėtų būti tokia: „Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 iš 7 ".
3 žingsnis. Įtraukite santrauką
Santrauka yra trumpa visos ataskaitos santrauka, paprastai tik viena ar dvi pastraipos, po kelis sakinius kiekvienai ataskaitos daliai. Bendra mintis yra ta, kad vadovas gali perskaityti šią santrauką ir tol, kol ji sutampa su jo pradiniais lūkesčiais nagrinėjamu klausimu, jis gali imtis veiksmų toliau neskaitydamas.
- Kuriant santrauką labai svarbu vartoti aiškią ir glaustą kalbą, kad ji būtų lengvai suprantama. Venkite žargono ar konkrečių terminų, kuriuos reikia paaiškinti, net jei žinote, kad jūsų auditorija yra labai gerai susipažinusi su šiais terminais.
- Pabaigoje, užpildę visus kitus ataskaitos skyrius, parašykite santrauką. Juk negali apibendrinti to, kas dar nebuvo parašyta. Net jei jau turite išsamų aprašymą, ką rašyti savo ataskaitoje, rašymo metu viskas gali pasikeisti.
Žingsnis 4. Sukurkite ataskaitos pastraipų ir sekcijų struktūrą
Kai suprasite formatą, kuris bus naudojamas ataskaitai rašyti, sukurkite ataskaitos skyrių kontūrą, kuri atitiks ataskaitos tikslą.
- Patikrinkite kontūrą, kad įsitikintumėte, jog viskas logiškai eina iš vienos sekcijos į kitą, ir įsitikinkite, kad kontūras sukurtas taip, kad atitiktų ataskaitoje nurodytą auditoriją.
- Apskritai ataskaitoje bus santrauka, įvadas, išvados ir rekomendacijos, išvados ir diskusijos bei nuorodų sąrašas. Galite įtraukti priedus, kuriuose yra atitinkamų duomenų, ir ilgesnių ataskaitų turinį. Tačiau savaitės ataskaitos paprastai nėra tokios ilgos.
- Kiekviena ataskaitos dalis skirta konkrečiai temai. Toje dalyje kiekviena pastraipa skirta vienai idėjai. Pavyzdžiui, jei vienos ataskaitos skilties pavadinimas yra „Populiarūs prekės ženklai vaikams“, galite parašyti atskirą pastraipą kiekvienam prekės ženklui. Jei darote skirtumą tarp berniukų ir mergaičių drabužių, sukurkite kiekvienam prekės ženklui skirtą poskyrį (su tinkamais subtitrais), tada vieną pastraipą, kurioje aptariami prekės ženklo siūlomi berniukų drabužiai, ir kitą pastraipą apie mergaičių drabužius.
5 žingsnis. Jei reikia, sukurkite titulinį puslapį arba motyvacinį laišką
Trumpesnėms ataskaitoms gali nereikėti atskiro titulinio puslapio, tačiau ilgesnėse ataskaitose turėtų būti specialus puslapis, kuriame nurodomas jus kaip ataskaitos autorius ir trumpai paaiškinamas ataskaitos tikslas.
- Titulinis puslapis skiriasi nuo santraukos ir iš esmės apima informaciją, reikalingą administraciniams tikslams pasiekti, kad būtų galima tinkamai pateikti ataskaitą.
- Darbdaviai gali turėti specialų įvadinį puslapį, reikalingą savaitinėms ataskaitoms. Jei taip, įsitikinkite, kad naudojate tinkamą formatą.
- Tituliniame puslapyje turėtų būti bent ataskaitos pavadinimas arba aprašymas (pvz., „Savaitės pardavimo ataskaita“), jūsų vardas ir kitų prisidėjusių asmenų pavardės, įmonės pavadinimas ir ataskaita, kurią užpildėte arba pateikėte.
3 dalis iš 3: Stiprios kalbos naudojimas
Žingsnis 1. Sukurkite efektyvius pavadinimus ir subtitrus
Antraštės ir paantraštės leidžia skaitytojams greitai rasti konkrečias ataskaitos dalis, kurios juos domina arba ką jie nori perskaityti, kad gautų daugiau papildomos informacijos apie jūsų išvadas ar rekomendacijas.
- Įsitikinkite, kad pavadinimas ir paantraštė tiesiogiai ir tiksliai apibūdina skyriaus arba poskyrio turinį.
- Pavyzdžiui, rengdami savaitinę pardavimo ataskaitą, galite įtraukti skyrius, kuriuose aptariami „Moteriškų drabužių tendencijos“, „Vyrų mados tendencijos“ir „Populiarūs vaikų prekės ženklai“. Šiuose skyriuose galite įdėti subtitrus, kad paryškintumėte tam tikras tendencijas ar populiarius prekės ženklus.
- Visoms antraštėms naudokite tą pačią gramatinę konstrukciją, kad ataskaitos būtų logiškos ir nuoseklios. Pvz., Jei pirmasis pavadinimas yra „Įtvirtinti vyrų drabužius“, antrasis pavadinimas turėtų būti „Pirmaujanti moterų drabužių tendencija“, o ne kažkas panašaus į „Moteriškų drabužių pardavimo rodikliai“.
Žingsnis 2. Parašykite ataskaitą naudodami aiškius ir paprastus sakinius
Glaustas rašymas su sakiniais, išdėstytais standartine „subjekto-veiksmažodžio-objekto“tvarka, suteikia aiškumo mintims ir suteikia patikimumo jūsų rekomendacijoms ir išvadoms.
- Parašę pirmąją ataskaitos versiją, atidžiai ją perskaitykite ir pašalinkite visas nereikalingas kalbas. Raskite kiekvieno sakinio veiksmą ir šalia veiksmažodžio padėkite veiksmą atlikusį asmenį. Pagalvokite apie kiekvieną sakinį taip, tarsi būtų sakoma „kas ką padarė“.
- Pašalinkite nereikalingus sakinius ir naudokite pauzės frazes, tokias kaip „atskirai“, „su tikslu“ar „tvarka“.
- Galbūt manote, kad toks rašymo stilius yra nuobodus, tačiau savaitinių pranešimų rašymo tikslas nėra pramoga. Šis stilius yra efektyviausias norint išreikšti savo mintis ir perduoti informaciją skaitytojui.
Žingsnis 3. Įsitikinkite, kad rašote objektyviai ir nešališkai
Jūsų rekomendacijos turėtų būti pagrįstos konkrečiais įrodymais, o ne nuomonėmis ar jausmais. Įtikinkite skaitytoją stipriais, aiškiai parašytais faktais.
- Venkite nereikalingų būdvardžių ir kitų žodžių bei frazių, turinčių neigiamą ar teigiamą reikšmę. Verčiau sutelkite dėmesį į faktais pagrįstų argumentų rašymą.
- Pvz., Tarkime, kad rekomenduojate reklamą vienam iš pardavėjų savo savaitinėje ataskaitoje. Rekomendaciją paremkite faktais, kurie parodo, kad darbuotojas yra vertas, o ne užrašykite subjektyvias ar emocines detales. Frazė „Sari mūsų parduotuvėje nuolat parduoda daug, nors ji dirba tik 15 valandų per savaitę“būtų geresnė nei „Sari yra mano draugiškiausia darbuotoja ir visada stengiasi, nors ir turi apriboti valandas rūpintis ja“serganti mama “.
Žingsnis 4. Naudokite stiprius žodžius
Rašydami aktyviu balsu, jūs naudojate vieną žodį, kuris pasako skaitytojui, koks veiksmas vyksta sakinyje, būtent veiksmažodis. Naudokite trumpus, stiprius veiksmažodžius, kurie aiškiai apibūdina vykstantį veiksmą.
- Pasirinkite paprastus veiksmažodžius. Pavyzdžiui, „naudoti“yra geriau nei „naudoti“.
- Veiksmažodžiai, apibūdinantys procesus, tokius kaip mąstymas, žinojimas, supratimas ir tikėjimas, kartais yra būtini, tačiau paprastai yra mažiau galingi nei veiksmą apibūdinantys veiksmažodžiai. Jums gali tekti įsigilinti į pareiškimą ir paversti jį veiksmu. Pavyzdžiui, galite parašyti „Manau, kad per ateinančius kelis mėnesius mūsų pardavimai padidės“. Pakeiskite teiginį ir sužinokite, kodėl tuo tikite. Tada galite parašyti sakinį, kuris paskatina imtis veiksmų, pavyzdžiui: „Istoriškai pardavimai padidėja atostogų sezono metu. Prognozuoju, kad lapkričio ir gruodžio mėnesiais pardavimai padidės “.
- Norėdami išlaikyti į veiksmą orientuotą rašymą, patikrinkite ataskaitą ir pabandykite pašalinti prielinksnius ir pakeisti juos stipresniais veiksmažodžiais. Pavyzdžiui, „bendrą sutarimą“galima supaprastinti iki „sutarimo“, o jei kas nors „teikia apsaugą“, įspūdis dar labiau sustiprėja sakant, kad jis „saugo“.
Žingsnis 5. Venkite pasyvaus balso
Rašydami pasyviu balsu, jūs darote mažiau streso tai darančiam asmeniui ir labiau akcentuojate veiksmo objektą. Nors kai kuriais atvejais tai būtina dėl politinių ar diplomatinių priežasčių, pasyvaus balso naudojimas dažnai sukelia neaiškų ir painų rašymą.
- Aktyvus balsas apdovanoja veiksmą atlikusį asmenį ir parodo pranešimo skaitytojui, kuris yra atsakingas už veiksmą. Kad suprastumėte, kodėl tai svarbu, įsivaizduokite, kad perskaitėte straipsnį apie gaisrą, kuriame sakoma: „Laimei, visi vaikai buvo išgelbėti“. Svarbi vaikus išgelbėjusio asmens (ar asmenų) tapatybė. Jei sakinyje rašoma: „Vietos kunigas, tėvas Johanas, pirmyn ir atgal ėjo per ugnį, kuri apsupo vaikų namus ir išgelbėjo visus vaikus“, dabar žinote, kas nusipelno nuopelnų, kad šioje situacijoje yra didvyris.
- Aktyvūs sakiniai taip pat svarbūs prisiimant atsakomybę už veiksmus, kurie gali turėti neigiamų pasekmių. Jei savo ataskaitoje parašysite „Įvyko klaida“, jūsų viršininkas norės žinoti, kas padarė klaidą, kad galėtų skirti atitinkamą bausmę. Jei padarysite klaidą, tai jums tikrai padės prisipažinti ir prisiimti atsakomybę už šį poelgį.
- Norėdami rasti ir panaikinti pasyvius sakinius raštu, ieškokite veiksmažodžių, prasidedančių „di-“. Kai jį surasite, nustatykite veiksmą sakinyje, sužinokite, kas tai padarė, ir perkelkite jį į sakinio pradžią ir vidurį.
Žingsnis 6. Perduokite informaciją naudodami vaizdinius elementus
Lentelės ir diagramos yra daug lengviau skaitomos ir sekamos nei pastraipos, kuriose pateikiama ta pati informacija, ypač jei perduodamą informaciją sudaro daug skaičių.
- Pasirinkite tinkamus vaizdinius elementus, kad informacija skaitytojams būtų perteikta jiems naudingu ir ataskaitos tikslą atspindinčiu būdu.
- Pavyzdžiui, galite pasirinkti linijinę diagramą, kad parodytumėte didėjančių vilnonių striukių pardavimo tendenciją. Šis informacijos pateikimo būdas bus veiksmingesnis parodant padidėjimą, nei lentelė su kiekvieną mėnesį parduodamų vilnonių striukių skaičiumi, nes lentelėje reikalaujama, kad skaitytojas pažvelgtų į visus skaičius, palygintų juos ir pripažintų, kad padidėjo. Visa tai galima padaryti paprasčiausiai rodant paprastą linijinę diagramą.
- Nepamirškite, kad akį traukia vaizdiniai elementai. Įsitikinkite, kad šie elementai atrodo tvarkingai ir tvarkingai ir yra tinkamoje padėtyje puslapio viršuje. Jūs tiesiog pateikiate vaizdinius elementus, kurie yra svarbūs jūsų rekomendacijai ar išvadai.
Žingsnis 7. Pašalinkite žargoną
Kiekviena pramonės šaka ar akademinė disciplina turi tam tikrų neišvengiamų terminų, taip pat populiarių žodžių, populiarėjančių iš gerai žinomų knygų ar straipsnių. Nors kartais šie žodžiai yra naudingi, jie paprastai nesukuria pridėtinės vertės arba nesugeba veiksmingai perteikti žinutės.
- Gali būti naudinga parašyti įprastų pramonės raktinių žodžių sąrašą, kad jų nepanaudotumėte ataskaitose. Kai ataskaita bus baigta, dokumente galite ieškoti šių žodžių ir, jei reikia, juos pakeisti.
- Atminkite, kad skaitytojui pernelyg didelis madingų raktinių žodžių naudojimas nereiškia, kad esate „gerai informuotas“šioje srityje, o sukuria priešingą įspūdį. Apskritai vadovai ir vadovai yra vyresni ir matė šimtus tokių žodžių ateinant ir išeinant. Jei naudosite per daug, jie manys, kad esate tingus ir nežino, apie ką kalbate, arba tiesiog bando jiems padaryti įspūdį.
- Taip pat turėtumėte vengti pernelyg sudėtingų terminų. Pvz., Jei rašote ataskaitą, kurioje apibendrinama teisinė problema, tai nereiškia, kad turite į ją įpiršti daug teisinio žargono.
8. Atidžiai patikrinkite charakterį
Ataskaitos, kuriose gausu spausdinimo ir gramatinių klaidų, gali būti nepatogios skaitytojams ir atspindėti neigiamą jūsų įvaizdį. Parašykite ataskaitą gerokai anksčiau nei nustatytas terminas, kad turėtumėte pakankamai laiko tinkamai patikrinti charakterį.
- Naudokite teksto apdorojimo programoje, kurią naudojate, gramatikos ir rašybos tikrinimo programą. Ši programa praleis daug klaidų, ypač rašybos klaidų, dėl kurių atsiranda homofoninių klaidų (pvz., Įvedus „pakrautas“, kai norite parašyti „sąlyga“).
- Kruopštus simbolių tikrinimas atvirkščiai (atgal į priekį) yra geras būdas įsitikinti, kad nepraleidžiate klaidų. Be to, jei esate susipažinęs su tuo, ką norite parašyti, perduosite klaidas, pvz., Trūkstamus žodžius, nes smegenys juos automatiškai užbaigia. Tai neįvyks, jei patikrinsite jį iš galo.
- Ataskaitų skaitymas garsiai yra dar vienas veiksmingas būdas aptikti klaidas ir redaguoti rašymo stilių. Jei jums sunku perskaityti tam tikrą sakinį ar pastraipą, tikėtina, kad tą dalį sunku suprasti, nes skaitytojai taip pat susidurs su tais pačiais sunkumais. Ištaisykite sudėtingas dalis, kad jos galėtų geriau tekėti.
