Prašoma ar ne, būsenos ataskaitos rašymas gali būti puikus būdas pranešti apie pasiekimus. Gera būsenos ataskaita padės viršininkui, taip pat ir jums, sekti užduotis ir darbo rezultatus. Toliau pateikiamas lengvai skaitomų būsenos ataskaitų rašymo vadovas.
Žingsnis
1 metodas iš 1: būsenos ataskaitos rašymas
Žingsnis 1. Suteikite ataskaitai pavadinimą ir datą
Pavadinimas, kuriame yra data (pvz., „Gruodžio pirmosios savaitės rezultatai“), yra veiksminga pavadinimo parinktis. Ataskaitoje būtinai parašykite datą.
- Jei ataskaita bus išsiųsta el. Paštu, pavadinimą ir datą galite naudoti kaip antraštę.
- Jei ataskaita yra dokumentas, nurodykite dokumento pavadinimą ir datą.
2 žingsnis. Užsirašykite išsamią informaciją apie projektą, pvz., Projekto pavadinimą, pradžios/pabaigos datą ir personalo vardus
Žingsnis 3. Aprašykite pasiekimus su antraštėmis „Pasiekimai“, „Užduotis atlikta“ir panašiai
- Būtinai paminėkite ataskaitinį laikotarpį, pvz., Savaitę, mėnesį, ketvirtį ir kt.
- Norėdami pradėti ataskaitą, naudokite aktyvius veiksmažodžius, tokius kaip „baigti“, „paaiškinti“, „suprojektuoti“, „patobulinti“, „patobulinti“ir kt.
- Savaitės ataskaitose galite tiesiog įtraukti 3–6 taškus, kurių kiekvienas yra vieno sakinio ilgio.
Žingsnis 4. Užsirašykite, ką reikia atlikti per kitą ataskaitinį laikotarpį, antraštės „Kitas planas“, „Kita užduotis“, „PR“ir kt
- Jei įmanoma, apskaičiuokite laiką, reikalingą užduočiai atlikti, pavyzdžiui, „Dokumentuokite dizaino pakeitimą (numatomas laikas: 2 dienos)“.
- Kitą užduotį suderinkite su savo projekto tvarkaraščiu.
- Savaitės ataskaitose galite tiesiog įtraukti 3–6 taškus, kurių kiekvienas yra vieno sakinio ilgio.
Žingsnis 5. Taip pat užsirašykite problemas, su kuriomis šiuo metu susiduriate ar susidursite su antraštėmis „Problemos“arba „Problemos ir komentarai“
Šiame skyriuje galite parašyti 1–2 trumpas pastraipas.
- Pvz., Jei kyla sunkumų susisiekiant su tiekėju, nes šią savaitę biure nėra žmonių, arba turite pasiūlymų, kaip pagerinti jūsų įmonės veiklą, užsirašykite juos skiltyje „Problemos ir komentarai“.
- Jei tik pranešate apie problemą, bet jums nereikia pagalbos, kai ji parašyta, nepamirškite jos paminėti. Tokie komentarai kaip „Problema išspręsta per 2 dienas“nurodys jūsų vadovui nesikišti, tačiau stebėkite kilusią problemą.
- Jei jūsų darbo problema nėra išspręsta, vadovas negali pasakyti, kad nepasakėte jam.
Žingsnis 6. Dar kartą perskaitykite ataskaitą, tada nusiųskite ją atitinkamoms šalims
Pavyzdys
Štai būsenos ataskaitos pavyzdys iš „wikiHow“redaktoriaus. Šio pavyzdžio stilių, formatą ir pasiekimų sąrašą suderinkite su savo darbo duomenimis, tačiau atminkite, kad kiekvienas žingsnis prasideda nuo aktyvaus veiksmažodžio.
Būsenos ataskaita 2011 m. Rugsėjo 26 d.
Baigta
- Pradėjo 3 straipsnius: 1 straipsnį iš savo idėjos, 2 straipsnius prašymams įvykdyti.
- Sukurkite 2 straipsnius
- Perrašykite 1 straipsnį
- Patruliuoja beveik 400 pakeitimų ir tikrina redagavimo užklausas dėl klaidų/dubliavimų.
Kitas planas
- Vaizdo pridėjimas prie 1 straipsnio.
- Perskaitykite ir redaguokite 1 straipsnį.
- Paprašykite redaktoriaus, turinčio medicininės patirties ar pirmosios pagalbos, peržiūrėti straipsnius apie lūžius. Autorius neturi medicininės patirties, todėl abejoja savo tyrimų rezultatais.
- Peržiūrimas 1 straipsnis, kuris jau yra geras, tačiau reikalauja stilistinio tobulinimo ir papildomos informacijos.
Problemos/komentarai
- Ačiū programuotojams, nes jie pasirūpino, kad šios savaitės programinės įrangos atnaujinimas vyktų sklandžiai. Apie iškilusias problemas bus pranešta vėliau.
- Savanoriui liūdna, nes jo katė mirė. Savanorių pirmiausia paprašė pailsėti.
Patarimai
- Jei įmanoma, parašykite teigiamą pranešimą. Ataskaitos nėra vieta skųstis, pyktis ar teisintis. Vienas iš būdų parašyti teigiamą ataskaitą yra pateikti pasiūlymus arba bent jau nurodymus, kaip išspręsti problemą, jei pranešate apie problemą. Jūsų pasiūlymas yra įrodymas, kad ėmėtės iniciatyvos išspręsti problemą.
- Tinkamoje vietoje pasakykite ačiū, pavyzdžiui, bendradarbiui, kuris jums padėjo. Jei padedate kitam bendradarbiui, tai paminėkite ir ataskaitoje.
- Būkite sąžiningi pranešdami. Nepraneškite apie dalykus, kurių nedarote.
- Parašykite trumpą pranešimą. Jūsų vadovas yra užimtas žmogus, jis neturi daug laiko skaityti jūsų ataskaitos. Jei vadovui reikia daugiau informacijos, jis paklaus.
- Jei rašysite ataskaitą penktadienio popietę, pirmadienio rytą grįžę į darbą žinosite, kaip toli eina jūsų darbas.
- Jei turite daug ką stebėti (pirkimo užklausos, pakeitimų užklausos, darbo užklausos, pastabos ir kt.), Lentelės ar duomenų bazės sukūrimas gali būti geras būdas juos stebėti.
- Rašykite konkrečias ataskaitas.
- Padarykite ataskaitos kopiją sau. Kopija gali padėti jums rašant gyvenimo aprašymą arba rašant pasiekimus, kai atėjo laikas pakelti.
- Jei norite rašyti būsenos ataskaitą, reguliariai rašykite ataskaitą arba bent jau rašykite pasiekimus, kad nepraleistumėte valandų stebėdami tai, ką padarėte. Kiekvieną dieną užsirašykite pasiekimus pildydami dalyvavimo kortelę.
- Šis būsenos ataskaitos rašymo metodas taip pat gali būti naudojamas pranešant apie projekto būseną susitikime.
- Pranešti apie ką tik pradėtą, ką tik perskaitytą knygą ar ką nors, ką tyrinėjate, yra gerai. Ne viską galima padaryti per savaitę, o pasiruošimas gali užtrukti ir suteikti projektui pridėtinės vertės.
Įspėjimas
- Rašykite ataskaitas profesionaliai. Jūsų ataskaitą gali perskaityti daugiau žmonių, nei manote, ypač jei ji siunčiama el.
- Jei atsiųsite savo viršininkui neprašytą pranešimą, būkite pasirengę tą pačią ataskaitą parašyti kitą savaitę!
- Apskritai, nežadėkite per daug pažadų. Tiesiog pasakyk man, ką gali padaryti.
