Archyvavimas pagal abėcėlę yra dokumentų, svarbių tiek asmeniniame, tiek profesiniame gyvenime, organizavimo būdas. Abėcėlinis archyvavimas leidžia greitai rasti ir atkurti atskirus failus. Tai užtikrina, kad visi dokumentai yra apsaugoti ir visada po ranka. Yra daug taisyklių, padedančių pildyti abėcėlės tvarka indoneziečių kalba, kad būtų išlaikyta pagrįsta registravimo sistema.
Žingsnis
1 dalis iš 2: Archyvavimas abėcėlės tvarka
Žingsnis 1. Nuspręskite, kurią abėcėlės sistemą naudoti
Nors tai gali atrodyti paprasta, abėcėlės tvarka pateikiama keletas variantų. Turite pasirinkti vieną sistemą ir nuosekliai ją taikyti.
- Rašymas kiekvienu laišku yra pagrįstas kiekviena kiekvieno žodžio raide jų atsiradimo tvarka ir nepaiso tarpų tarp žodžių.
- Archyvavimas žodžiu po žodžio atliekamas surūšiuojant kiekvieną failą pagal kiekvieno žodžio pirmąją raidę iš eilės.
- Pateikimas pagal atskirus vienetus atsižvelgia į kiekvieną žodį, santrumpą ir inicialą ir juos surūšiuoja. Šią sistemą paprastai rekomenduojama įdiegti.
Žingsnis 2. Grupuokite failus
Kai turėsite visus failus, kuriuos reikia archyvuoti, nuspręskite, kaip juos visus sugrupuoti. Galite naudoti žodyno formatą, kuriame viskas surūšiuota abėcėlės tvarka, nepriklausomai nuo failo ar jame esančių failų tipo. Taip pat galite naudoti enciklopedijos formatą, kuriame grupuojate failus pagal tipą ar temą ir surūšiuojate juos abėcėlės tvarka.
Jei turite archyvuoti įvairių tipų failus (kvitus, mokesčių kvitus, laiškus ir kt.), Rekomenduojame naudoti enciklopedijos formatą. Pirmiausia surūšiuokite failus pagal tipą, tada surūšiuokite abėcėlės tvarka. Norėdami atskirti dokumentus, naudokite kraštinę arba spalvų kodą
Žingsnis 3. Rodykite archyvuotus failus
Indeksavimas - tai kiekvienos failo pavadinimo dalies suskirstymas į atitinkamus vienetus. Norėdami indeksuoti failus prieš juos archyvuojant, turite padalyti kiekvieno failo pavadinimo elementus ir sukurti naują pavadinimą, kuris būtų suderintas abėcėlės tvarka ir skirtųsi nuo numatytojo pavadinimo. Pavyzdžiui:
- Tarkime, kad reikia indeksuoti ir archyvuoti šiuos failus: straipsnį apie anoa pavadinimu „Anoa valgymo elgesys“, pagrindinio anoa eksperto Jasmino A. Dahlia biografiją ir reklaminę brošiūrą anoa parodai Džakartos zoologijos sode.
- Jasmin A. Dahlia biografija indeksuojama kaip „Dahlia, Jasmin A.“, nes pildant, pavardė turi būti pirmoji. Taigi failai archyvuojami raidžių grupėje „D“.
- Jei pasirinksite klasifikavimo metodą, pvz., Žodyną, straipsnis „Anoa valgymo elgesys“turėtų būti atitinkamai indeksuojamas. Atitinkamai suarchyvuokite jį raidžių grupėje „P“(„Elgesys“).
- Priešingu atveju galite indeksuoti „Anoa Eating Behaviors“kaip „Anoa, Eating Behaviors“, jei naudojate enciklopedijos formato grupavimą, o ne tiesiog archyvuojate su anoa susijusius failus. Tada šis failas archyvuojamas raidžių grupėje „A“.
- Reklaminė brošiūra gali būti indeksuojama kaip „Anoa, paroda (Džakartos zoologijos sodas)", jei prognozuojate, kad anoa parodoje bus daug medžiagos. Pavyzdžiui, galite indeksuoti kitą failą kaip „Anoa, paroda (Bandungo zoologijos sodas).
- Priešingu atveju reklaminė brošiūra gali būti indeksuojama kaip „Džakartos zoologijos sodas, (Anoa paroda)“, jei tikitės gauti kelis su Džakartos zoologijos sodu susijusius failus arba jei norite naudoti enciklopedijos formato grupavimą pagal geografinę vietą.
Žingsnis 4. Rūšiuokite failus abėcėlės tvarka pagal jų rodyklės pavadinimą
Bendra padavimo abėcėlės tvarka taisyklė yra sutvarkyti failus nuo A (pirmasis) iki Z (paskutinis). Naudokite specialią informaciją, kad apibrėžtumėte skirtumą ir tvarką, kad galėtumėte atskirti failus. Pavyzdžiui:
- Ankstesniame žingsnyje indeksuota tvarka gali būti maždaug tokia (priklausomai nuo naudojamos sistemos): „Dahlia, Jasmin A.“, „Džakartos zoologijos sodas (Anoa paroda)“ir „Anoa valgymo elgesys“ARBA „Anoa, paroda (Jakarta Zoo)) “,„ Anoa, valgymo elgesys “ir„ Dahlia, Jasmin A. “.
- „Kengūros“failai rūšiuojami po „Elephant“. „Žirafos“failai bus tarp, o „Anoa“failai užsakomi prieš „Lokys“ir „Avys“. Taigi, tvarka yra tokia: „Anoa“, „Lokys“, „Avys“, „Dramblys“, „Žirafa“, „Kengūra“.
- Jei vėliau pridėsite „Armadillo“failus, jie bus po „Anoa“. Kadangi jie abu prasideda raide „A“, norėdami nustatyti tvarką, turėsite pažvelgti į raidę po A („N“- anoa, o „R“- „šarvuotis“). Taigi nauja tvarka yra tokia: „Anoa“, „Armadillo“, „Meška“, „Avys“, „Dramblys“, „Žirafa“, „Kengūra“.
Žingsnis 5. Pažymėkite failų aplanką
Kad būtų lengviau rasti, pažymėkite kiekvieną archyvo aplanką indekso pavadinimu, atitinkančiu jame esantį failą. Šis metodas taip pat leidžia lengviau archyvuoti naujus failus.
- Įdėkite archyvą į jo aplanką.
- Būtų lengviau, jei aplankas būtų spalvotas, kad būtų lengviau jį naudoti. Pvz., Jei naudojate enciklopedijos formato grupavimą, kiekvienai grupei priskiriama sava spalva, o kiekvienas kiekvienos grupės failas pažymimas pagal spalvą.
Žingsnis 6. Dokumentuokite indeksavimo ir registravimo sistemą
Jūsų indeksavimo ir registravimo sistema turi būti įdiegta nuosekliai. Įsitikinkite, kad visi, turintys prieigą prie failo, žino sistemą, kurioje jis veikia. Pavyzdžiui, galite sukurti arba bendrinti dokumentą, kuriame yra išsami informacija apie jūsų failų sistemos taisykles. Tai padės visiems efektyviai naudotis dokumentų rinkimo sistema.
Žingsnis 7. Tinkamai archyvuokite naują failą
Įdėkite failus į spintelę pagal rodyklės pavadinimą ir abėcėlės tvarka, pagal jūsų sistemą. Jei reikia, perkelkite esamą failą ir įtraukite naują failą į teisingą vietą.
2 dalis iš 2: Specialių atvejų tvarkymas
Žingsnis 1. Archyvuokite failus pagal reikšmingas sąlygas
Kartais lengviau archyvuoti failus pagal raktinį žodį, o ne pavadinimą ar pavadinimą. Tai užtikrina failų indeksavimą ir paiešką naudojant logiškiausius terminus. Pavyzdžiui:
„Pirmasis Džakartos bankas“gali būti indeksuojamas ir archyvuojamas kaip „Džakarta, pirmasis bankas“. „Džakarta“yra pagrindinis šio įrašo terminas, o ne „Pirmasis“arba „Bankas“, ypač jei turite kitų failų panašiu pavadinimu, pvz., „Pirmasis bankas Bandunge“arba „Pirmasis bankas Medane“
Žingsnis 2. Rūšiuokite vardus pagal pavardę
Standartinis archyvas rekomenduoja pirmiausia indeksuoti žmonių pavardes, nes jos laikomos reikšmingomis sąvokomis.
- Todėl „Jasmin A. Dahlia“indeksuojama ir archyvuojama kaip „Dahlia, Jasmin A.“.
- Pabaigoje įtraukite pavadinimą (Dr., Ir ir kt.). Pavyzdžiui, „Dr. Jasmin A. Dahlia “indeksuojama ir archyvuojama kaip„ Dahlia, Jasmin A., Dr. “.
- Paprastai vardai yra surūšiuoti pagal jų rašybą. Pavyzdžiui, „MacDonald“bus prieš „McDonald“. Todėl „D“, „L“, „Le“, „de“ir kt. laikoma pavadinimo dalimi, o ne atskiru vienetu. Paprastai tai taikoma svetimiems vardams. Pavyzdžiui, failai „Heinlein“, „Le Guin“, „L'Engle“ir „Wolfe“buvo surūšiuoti teisingai (NE „L'Engle“, „Le Guin“, „Heinlein“, „Wolfe“).
- Šios taisyklės išimtis paprastai taikoma, kai asmens vardas yra įmonės ar organizacijos pavadinimo dalis. Tokiu atveju asmens vardą laikykite įmonės pavadinimo vienetu. Pavyzdžiui, „Jasmin A. Dahlia Kenkėjų kontrolės paslaugos“priskiriamos raidžių grupei „J“ir NĖRA indeksuojamos kaip „Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services“.
3 žingsnis. Nekreipkite dėmesio į straipsnius, jungtukus ir prielinksnius
Straipsniai (pvz., „A“, „an“ir „the“anglų kalba), jungtukai (pvz., „Ir“, „bet“ir „arba“) ir prielinksniai (pvz., „Su“, „nuo“ir „ iki “) paprastai praleidžiamas indeksuojant ir archyvuojant abėcėlės tvarka, nes tai nelaikoma reikšmingu terminu. Tai tiesa, net jei failo pavadinimą sudaro straipsniai, jungtukai ar prielinksniai. Pavyzdžiui:
- Failas pavadinimu „Emu šėrimo praktikos tyrimas“yra archyvuojamas „E“raidžių grupėje, skirtas „Emu“(reikšmingas žodis failo pavadinime), o ne raidė „A“iš „an“, nes tai yra Angliškas straipsnis.
- „Dahlia ir Soetono, kenkėjų kontrolės paslaugos“išvardytos po „Dahlia, Jasmin A.“Rodyklės pavadinimai abu prasideda raidėmis „Dahlia“, kad užsakymo nustatymas būtų perkeltas į kitą reikšmingą terminą (šiuo atveju „Soetono“ir „Jasmin“), kad būtų nustatyta padavimo tvarka. Ignoruokite žodį „ir“, nes jis nėra reikšmingas.
Žingsnis 4. Tvarkykite santrumpas taip, lyg jos būtų tariamos
Pateikdami galite susidurti su tokiomis santrumpomis kaip „Tbk“. (trumpas žodis „Atviras“). Paprastai indeksuojate ir archyvuojate failus kaip žodį, o ne tik raidžių eilutę.
Pavyzdžiui, „Jasmin A. Dahlia Mining Company“archyvuojama po „Jasmin A. Dahlia Tbk.“
Žingsnis 5. Įrašykite skaičius kaip įprasta
Kai archyvuojate failus abėcėlės tvarka, pamatysite failus, turinčius skaičius. Paprastai šie failai archyvuojami kaip įprasta, o ne taip, tarsi jie būtų parašyti. Skaičiai taip pat archyvuojami prieš raides.
- Pavyzdžiui, „3 dienos amžinai“bus archyvuojama prieš „100 verslo patarimų“(nes „3“yra prieš „100“).
- „Prekybos patarimai“ir „Vertybinių popierių patarimai“bus archyvuojami po „100 verslo patarimų“, nes skaičiai užsakomi prieš raides.
- Rašyti skaičiai laikomi žodžiais, o ne skaičiais. Pavyzdžiui, failai „100 puikių verslo pasaulio lyderių“, „Du šimtai galingų patarimų verslui“ir „Patarimai verslui“yra tvarkingi.
- Tačiau jei tai palengvina jūsų padavimą, nedvejodami padarykite išimtį ir visada surūšiuokite skaičius taip, tarsi jie būtų parašyti.
Žingsnis 6. Tvarkykite specialiuosius simbolius
Reikėtų atsižvelgti į visus ne abėcėlinius ar ne skaičių simbolius, su kuriais susiduriama indeksuojant. Tačiau susijusių simbolių tvarkymas priklauso nuo tipo:
- Skyrybos ženklų (pvz., Apostrofų, taškų ir kablelių) paprastai nepaisoma. Pavyzdžiui, „Vašingtono geriausios kavos“ir „Vašingtono valstijos mugės“failai archyvuojami eilės tvarka.
- Paprastai diakritikai ignoruojami ir laikomi susijusiomis raidėmis. Pavyzdžiui, „clair“archyvuojamas kaip „Eclair“, o „ber“- kaip „Uber“. Tačiau metodas netaikomas, jei archyvuojate failą abėcėlės tvarka ta kalba, kurioje naudojama diakritika, todėl reikia paisyti įprastos tos kalbos abėcėlės tvarkos.
7. Jei reikia, naudokite taisyklę „nieko prieš kažką“
Paprastai tarpai (įskaitant skyrybos ženklus ir kitus praleidžiamus elementus) ignoruojami archyvuojant abėcėlės tvarka. Tačiau, jei susiduriate su failais, kurie prasideda panašiai, naudokite tarpą arba taisyklę „nieko prieš kažką“, kad nurodytumėte tvarką archyve.
- Pavyzdžiui, „Bank Jakarta“, „Bank Bandung“ir „Bank Medan“failai archyvuojami tokia tvarka.
- Taigi failas „Dahlia, Jasmin A.“buvo prieš „Dahlia, Jasmin A., Dr.“.
Žingsnis 8. Jei reikia, išskirkite failą išsamesnės informacijos
Retais atvejais alfabetinės informacijos nepakanka failų tvarkai nustatyti. Jei taip. Naudokite daugiau informacijos failų indeksavimui ir archyvavimui. Kiekviename faile pažymėkite papildomą informaciją, kad juos būtų galima atskirti. Pavyzdžiui:
- Jei turite failų dviem žmonėms, vardu Jasmin A. Dahlia, surūšiuokite juos pagal gimimo datą. Failas „Dahlia, Jasmin A. (g. 1853 m.)“Pateikiamas prieš „Dahlia, Jasmin A. (gimęs 1967 m.).
- Taip pat galite rūšiuoti failus pagal geografinę vietą. Jei turite failų iš trijų skirtingų bankų iš trijų skirtingų vietų ir kiekvienas bankas turi pavadinimą „Bank Mandiri“, surūšiuokite jį pagal šį pavyzdį: „Bank Mandiri (Bandung)“, „Bank Mandiri (Jakarta)“ir „Bank“Mandiri (Medanas) “.
- Todėl, jei turite dvi bylas apie lokius ar lokių rūšis, toliau jas diferencijuokite pagal rūšis, geografinę vietą ir pan. Pavyzdžiui, failai „Meška, šokoladas“ir „Lokys, poliarinis“(eilės tvarka) arba failai „Lokys (Europa)“ir „Lokys (Šiaurės Amerika)“(eilės tvarka).
Žingsnis 9. Praneškite apie visas išimtis ir specialias taisykles
Įsitikinkite, kad visi, kurie naudoja jūsų failus, žino apie bet kokias standartinių rinkmenų sistemos gairių išimtis. Tai padės užtikrinti, kad visi teisingai ir efektyviai naudojasi dokumentų rinkimo sistema.
