„Microsoft Access“yra duomenų bazių kūrimo programa, leidžianti visiems kurti ir valdyti duomenų bazes. Ši programa tinka mažiems projektams didelėms įmonėms ir veikia labai vizualiai. Tai puikiai tinka duomenims įvesti, nes jums nereikia dirbti su lentelėmis ar darbalapiais. Peržiūrėkite toliau pateiktus pirmuosius veiksmus, kad galėtumėte kuo geriau išnaudoti visas „Microsoft Access“galimybes.
Žingsnis
1 dalis iš 6: Naujos duomenų bazės kūrimas
Žingsnis 1. Spustelėkite skirtuką Failas ir pasirinkite „Naujas“
Duomenų bazė yra vieta, kurioje jūsų duomenys saugomi įvairiomis formomis. Galite pasirinkti sukurti tuščią duomenų bazę arba pasirinkti iš esamo šablono.
- Tuščia duomenų bazė yra standartinė „Access“duomenų bazė ir rekomenduojama vietiniam naudojimui. Kuriant vietinę duomenų bazę bus įtraukta lentelė.
- Žiniatinklio duomenų bazės sukurtos taip, kad būtų suderinamos su „Access“žiniatinklio įrenginiais. Kuriant žiniatinklio duomenų bazę bus įtraukta lentelė.
- Šablonai yra duomenų bazės, skirtos įvairiems tikslams. Pasirinkite šabloną, jei nenorite skirti laiko duomenų bazės kūrimui.
2 veiksmas. Pavadinkite duomenų bazę
Pasirinkę duomenų bazės tipą, suteikite jai pavadinimą, atspindintį jos turinį. Tai ypač naudinga, jei dirbsite su daugybe skirtingų duomenų bazių. Lauke „Failo pavadinimas“įveskite savo duomenų bazės pavadinimą. Norėdami sukurti naują duomenų bazės failą, pasirinkite „Sukurti“.
2 dalis iš 6: Duomenų įtraukimas į duomenų bazę
Žingsnis 1. Nustatykite geriausią savo duomenų struktūrą
Jei kuriate tuščią duomenų bazę, turėsite pagalvoti, kaip tvarkyti savo duomenis ir pridėti tinkamas duomenų struktūras. Yra įvairių būdų formatuoti ir sąveikauti su duomenimis „Access“:
- Lentelės - Lentelės yra pagrindinis duomenų saugojimo būdas duomenų bazėje. Lentelės gali būti lyginamos su „Excel“darbalapiais: duomenys tvarkomi stulpeliuose ir lentelėse. Todėl duomenų importavimas iš „Excel“ir kitų skaičių apdorojimo programų yra lengvas procesas.
- Formos - formos yra būdas pridėti duomenų prie savo duomenų bazės. Nors duomenis galite pridėti prie duomenų bazės tiesiogiai lentelėse, naudodami formas pagreitinsite vaizdinį duomenų įvedimą.
- Ataskaitos - ataskaitos yra naudingos apibendrinant ir pateikiant duomenis iš jūsų duomenų bazės. Ataskaitos naudojamos duomenims analizuoti ir atsakyti į konkrečius klausimus, pvz., Kiek buvo uždirbta arba kur yra daugiausia klientų. Ataskaitos yra skirtos spausdinti.
- Užklausa - užklausa yra būdas gauti ir rūšiuoti duomenis. Galite jį naudoti norėdami rodyti konkrečius įrašus iš įvairių lentelių. Taip pat galite naudoti užklausas duomenims pridėti ir atnaujinti.
Žingsnis 2. Sukurkite pirmąją lentelę
Jei paleisite tuščią duomenų bazę, pradėsite nuo tuščios lentelės. Galite pradėti įvesti duomenis į šią lentelę rankiniu būdu arba nukopijuodami juos iš kito šaltinio.
- Kiekvienas duomenų elementas turi būti saugomas savo stulpelyje (lauke), o duomenys turi būti dedami į savo eilutę. Pavyzdžiui, kiekvieno kliento duomenys saugomi iš eilės, o galimi laukai yra skirtinga informacija apie tą vartotoją (vardas, pavardė, el. Pašto adresas ir kt.)
- Galite pavadinti stulpelių etiketes, kad lengviau žinotumėte kiekvieno lauko pavadinimą. Dukart spustelėkite stulpelio antraštę, kad ją pervadintumėte.
Žingsnis 3. Importuokite duomenis iš kitų šaltinių
Jei norite importuoti iš palaikomo failo ar vietos, galite nustatyti „Access“priimti informaciją ir pridėti ją prie savo duomenų bazės. Tai naudinga norint gauti duomenis iš žiniatinklio serverių ar kitų bendrinamų šaltinių.
- Spustelėkite skirtuką Išoriniai duomenys
- Pasirinkite failo, kurį norite importuoti, tipą. Skiltyje „Importavimas ir susiejimas“pamatysite kelias duomenų tipų parinktis. Jei norite pamatyti daugiau parinkčių, galite spustelėti Daugiau. ODBC reiškia „Open Database Connectivity“ir apima tokias duomenų bazes kaip SQL.
- Naršykite duomenų vietas. Jei duomenys yra serveryje, turite įvesti serverio adresą.
- Kitame lange pasirinkite „Nurodykite, kaip ir kur norite saugoti duomenis dabartinėje duomenų bazėje“. Pasirinkite „Gerai“. Atlikite veiksmus, kad importuotumėte duomenis.
Žingsnis 4. Pridėkite kitą lentelę
Jūs norėsite saugoti skirtingus įrašus skirtingose duomenų bazėse. Taip jūsų duomenų bazė veiks sklandžiai. Pavyzdžiui, galite turėti klientų informacijos lentelę ir kitą informacijos užsakymo lentelę. Tada galite susieti klientų informacijos lentelę su užsakymo informacijos lentele.
Skirtuko „Pagrindinis“skiltyje „Sukurti“spustelėkite mygtuką „Lentelė“. Jūsų duomenų bazėje pasirodys nauja lentelė. Informaciją galite įvesti taip pat, kaip ir pirmoje lentelėje
3 dalis iš 6: Santykių tarp lentelių valdymas
Žingsnis 1. Supraskite, kaip veikia užraktai
Kiekviena lentelė turės unikalų pirminį raktą kiekvienam įrašui. Iš pradžių „Access“sukuria ID stulpelį, kurio skaičius didėja kiekvieną kartą. Šis stulpelis veiks kaip „pagrindinis raktas“. Lentelėse taip pat gali būti laukų „užsienio raktas“, kurie yra susieti laukai iš kitų duomenų bazės lentelių. Susieti laukai turės tuos pačius duomenis.
- Pavyzdžiui, lentelėje Užsakymai galite turėti lauką Kliento ID, kad įrašytumėte, ką klientas užsakė. Galite sukurti to lauko ryšį su ID lauku lentelėje Klientai.
- Ryšių tarp lentelių naudojimas padės užtikrinti nuoseklumą, efektyvumą ir lengvą prieigą prie jūsų duomenų.
Žingsnis 2. Spustelėkite skirtuką Duomenų bazės įrankiai, tada skyriuje Santykiai spustelėkite mygtuką Santykiai
Bus atidarytas naujas langas su visų duomenų bazės lentelių peržiūra. Kiekvienas laukas bus rodomas po kiekvienos lentelės pavadinimu.
Prieš kurdami santykius, turite sukurti lauką „užsienio raktas“. Pavyzdžiui, jei lentelėje Užsakymai norite naudoti kliento ID, lentelėje sukurkite lauką pavadinimu Klientas ir palikite lauką tuščią. Įsitikinkite, kad formatas yra toks pat kaip ir lauko, su kuriuo susiejate (pvz., Skaičiai)
Žingsnis 3. Vilkite lauką, kurį norite naudoti kaip užsienio raktą, į lauką, kurį sukūrėte svetimam raktui
Pasirodžiusiame lange spustelėkite Sukurti, kad nustatytumėte ryšį tarp laukų. Tarp dviejų lentelių, jungiančių abu laukus, atsiras eilutė.
Kurdami ryšį, pažymėkite žymės langelį „Taikyti referencinį vientisumą“. Tai reiškia, kad jei duomenys bus pakeisti viename lauke, pasikeis ir kitų laukų duomenys. Taip jūsų duomenys bus tikslesni
4 dalis iš 6: Užklausos kūrimas
1 žingsnis. Supraskite užklausų vaidmenį
Užklausos yra veiksmai, leidžiantys greitai peržiūrėti, pridėti ir redaguoti duomenų bazės duomenis. Yra daugybė užklausų tipų - nuo paprastų paieškų iki naujų lentelių kūrimo pagal esamus duomenis. Užklausos yra svarbios kuriant ataskaitas.
Užklausos yra suskirstytos į du pagrindinius tipus: Pasirinkimas ir Veiksmas. Pirmoji užklausa ištraukia duomenis iš lentelės ir gali juos apskaičiuoti, o antroji gali pridėti, redaguoti ir ištrinti duomenis iš lentelės
2 veiksmas. Naudodami užklausų vedlį sukurkite pagrindinę pasirinkimo užklausą
Jei norite naudoti pagrindinę pasirinkimo užklausą, naudokite užklausų vedlį, kuris padės atlikti veiksmus. Užklausų vedlį galite pasiekti skirtuke Kurti. Tai leidžia lentelėje rodyti konkrečius laukus.
Pasirinkimo užklausos su kriterijais kūrimas
1 žingsnis. Atidarykite užklausos dizainą
Galite naudoti kriterijus, kad sumažintumėte pasirinkimo užklausą ir rodytumėte tik jums reikalingą informaciją. Norėdami pradėti, spustelėkite skirtuką Kurti ir pasirinkite Užklausos dizainas.
Žingsnis 2. Pasirinkite lentelę
Bus atidarytas langas Rodyti lentelę. Dukart spustelėkite norimą naudoti lentelę ir spustelėkite Uždaryti.
Žingsnis 3. Pridėkite laukus, į kuriuos bus išgauti duomenys
Dukart spustelėkite kiekvieną lentelės lauką, kurį norite pridėti prie užklausos. Laukas bus įtrauktas į dizaino sąrašą.
Žingsnis 4. Pridėkite kriterijus
Galite naudoti įvairių tipų kriterijus, pvz., Tekstą ar funkcijas. Pvz., Jei lauke Kaina norite rodyti didesnę nei 50 USD kainą, įveskite
=50
pagal kriterijus. Jei norite rodyti klientus tik iš JK, įveskite
JK
laukelyje Kriterijai.
Kiekvienoje užklausoje galite naudoti kelis kriterijus
Žingsnis 5. Norėdami pamatyti rezultatą, spustelėkite „Vykdyti“
Šis mygtukas yra skirtuke Dizainas. Jūsų užklausos rezultatai bus rodomi lange. Norėdami išsaugoti užklausą, paspauskite Ctrl+S..
Pasirinkimo užklausos su parametrais kūrimas
1 žingsnis. Atidarykite užklausos dizainą
Užklausa su parametrais leidžia nustatyti, kokius duomenis norite gauti kiekvieną kartą, kai vykdote užklausą. Pvz., Jei turite klientų iš įvairių miestų duomenų bazę, galite naudoti užklausą su parametrais ir paklausti, kurio miesto duomenis norite rodyti.
Žingsnis 2. Sukurkite pasirinkimo užklausą ir apibrėžkite lentelę
Dukart spustelėdami lentelės peržiūrą pridėkite laukus, kurių duomenis norite gauti užklausoje.
Žingsnis 3. Pridėkite parametrus skyriuje Kriterijai
Aplink juos parametrai pažymėti simboliais „“. Tekstas skliausteliuose bus rodomas užklausoje, kuri rodoma vykdant užklausą. Pavyzdžiui, norėdami pateikti miesto įvesties užklausą, spustelėkite Miesto lauko langelį Kriterijai ir įveskite
[Kuris miestas?]
Ar galite baigti parametrus? arba:, bet ne su! arba
Žingsnis 4. Sukurkite užklausą su daugybe parametrų
Galite naudoti kelis parametrus, kad sukurtumėte pasirinktinį tarpą užklausos rezultatuose. Pavyzdžiui, jei pageidaujamas laukas yra Data, galite gauti rezultatų tarp konkrečių datų įvesdami kodą> Tarp [Pradžios data:] ir [Pabaigos data:]. Vykdydami užklausą gausite du raginimus.
Lentelės kūrimo užklausos kūrimas
Žingsnis 1. Spustelėkite skirtuką Kurti ir pasirinkite Užklausos dizainas
Galite naudoti užklausą, kad gautumėte konkrečius duomenis iš esamos lentelės ir sukurtumėte naują lentelę su tais duomenimis. Tai labai naudinga, jei norite padalyti tam tikrą duomenų bazės dalį arba sukurti formą konkrečiai duomenų bazės daliai. Pirmiausia sukursite įprastą pasirinkimo užklausą.
Žingsnis 2. Pasirinkite lentelę, iš kurios norite gauti duomenis
Dukart spustelėkite lenteles. Jei reikia, vienu metu galite pasirinkti kelias lenteles.
Žingsnis 3. Pasirinkite lauką, iš kurio norite gauti duomenis
Lentelės peržiūroje dukart spustelėkite kiekvieną lauką, kurį norite pridėti. Šis laukas bus įtrauktas į jūsų užklausų sąrašą.
Žingsnis 4. Nustatykite kriterijus
Jei norite lauke nurodyti tam tikrus duomenis, juos nustatykite skyriuje Kriterijai. Daugiau informacijos rasite skyriuje „Pasirinkimo užklausos su kriterijais kūrimas“.
Žingsnis 5. Išbandykite užklausą ir įsitikinkite, kad rezultatai atitinka jūsų poreikius
Prieš kurdami lentelę, paleiskite užklausą, kad įsitikintumėte, jog ji nuskaito teisingus duomenis. Koreguokite kriterijus ir laukus, kol gausite reikiamus duomenis.
Žingsnis 6. Išsaugokite užklausą paspausdami Ctrl+S
Užklausa bus rodoma kairėje ekrano pusėje esančiame naršymo rėmelyje. Spustelėkite užklausą, kad ją pasirinktumėte dar kartą, ir spustelėkite skirtuką Dizainas.
Žingsnis 7. Skiltyje „Užklausos tipas“spustelėkite „Sukurti lentelę“
Pasirodys langas, kuriame bus prašoma naujo lentelės pavadinimo. Įveskite lentelės pavadinimą ir spustelėkite Gerai.
Žingsnis 8. Spustelėkite Vykdyti
Nauja lentelė bus sukurta pagal jūsų sukurtą užklausą. Lentelė bus rodoma kairėje ekrano pusėje esančiame naršymo rėmelyje.
Sukuriama pridėjimo užklausa
Žingsnis 1. Atidarykite anksčiau sukurtą užklausą
Naudodami užklausą „Pridėti“, galite pridėti duomenų prie esamos lentelės iš kitos lentelės. Tai naudinga, jei reikia pridėti duomenų prie lentelės, kurią sukūrėte naudodami lentelės kūrimo užklausą.
Žingsnis 2. Spustelėkite mygtuką Pridėti skirtuke Dizainas
Tai atidarys langą Pridėti. Pasirinkite lentelę, prie kurios norite pridėti duomenų.
Žingsnis 3. Jei norite, pakeiskite užklausos kriterijus
Pvz., Jei lauke „Metai“sukuriate lentelę su kriterijais „2010“, pakeiskite ją į metus, kuriuos norite pridėti, pavyzdžiui, „2011“.
Žingsnis 4. Nustatykite, kur norite pridėti duomenis
Įsitikinkite, kad kiekvienam stulpeliui, prie kurio pridedate duomenų, nustatėte teisingus laukus. Pvz., Naudojant aukščiau pateiktus pakeitimus, duomenys turėtų būti įtraukti į eilutę „Pridėti“laukelyje „Metai“.
5 veiksmas. Vykdykite užklausą
Skirtuke Dizainas spustelėkite „Vykdyti“. Užklausa bus įvykdyta ir duomenys bus pridėti prie lentelės. Tada galite pridėti lentelę, kad patikrintumėte, ar duomenys buvo įvesti teisingai.
5 dalis iš 6: Formų kūrimas ir naudojimas
Žingsnis 1. Pasirinkite lentelę, kuriai norite sukurti formą
Formos leidžia peržiūrėti kiekvieno lauko duomenis ir pereiti tarp įrašų bei greitai ir lengvai kurti naujus įrašus. Formos yra labai svarbios, jei duomenis įvedate ilgą laiką, nes daugeliui žmonių lengviau naudotis nei lentelėms.
Žingsnis 2. Skirtuke „Kurti“spustelėkite mygtuką „Forma“
Tai automatiškai sukurs formą, pagrįstą lentelės laukais. „Access“sukuria pakankamo dydžio laukus, tačiau galite pakeisti formos dydį ir perkelti jos elementus.
- Jei nenorite, kad tam tikri laukai būtų rodomi formoje, galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti ir pasirinkti Ištrinti.
- Jei jūsų lentelė turi ryšį, po kiekvienu įrašu, kuriame rodomi susieti duomenys, bus rodoma duomenų eilutė. Tai leidžia lengviau redaguoti susietus duomenis. Pavyzdžiui, kiekvienas jūsų duomenų bazės pardavėjas gali turėti klientų duomenų, susietų su jų įrašu.
Žingsnis 3. Naršykite savo formą
Apatinėje pusėje esantys krypties mygtukai yra naudingi judant tarp įrašų. Judėdami tarp įrašų, formos langeliai bus užpildyti jūsų duomenimis. Norėdami pereiti prie pirmojo ar paskutinio įrašo, galite naudoti kampe esančius mygtukus.
Žingsnis 4. Norėdami naudoti lentelę, spustelėkite mygtuką Duomenų lapas
Šis mygtukas yra viršutiniame kairiajame kampe ir leis jums pradėti keisti duomenų turinį naudodami formą.
Žingsnis 5. Pakeiskite atliktus įrašus
Galite redaguoti kiekvieno įrašo viso lauko tekstą, kad pakeistumėte esamus lentelės duomenis. Atlikti pakeitimai iškart pasirodys lentelėje ir susietuose duomenyse.
Žingsnis 6. Pridėkite naują įrašą
Spustelėkite mygtuką „Pridėti įrašą“šalia naršymo mygtukų, kad sukurtumėte naują įrašą eilutės pabaigoje. Galite naudoti langelius, kad įvestumėte duomenis į tuščius lentelės langelius. Tai paprastas būdas pridėti informaciją, o ne naudoti lentelės rodinį.
Žingsnis 7. Išsaugokite formą, kai baigsite
Įsitikinkite, kad išsaugojote formą paspausdami „Ctrl“+ S, kad galėtumėte ją pasiekti vėliau. Forma bus rodoma kairėje ekrano pusėje esančiame naršymo rėmelyje.
6 dalis iš 6: Ataskaitos rengimas
1 žingsnis. Pasirinkite lentelę ar užklausą
Ataskaitose galėsite rodyti savo duomenų suvestinę. Ataskaitos dažnai naudojamos darbo užmokesčio ir pristatymo ataskaitoms, jas galima pritaikyti bet kokiam naudojimui. Ataskaitose nuskaitomi duomenys iš jūsų sukurtų lentelių ar užklausų.
Žingsnis 2. Spustelėkite skirtuką Sukurti
Pasirinkite ataskaitos tipą, kurį norite sukurti. Galite padaryti keletą ataskaitų pateikimo būdų. „Access“gali automatiškai generuoti ataskaitas už jus, taip pat galite kurti pasirinktines ataskaitas.
- Ataskaita - tai sukurs automatinę ataskaitą su visais jūsų šaltinio duomenimis. Čia nėra duomenų grupavimo, tačiau mažoms duomenų bazėms tokio tipo ataskaitos gali būti tinkamos jūsų poreikiams.
- Tuščia ataskaita - bus sukurta tuščia ataskaita, kurią galėsite užpildyti savo nuožiūra. Galite pasirinkti iš galimų laukų ir sukurti tinkintą ataskaitą.
- Ataskaitų vedlys - ataskaitų kūrimo vedlys padės jums sukurti ataskaitos procesą, leisdamas pasirinkti ir grupuoti duomenis bei formatuoti duomenis.
Žingsnis 3. Pasirinkite tuščios ataskaitos duomenų šaltinį
Jei nuspręsite sukurti tuščią ataskaitą, turite pasirinkti duomenų šaltinį. Pirmiausia spustelėkite skirtuką Tvarkyti ir pasirinkite Nuosavybės lapas. Arba taip pat galite paspausti „Alt“+„Enter“.
Spustelėkite rodyklę žemyn šalia Įrašo šaltinis. Bus rodomas jūsų lentelių ir užklausų sąrašas. Pasirinkite lentelę ar užklausą ir ataskaitai bus pasirinktos jūsų parinktys
Žingsnis 4. Pridėkite laukus prie ataskaitos
Kai turėsite šaltinius, prie ataskaitos galėsite pridėti laukų. Spustelėkite skirtuką „Formatas“ir spustelėkite „Pridėti esamą lauką“. Dešinėje pusėje pasirodys laukų sąrašas.
- Spustelėkite ir vilkite laukus, kuriuos norite pridėti prie dizaino rėmo. Įrašas bus rodomas jūsų ataskaitoje. Kai pridėsite papildomų laukų, jie bus automatiškai nustatyti su esamais laukais.
- Lauko dydį galite pakeisti spustelėję jo kampą ir vilkdami pele.
- Pašalinkite lauką iš ataskaitos spustelėdami jos pavadinimą ir paspausdami „Ištrinti“.
Žingsnis 5. Grupuokite savo ataskaitas
Grupavimas leidžia greitai apdoroti informaciją iš ataskaitų, nes susiję duomenys jau yra sutvarkyti. Pvz., Galbūt norėsite grupuoti pardavimus pagal regioną arba pagal pardavėją. Grupavimas leidžia tai padaryti.
- Spustelėkite skirtuką Dizainas ir spustelėkite „Grupuoti ir rūšiuoti“.
- Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurią lauko vietą, kurią norite sugrupuoti. Meniu pasirinkite „Grupė įjungta“.
- Grupei bus sukurta galva. Antraščių pavadinimus galite tinkinti etikečių grupėms.
Žingsnis 6. Išsaugokite ir bendrinkite ataskaitą
Baigę ataskaitą galite ją išsaugoti ir bendrinti arba išspausdinti kaip bet kurį kitą dokumentą. Naudokite ataskaitas, kad bendrintumėte veiklos ataskaitas su investuotojais, kontaktinę informaciją apie darbuotojus ir dar daugiau.
Patarimai
„Microsoft Access“atidaroma režimu „Backstage View“, kuriame pateikiamos meniu parinktys, leidžiančios atidaryti duomenų bazę, sukurti naują duomenų bazę arba pasiekti prieigos komandas duomenų bazei redaguoti
Įspėjimas
Kai kurios „Access“funkcijos ne visada pasiekiamos, atsižvelgiant į kuriamos duomenų bazės tipą. Pvz., Negalite bendrinti darbalaukio duomenų bazės žiniatinklyje, o tam tikros darbalaukio funkcijos, pvz., Užklausų skaičius, nėra žiniatinklio duomenų bazėje
== Šaltinis ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
