Jei jūsų darbas reikalauja susisiekti su klientais telefonu, greičiausiai paliksite balso pranešimus. Tačiau ką tiksliai reikia pasakyti po to, kai telefone pasigirsta pyptelėjimas? Visos svarbios informacijos pateikimas balso paštu gali būti bauginantis, todėl daugelis detalių nepastebimos. Pakeiskite improvizuotą balso pranešimų pristatymą tinkama sistema. Naudodamiesi keliais lengvai įsimenamais punktais galite užtikrinti, kad visa svarbi informacija būtų perduota gavėjui, kad padidėtų perskambinimo tikimybė.
Žingsnis
1 iš 3 metodas: prisistatykite
Žingsnis 1. Naudokite tinkamą balso toną
Kai tik pranešimas pradedamas įrašinėti, kalbėkite aiškiu ir lengvai girdimu balsu. Nekalbėkite ir nekalbėkite per greitai. Stenkitės, kad jūsų balsas skambėtų patraukliai ir energingai, kad atkreiptų klausytojo dėmesį. Net jei jis tavęs nemato, tavo tonas bus aiškus. Taigi, įsitikinkite, kad naudojate tinkamą balso toną.
- Ištarti kiekvieną žodį garsiai. Blogas signalas gali pritemdyti jūsų balsą, netgi pritrūkti jūsų žodžių. Skambinant neaiškiai girdimas įprasto pokalbio balsas.
- Jūsų balso kokybė turėtų atspindėti skambučio tikslą. Pavyzdžiui, galite palikti garsų balso pranešimą, kad pasveikintumėte dukterėčią su mokyklos baigimu. Tačiau, jei norite pareikšti užuojautą, palikite rimtą ir pagarbią balso žinutę.
Žingsnis 2. Pasakykite savo vardą
Pranešimo pradžioje nurodykite savo vardą. Tokiu būdu skambinantis asmuo žinos, kas esate. Paprasti žodžiai, tokie kaip „Tai (jūsų slapyvardis)“, gali būti naudojami įvairiose situacijose. Taip pat galite naudoti mandagesnius sakinius, pvz., „Mano vardas yra (visas vardas)“, jei skambinantis asmuo niekada jūsų nesutiko. Draugai ir šeima gali jus atpažinti be papildomos tapatybės. Jei skambutis yra susijęs su darbu, skambučio gavėjui reikia vardo, kad žinotumėte skambučio tikslą, kad jis galėtų asmeniškiau bendrauti.
- Aukščiau aprašyti veiksmai skamba nereikšmingai, tačiau nervingi skambinantieji dažnai juos pamiršta palikdami balso pranešimus.
- Jei turite profesinį pavadinimą ar savęs aprašymą, kuris gali padėti skambinančiajam jus atpažinti, nurodykite jį po savo vardo. Pavyzdžiui, „Mano vardas yra dr. Arievas, Tangerango bendrosios ligoninės radiologas “arba„ Tai Tasya, aš esu Selvy mama, kuri yra toje pačioje klasėje kaip ir jūsų vaikas “.
Žingsnis 3. Nurodykite savo telefono numerį
Nurodę savo vardą, nurodykite savo telefono numerį. Dauguma telefono gavėjų laukia, kol baigsis balso pašto pranešimas, kad gautų kontaktinę informaciją, tačiau jei gavėjas jos neatšaukia iš karto, jie turės pradėti pranešimą iš naujo. Paminėdami telefono numerį nepamirškite kalbėti lėtai ir aiškiai, kad gavėjas jį gerai girdėtų.
- Paprastas būdas pasakyti telefono numerį pranešimo pradžioje yra pasakyti kažką panašaus: „Tai yra (jūsų vardas), mano numeris (jūsų telefono numeris)“arba „Tai yra (jūsų vardas) iš numerio (jūsų telefono numerio))."
- Nors skambintojo ID funkcija leidžia gavėjui matyti jūsų numerį, vis tiek rekomenduojama paminėti telefono numerį, jei jūsų numeris neišsaugotas arba norite, kad gavėjas jums paskambintų kitu numeriu.
Žingsnis 4. Užmegzkite ryšį
Kai išgirsite su verslu susijusias balso žinutes iš nežinomų siuntėjų, žmonės pradės jaustis įtartini arba neteks susidomėjimo, jei nežinos, kas esate ir koks skambučio tikslas. Nusiraminkite juos paminėdami žinomo draugo ar numerį davusio asmens vardą. Vėlgi, šis metodas gali padaryti skambutį asmeniškesnį. Balso pašto pranešimai bus neįtartini ir greičiausiai sulauksite tikėtino atsakymo.
- Pabandykite trumpai įvesti klausytojus, pvz., „Gavau šį numerį iš Andi, kuris sakė, kad ketinate parduoti savo valtį“.
- Net jei nekviečiate verslo, užmezgę asmeninį ryšį, gavėjas gali jaustis patogiau. „Tai Bobas, tavo kaimynas visame name“skamba draugiškiau nei „Tai Bobby Rahmadika Setiawan“.
2 metodas iš 3: savo poreikių paaiškinimas
Žingsnis 1. Iš anksto pagalvokite, ką pasakyti
Prieš palikdami balso paštą, turite žinoti, ką bandote perduoti. Tai nėra problema, jei turite omenyje konkretų tikslą, tačiau išgirdę pyptelėjimus, signalizuojančius apie balso pašto pranešimo įrašymą, kiekvienas žmogus gali nervintis. Suskirstykite norimą perduoti informaciją į kelis punktus, tada viską paaiškinkite prieš padėdami ragelį.
- Ypač labai svarbiems balso pranešimams prieš įrašydami pranešimą galite parašyti apytikslį scenarijų.
- Jei staiga mikčiojate, sutelkite dėmesį į savo vardo, kontaktinės informacijos ir skambučio priežasties trumpą paminėjimą.
- Įsivaizduokite, kad siunčiate balso žinutę norėdami palikti romantišką žinutę dėl pasimatymo prieš naktį. Įsivaizduodami balso pranešimą, kurį ketinate perduoti prieš įrašydami pranešimą, galite jaustis ramiai ir patogiai, o ne nervintis ir drovėtis.
Žingsnis 2. Laikykite savo pranešimą trumpą
Apribokite balso paštą iki 20-30 sekundžių. Retai jums prireiks balso pranešimo, ilgesnio už tą trukmę. Nenorite, kad gavėjai pavargtų išgirsti per ilgus ir žodingus pranešimus. Būkite susikaupę ir gaukite žinią tiesiai į esmę. Trumpos žinutės gali sukelti smalsumą, kad gavėjas būtų suinteresuotas perskambinti.
- Kita vertus, jei jūsų balso paštas yra per trumpas, gavėjas gali manyti, kad jis yra nesvarbus, ir tada ištrinti, prieš tai jo neklausęs. Taip atsitinka, jei skambinate nežinomu numeriu.
- Palikus balso paštą, tikslas yra priversti ką nors perskambinti, o ne pasidalyti visa informacija, kurią norėtumėte suteikti tiesioginio skambučio metu.
Žingsnis 3. Pradėkite balso paštą su svarbiausia informacija
Negalima mušti aplink savo priežasčių skambinti. Jei tik norite paklausti, kaip jums sekasi, tiesiog pasakykite. Jei norite pasiūlyti konkretų daiktą arba patvirtinti susitikimą, pasakykite tai. Klausytojai greitai praras susidomėjimą ir ištrins pranešimą, jei pranešimo pradžioje nepaminėsite skambučio tikslo.
- Jūs turite labai mažai laiko perduoti pranešimą. Jei kalbate per daug, klausytojai gali nutildyti pranešimą, kol jis negauna svarbios informacijos.
- Geriau iš karto pranešti blogas naujienas, pvz., „Tėtis yra ligoninėje“, o likusį laiką panaudoti užuojautai ir paaiškinimams, o ne vaikščioti ratu, kol klausytojas nerimauja.
Žingsnis 4. Palikite pranešimus asmeniškai ir organiškai
Atsisakykite noro kalbėti taip griežtai, kaip ir telefonu. Būkite draugiški, būkite savimi ir kalbėkite natūraliai. Žmonės gali pastebėti pardavėją, bandantį priversti jį ką nors nusipirkti, ir labiau linkę klausytis jūsų balso pašto, jei jaučiasi mandagūs.
Kalbėdami lyg skaitydami scenarijų, susidarysite įspūdį, kad klausytojas yra tik vienas iš daugelio žmonių, kuriems skambinate norėdami pasiūlyti tą patį
3 metodas iš 3: Balso pašto uždarymas
1 žingsnis. Įveskite konkretų klausimą ar prašymą
Baigdami pranešimą paaiškinkite, kodėl norite, kad gavėjas perskambintų. Užduokite konkretų klausimą arba pateikite užklausą, kuri paskatins jį pakelti ragelį. Jei išgirdęs balso pranešimą gavėjas jaučiasi sutrikęs ar nežinomas dėl jūsų kelionės tikslo, pranešimas buvo nesėkmingas.
- Pabandykite naudoti tokias frazes kaip „Leiskite man žinoti, ar jums patinka pateiktas receptas“arba „Man būtų įdomu išgirsti jūsų idėjų apie šį pasiūlymą“.
- Žmonės yra labiau motyvuoti perskambinti, jei pateikiate konkretų prašymą, o ne tiesiog sakote „Skambinkite atgal, gerai“.
Žingsnis 2. Pakartokite savo vardą ir kontaktinę informaciją
Užbaikite pranešimą pakartodami savo vardą ir telefono numerį. Pakartokite savo telefono numerį du kartus, kad gavėjas neklystų ir galėtų užsirašyti. Būtinai įtraukite visą naudingą informaciją, kai gavėjas perskambina, pvz., Kai turite laiko ir kada yra geriausias laikas skambinti.
- Pranešimo pabaigoje pasakyti telefono numerį daugiau nei du kartus yra per daug ir jis gali būti įžeidžiantis pranešimo gavėją.
- Jums nereikia praktikuoti šio žingsnio, jei žinutė atsitiktinai perduodama draugams ar šeimos nariams.
Žingsnis 3. Neužbaikite pranešimo pažodžiui
Kai atėjo laikas padėti ragelį, nebekalbėkite ir be reikalo neprailginkite pranešimų. Jei gavėjas nėra kažkas, kas jums rūpi, nereikia palikti mielų žodžių. Kuo ilgesnė jūsų žinutė, tuo mažiau dėmesio ji sulauks iš gavėjo. Taigi pabaigoje nepraraskite dėmesio. Ačiū jam už skirtą laiką ir leiskite jam tęsti bendravimą.
- Uždarymo žodžiai, tokie kaip „lauksiu jūsų žinių“, yra daug šiltesni ir veiksmingesni nei sūrūs komerciniai žodžiai, pvz., „Gražios dienos“.
- Neskubėkite daryti išvadų ir apibendrinkite savo pranešimo pabaigoje. Jei gavėjui reikia pakartoti tam tikrą informaciją, jis gali pakartoti jūsų pranešimą vėliau.
Patarimai
- Prisiminkite, kai gavote balso paštą, kuris privertė susimąstyti: „Ko šis žmogus nori? Palikite balso pranešimą, kurį norite išgirsti.
- Prie savo telefono numerio pridėkite el. Pašto adresą arba kontaktinę informaciją, jei tai vis dar susiję su jūsų sąveika su pranešimo gavėju.
- Nepamirškite paminėti datos, jei paliksite pranešimą su laiku.
- Šypsokis! Jūsų šypsena bus perteikta, net jei ji nematoma.
- Jei skambinate norėdami spręsti opią temą, apribokite balso pašte bendrinamą informaciją, kad niekas kitas negirdėtų.
- Ekstremalios situacijos ar stichinės nelaimės atveju naudokite balso paštą, kad pasakytumėte, jog viskas gerai.
Įspėjimas
- Jei bandote priversti ką nors perskambinti, nepasakokite jam apie ankstesnes skambučių nesėkmes. Tai erzins klausytoją ir jis nesijaus patogiai dirbdamas su jumis.
- Profesionaliai visada turėtumėte palikti balso paštą, jei asmuo telefonu neatsiliepia. Jei matote daug praleistų skambučių be balso pašto, tai reiškia, kad jūsų verslas nėra svarbus.
