Nenumatytų atvejų planai, geriau žinomi kaip reagavimo į ekstremalias situacijas planai, yra labai naudingi numatant, kad įvyks dalykų, dėl kurių nutraukiama operatyvinė veikla. Valdant organizaciją iš tikrųjų gali kilti įvairių pavojų, pradedant techniniais sutrikimais (pvz., Duomenų praradimu) ir baigiant gamtiniais įvykiais (pvz., Potvyniais). Todėl kiekviena organizacija turi parengti veiksmingą nenumatytų atvejų planą, kad būtų pasirengusi susidoroti su įvairiais nepageidaujamais įvykiais.
Žingsnis
1 dalis iš 3: Įvairios rizikos numatymas
1 žingsnis. Paruoškite prieš rengdami nenumatytų atvejų planą
Pagrindinis nenumatytų atvejų plano rengimo tikslas yra išlaikyti organizacijos operatyvinės veiklos tęstinumą nelaimės atveju.
- Pirma, nustatykite oficialią politiką, nurodančią, kad organizacija turi parengti nenumatytų atvejų planą.
- Sudarykite paprastą ir praktišką planą. Naudokite lengvai suprantamus žodžius ir pateikite gaires, kurias skaitytojas gali lengvai pritaikyti, nes šį planą turi vykdyti visi organizacijos darbuotojai.
- Nustatykite konkrečias priežastis, dėl kurių turite sudaryti nenumatytų atvejų planą. Pagalvokite apie rodiklius, kurie yra atskaitos taškai, lemiantys sėkmingą nenumatytų atvejų plano įgyvendinimą, kad organizacija galėtų tęsti veiklą kaip įprasta. Nustatykite operatyvinę veiklą, kuri vaidina svarbų vaidmenį jūsų verslo tęstinume.
Žingsnis 2. Sukurkite nenumatytų atvejų planą atsakydami į tris svarbius klausimus
Sukūrę planą, galintį atsakyti į visus šiuos tris klausimus, galite užtikrinti, kad nepraleisite nė vieno aspekto, kurį reikia apsvarstyti.
- Kokie įvykiai gali įvykti?
- Kokių veiksmų imsimės, kad tai išspręstume?
- Ką turime padaryti, kad pasiruoštume?
Žingsnis 3. Sužinokite, su kokia rizika jūsų organizacija gali susidurti
Rizikos, kuri gali kilti, nustatymas yra vienas iš svarbių aspektų rengiant nenumatytų atvejų planą. Tačiau procesas bus skirtingas, atsižvelgiant į kiekvienos organizacijos situaciją ir būklę. Nustatydami riziką, taip pat turėtumėte atsižvelgti į savo organizacijos aplinkybes. Norint numatyti verslo riziką, reikalingi nenumatytų atvejų planai:
- Pavyzdžiui, stichinės nelaimės: potvyniai, uraganai ir sausros. Kita rizika: finansinės krizės, nelaimingi atsitikimai darbe, personalo problemos (pvz., Organizacijos vadovo mirtis ar darbuotojų streikas), duomenų praradimas, valdymo chaosas ir produktų problemos (pvz., Sugedę produktai).
- Sutelkite dėmesį į planų rengimą valdymo, komunikacijos, finansų, koordinavimo, logistikos ir techninių problemų sprendimo aspektais.
- Su techninėmis problemomis dažniausiai susiduria komunikacijos infrastruktūrą tvarkanti komanda. Turite atsižvelgti į duomenų ar klientų praradimo riziką.
4 žingsnis. Apsvarstykite riziką pagal prioritetą
Nustatykite rizikos įvertinimą, atsižvelgdami į rizikos atsiradimo tikimybę. Apskritai, nenumatytų atvejų planai negali numatyti visos rizikos, nes jų atsiradimo tikimybė nėra vienoda. Pabandykite išsiaiškinti riziką, kuri turi didžiausią tikimybę įvykti ir kuri labai paveiks operacinę veiklą.
- Susikoncentruokite į įvykius, kurių pasekmės yra mirtiniausios. Užsirašykite visus įvykius, turinčius įtakos operacijoms, ir priskirkite įvertinimą nuo 1 iki 10. Pagalvokite apie kiekvieno iš šių įvykių poveikį, pavyzdžiui: variklių gaisrų reitingas yra mažesnis nei gamyklinių.
- Po to nustatykite reitingą pagal rizikos atsiradimo dažnumą. Pavyzdžiui: 1 kartą įvertinkite riziką, kuri atsiranda kartą per mėnesį, ir 10 reitingą, kai rizika atsiranda kartą per 100 metų. Padauginkite du skaičius, kad gautumėte bendrą balą, rodantį rizikos dydį ir jos poveikį organizacijai.
- Sukurkite nenumatytų atvejų planą, pradedant nuo aukščiausio balo įvykio. Paruoškite sprendimus, kaip numatyti šiuos įvykius. Be to, galite patobulinti mažo balo įvykių darbo procesus. Pagrindiniai aspektai, užtikrinantys organizacijos veiklos tęstinumą, turi būti pagrindinis prioritetas, pavyzdžiui: pinigų srautų valdymas, rinkos dalies plėtra ir darbuotojų veiklos gerinimas.
2 dalis iš 3: kelių scenarijų apibrėžimas
1 žingsnis. Nustatykite didžiausios rizikos įvykio scenarijų
Norėdami sukurti veiksmingą nenumatytų atvejų planą, apibrėžkite realius kiekvienos rizikos scenarijus. Sukurkite konkrečią sistemą, kad galėtumėte numatyti, koks būtų poveikis, jei kiltų didžiausia rizika.
- Poveikį galite nustatyti kruopščiai sudarę scenarijų. Išsamiai pagalvokite apie didžiausią kiekvieno scenarijaus poveikį.
- Pagal scenarijų paruoškite kelias plano versijas su laipsnišku poveikio intensyvumu, pavyzdžiui: lengvas, vidutinio sunkumo ir stiprus poveikis.
2 žingsnis. Sudarykite plano įgyvendinimo tvarkaraštį pagal scenarijų
Nustatykite, kurie darbuotojai yra atsakingi už kokius veiksmus ir kada. Taip pat paruoškite atnaujintą sąrašą arba kontaktų sąrašą ir nustatykite, kas turėtų teikti pranešimus.
- Paruoškite tvarkaraštį, kad visi atsakingi darbuotojai žinotų, ką jie turi padaryti pirmąją dieną ar pirmą savaitę. Kiekvienam scenarijui sudarykite konkretų tvarkaraštį.
- Sudarykite tvarkaraštį pagal scenarijų, kad numatytumėte kliūčių atsiradimą įvairiais organizacijos aspektais, pavyzdžiui, kalbant apie darbo sąlygas (infrastruktūros apribojimus), organizaciją (nėra įspėjimo apie ekstremalias situacijas sistemos ar kvalifikuotos reagavimo komandos) ir institucijas (pavyzdžiui: trūksta finansavimo šaltinių ar partnerių išorės verslo). Nustatykite personalą, kuris turėtų būti atsakingas už tam tikrus aspektus.
3 žingsnis. Pagalvokite apie svarbiausius veiksnius, kad jūsų verslas vėl pradėtų veikti
Išsamiai aptarkite tai, peržiūrėdami organizacijos pajėgumus ir pažeidžiamumus. Ar organizacija turi tinkamų pajėgumų kiekvienai rizikai spręsti arba su ja susidoroti?
- Pavyzdžiui: nelaimė, kuri gali įvykti, yra potvynis, nes upės vanduo perpildytas ir užlieja būstus upės pakrantėse. Prasta infrastruktūra gali sukelti pažeidžiamumą, o kvalifikuotas personalas yra organizacinis pajėgumas.
- Atlikite sąžiningą išteklių vertinimą. Nustatykite, ką reikia pakeisti ar sumažinti dėl ribotų išteklių? Atlikite analizę, kad nustatytumėte poveikį verslo veiklai, kad galėtumėte nustatyti veiksmus, kurių reikia imtis, kad organizacija toliau veiktų ir galėtų pasiekti savo tikslų.
Žingsnis 4. Nustatykite, kaip sumažinti riziką
Sudarę nenumatytų atvejų planą, nesėdėkite ir nesitikėkite, kad nieko blogo neatsitiks. Imkitės įvairių priemonių rizikai sumažinti ir imtis prevencijos.
- Sužinokite, ar yra kolegų, norinčių padėti. Ar yra vietos išteklių, kuriuos galima panaudoti nelaimės atveju? Ar yra kaimynų, norinčių padėti?
- Veiksmingas nenumatytų atvejų planas gali atskleisti įvairius aspektus, kuriuos reikia patobulinti, kad planas, kuris iš pradžių buvo labai naudingas, dabar gali būti nebereikalingas.
- Pavyzdžiui: jūs suprantate draudimo apsaugos poreikį arba atliksite nelaimių valdymo modeliavimą. Įdiekite duomenų atsarginės kopijos sistemą, kad išvengtumėte duomenų praradimo. Sudarykite kiekvieno scenarijaus planą.
3 dalis iš 3: Nenumatytų atvejų plano įgyvendinimas
Žingsnis 1. Praneškite apie nenumatytų atvejų planą visiems darbuotojams
Prieš nenumatytą situaciją turite kuo anksčiau informuoti visus organizacijos valdymo lygius apie nenumatytų atvejų planą.
- Paaiškinkite kiekvieno personalo vaidmenis ir pareigas, kad jie nebūtų supainioti, kai šis planas turi būti įvykdytas, kad būtų išvengta panikos.
- Suteikite naudingų mokymų, kad kiekvienas personalas galėtų vykdyti pareigas pagal planą. Atlikite reikiamus modeliavimus ir atlikite koregavimus atlikę stebėjimus.
Žingsnis 2. Išbandykite savo planą
Atlikite bandymus 4 etapais, kad būtų efektyvesnis ir efektyvesnis. Jei kyla tarpžinybinių problemų ar konfliktų, pakoreguokite planą ir pakartokite testą.
- Surenkite susitikimus su vyresniaisiais darbuotojais. Leiskite jam nustatyti susitikimo datą ir laiką, kad būtų galima išsamiai peržiūrėti nenumatytų atvejų planą ir įvertinti žmones, kurie atliko darbą iki galo.
- Surenkite tarpžinybinius susitikimus, kad peržiūrėtumėte departamentų planus. Šiame etape turite paskirstyti išteklius ir nustatyti kylančius konfliktus.
- Raskite esminių sistemos gedimų priežastis. Plano vertinimą galima atlikti skyriuje, imituojant sistemos ir (arba) tiekėjo gedimus. Scenarijaus modeliavimas gali būti atliekamas neuždarius įrangos ir neatidedant procesų, kurie turi būti tęsiami.
- Atlikite bandomąjį važiavimą. Tačiau turite išbandyti nenumatytų atvejų planą, laikinai sustabdydami veiklą.
Žingsnis 3. Nenumatytų atvejų planą laikykite saugioje ir lengvai prieinamoje vietoje
Įvykus nelaimei, neleiskite planui užsiliepsnoti ar nunešti potvynio. Kad prireikus būtų lengva pasiekti, nelaikykite savo plano failų saugyklos paslaptyje.
- Plano failą ir kopijas laikykite keliose vietose, kad prireikus juos būtų galima kuo greičiau panaudoti.
- Plano kopiją laikykite skirtingose vietose nuo originalo. Pasakykite kai kuriems įgaliotiems žmonėms, kaip prie jo prieiti.
4 žingsnis. Nustatykite reguliarų peržiūrų tvarkaraštį
Pokyčiai vyksta nuolat, todėl prielaidos, kuriomis grindžiamas plano rengimas, nebegalioja. Rizika gali būti didesnė nei plano rengimo metu.
- Rengdami ir derindami planus, įtraukite kelis žmones. Pavyzdžiui: paprašykite naujų darbuotojų pateikti informacijos arba patobulinti iš kitos perspektyvos.
- Palyginkite visas prielaidas, naudojamas rengiant planą, su dabartiniais duomenimis arba patikrinkite trečiąją šalį. Atsarginė jūsų kompiuterio sistema gali saugoti mažiau duomenų, nei manote.
Patarimai
- Nepamirškite nenumatytų atvejų plano svarbos, kad jo nesukurtumėte!
- Sudarykite nenumatytų atvejų planus pagal įvairius scenarijus.
- Pradėkite planuoti sudarydami komitetą ir skirdami pirmininką. Pasirinkite žmones, kurie turi įgūdžių, įrankių ir žinių, kad kiekvienas skyrius galėtų kurti savo planus.
- Dar kartą perskaitykite sudarytus planus, kad rastumėte praleistus dalykus.
